Содержание
- В какие сроки надо ответить
- Как составить письменный ответ на запрос информации
- Образец положительного ответа
- Образец ответа с отказом дать информацию
- Как отправить ответ
- Ответ на запрос
- Правила деловой этики
- Кто составляет письмо
- Отправка
- Как написать документ
- Инструкция по составлению письма-ответа
- Основные детали запроса :
- Когда требуется?
- Какие виды существуют и каковы их особенности?
- Как правильно оформить?
- Как ответить?
- Положительно
- Отрицательно
- Интерпеллянт
- Исполнение запроса
- Оформление
Письменный ответ на запрос контрагента является официальным документом. Как и в случае с Реестром деловых документов, он должен начинаться с вежливого обращения к получателю. По вашему запросу о предоставлении информации мы направим вам — письмо, информацию или документ.
Но всегда ли необходимо писать ответ на письменный запрос? Если ваша организация получает интервент (запрос от органа власти или государственного органа), вы обязаны ответить и предоставить необходимую информацию. Права на запрос письменного ответа включают
- Суды и сотрудники правоохранительных органов
- Прокуратура, прокуратура
- Федеральная налоговая служба и территориальные налоговые инспекции, Федеральная налоговая служба и территориальные налоговые инспекции, Федеральная налоговая служба.
- Полиция, полиция
- Министерство обороны.
Кроме того, адвокаты, работающие по договорам оказания услуг, также должны отвечать. Аналогичным образом они должны отвечать на запросы контрагентов, с которыми у агентства заключен договор. Также предоставляется информация о договоре предоставления — о ценах, наличии товаров, времени работы и т.д.
Допускаются как положительные, так и отрицательные ответы. Утвердительный ответ должен быть подробным, а отрицательный — обоснованным. Если причина запроса отсутствует (какова причина запроса), агентство имеет право отклонить объяснение в письменном виде.
Однако обратите внимание, что отказ должен быть сделан как можно более любезно и конкретно, со ссылкой на причины отрицательного решения.
В какие сроки надо ответить
Никаких сроков. Если в заявке указан крайний срок, вы должны ответить на нее в указанный срок следующими фразами В ответ на письмо вам сообщат следующее (далее следует необходимая информация) Если срок не указан, общее правило — ответ в течение семи дней. Если вам требуется больше времени для сбора информации или документов, вы должны придерживаться разумных сроков для отправки письма.
Это реальное время, необходимое для сбора определенной информации или документов.
Как составить письменный ответ на запрос информации
Единого формата для ответных писем не существует. Организации должны писать на бланках с обязательной идентификацией отправителя и получателя как часть потока деловой переписки. Допускаются как рукописные, так и печатные ответы.
Руководство по правильной подготовке ответов на информационные письма деловых партнеров :
- Введите информацию об отправителе.
- Напишите имя или фамилию получателя.
- Напишите номер и дату исходящего письма.
- Укажите характер ответа. Альтернативный вариант: в запросе на информацию скажите: «Я хотел бы отправить письмо адресату». Затем укажите, утвердительно или отрицательно вы ответили. Обязательно укажите номер и дату первоначального заявления.
- Если необходимо, перечислите все приложения (документы, которые необходимо представить).
Ответ составляется на собственном экземпляре получателя. Документ должен быть подписан руководителем организации с указанием его/ее должности и имени. Печать должна быть проставлена только в том случае, если она будет использоваться в помещении.
Образец положительного ответа
Образец фактического ответа на запрос информации в прокуратуру :
Государственное учреждение дополнительного образования детей «Аллюр», спортивная школа для детей и молодежи Олимпийского протектората.
г. Москва, 3-й Бюджетный проезд, д. 1
Протокол № 205 от 01. 09. 2021 г.
Прокуратура города Москвы.
Уважаемый Петр Петрович!
В ответ на Ваш запрос о предоставлении документов, связанных с проведением прокурорской проверки № 195 от 31 августа 2021 года (кроме № 315), в соответствии с пунктом 2 статьи 6, пунктом 1 статьи 22 Федерального закона № 2202 — 1992. 01. 17 «О прокуратуре в Российской Федерации» направляю Вам следующие документы
- Статут.
- Приказ о назначении директоров.
- Свидетельство о постановке российской организации на учет в налоговых органах по месту нахождения на территории Российской Федерации.
Олимпийский протекторат «АЛЛЮР» Иванов И.И.
Образец ответа с отказом дать информацию
А также используются следующие методы ответа на информационные письма налоговым инспекторам
У налоговых органов есть утвержденная форма отрицательного ответа — уведомления о невозможности своевременного представления документа (информации). Утверждена решением Федеральной налоговой службы, MMB-7-2/204@ от 24 апреля 2019 года. Если налогооблагаемая организация не успевает представить документы в ФНС по запросу или не может сделать это по каким-либо причинам, бухгалтер или другой компетентный сотрудник направляет уведомление по форме КНД 1125045 в течение следующего дня со дня получения запроса инспектора.
Как отправить ответ
Ответы на заявления будут даваться одним из доступных способов — лично, по почте или с курьером, или в электронном виде. Если представитель организации доставляет посылку лично, убедитесь, что у него есть доверенность. Только руководитель организации может действовать от имени организации без доверенности.
Отправления должны осуществляться заказным письмом с описью вложения и подтверждением получения. Электронная версия должна быть отправлена TCS (в обслуживающую организацию) или по электронной почте вместе с обязательной электронной подписью документа.
