Хозяйственная деятельность компании сопровождается большим количеством документов. Массовый переход на ЭДО помог сократить количество бумаг, но на систему взаимодействия между отделами предприятия это влияет незначительно. Наличие графика документооборота в любой организации облегчает задачу хранения и обработки входящих и исходящих документов. Расскажем, как составить такой график.
Кому и зачем нужен график документооборота
График документооборота — это схема движения первичных документов и их обработки на всех этапах «жизни»: от момента создания до передачи на хранение.
Грамотно составленный график документооборота помогает:
- упорядочить процесс работы с документами;
- рационально распределить «документальные» обязанности между работниками;
- сократить задержки времени при обработке документации;
- избежать рабочих конфликтов;
- осуществлять контроль за соблюдением сотрудниками функций по обработке документов и выявлять недостатки на каждом этапе работы;
- своевременно формировать отчётность.
Особенно актуально составление графика для компаний, имеющих в своей структуре филиалы и обособленные подразделения. Если не используется система ЭДО, риски утери бумаг значительно возрастают.
Вести электронный документооборот с сотрудниками поможет Астрал iКЭДО — облачный сервис кадрового делопроизводства. Он обеспечивает полный процесс кадрового электронного документооборота: от выпуска электронной подписи сотрудникам до хранения электронных документов. Переходите на кадровый ЭДО с Астрал iКЭДО!
Кто составляет график документооборота на предприятии
Как правило, разработкой графика документооборота занимается главный бухгалтер или финансовый директор. Руководитель компании утверждает готовый график.
Составляя график документооборота, необходимо обсудить его со всеми структурными отделами компании. Например, менеджер по продажам может попросить передвинуть выставленные ему сроки передачи документов в связи с большой загруженностью, или водитель скажет, что путевой лист не всегда возможно предоставить в течение одного рабочего дня, поскольку он находится в постоянных разъездах.
Иногда к составлению графика привлекаются внештатные специалисты. Например, аутсорсинговая компания, которая, выслушав все мнения, пожелания отделов, на их основе составляет приемлемую для всех форму графика документооборота в бухгалтерии с учётом нормативных требований законодательства.
Контроль за исполнением графика документооборота возлагается на главного бухгалтера.
Для внутренних актов, не связанных с финансами, руководитель назначает ответственными за контроль проведения соответствующих мероприятий лиц, имеющих непосредственное к ним отношение. Это касается, например, инструкций по пожарной безопасности, расписания уборки помещений и других подобных документов.
Правила составления графика документооборота в организации
График можно представить в виде схемы, таблицы или текста с указанием сроков передачи документов между отделами.
Для каждого первичного документа можно составить отдельный график: горизонтальными строками в таблице или схеме обозначаются первичные документы. Подобным образом графики могут составляться:
- для каждого отдела;
- для каждой должности.
Если график составляется для подразделений, то в каждом из них необходимо назначить сотрудника, ответственного за соблюдение графика.
Для каждого документа или отдела указывается срок, в течение которого документ согласовывается, утверждается и передаётся на исполнение.
График должен быть составлен так, чтобы при максимальной загруженности бухгалтерии все сроки обработки документации соблюдались.
Особое внимание следует уделить конфиденциальности информации, содержащейся в отдельных документах. Перечень доступа к ним лиц строго ограничивается.
Каждому сотруднику или отделу необязательно распечатывать весь график документооборота. Достаточно сделать для ответственных лиц выписку из него: перечислить все первичные регистры, входящие в его зону ответственности, указать сроки исполнения и названия подразделений, куда необходимо передавать документацию. Чтобы изначально мотивировать сотрудников на соблюдение сроков документооборота, ведение графика закрепляют в должностных инструкциях ответственных лиц.
За несоблюдение сроков предусмотрены дисциплинарные взыскания: ответственному сотруднику могут объявить выговор, лишить его части оплаты труда в виде зарплаты или премии (Письмо Роструда № 3251-6-1).
