Заявка на бронирование номера в гостинице – это документ, направляемый в гостиничное учреждение с целью резервации места. В материале мы разберём порядок его составления, правила подачи.
Файлы для скачивания:
Правовая регламентация
Правовая регламентация отношений, складывающихся по поводу аренды гостиничного номера, содержатся в Постановлении Правительства «Об утверждении Правил предоставления гостиничных услуг в РФ». Настоящий нормативно-правовой акт содержит все понятия, используемые в этом сегменте.
Закон гласит, что между исполнителем и заказчиком в обязательном порядке должен быть заключён договор в письменной форме. Его можно подписать живыми автографами или при помощи ЭЦП. Также имеется отдельный порядок соблюдения данного требования, в котором уже фигурирует заявка. Если заказчик отправил исполнителю заявку на бронирование номера, а исполнитель в свою очередь в ответ направил согласие, договор также считается заключённым.
Роль заявки
Юридическую роль заявки на бронирование номера тяжело переоценить. По сути, она заменяет подписанный представителями сторон договор, однако это правило работает только в том случае, если был получен одобрительный ответ. В ответном документе представители гостиницы утвердят наличие необходимого номера, обозначат итоговую стоимость с учётом всего срока проживания. На основании этой официальной бумаги сотрудник компании, направленный в командировку, сможет возместить понесенные им расходы на проживание. Такое правило устанавливает Трудовой кодекс РФ.
Форма заявки
Конкретную форму заявки разрабатывает и утверждает исполнитель по договору, то есть сама гостиница. Ознакомиться с ней можно на официальной сайте компании или придя на место заранее. Закон гласит, что форма документа должна обеспечивать возможность и доступность обращения граждан за получением услуг. Это означает, что выполняется она в максимально простом, понятном для потребителя стиле. Нарушение этого требования может повлечь за собой юридическую ответственность. Речь идёт о защите прав потребителя.
Как отправить заявку
Способы получения заявок также устанавливает гостиница. На практике используют следующие:
- почтовое отправление на адрес гостиницы;
- посредством электронной почты;
- через официальный сайт компании, предусматривающий возможность оформления заявки;
- посредством сотовой связи (по телефону).
Итоговый результат не может зависеть от выбранного способа. Если заселение носит неотложный характер, пользоваться почтой крайне не рекомендуется. Письма имеют свойство теряться, задерживаться.
Отказ от бронирования
Если заказчик по каким-то причинам решит отказаться от исполнения своей части договора, то есть от забронированного номера, придётся составить соответствующую заявку. Отметим, что зачастую отели отказываются возвращать уже оплаченную часть суммы по соглашению. Следует иметь в виду, статья 30 Постановления Правительства гласит, что заказчик вправе в любое время отказаться от исполнения договора при условии возмещения исполнителю понесённых им убытков. Статья 15 ГК РФ содержит разъяснение понятия «убытки». К ним также относят упущенную выгоду, которую могла получить гостиница, если бы номер не был забронирован заказчиком.
Именно поэтому отказаться от номера без штрафных санкций можно только за 24 часа до наступления времени заезда.
Содержание
Содержание заявки определяет исключительно заказчик. Именно он указывает, какой ему нужен номер, на какой промежуток времени, дату заезда и выезда. Гостиницы в обязательном порядке прописывают положение, согласно которому отправитель заявки считается ознакомленным с правилами аннулирования, предусмотренными Законом «О защите прав потребителей» и Постановлением Правительства.
Если в отеле не оказалось необходимых номеров, представители организации вправе предложить иные. Возможно, потребителя заинтересуют предложенные варианты.
Объясняем, как правильно сформировать заявку
Первым делом следует отметить, кому и от кого направляется заявка. В качестве примера разберём ситуацию, в которой генеральный директор фирмы бронирует гостиницу для своего подчинённого, направленного в служебную поездку. В правом верхнем углу листа бумаги прописываем полное наименование компании-работодателя со ссылкой на её организационно-правовую форму, ФИО и должность руководителя, ИНН, юридический адрес и номер телефона для связи.