В 2009 году окончила экономический факультет Южного федерального университета по специальности «Экономическая теория», в 2011 году получила степень магистра по специальности «Экономическая теория» и защитила магистерскую диссертацию.
Ответ на запрос
Как уже упоминалось выше, ответное письмо всегда отправляется другой стороне, которая хочет получить какую-либо информацию. Поэтому нет необходимости ждать ответа. Фактический официальный документ обычно является окончанием диалога по конкретному делу.
Сам запрос касается практически любой информации, необходимой другой стороне. Это может быть прайс-лист на услуги, товары, разъяснение правил проведения акций, скидок, уточнение деталей и т.д. Обратите внимание, что выполнение запроса может быть необязательным.
Если компания не заинтересована в сотрудничестве с деловым партнером, она может оставить письмо без ответа, но такое действие будет плохой деловой этикой.
Правила деловой этики
Деловая этика определяется как набор правил, которым должны следовать участники рынка при взаимодействии друг с другом. Эти правила обеспечивают деловые отношения и позволяют относиться друг к другу с уважением. Следует обратить внимание на следующие нюансы.
- Деловой стиль речи, сохранение нейтрального тона голоса и
- Не используйте жаргон, ненормативную лексику, ругательства и ненормативную лексику.
- Предоставить информацию о получателе и отправителе, и
- обратите внимание, что письмо адресовано другой стороне.
Взаимное уважение является ключом к долгосрочным, взаимовыгодным отношениям.
Кто составляет письмо
Как правило, вся корреспонденция подписывается руководителем организации, его представителем или главным бухгалтером. Все зависит от темы письма и внутреннего разделения ответственности в компании. В любом случае, обычно не руководитель непосредственно пишет текст.
Это задание поручается подчиненным: секретарям, делопроизводителям. Сотрудник должен быть хорошим коммуникатором и иметь базовое представление об официальном делопроизводстве и деловой этике. Качество ответа в значительной степени определяет решение подрядчика о начале или продолжении сотрудничества.
Руководители получают копию окончательного письма, которое они могут сразу же подписать. Рекомендуется потратить пять минут на изучение документа, поскольку сотрудник, занимающий эту должность, мог допустить некоторые ошибки в написании. Возможно, самой большой ошибкой является отсутствие указания на то, как должен быть получен ответ.
Если официальный документ устраивает администратора, он может подписать его.
Отправка
Существует четыре распространенных способа ведения деловой переписки с другой стороной. Они следующие
- По факсу, по
- По почте (бумажный вариант), и
- По электронной почте; и
- лично в руки представителю другой организации.
Поскольку это письмо является ответом на предыдущий запрос, имеет смысл отправить его тем же способом, что и первоначальный документ. Однако это правило действует только в том случае, если желаемый способ ответа не указан в тексте запроса в явном виде.
Как написать документ
Существует два фактических способа написания писем: рукописные письма с использованием синей или черной ручки или печатные письма с использованием компьютера. Решение принимается автором письма с учетом мнения руководства компании. В любом случае, даже напечатанная версия должна иметь физическую форму.
Это связано с тем, что подпись директора должна быть «живой», т.е. написанной от руки. Таким образом, получатель может знать, что он не получил официальный документ от мошенника и что само письмо не является спамом.
Инструкция по составлению письма-ответа
Прежде всего, следует обратить внимание на условия и положения Предоставить информацию об отправителе: номер налогоплательщика, основной государственный регистрационный номер и официальный адрес. Во-вторых, обратите внимание на то, кто является получателем и отправителем. В случае постановления укажите имя и должность руководителя компании-получателя и название компании со ссылкой на ее организационно-правовую форму.
Здесь вы оставляете ту же информацию, но уже для отправителя, в общем выпадающем списке.
Внизу документа, посередине страницы, напишите слово «письмо». Вся переписка должна быть зарегистрирована, поэтому официальному документу должен быть присвоен уникальный номер документа и указана дата создания.
Следующий шаг — обработка тела документа. Обратите внимание, что компания получила запрос, сопровождаемый конкретным Ссылайтесь на письмо-запрос (дата, номер). Следующий шаг — предоставление другой стороне запрашиваемой информации.
Если составитель заранее знает, что полученный запрос не удовлетворит получателя, разумно определить альтернативные варианты. Это не всегда возможно, но там, где это возможно, важно не игнорировать его. Как правило, это обсуждение условий контракта (цена, сроки, количество и качество).
Вот пример.
Получена заявка № 22 от 17 сентября 2024 года с просьбой предоставить прайс-лист на закупаемые товары. В частности, заявитель запросил белые футболки с 42 по 54 размер.
Сообщаем вам, что мы можем предоставить только черные футболки запрашиваемого размера. Мы надеемся, что вы рассмотрите наше предложение.
Искренне, Генеральный директор ООО «Верхние Корешки» Ватов Н.Д.
На этом этапе ответное письмо можно считать завершенным. Остается только подписать и поставить инициалы на письме и отправить его получателю. Если адресат дал вам конкретные инструкции о том, как получить письмо, по возможности следуйте им.
Основные детали запроса :
Название организации, которой адресован запрос. Имя организации, от которой отправляется запрос. Определяет информацию, которую необходимо получить. Подпись субъекта запроса. Дата запроса.