Независимо от того, кто составляет график документооборота, порядок утверждается приказом за подписью руководителя. Все лица, ответственные за составление, хранение и обработку бумажных и электронных документов, ставят свою подпись для подтверждения того, что они ознакомлены с порядком и обязуются его соблюдать.
Этапы составления графика документооборота
График документооборота включает в себя несколько этапов движения документа:
- составление (получение),
- проверка и обработка,
- передача в архив.
При разработке графика необходимо последовательно сделать следующее:
- Установить перечень документов, используемых для оформления всех фактов хозяйственной жизни учреждения. Унифицированные формы первичных учётных документов, регистров бухгалтерского учёта, которые государственные (муниципальные) учреждения обязаны использовать в своей деятельности, а также методические указания по их применению утверждены Приказом Минфина РФ от 30.03.2015 № 52н.
- Установить и утвердить лиц, ответственных за оформление (приём) документов, схему движения документов между ними.
- Определить лиц, ответственных за принятие и обработку первичных учётных документов.
- Установить предельные сроки передачи документов в бухгалтерию, сроки их обработки и передачи в архив.
В графике также могут быть указаны сроки хранения документов, но это необязательно.
Как утвердить график документооборота
После составления графика издаётся приказ о его утверждении, в котором руководитель компании ставит свою подпись под грифом «УТВЕРЖДАЮ». График внутреннего документооборота филиала или обособленного подразделения утверждается руководителем подразделения, а не головной организации. Для обмена документами с головным офисом составляется отдельный приказ.
Простую и удобную схему согласования документов обеспечит сервис «Астрал.ЭДО». Работайте с несколькими организациями или целой группой компаний в удобном личном кабинете, а для внешнего ЭДО с контрагентами, которые пользуются услугами других операторов, есть бесплатный роуминг без дополнительных настроек.
Грамотный образец графика документооборота для учетной политики — залог эффективной работы любого предприятия. Расскажем, зачем он нужен, и приведем образец на 2022 год.
Зачем нужен
Чтобы прояснить всю важность графика документооборота к учетной политике, обратимся к советскому Положению о документах и документообороте в бухгалтерском учете. Оно принято Минфином СССР в 1983 году и до сих пор продолжает действовать.
Пока не будет принят соответствующий общегосударственный бухгалтерский стандарт, в отношении образца графика документооборота для учетной политики нужно руководствоваться советскими правилами.
Документооборот как таковой включает следующие действия с «первичкой»:
- создание;
- получение от контрагентов и др.;
- принятие к учету;
- обработку;
- передачу в архив.
Все эти действия должен определять график документооборота к учетной политике. Как правило, его составлением занимается главный бухгалтер. А вводит в действие — распоряжение главы компании.
График можно утвердить как приложение к учетной политике либо отдельный акт, на который дать отсылку в политике.
В первую очередь, толковый образец графика документооборота для учетной политики нужен отделам, которые занимаются финансами предприятия, заработной платой, кадровыми вопросами, бухгалтерией, снабжением, логистикой, а также подотчетным лицам.
Соответствующие люди должны создавать и отправлять (передавать) документы согласно графику. Поэтому каждого исполнителя желательно снабдить выпиской из графика документооборота к учетной политике. А в ней перечислить:
- документы по его компетенции;
- сроки;
- отделы и службы, через которые должен пройти документ.
Естественно, тот, создал и подписал документ, тот и отвечает за:
- соблюдение графика;
- оперативное и правильное создание документов;
- передачу документов вовремя в бухгалтерию;
- их правдивость.
Обычно общий мониторинг исполнения графика документооборота к учетной политике лежит на главбухе.
Принципы составления
Самая главная задача графика документооборота к учетной политике — создать эффективный документооборот. То есть:
- оптимальное количество отделов и лиц, через которых будет проходить первичный документ;
- минимальный и максимальный период нахождения документа в отделе.
Выполнение этой задачи позволит бухгалтерии лучше контролировать внутренние процессы в компании.