Ниже по документу посреди листа бумаги пишем слово «заявка». С красной строки оставляем просьбу для сотрудников гостиницы (обозначаем её наименование) о размещении сотрудника. Придётся оставить его ФИО и номер телефона. Далее по тексту определяем, какой именно номер необходим: двухместный, одноместный, стандарт, комфорт и так далее. Полный перечень доступных вариантов можно найти на сайте гостиницы или уточнить по телефону для справок. Определяем количество гостей, дату и время заезда, выезда. Если имеются какие-то дополнительные нюансы, о которых следует знать контрагенту, указываем их в заявке.
Следующим шагом обозначаем своё ознакомление с правилами аннулирования, готовность произвести расчёт в наличной или безналичной форме. В качестве дополнительных сведений можно указать цель поездки.
Примерный образец
На этом процесс составления заявки на бронирование гостиничного номера подходит к завершению. Заверяем её автографом составителя, направляем удобным способом. В кратчайшие сроки представители отеля должны выйти на связь для подтверждения бронирования. Как только это случится, договор можно будет считать заключённым.
Напоминаем, что Закон устанавливает исчерпывающий перечень документов, необходимых для заселения. В частности, для граждан РФ необходимо предоставить паспорт. Иные официальные бумаги, подтверждающие личность, приняты не будут. Следует позаботиться об этом вопросе заблаговременно.
Пример делового письма на английском с переводом
Опубликовано: 15.05.12
© Сайт Деловой английский www.delo-angl.ru
(Date)
Dear Hotel Manager,
I would like to reserve accommodation for (room type) in your hotel for (number) nights for (number) guests.
Arrival date will be on (date, including the day of the week) at approximately (time).
Departure date will be on (date, including the day of the week) at (time).
Number of adults – …
Number of children – … Ages – …
Room type: (i.e., single, double, suite, ground floor, top floor, waterfront, self catering, bed & breakfast, half board, full board, all-inclusive).
Special requirements or needs: (i.e., any medical conditions, wheelchair access, quiet room far away from any entertainment facilities, internet connection in their rooms).
Special facilities: (i.e. sauna, Jacuzzi, and any facilities that need to be reserved before using them. You may wish to book this in advance to avoid waiting).
Thank you for your prompt attention to the above. I look forward to receiving a letter confirming my reservation.
Kind Regards,
(Your Name)
Contact Phone
Address
*******************
(Дата)
Уважаемый менеджер отеля,
Я хотел бы забронировать (тип номера) в вашем отеле на (количество) ночей на (количество) гостей.
Дата прибытия (дата и день недели), примерно в (время).
Дата убытия (дата и день недели) в (время).
Количество взрослых – …
Количество детей – … Возраст – …
Тип номера: (например, одноместный, двухместный, люкс, первый этаж, последний этаж, с окнами на море, без включения питания, номер и завтрак, полупансион (завтрак и ужин), полный пансион (трехразовое питание), все включено).
Особые запросы и потребности: (например, любые медицинские условия, доступ для кресла-каталки, тихая комната вдалеке от любых развлекательных помещений, наличие доступа в Интернет в номере).
Особые удобства: (например, сауна, джакузи и т.д., требующие предварительного заказа. Вы можете заказать их заранее, чтобы избежать ожидания).
Благодарю вас за незамедлительное проявление внимания к вышеизложенному. С нетерпением ожидаю от вас письма с подтверждением моего бронирования.