Затем, после проверки законности полученного запроса, информатор также составляет образец ответа на письменный запрос о предоставлении информации.
Когда требуется?
Существует ряд распространенных ситуаций, в которых может потребоваться ответное письмо
- Государственным органам (например, если от налоговых органов получен запрос на финансовую отчетность компании, индивидуальную информацию о деятельности организации и т.д.).
- Поставщикам (например, если поставщик письменно запрашивает актуальный список материалов для заказа).
- Покупателю (например, если покупатель потребовал, чтобы товар был доставлен в определенный день).
- Судебным органам (например, если суд затребовал определенные доказательства).
- банковским учреждениям (например, если банк запросил кредитный отчет у другого банка, предоставляющего услуги организации).
- физическим лицам (например, в ответ на запрос информации о возможности подать заявление на определенную должность в организации) и т.д.
Какие виды существуют и каковы их особенности?
Все варианты этого документа можно разделить на два типа
- Положительный ответ на запрос информации — в первую очередь выражает согласие организации предоставить запрашиваемую информацию.
- Отрицательный ответ — представляет собой мотивированный отказ в предоставлении информации или отклонение предложения.
Главная особенность и разница между этими типами писем заключается в их содержании.
При написании письма с положительным ответом следует дать как можно более полный и подробный ответ на вопрос. Наконец, не стоит сомневаться в ценности информации, которую вы пытаетесь предоставить.
Если вы готовите отрицательный ответ на запрос о предоставлении информации, вы должны четко объяснить, почему вы отказываетесь от запроса или почему вы не предоставите информацию.
Важно: Рекомендуется, чтобы в письме с отрицательным ответом также были указаны условия, при которых запрашивающее агентство может получить запрашиваемую информацию.
Как правильно оформить?
Последовательность написания ответа на запрос информации можно представить в виде пошаговой инструкции.
- Подготовка заголовков документов. В левом верхнем углу следует указать полные данные организации, запрашивающей ответ (наименование, ОКПО, ОГРН, ИНН/КПП, адрес, контактный телефон, факс). В правом верхнем углу должно быть указано имя сотрудника организации, которому адресован документ. Как правило, документы адресуются генеральному директору компании.
- Номер и дата документа должны быть зарегистрированы в календаре исходящей почты. При необходимости можно кратко указать тему письма. Однако это не является обязательным.
- Сведения о предыдущих запросах (номер и дата регистрации) и их основное содержание (буквально несколько слов); и
- информацию о приложении.
В случае отрицательного письма разъясняется следующее
- детали запроса и его содержание (аналогично позитивному письму), the
- причины отклонения заявки; и
- Заявление об отказе.
Если у получателя возникнут вопросы, убедитесь, что в левом нижнем углу документа указаны имя и номер телефона заявителя.
Как ответить?
Положительно
ООО «Силуэт» на должность генерального директора.
¡Москва, ул. Ленина, 54.
(095) 967-32-45, факс. (095) 957-23-11 Е. С. Шинкарюк.
ОКПО 2885678, ОГРН 1023678954746.
Адрес: 01-19/678 от 10.12.17
Уважаемый Евгений Сергеевич!
В ответ на Ваш запрос от 10 декабря 2017 года.01-19/678 Направляем Вам пересмотренный прайс-лист на новое предложение по коллекции «Жемчужина» (копия прилагается). Мы также сообщим вам, что готовы предложить скидки на отдельные предметы коллекции (размер скидки зависит от объема рынка).
__5__ L Приложение.
ООО «Силуэт» Генеральный директор Иванов П.Д.
- Скачать бланк ответа на заявление о предоставлении информации
- Скачать положительный ответ на запрос информации
Отрицательно
Петрова Е.П. из ООО «Эксим» легко понять
Москва, ул. Забелина, д. 36, ул. Ленина, д. 41, № 9
(095) 987-11-32, факс. (095) 934-56-51
ОКПО 267459, ОГРН 103526384949
Адрес: 01-19/412 от 05. 10. 17
Уважаемая Елена Павловна!
В ответ на Ваш запрос от 11 октября 2017 года о возможности трудоустройства в нашу компанию на должность Бухгалтер ответственное лицо, требования к должности 01-19/412 Бухгалтер ответственное лицо, т.е.:.
- Опыт работы на аналогичной должности не менее пяти лет; и
- иметь дело с коммерческой организацией.
Эти требования отражены в описании обязанностей главного бухгалтера № 21, 15. 01. 10 № 45 «Об утверждении описания обязанностей».
Голубев, генеральный директор ООО «Эксим» А.Ю.
В целом, письма, отвечающие на запросы информации, должны отвечать основным требованиям деловой переписки (профессиональный стиль, краткость, точность и отсутствие двусмысленности). Кроме того, они должны быть на фирменном бланке организации (если применимо).
Интерпеллянт
Запросы, называемые в юриспруденции вопросами, могут направляться в различные инстанции с просьбой предоставить информацию по конкретному вопросу.
Основной компетенцией заявителя (задающего вопрос) является право запрашивать информацию, закрепленное за ним законом или конвенцией.
Например, право запрашивать информацию у государственных или частных органов предусмотрено законом.