Компании нужно понять, какие документы исходят обычно от нее, а какие поступают извне. Кто их составляет и на основе чего. Число копий — тоже немаловажный фактор. Также важно, кто проверяет документы и дает им дальнейший ход.
Как выглядит образец график документооборота для учетной политики, принципиального значения не имеет. Это может быть и таблица, и схема, и даже рисунок. Главное, чтобы он охватывал четыре основные стадии для любого документа:
- создание;
- проверка;
- обработка, занесение в базу;
- передача в архив.
Как оформить
Советский Минфин предлагает для каждого типа первичного учетного документа заводить своего рода карточку. Тогда образец графика документооборота для учетной политики будет выглядеть так:
Однако образец 2022 года должен максимально отражать технические и иные возможности.
Во вложении можно скачать образец графика документооборота для учетной политики в отношении бухгалтерии.
График документооборота для учетной политики — образец такого документа помогает в разработке собственной схемы работы с документами. Какие нюансы необходимо учесть в процессе его составления, узнайте из нашего материала.
Что такое график документооборота и для чего он необходим?
График документооборота — это представленная, как правило, в табличном виде информация, описывающая регламент движения первичных документов и их обработки на всех этапах «жизни»: от момента создания до передачи на хранение.
График документооборота помогает:
- упорядочить процесс работы с документами;
- рационально распределить «документальные» обязанности между работниками;
- сократить задержки времени при обработке документации;
- избежать рабочих конфликтов;
- осуществлять контроль за соблюдением сотрудниками функций по обработке документов и выявлять недостатки на каждом этапе работы;
- своевременно формировать отчетность.
ВАЖНО! С 2022 года обязателен к применению ФСБУ 27/2020 «Документы и документооборот в бухгалтерском учете».
Как организовать документооборот для целей бухгалтерского учета по новому ФСБУ 27/2021, подробно разъяснили эксперты КонсультантПлюс. Получите пробный демо-доступ к системе и бесплатно переходите в Готовое решение.
См. формы учетной первички:
Унифицированные формы первичных документов (перечень)
Унифицированная форма ТОРГ-12 — бланк и образец
Унифицированная форма № ОС-6 — бланк и образец
Объем отраженной в графике документооборота информации зависит от:
- масштабов деятельности фирмы;
- структуры предприятия;
- особенностей построения системы управления;
- видов применяемой первички;
- иных нюансов (особенностей обработки учетной информации, применяемых программных средств и др.).
График документооборота является приложением к учетной политике предприятия. Как правильно составить учетную политику и приложения к ней, узнайте в Типовой ситуации от КонсультантПлюс. Если у вас нет доступа к системе, получите пробный онлайн-доступ бесплатно.
Как подготовиться к составлению графика документооборота?
Для составления графика документооборота необходимо провести предварительную подготовку, во время которой:
- составить полный перечень документов, подлежащих обработке;
- для каждого документа определить количество экземпляров, необходимых для обеспечения потребности в них внутренних и внешних пользователей;
В каком количестве экземпляров оформляется авансовый счет-фактура, узнайте из материала «Правила выставления счета-фактуры на аванс».
- сформировать таблицу соответствия вида документа должностям ответственных работников, имеющих законное основание для их подписания;
Как закрепить предоставление права подписи первички за сотрудником, узнайте из материала «Приказ о праве подписи первичных документов — образец».
- сопоставить каждый вид документа с ответственными лицами, отвечающими за получение (оформление) документа в соответствии с должностными инструкциями исполнителей;
- конкретизировать календарные нюансы — обозначить установленные законодательством или внутрифирменными актами отрезки времени на подготовку, согласование и утверждение документа, а также передачу готового документа конечному пользователю;
- разработать систему контроля за исполнением графика документооборота;
- конкретизировать иные нюансы графика (в зависимости от потребностей организации внутреннего документооборота).
После сбора и уточнения всех исходных данных эта информация отражается в специальной таблице (графике документооборота), количество строк и столбцов которого зависит от потребностей организации.