С наилучшими пожеланиями,
(ваши имя, фамилия)
Контактный телефон:
Электронная почта:
Почтовый адрес:
Полезные фразы и лексика:
| Reservations Manager | Менеджер по бронированию |
| Hotel Manager | Менеджер отеля |
| I am writing to your hotel in order to ask you some questions. | Я пишу в ваш отель, чтобы задать несколько дополнительных вопросов. |
| I am looking for a hotel, which would be located in central London. | Я ищу отель, расположенный в центральной части Лондона. |
| I would like to book / reserve … | Я хотел бы забронировать / зарезервировать … |
| I am looking for a suitable hotel near the … | Я ищу подходящий отель рядом с … |
| I would require … | Я хотел бы … |
| I would be grateful if you … | Я был бы признателен, если бы вы … |
| I would be grateful if you would confirm this reservation. | Я был бы признателен, если бы вы подтвердили это резервирование. |
| I would be grateful for an indication of your rates. | Я был бы признателен, если бы вы указали ваши ставки. |
| I would just like to remind you … | Я только хотел бы напомнить вам … |
| Please answer as soon as possible. | Пожалуйста, ответьте как можно быстрей. |
| Should you have no vacancies … | Если у вас нет свободных мест … |
| Thank you for your prompt attention to … | Благодарю вас за немедленное обращение внимания на … |
| I look forward to … | С нетерпением ожидаю … |
| This is to confirm … | Настоящем подтверждаю … |
| Whether there is a car park near your hotel? | Есть ли автомобильная парковка рядом с вашим отелем? |
| If there are any cancellations … | В случае какой-либо отмены … |
| If there are any ambiguities … | В случае какой-либо неясности … |
| This is the confirmation of your reservation for … | Настоящим подтверждаем ваше резервирование … |
| Please charge my credit card for the … | Пожалуйста, спишите с моей кредитной карты … |
| Can you also include whatever discounts that I can avail? | Могли бы вы также включить любые скидки, на которые я могу рассчитывать? |
| Please give me an indication of your rates per night including … | Пожалуйста, дайте мне ваши ставки за ночь, включая … |
| We have made reservations … | Мы бронировали / резервировали … |
| Could you arrange for transportation to and from the airport? | Могли бы вы организовать доставку в аэропорт и из аэропорта? |
| Any expense that may be made will be reimbursed upon our arrival. | Любые понесенные расходы будут возмещены нами по прибытии. |
| I hope to hear from you … | Надеюсь получить ответ от вас … |
| description of how to reach your hotel | описание, как добраться до вашего отеля |
| a description how to reach you from the airport | описание проезда к вам из аэропорта |
| receive some more information | получить дополнительную информацию |
| request for the booking | заявка на бронирование |
| await our arrival at the airport | ожидайте нашего прибытия в аэропорту |
| meet us at the airport | встречайте нас в аэропорту |
| pick up us at the airport | подвезите нас из аэропорта |
| lift us to the airport | подвезите нас в аэропорт |
| arrange for transportation | организовать доставку |
| arrival date | дата прибытия |
| departure date | даты убытия |
| checking out of … | убытие из |
| for (number) nights | на (количество) ночей |
| for three weeks from 14th May | на три недели с 14 мая |
| for this / next month | на этот / следующий месяц |
| for the month of August 2012 | на август-месяц 2012 года |
| from 20th July onwards | с 20 июля и далее |
| from April 6, 2010 to April 8, 2010 | с 6 по 10 апреля 2010 года |
| night stay | остановка в отеле на ночь |
| throughout the month | в течение всего месяца, весь месяц |
| on the 21st of November until the 28th of the same month this year | на 21 ноября и до 28 числа того же месяца этого года |
| for (number) guests | на (количество) гостей |
| room type | тип номера |
| single | одноместный |
| double | двухместный |
| suite | люкс, апартаменты |
| Executive Suite | бизнес-люкс, номер с кабинетом |
| deluxe room | номер-люкс |
| Junior Suite | полу-люкс, улучшенный номер |
| ground floor | первый этаж |
| top floor | последний этаж |
| a room with bath and shower | номер с ванной и душем |
| a room with a child’s bed | номер с детской кроваткой |
| an air-conditioned room | номер с кондиционером |
| a room which faces the sea, waterfront | номер с видом на море |
| wheelchair access | доступ для инвалидного кресла-каталки |
| quiet room | тихая комната |