- Суды в определенных случаях
- судебные приставы-исполнители в исполнительном производстве; и
- органы прокуратуры в контексте уголовных расследований, досье и запросов граждан, а также надзорной деятельности в целом; и
- налоговые органы в контексте проверок соблюдения налогового законодательства; и
- полиция в контексте уголовных расследований и запросов граждан; и
- адвокаты по контрактам на оказание услуг; и
- Оборонные ведомства в контексте обеспечения обороноспособности страны.
На основании прав, предоставленных договором, стороны договора могут запрашивать информацию в контексте конкретных правоотношений. Например, стороны договора могут обмениваться письмами о
- способность к снабжению
- уточнение банковских реквизитов контрагента,…
- График работы и т.д.
Компании и организации, набирающие подрядчиков на основе публичного объявления, могут обращаться к любому человеку, запрашивающему информацию, поскольку публичное объявление предполагает свободное участие. Таким образом, в ходе публичного вызова может быть запрошена следующая информация
- Цена товара или услуги.
- Что касается рабочего времени.
- О качестве и целостности товара.
- Что касается доступных возможностей трудоустройства, то для
- туристические достопримечательности и т.д.
Таким образом, после получения запроса в первую очередь необходимо определить право собеседника на получение информации. Следует помнить, что независимо от того, является ли собеседник органом, имеющим право запрашивать информацию, запрос должен быть обоснован. Итак.
- Суды обязаны указывать в заявлениях, где запрашивается информация по конкретному делу. Например, «В производстве ОМСК находится уголовное дело в отношении И.И.И. по признакам преступления, предусмотренного статьей XX Уголовного кодекса Российской Федерации, Иванов И.И., 1988 года рождения, занимающийся предпринимательской деятельностью в качестве охранника с 2019 по 2021 год».
- Институт применения указывает количество уголовных дел или материальных
- Прокуратуры, осуществляющие проверки в порядке общего надзора, обязаны предъявить доказательства того, что проверка назначена или проводится на основании обращения гражданина или юридического лица.
- Налоговый орган может указать в качестве основания для подачи заявления проверки, проведенные в отношении конкретного лица.
Вы не можете выполнять необоснованные запросы, особенно в отношении личных данных и персональных данных.
Всегда помните, что предоставленная вами информация может стать предметом судебного разбирательства, если вы предоставите ее в ответ на необоснованный запрос.
Поэтому, если необходимо, не стоит инициировать электронное письмо от апеллянта.
- Чтобы получить разъяснения по поводу запроса, вам следует
- потребовать, чтобы заявление было подписано работником; и
- попросить прислать новое заявление с правильной информацией или, например, с печатью органа-заявителя.
Исполнение запроса
Необходимая информация может быть предоставлена в письменном виде или путем приложения копии документа к ответу.
Если документ приложен к ответу, то сам ответ будет сопровождаться большим количеством букв. Например, «По вопросу № 123 от 11. 11. 2021 года А. А. направить Васильковой медицинские документы».
Оформление
Ответ на запрос осуществляется в соответствии с правилами общей деловой переписки. Это означает, что текст ответа должен включать входящие и исходящие данные. Текст ответа должен включать следующее.
- Имя (фамилия) и адрес заявителя, и
- Фактический текст ответа. Например, «В соответствии с Вашим запросом №2-1224/21 от 12 мая 2021 года направляем Вам копию трудового договора №123, заключенного между ООО «Квадроциклы Сибири» и Харитошкиным А. М., от 16 марта 2018 года». Или «В соответствии с запросом №2-1224/21 от 12 мая 2021 года сообщаем, что Максимов Ю., 1982 года рождения, никогда не работал в ООО «Дальневосточный моппет».
- Дата и подпись сотрудника. В ответе рекомендуется указать имя сотрудника и его контактную информацию. Переводчику могут потребоваться некоторые пояснения.
Если ответ на запрос отрицательный, либо потому, что собеседник не имеет права запрашивать информацию, либо потому, что запрос был сделан неправильно, необходимо указать причину отказа. Например, «Ваше заявление не может быть выполнено, так как не содержит всей необходимой информации». А именно, отсутствуют дата, номер заявления и подпись судьи».
Составление ответа на письмо-запрос (оно же письмо-ответ) – стандартная норма деловой этики. Как правило, с запросами обращаются либо потенциальные партнеры фирмы с просьбой предоставить какие-либо сведения о деятельности предприятия, товарах, услугах, ценах и скидках, либо уже существующие контрагенты, например для получения информации о сроках поставки, оплаты, пересылки или корректировки документов и т.д.
ФАЙЛЫ
Скачать пустой бланк письма-запроса .docСкачать образец письма-запроса .doc
Ответ на запрос носит официальный характер и является частью делового документооборота фирмы. Но иногда на электронную почту может поступать спам или другая нежелательная корреспонденция. На такие письма можно не отвечать.
Общие правила написания ответа
В первую очередь следует помнить о том, что ответ должен писать именно тот сотрудник предприятия, на имя которого писалось первоначальное письмо. Исключения возможны только для тех случаев, если этот сотрудник по каким-либо причинам отсутствует (больничный, командировка, увольнение). Тогда ответ может написать тот, кто замещает отсутствующего на данный момент.
Язык и подача послания должны зеркально отражать письмо-запрос. Иными словами, в тексте желательно использовать ту же форму обращения, которую применил отправитель запроса, ту же лексику, терминологию, языковые обороты и последовательность изложения, конечно, при условии, что автор инициативного послания проявил себя как грамотный и корректный человек.