Такая свобода выбора при оформлении графика документооборота допустима для любой организации, если требование к применению конкретной формы этого документа не предусмотрено отраслевыми и (или) иными нормативными актами.
Как внедрить график документооборота в учетный процесс и где скачать его образец?
Наиболее распространенная ситуация оформления графика документооборота — в качестве элемента (приложения) учетной политики. Поэтому введение его в учетный процесс происходит одновременно с процедурами ввода в действие учетной политики и включает следующие этапы (например):
- утверждение графика документооборота (в составе учетной политики или как отдельного документа);
- ознакомление причастных исполнителей (по указанным в графике должностям) с их ролями в обеспечении процесса документооборота организации;
- оформление на всех рабочих местах наглядных стендов, на которых размещается удобный для визуального восприятия график документооборота;
- налаживание взаимодействия исполнителей графика документооборота на первоначальном этапе его внедрения в учетный процесс;
- проведение мероприятий по настройке программного обеспечения, используемого при оформлении документов, для максимальной автоматизации процессов обмена документами и облегчения взаимодействия исполнителей графика документооборота;
- налаживание системы внутреннего контроля по исполнению графика документооборота; отдельным приказом (распоряжением) предусматриваются виды наказаний за систематические нарушения исполнителями графика документооборота.
График будет способствовать организации эффективного документооборота в том случае, если все связанные с его исполнением ответственные лица организации в пределах своих должностных инструкций и предоставленных в иной форме полномочий будут исполнять обязанности своевременно и в полном объеме.
Ознакомиться с образцом графика документооборота и скачать его вы можете на нашем сайте — см. материал «Приложения к учетной политике — образец».
РАЗЪЯСНЕНИЯ от КонсультантПлюс:
В условиях распространения в РФ коронавирусной инфекции организации необходимо минимизировать бумажный документооборот, заменив его на электронный формат работы…. Как правильно организовать электронный документооборот, узнайте в КонсультантПлюс, получив пробный доступ к системе бесплатно.
Итоги
График документооборота является важным элементом учетной политики организации. Он необходим для своевременной и качественной подготовки и обработки документов.
Добавить в «Нужное»
График документооборота: как составить
Как составить график документооборота?
Чтобы составить график документооборота, действуйте так.
1. Обобщите информацию о том, какие документы создает и получает ваша организация, а именно:
- кто составляет документы, на основе каких данных, сколько экземпляров, в какой срок;
- кто получает поступающие к вам документы, кто их проверяет, как они в дальнейшем используются.
2. Составьте график документооборота в удобной для вас форме, например в виде таблицы, схемы, инструкции с перечнем действий подразделения организации или конкретного работника. Чем больше фирма, тем подробнее должен быть график документооборота. При этом можно отталкиваться от форм документов, которые вы используете. В графике обязательно укажите пп. 5.4, 5.6 Положения, утв. Минфином СССР 29.07.83 № 105:
- сроки составления, передачи, обработки и хранения документов. Срок можно устанавливать как определенное число месяца или количество дней, прошедших со дня составления или исполнения документа;
- должностных лиц, ответственных за оформление, обработку и хранение документов.
3. Сделайте график документооборота приложением к учетной политике либо самостоятельным локальным нормативным актом, а в учетной политике сошлитесь на него.
Не забудьте ознакомить сотрудников с разработанным графиком и зафиксировать в их должностных инструкциях обязанность соблюдать график документооборота.
ПРИМЕР. График документооборота в виде таблицы (фрагмент)
Удобная и наглядная форма для графика документооборота — таблица, где каждая строка содержит сведения об одном документе. Например, так.
Форум для бухгалтера:
От документооборота в организации зависят многие рабочие процессы. Его правильная организация даст больше возможностей для скорости работы и прозрачности бизнес–процессов. Как сделать его удобнее?
Почему это важно
В зависимости от масштаба организации количество документов может быть разным. В любом случае, контролировать процесс их обработки не так сложно, как кажется на первый взгляд.