| far away from any entertainment facilities | далеко от любых развлекательных помещений |
| internet connection in the room | доступ к Интернету в номере |
| facilities | удобства, приспособления |
| sauna, Jacuzzi | сауна, джакузи |
| self catering | самостоятельное питание, без включения питания в отеле |
| including | включая |
| bed & breakfast | проживание и завтрак |
| half board | полупансион (проживание, завтрак и ужин) |
| full board | полный пансион (проживание с трехразовым питанием) |
| all-inclusive | все включено |
| breakfast | завтрак |
| evening meal | ужин |
| cuisine, i.g. French cuisine | кухня (в смысле кулинарного искусства, национальной кухни), например – французская кухня |
| accommodation | помещение, жилье |
| suitable accommodation | подходящее жилье, помещение, номер |
| arrangements | организация, приготовление, договоренность |
| reservation / booking | резервирование / бронирование |
| rate per night | ставка, тариф оплаты за ночь |
| flight | авиарейс |
| return flight | обратный авиарейс |
| a letter confirming | письмо с подтверждением |
| confirmation | подтверждение |
| as soon as possible | как можно скорее |
| transportation | перевозка, транспортировка, доставка транспортом |
| to hire a car | взять напрокат автомобиль |
*******************
Перейти в раздел Примеры/образцы деловых писем на английском языке с переводом
Перейти в раздел Стандартные фразы на английском для делового общения
от 13 декабря 1993 г. N 121
Штамп организации с указанием
адреса, номера телефона, даты
и номера документа Рег. N ___________________
Начальнику управления, директору
объединения гостиничного
хозяйства (гостиницы)
«______________________________»
т. _____________________________
(Фамилия, имя, отчество)
ЗАЯВКА
на бронирование мест
Просим разместить в гостинице «____________________» ________
человек:
(Фамилия, имя, отчество, должность, категория номера)
1. _______________________________________________________________
2. _______________________________________________________________
3. _______________________________________________________________
4. _______________________________________________________________
5. _______________________________________________________________
6. _______________________________________________________________
7. _______________________________________________________________
8. _______________________________________________________________
9. _______________________________________________________________
10. ______________________________________________________________
(для иностранных граждан указывается гражданство; к заявке на
размещение более 10 человек прилагается отдельный список)
Заезд «__» ______ 19__ г. в период ______________________________
(0 — 12 час. или 12 — 24 час.)
Выезд «__» ______ 19__ г. в период ______________________________
(0 — 12 час. или 12 — 24 час.)
Цель приезда и вид оплаты ________________________________________
(командировка, отдых, проездом, по
безналичному, за наличный расчет)
__________________________________________________________________
Оплату стоимости бронирования, проживания, доплату за
опоздание гарантируем.
Наш р/с N _____________________________ в _____________ отд. банка
Должность распорядителя кредитов ____________________________
(подпись) (Ф.И.О.)
М.П.
Главный бухгалтер ___________________________________________
(подпись) (Ф.И.О.)
Начальник управления, директор
объединения гостиничного хозяйства
(гостиницы) _______________________________
(подпись) (Ф.И.О.)
«__» ______________ 19__ г.
Иногда, забронировав номер в отеле, мы хотим дополнить нашу бронь специфическими пожеланиями, типа проживания на верхнем этаже, в определенном корпусе и ещё куча мелочей, которые помогут сделать туры в Турцию максимально приближенными к идеальным. Зачастую, это может сыграть решающую роль в общем впечатлении от отпуска, ведь многое зависит от номера в гостинице и «комплиментов» от отеля.
Сегодня мы научим Вас писать сообщение в отель, в котором вы собираетесь отдыхать. Зачастую турагентства Тюмени и не только, могут оставить такое примечание к вашей заявке при бронировании, если вы попросите. Такое письмо именуется в туризме ремаркой.
Но все не так просто. Навыками написания делового письма мы на русском-то не все обладаем, а когда дело касается другого языка (как правило, это английский), то уже после слова hello, мозг начинает тормозить и выдумывать понятные только нам конструкции.