Нужно обязательно указывать ссылку на номер и дату входящего послания, но при этом нельзя повторять ошибки, допущенные автором запроса и нежелательно указывать на них в ответом письме (только если это не относится к конкретной деятельности фирмы).
Ответ на запрос может быть как положительным, так и отрицательным. Положительный ответ должен быть максимально подробным, а отрицательный – обоснованным и предельно корректным. Кроме того, при отказе на запрос хорошим тоном будет сообщить его автору информацию о том, при каких обстоятельствах ответ может стать положительным.
В любом случае, ответное письмо должно быть составлено в максимально вежливой форме. Желательно избегать пустых отписок и даже при отсутствии необходимой информации писать ответ нужно сдержанно, вежливо и уважительно по отношению к автору запроса. Грубость, ровно как и заведомо ложные сведения, совершенно недопустимы.
Срок ответа на запрос
Законодательство не устанавливает конкретный период, чтобы ответить на письмо-запрос. Но несмотря на это, по стандарту желательно отвечать на запрос в течение одной недели. Однако если в данный момент запрашиваемые сведения отсутствуют, с письмом лучше повременить. А если проситель указал срок, в который он ждет ответа, то рекомендовано уложиться в этот период. При нехватке данных лучше написать об этом и попросить подождать с получением ответа.
Отметим, госорганы всегда указывают период, в который нужно прислать ответ.
Как составить ответ на запрос
Ответ на запрос необходимо составлять в соответствии со стандартами. Например, порядок указания реквизитов и составления внутренних шаблонов регулирует ГОСТ Р 7.0.97-2016. Форма подачи и оформления ответа на письмо-запрос может сыграть решающую роль в отношениях между организациями. Именно поэтому к его составлению следует относиться очень внимательно, придерживаясь определенных правил.
В первую очередь, прежде чем составлять ответное письмо следует любым удобным способом проинформировать отправителя о получении запроса. Далее, при наличии всей необходимой информации можно приступать к ответу.
Структура ответа вполне стандартна с точки зрения делопроизводства:
- Вверху послания (справа или слева) нужно написать название компании-отправителя (с указанием адреса и телефона), а также конкретного сотрудника, от имени которого составляется ответ.
- Далее аналогичным образом вносятся сведения о получателе.
- После этого пишется сам ответ. Он должен полностью соответствовать сути запроса и, если запрашивающий в своем письме задал сразу несколько вопросов, разбитых на отдельные пункты, ответ должен быть написан точно в таком же формате. Если к ответу прилагаются какие-либо дополнительные сведения, это необходимо отразить в тексте письма, отметив отдельно.
- Точно также, если того требуют обстоятельства, в ответ можно включать ссылки на какие-то законы, нормативные и правовые акты.
Согласно пункту 6.2 стандарта, электронную версию шаблона письма-ответа нельзя менять, так как она должна быть полностью идентичная бумажному формату.
Как оформить письмо-ответ
Ответ можно писать как в рукописном виде (в основном так поступают тогда, когда сам запрос приходит в подобном формате), так и в печатном (данный способ существенно экономит время).
Его можно оформлять на простом листе А4 формата или же на фирменном бланке организации – второй вариант позволяет не вбивать вручную реквизиты фирмы, да и выглядит значительно солиднее. Ответ должен в обязательном порядке содержать подпись сотрудника, который представляет организацию с указанием его должности. Ставить печать не надо, так как согласно положениям ФЗ № 82, о применении юридическими лицами штампов и печатей утратило силу.
Составляется ответ в единственном экземпляре, перед отправлением его нужно пронумеровать (в соответствии с внутренним документооборотом компании), а также проставить дату. Сведения о письме нужно внести в журнал учета исходящей документации. Если ответ на запрос затеряется или возникнут разногласия с контрагентом, это позволит быстро разобраться в ситуации.
Согласно Приказу ФНС № ММВ-7-2/204, у налоговой есть унифицированный шаблон отрицательного ответа на предоставление документов. В этом случае организация, у которой запрашивают бумаги, должна использовать только его.
Как отправить письмо
Ответ можно отправлять разными способами. Электронная почта или факс позволяют существенно сэкономить время. Но если письмо содержит особо ценную информацию или оригиналы документов и отправитель заинтересован в гарантированном получении послания, следует воспользоваться услугами Почты России, отправив ответ заказным письмом с уведомлением о вручении.
Ждать ли ответ на письмо-ответ
Практически все деловые письма требуют ответа, но из этого правила есть исключение.
Письмо-ответ не нуждается ни в каком ответе, поскольку оно изначально не содержит в себе никаких просьб, запросов и предложений. По сути дела, оно содержит лишь ту информацию, которая требовалась второй стороне.
При этом именно письмо-ответ может стать отправной точкой к заключению выгодного контракта или сделки, а также простым и доступным способом урегулирования каких-либо проблем и сложностей во взаимоотношениях между партнерами.
Подборка наиболее важных документов по запросу Примеры ответов на обращения граждан (нормативно–правовые акты, формы, статьи, консультации экспертов и многое другое).