Регламентация документооборота – первый шаг к его контролю. В новых и небольших организациях такой потребности может и не быть, но со временем, когда количество документов станет в разы больше, внедрить такую технологию контроля все равно придется. Если вести документооборот правильно с самого начала, в будущем это откликнется отсутствием путаницы и просроченных документов.
Путаница
Рост числа контрагентов заставляет сотрудников организации сталкиваться с большим потоком неструктурированной информации, которую они получают в виде документов. Это ведет к путанице в отделах, срыве сделок и поставок, отсутствии согласования важных документов в срок и еще много других негативных последствий.
Инструкция по ведению документооборота поможет создать единую систему обработки информации и четкое распределение документов между конечными получателями.
Дисциплина
Очевидно, что отсутствие регламента работы порождает и отсутствие дисциплины в коллективе. Если каждый сотрудник будет работать с документами так, как считает нужным, процесс их обработки может затянуться надолго. Это происходит из-за несогласованности действий, то в дальнейшем приведет к потере документами своей актуальности.
Важно
Обучение сотрудников ведению документооборота поможет исключить риск неверного оформления документов и обеспечить корректную работу внутри организации.
Автоматизация не пройдет
Отсутствие регламента ведения документооборота не позволяет провести его автоматизацию. Если организация большая, то существенный минус для ее успешности.
Проблемы с законом
Неисполнение должностных обязанностей, связанных с согласованием документов, грозит организации штрафами или даже лишением права на работу. Регламент будет главной инструкцией сотрудников, на которую они смогут ориентироваться и тем самым обрабатывать документы в срок.
Бизнес под контролем
Любая законная деятельность сопровождается официальными документами. Контролируя их ведение от начала до конца, сотрудник контролирует и связанный с ним бизнес–процесс.
Как создать регламент ведения документооборота
Ряд экспертов выделяет определенные этапы создания регламента:
- разработка форм первичных документов;
- создание рабочих групп для контроля документооборота;
- формы и регламенты, позволяющие оперативно согласовывать документы.
- закрепление списков документов за отделами;
Важный пункт – частью регламента должны стать методы, которые помогут каким-либо образом ускорить ведение документооборота. Так сотрудники экономят рабочее время.
Регламентов моет быть несколько, если бизнес масштабный. К примеру, если конкретный отдел постоянно получает какие-либо документы, он может ввести свой регламент работы с ними. Важно, чтобы с этим регламентом ознакомились все сотрудники отдела и смежных отделов, имеющие отношение к этим документам.
Важно
Регламент одного отдела ни в коем случае не должен противоречить такому же документу другого отдела. Чтобы избежать такой ошибки, изменения регламентов нужно обязательно обсуждать со всеми ответственными сотрудниками.
Один из часто используемых регламентов – регламент договорной работы. Здесь указывают инициатора контракта, работы, которые нужно провести в рамках договора, какие документы требуются от контрагента, срок их согласования и ответственных сотрудников.
Другой вид регламентов для контроля документооборота ¬– планово-бюджетные. Они включают порядок и сроки формирования бюджетов организации, состав сотрудников, работающих с данными бюджетами, их функции, ответственность, а также способы корректировки бюджетов и контроль исполнения.
Обратите внимание
Составить регламент недостаточно. Нужно также позаботиться о его использовании внутри организации. Если какой-то пункт регламента неактуален, его нужно оперативно убрать и оповестить об этом сотрудников. Также поступайте и с нововведениями.
Другие инструменты для контроля документооборота
В некоторых организациях для успешного ведения документооборота внедряют и другие инструменты контроля. К ним относятся:
- Отметки на документах. Для ускорения процессов согласования документов секретарь ставит отметки на те документы, которые нужно обработать в первую очередь. Так руководитель точно знает, какие документы важно подписать в ближайшее время
- Бланк идентификации документов. Этот инструмент контроля помогает быстрее определить, кто должен получить документ и когда. На специальном бланке сотрудник указывает что это за документ, кто его составил, к какому проекту он относится и прочая необходимая информация. Данный бланк переедают вместе с документом ответственному сотруднику.