Естественно, мы, как добросовестные граждане, идём в гугл транслейт и забиваем все что хотим, для получения машинного перевода. Не стоит забывать, железные мозги переводчика из вашего текста на русском могут сделать такой перевод, что смеяться или плакать будет вся гостиница.
Нюансы есть в каждом языке, также существуют множественное значения слов (синонимы), кроме того коварные антонимы (слова звучащие для кого то похоже, но имеющие противоположное значение) могут сыграть злую шутку, и корпус (building), может превратиться в тело (body). А даже если и получилось написать что-то с горем пополам, то все равно риск не прочтения вашего сообщения достаточно высок, из-за некоторых нюансов, про которые вы и узнаете из этой статьи.
Первым делом, обязательно указывайте четкую, короткую тему сообщения, когда пишите эл. письмо. Поверьте нам, отели в сутки получают огромное количество писем, начиная от предложения сотрудничества, заканчивая отзывами с сайтов. Многие из них не читаются, а те, которые пришли без темы, автоматически могут быть отправлены в корзину.
Хорошо будет, если вы напишите главные данные о себе и кто вы, например: «Tourists: Ivan Ivanov, Maria Ivanova from 10 of July till 20 of July» ( Туристы: Иванов Иван, Иванова Мария с 10 июля по 20 июля). Из этого понятно, что в письме пойдёт разговор о туристах, которые собираются находиться в отеле на отдыхе в Турции с 10 по 20 июля, а когда речь идёт о забронированных туристах, то работники отеля, как можно внимательнее отбирают такие письма и читают их.
Идеальное количество предложений – 5. Как говорят профессионалы: «меньше – звучит грубо, больше – утомительно». Обязательно начните с приветствия по типу Hello, Good morning/afternoon/evening (здравствуйте, доброе утро, день, вечер).
Не начинайте с Dear sir/madame, потому что вы не знаете пол того человека, который будет читать ваш шедевр. Далее кратко опишите ситуацию, начав все с того же, кем вы являетесь — I and my wife have booked a room in you hotel since 10 till 20 of July. Names are Ivan Ivanov and Maria Ivanova (Мы с женой забронировали номер в вашем отеле с 10 по 20 июля. Имена Иван Иванов и Мария Иванова).
Например, вам нужен номер на 7 этаже с балконом. Если далее идёт просьба, то лучше начать с официального обращения по правилу этикета деловой переписки: «I would be grateful if you could…» — я был бы очень признателен, если бы вы могли. Либо с помощью другой конструкции: «I am writing with regard tо…»- пишу насчет…
«I would be grateful if you could provide us a room with balcony on the 7th floor» – я был бы очень признателен, если бы вы могли предоставить нам номер с балконом на 7 этаже.
Если есть какие-то дополнительные запросы, то тут поможет вставка: «We would also like to inform you…» — мы также хотели бы сообщить вам о… Например о том, что вы молодожены, для того, чтобы отель приготовил презент или сюрприз.
«We would also like to inform you we are new married and I hope it will be the best honeymoon in your amazing hotel» – я также хотел проинформировать вас, что мы молодожёны, и надеюсь, это будет самый лучший медовый месяц в вашем замечательном отеле.
После этого можно добавить то, что вы оцените помощь в этом вопросе предложением — «I would appreciate your help in this matter». Далее заканчиваем словами: «Best regards» – с наилучшими пожеланиями, и с новой строчки подписываемся — Ivan Ivanov. Все готово. После прочтения можете быть спокойны за свою репутацию и надеяться на хорошее отношение к вам на отдыхе в ОАЭ.
Обсудить
Читайте также Получение второго загранпаспорта в дополнение к действующему и Самые просторные отели Алании
Подписывайтесь на нас в Инстаграм и Вконтакте, чтобы быть в курсе горящих туров и новых лайфхаков.
https://vk.com/topturova
https://instagram.com/topturova