Приказ МВД России от 31.03.2021 N 186
«Об утверждении Административного регламента Министерства внутренних дел Российской Федерации по предоставлению государственной услуги по оформлению и выдаче паспортов гражданина Российской Федерации, удостоверяющих личность гражданина Российской Федерации за пределами территории Российской Федерации»
(Зарегистрировано в Минюсте России 19.05.2021 N 63515)125. Сотрудник, ответственный за рассмотрение заявлений, оформляет результаты межведомственных запросов и проверок в виде отдельного документа (рекомендуемый образец приведен в приложении N 9 к Административному регламенту), в котором должны содержаться фамилия (при наличии), имя (при наличии), отчество (при наличии), дата рождения заявителя (гражданина, в отношении которого подано заявление), регистрационный номер заявления, дата приема заявления, дата направления межведомственного запроса и дата получения ответа на межведомственный запрос, результаты проверок, фамилия, инициалы сотрудника, направившего межведомственные запросы, а также проводившего проверки по этому заявлению <1>.
Ответ на обращение граждан — это документ, в котором орган гос. власти или местного самоуправления предоставляет заявителю запрошенную им информацию.
Правила составления и оформления ответа
Порядок ответа на заявления и жалобы, сроки рассмотрения регулирует ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации» от 02.05.2006 № 59-ФЗ. Нормы закона распространяются на отношения между физ. лицами или организациями с государственными органами, органами местного самоуправления и их должностными лицами.
Ст. 9 ФЗ № 59 закрепляет правило обязательного рассмотрения обращения. Ответ предоставляют устно, если вопрос задан на личном приеме и заявитель не потребовал письменного закрепления, или письменно, если запрос поступил документально.
После регистрации заявления и принятия его на рассмотрение должностное лицо начинает работу с обращением (ст. 10 ФЗ № 59):
- рассматривает вопрос единолично или с участием заявителя;
- запрашивает необходимые документы и сведения;
- если выявлено нарушение прав — принимает меры для их восстановления и защиты;
- готовит письменный ответ по существу каждого вопроса;
- уведомляет гражданина о принятых мерах и предоставляет запрошенную информацию.
Составлением текста документа занимается чиновник лично или поручает юристу, секретарю или другому компетентному специалисту.
Закон не устанавливает требований к форме документа, его составляют с учетом общих правил документооборота:
- используют официальный бланк;
- указывают входящий номер и дату обращения;
- делают ссылку на нормативный акт, на основании которого составлен ответ;
- отвечают на поставленные вопросы со ссылкой на нормативные акты;
- излагают запрошенную информацию.
Документ подписывает руководитель государственного органа или органа местного самоуправления или должностное лицо ведомства (ч. 3 ст. 10 ФЗ № 59).
Образец ответа на жалобу
Стандартный шаблон:
_____________________________________________________ (наименование гос. органа)
Гражданину _____________________________ (ФИО, адрес)
На вх. № _________ от _______________.
Рассмотрев поступившее обращение о _____________________________________, администрация ________________________ района разъясняет следующее:
1. ____________________________________________________________
2. ____________________________________________________________
_______________________ (дата)
_______________________ (подпись)
Пример официального ответа:
Сроки написания ответа
На устный вопрос сроки ответа следующие (ст. 13 ФЗ № 59):
- если ситуация не требует специального изучения и проверки, с согласия гражданина отвечают устно в ходе приема;
- при невозможности ответить оперативно или при запросе гражданином письменного документа заявление регистрируют и дают ответ в течение 30 дней.
Письменное заявление регистрируют в течение трех дней после поступления (ч. 2 ст. 8 ФЗ № 59), после чего рассматривают в течение 30 дней со дня регистрации (ч. 1 ст. 12 ФЗ № 59).
На заявление, содержащее информацию о фактах возможных нарушений миграционного законодательства отвечают в течение 20 дней со дня регистрации.
В случаях, когда для ответа требуется проведение проверки или запрос большого объема документов, срок ответа продлевают не более чем на 30 дней, о чем уведомляют подателя жалобы.
При работе с обращениями граждан органы местной власти обязаны руководствоваться Федеральным законом от 02.05.2006 № 59-ФЗ. Но он не дает исчерпывающих ответов на все вопросы, которые возникают у муниципалитетов. В статье мы предложим рекомендации, которые частично восполнят эти пробелы. Прочтите ее, чтобы сократить количество судебных споров с заявителями. Чаще всего такие споры возникают в случаях, когда орган МСУ отказывается выполнить требования гражданина, не дает полного ответа на обращение или отвечает слишком поздно. Учтите, что в последнее время суды уже не ограничиваются проверкой сроков рассмотрения обращений. Они стали чаще вникать в содержание ответов органов власти.
Какими нормативными актами руководствоваться
Какими нормативными актами кроме Закона № 59-ФЗ органы МСУ должны руководствоваться при рассмотрении обращений граждан?
ОТВЕТ. НПА и их положения, которые надо применять при рассмотрении обращений, посмотрите в таблице ниже.
НПА и их положения, которые надо применять при рассмотрении обращений граждан
НПА и их нормы |
Пояснение |
|---|---|
Статьи 18–22 Федерального закона от 09.02.2009 № 8-ФЗ «Об обеспечении доступа к информации о деятельностигосударственных органов и органов местного самоуправления» |
Статьи содержат положения о запросах информации |
Глава 2.1 Федерального закона от 27.07.2010 № 210-ФЗ «Об организациипредоставления государственных и муниципальных услуг» |
Применяйте в части, касающейся подачи жалоб на качество предоставления государственных и муниципальных услуг |
Региональные законы о дополнительных гарантиях права граждан на обращение |
Проверьте, принят ли такой закон в вашем регионе. Региональные законы о порядке рассмотрения обращений граждан приняты в 2/3 субъектов РФ |
Муниципальные акты, регламентирующие порядок рассмотрения обращений граждан |
Могут быть поясняющими. Муниципальный порядок рассмотрения обращений граждан не должен противоречить федеральному и региональному |
Что можно включить в муниципальный порядок рассмотрения обращений граждан?