- Критерии согласования. Сотрудники заранее составляют критерии, по которым далее оценивают полученные или отправляемые документы. В качестве критериев может выступать время обработки документа, дата согласования или его состав.
- Реестр передачи документов. Если документооборот масштабный, данный инструмент поможет его упорядочить и проще контролировать. В реестре отмечаются документы и этап согласования на данный момент. Создать реестр можно как в электронном, так и в бумажном виде. Реестр позволяет собрать определенную статистику для дальнейших правок в регламент ведения документооборота.
Важные правила для контроля документооборота
Главная функция ведения документооборота – обеспечение контроля первичных документов на всех контрольных точках: у контрагента, у менеджера, у бухгалтера. Чтобы этот процесс был быстрее, нужно соблюдать 6 важных правил.
Правило 1
Ответственность – главным спутник при работе с документами. Без соблюдения этого пункта есть большая вероятность совершить ошибку и потратит на ее исправление много рабочего времени.
Чтобы такой ситуации не произошло, лучше назначить ответственного за ведения документооборота сотрудника или несколько сотрудников. Это касается всех документов, которые попадают в организацию. Такое решение обеспечит контроль входящего и исходящего документооборота.
Кроме минимизации рисков данный шаг освобождает от ведения документооборот остальных работников организации. Ответственные сотрудники отвечают за регистрацию и учет документов, их проверку и переадресацию, маркировку и прочие рутинные задачи, которые отнимают рабочее время других работников.
Правило 2
Предварительная оценка входящей документации поможет сократить рабочее время, которое вы планировали потратить на ее обработку. Для этого нужно заранее выделить типы документов для конкретного получателя: руководителя, бухгалтера или других сотрудников. Так документы сразу попадут к тому, кто должен его согласовать, минуя заместителей.
Грамотное распределение входящего потока документооборота поможет избежать путаницы и обеспечить быстрое попадание документов непосредственно к получателю.
Правило 3
Залог успешного дела – порядок. Поэтому стоит соблюдать его и при ведении документооборота в организации. Для этого любой документ – входящий и исходящий, нужно регистрировать в ответственном за него подразделении не больше 1 раза – когда он только поступил в организацию. Не занимайтесь регистрацией повторно, если нужно отдать документ на дополнительное рассмотрение специалистам.
Правило 4
Согласование документов нередко занимают большую часть времени, отведенного на их обработку. Поэтому к принятым в организации правилам ведения документообороте важно добавить регламент по согласованию документов. Он включает сроки согласования документов, а также ответственных за этот процесс сотрудников.
Таким образов документы не теряют свою актуальность из-за очень долгого согласования.
Правило 5
Если на почту организации приходит много рекламных и прочих материалов, не требующих регистрации, отведите им минимум времени. Как правило, такие письма можно сразу отдавать получателю без лишних этапов согласования.
Правило 6
Когда подписать документы может лишь руководитель, это очень замедляет документооборот в организации. Делегирование данного право заместителям значительно ускорить процессы согласования.
Обратите внимание
Это правило также поможет освободить больше рабочего времени руководителя организации для других, не менее важных задач.
Правило 7
Если делить документацию на потоки, обработать ее получится быстрее и проще. Они идут по одному маршруту и всегда попадают к нужному получателю.
Как правило, в организациях выделяют 3 вида потоков документооборота – входящие, исходящие и для использования внутри компании. Здесь распределяют документы в зависимости от структуры предприятия: к примеру, если есть какие-либо филиалы, нужно дополнить регламент ведения документооборота потоком «для филиалов».
Все материалы будет идти по определенному регламентированному маршруту. Это упростит процесс передачи документов и также не допустить путаницы в них.
Указанные правила помогут сделать документооборот в организации проще, за счет сокращения времени, потраченного на обработку входящего и исходящего потока.
Контролировать ведение документооборота важно, чтобы обрабатывать их в срок и своевременно доставлять их адресатам. Используя указанные рекомендации, организация сделает документооборот проще, быстрее и удобнее для своих сотрудников.