Ответ. В муниципальный порядок рассмотрения обращений граждан можно включать:
- положения методических рекомендаций, разработанных в этой области;
- положения о распределении полномочий по рассмотрению обращений между подразделениями и сотрудниками органа МСУ с учетом его структуры;
- внутренние сроки рассмотрения обращений;
- порядок проведения личного приема, в том числе правила предварительной записи на него.
Не стоит включать в муниципальные акты то, что не предусмотрено Законом № 59-ФЗ. Например, не устанавливайте порядок ответа на телефонные обращения граждан или обращения в социальных сетях. Закон № 59-ФЗ ответы на такие обращения не предусматривает.
Как отвечать на коллективные обращения
Нередко в администрацию муниципального образования поступают коллективные обращения с многочисленными подписями и адресами. Как поступить: отправить ответ всем заявителям или только одному? Если одному, то кому именно?
На заметку: У каждого заявителя есть право на получение ответа (п. 3 ст. 5 Закона № 59-ФЗ)
ОТВЕТ. Направить ответ только одному заявителю вы вправе в двух ситуациях.
1. Авторы коллективного обращения указали в нем лицо, с которым нужно вести переписку.
2. В региональном законе о рассмотрении обращений сказано, что переписка ведется с первым заявителем по списку.
Если ни одно из этих условий не выполняется, отправьте ответ каждому заявителю по списку.
Какими способами направлять ответы заявителям
Заявитель прислал обращение на электронную почту. Можно ли ответить ему по обычной почте?
ОТВЕТ. Вы обязаны дать ответ по тому каналу связи, по которому гражданин обратился в орган МСУ. Исключение — если гражданин просит информировать его каким-то конкретным способом.
По общему правилу не нужно отвечать на одно обращение разными способами: например, и по электронной, и по обычной почте. Но вот ответ на досудебные жалобы в сфере муниципальных услуг при наличии просьбы от гражданина необходимо направлять и по почтовому, и по электронному адресу (ч. 8 ст. 11.2 Закона № 210-ФЗ).
Обращение поступило по почте, но за ответом гражданин явился лично. Как поступить?
ОТВЕТ. В Законе № 59-ФЗ не предусмотрено вручение ответа автору обращения лично. Но если гражданин пришел за этим в муниципалитет, то попросите его сделать запись на втором экземпляре ответа. Ее можно сформулировать так: «Я, Иванов Петр Евгеньевич, 22.03.2021 получил ответ на обращение от 05.03.2021 № 45/3456». Попросите гражданина поставить дату и подпись. Оставьте второй экземпляр ответа в муниципалитете. В случае спора прокуратура или суд признает, что заявитель получил ответ на свое обращение.
Как исчислять сроки работы с обращениями
Закон № 59-ФЗ предусматривает три календарных дня на регистрацию обращения, если оно поступило по обычной или электронной почте. С какого момента исчислять этот срок?
На заметку: Это правило соблюдайте и в случаях, когда обращение поступило через форму обратной связи на сайте органа МСУ
Ответ. День поступления документа в орган власти считайте первым из трех дней. Если обращение поступило в пятницу, лучше его в пятницу и зарегистрировать. Это правило соблюдайте и в случаях, когда обращения приходят через форму обратной связи на сайте органа МСУ. Если гражданин сам пришел в орган местного самоуправления и принес обращение, лучше зарегистрировать его сразу же.
Не отказывайте заявителю, если он просит поставить отметку о получении на втором экземпляре обращения. Но закон не обязывает вас копировать обращение, чтобы вернуть заявителю копию с отметкой. Оформлять специальный документ о получении обращения вы также не должны.
15 рабочих дней — срок ответа на жалобы по вопросам предоставления муниципальных услуг. В остальных случаях рассматривайте обращения в течение 30 календарных дней
В какие сроки рассматривать обращения?
ОТВЕТ. Закон № 59-ФЗ дает на рассмотрение обращения 30 дней. Первый их них — дата регистрации обращения. В течение 30 дней орган МСУ должен не только рассмотреть обращение и подготовить ответ на него, но и зарегистрировать этот ответ и отправить по почте заявителю.
Все остальные сроки в пределах 30 дней орган МСУ прописывает в муниципальных правовых актах самостоятельно. Например, вы можете установить сроки передачи обращения должностным лицам внутри органа МСУ или сроки рассмотрения его структурным подразделением, в которое направили обращение.
Ответы на жалобы по вопросам предоставления муниципальных услуг давайте в течение 15 рабочих дней. Направьте заявителю ответ не позднее следующего рабочего дня после его подписания (ч. 8 ст. 11.2 Закона № 210-ФЗ).
Как продлить срок рассмотрения обращения?
ОТВЕТ. Прежде чем вы продлите срок рассмотрения обращения, уведомьте об этом гражданина. Основания для продления укажите в уведомлении.
Продлить срок рассмотрения обращений можно только один раз и не более чем на 30 дней. Если поступил запрос информации, продлить срок ответа можно только на 15 дней. Направьте уведомление заявителю в течение первых 7 дней с момента регистрации запроса (ч. 6 ст. 18 Закона № 8-ФЗ).
Обращения часто содержат вопросы, решение которых не входит в компетенцию органа МСУ или его должностного лица. В таких случаях обращение можно перенаправить в другой орган власти. Сколько раз можно переадресовать одно и то же обращение? В какой срок орган, получивший перенаправленное обращение, обязан на него ответить?
ОТВЕТ. Перенаправлять обращение гражданина другому органу для ответа по существу можно неограниченное количество раз. Но вернуть обращение органу, который направил его вам, нельзя. Уведомляйте гражданина о каждом перенаправлении.
Срок для ответа на перенаправленное обращение обычный — 30 дней. Он начинается с даты регистрации в последнем органе, куда поступило обращение.
На какие обращения отвечать обязательно, а на какие нет
Считать ли обращениями вопросы, поступающие через социальные сети?
ОТВЕТ. Законом № 59-ФЗ не установлено, что вопрос, поступивший через соцсети, — это обращение. Но орган МСУ вправе предусмотреть в муниципальном правовом акте возможность получения обращений через свой официальный аккаунт в социальной сети. В этом случае вы будете обязаны давать ответы на такие обращения.
Рекомендация: Чтобы подобные обращения не поступали, не размещайте в открытом доступе адреса служебной электронной почты сотрудников администрации
Обращение поступило не на официальную почту администрации, а на служебную почту ее сотрудника. Отвечать на него или нет?
ОТВЕТ. Если обращение поступило на служебную почту должностного лица органа МСУ, то его нужно зарегистрировать и рассмотреть. Либо перенаправьте обращение другому должностному лицу в соответствии с его компетенцией. Гражданин имеет право обратиться не только в орган местной власти, но и к его должностным лицам (ч. 1 ст. 2 Закона № 59-ФЗ).
Что делать, если поступило обращение на иностранном языке?
ОТВЕТ. Вы вправе не отвечать на обращения на иностранных языках. Вся деловая переписка ведется только на русском языке (п. 1 ч. 1 ст. 3 Федерального закона от 01.06.2005 № 53-ФЗ «О государственном языке Российской Федерации»).
Если из обращения на иностранном языке понятны фамилия и почтовый адрес заявителя, сообщите ему о невозможности прочтения либо неясности сути предложения, заявления или жалобы (ч. 4, 4.1 ст. 11 Закона № 59-ФЗ). Сообщение направьте гражданину в течение семи дней со дня регистрации обращения.
Давать ли письменный ответ, если обращение поступило на автоответчик?
ОТВЕТ. Давать письменный ответ в подобных случаях не нужно. Телефонные обращения на сегодня не легализованы. Поэтому рассматривайте их как сообщения, а не как обращения. Установите в муниципальном правовом акте порядок ответа на телефонные звонки именно как действия с сообщениями, а не с обращениями.
Юридические лица присылают в администрацию свои коммерческие предложения. Обязан ли орган МСУ на них отвечать?
ОТВЕТ. Коммерческие предложения юридических лиц подпадают под действие Закона № 59-ФЗ, и некоторые муниципалитеты на них отвечают. Но если вы пропишете в муниципальном правовом акте, что такие предложения обращениями не являются, то можно на них не реагировать. Тогда прокуратура не сочтет это нарушением.
На заметку
Обращение содержит ссылку на материал или видео. Учитывать ли ее при подготовке ответа
В обращении вам могут предложить перейти по ссылке, скачать файлы или посмотреть видео. Важно помнить, что вы рассматриваете обращение только в том виде, в котором оно попало в орган власти. Вы не обязаны проходить по ссылкам, скачивать файлы или смотреть видео. Вы даете ответ только по существу той информации, которая указана в обращении.
Гражданин завалил муниципалитет обращениями. Что делать
Можно ли отправить заявителю один ответ на несколько обращений?
ОТВЕТ. Можно, если суть вопроса в обращениях не менялась и по первому обращению не истек срок рассмотрения (определение Конституционного суда от 29.10.2020 № 2412-О).
Ситуация, когда гражданин направляет несколько одинаковых обращений, не редкость. Например, он посылает обращение по электронной почте, но подтверждения доставки не получает. Тогда он пишет и отправляет еще одно обращение, меняя или не меняя первоначальный текст.
При каких условиях орган МСУ вправе прекратить переписку?
Рекомендация: Если заявитель задал вопрос вроде «Когда же в городе будет порядок?», можно сослаться на неопределенность сути обращения и не давать на него ответ. Сообщите это автору обращения в течение семи дней
ОТВЕТ. Вы можете прекратить переписку, если:
- обращение содержит вопрос, на который гражданину уже неоднократно отвечали по существу;
- гражданин не приводит новые доводы, не ссылается на новые обстоятельства;
- гражданин ранее обращался по данному вопросу в этот же орган или к этому же должностному лицу.
В такой ситуации руководитель органа МСУ или другое должностное лицо вправе сделать вывод о безосновательности очередного обращения (ч. 5 ст. 11 Закона № 59-ФЗ). Обязательно уведомьте гражданина о решении прекратить переписку.
АЛЕКСАНДР САВОСЬКИН, заведующий кафедрой конституционного и международного права Уральского государственного экономического университета, д. ю. н., доцент


