Как составить визуальный план

Каким бы ни был проект, вам требуется способ планировать и отслеживать работу. При этом недостаточно просто знать кто, что и когда должен сделать. Нужна возможность с лёгкостью визуализировать динамически меняющиеся задачи и информацию, которыми вы управляете.

Списки и электронные таблицы с этим не справятся. Списки превращаются в длинные документы, а таблицы обрастают бесконечными деталями проекта, из-за чего понять, что происходит с ним в данный момент времени почти невозможно.

Что такое визуальное управление проектами?

Визуальное управление проектами — это способ организации работы и управления ею, выходящий за пределы традиционного списка задач. Оно позволяет представлять данные проекта визуально в разных вариантах, например, в виде хронологии, канбан-доски или календаря. Ведя визуальное управление проектами, вы сразу видите, какая предстоит работа, когда должны быть готовы результаты проекта, какие вехи должен пройти коллектив и так далее.

Как визуализировать ход работ над проектом?

Есть три популярных способа визуализации хода работ над проектом:

• Хронологии (или диаграммы Ганта)

• Канбан-доски

• Календари

У каждого из этих вариантов визуализации есть свои плюсы и минусы, а выбор подхода зависит от типа планируемого проекта. Поэтому очень важно использовать платформу управления проектами, которая позволяет переключаться между разными представлениями. Это позволит всем, от исполнителей до руководителей, работать в программном обеспечении для управления проектами с пользой для себя.

Читать о том, как использовать списки, доски, календарь и хронологию в Asana

Итак, что же вам выбрать: хронологию, канбан-доску или календарь. Мы расскажем, как работают эти способы визуализации, а также для проектов каких типов они лучше всего подходят.

1. Хронологии и диаграммы проектов

Одним из способов визуализации плана проекта является создание его хронологии или диаграммы Ганта. Хронология проекта — это визуальная схема его плана. С помощью хронологии проект можно представить так, чтобы сроки выполнения задач отображались в виде плана-графика, который также показывает, сколько времени займёт работа над задачами и в каком порядке они должны идти.

Читать о том, как начать пользоваться диаграммами Ганта

Когда использовать хронологии и диаграммы Ганта проектов

Хронология полезна для тех проектов, в которых нужно знать не только сроки исполнения, но также даты начала и длительность выполнения работы. Расставив все задачи проекта в хронологическом порядке, вы сможете эффективнее выделять ресурсы и подбирать сотрудников для разных этапов, а также визуально отображать зависимые элементы.

С помощью хронологии можно создать план проекта, в котором видно, как сходятся воедино его отдельные части, а также вносить изменения, чтобы предотвращать возникновение проблем. Хронология идеальна для таких проектов, как:

• Управление кампаниями

• Запуски продуктов

• Планирование мероприятий

Когда не стоит использовать хронологии проектов и диаграммы Ганта

Хронологии подойдут для управления проектами, в которых у всех задач есть дата начала и срок выполнения. Хронология — это своего рода визуальная гистограмма. Если же этих дат нет, то и визуализировать особо нечего. Если вы планируете проект, в котором будет много ежедневных задач, скорее всего, вам лучше обратиться к календарю проекта или канбан-доске.

Пример хронологии проекта

Предположим, вы планируете запуск продукта. Так как в этом проекте участвуют сотрудники из разных подразделений — отдела разработки продуктов, инженерного отдела, отдела маркетинга, отдела продаж, службы сопровождения клиентов — без сложного проекта запуск не состоится.

Хронология поможет прогнозировать сроки реализации и координировать ресурсы, чтобы достигать промежуточных целей без помех. В хронологии проекта должен быть приведён каждый шаг на пути к необходимому результату, даты начала и сроки выполнения, а также зависимости между задачами. Так все участники группы проекта будут иметь чёткую картину плана запуска с самого начала.

Совет: делитесь хронологией с коллегами и управляйте ей вместе

Создав план проекта в виде хронологии, не забудьте подключить коллег и других заинтересованных лиц, а также обновляйте данные по мере развития проекта. Благодаря единому источнику достоверной информации все сотрудники будут видеть развитие проекта в реальном времени.

Читать о том, как создать хронологию проекта, выполнив 7 простых действий

В Asana очень легко предоставлять доступ к проекту коллегам и другим заинтересованным лицам. Благодаря визуализации  в виде хронологии вы сможете получить одобрение вашего плана, а также менять расписания по мере необходимости. Визуализируйте зависимости между задачами и находите конфликтующие элементы до начала работы над ними.

Создать хронологии проектов с помощью Asana

2. Канбан-доски

Канбан-доски — это визуальная система организации проекта, в которой каждая задача или объём работы представлен в виде карточки. Эти карточки располагаются в одном из нескольких столбцов, представляющих собой этапы проекта или процесса, исполнителя задачи, приоритет работы, или что-то ещё — зависит от того, какая система подходит именно вам. По мере продвижения работы над задачей, карточка перемещается из одного столбца в другой, и все могут видеть, на каком этапе процесса она находится.

Создать канбан-доски в Asana

Когда использовать канбан-доски

Управление проектами по методике Канбан лучше всего подходит для проектов, имеющих конкретные этапы, через которые проходит каждая задача до её завершения.  Канбан-доски — это идеальный вариант для  коллективов, использующих Agile, работающих с применением спринтов, поскольку они позволяют чётко видеть ход выполнения задач. В частности, канбан-доски будут удобны для следующих проектов:

• Отслеживание ошибок

• Планирование спринтов

• Ретроспективы спринтов

• Ежедневные стендапы по методике Agile

• Управление веб-разработкой

• Заявки на работу

Пример проекта в виде доски

Процесс отслеживания ошибок — это пример проекта, которым удобно управлять с помощью канбан-доски. Доска для обнаружения и исправления ошибок может иметь столбцы для следующих этапов:

• Новые ошибки (незавершённая работа)

• Готово к исправлению

• Выполняется

• Контроль качества

• Готово

Для каждой обнаруженной ошибки сотрудники могут с лёгкостью создавать новую карточку, а затем перемещать её по этим столбцам по мере продвижения работы.

Совет: создавайте доску и предоставьте к ней доступ в сети

Часто Канбан-доски создаются на настоящих досках с помощью стикеров, но знаете ли вы, что с помощью Asana вы можете создавать их в сети?

Создание канбан-доски в Asana даёт дополнительные возможности, в том числе  добавление настраиваемых полей, описаний, файлов и участников в каждую карточку, что позволяет легко фиксировать дополнительную информацию по проекту, чтобы помочь всем его участникам успешно работать вместе.

Создать канбан-доски в Asana

3. Календари проектов

Канбан-доски и хронология хорошо подходят для множества проектов, но иногда вам нужен календарь. Такой вариант может показаться слишком простым, но именно он идеален для определённых проектов.

Визуализировать календари групп в Asana

Когда использовать календари проектов

Календарь отлично подойдёт для тех случаев, когда у вас много задач с разными сроками выполнения. Точно зная неделю, месяц или год, когда нужно достигнуть вехи или подготовить материал, вы можете спланировать всё заранее и уложиться в сроки. Календарь будет особенно полезен для следующих проектов:

• Календарь публикаций

• Контент-календарь для социальных сетей

Когда не стоит использовать календари проектов

Календари проектов могут оживить ваши задачи и помочь вам планировать на неделю, месяц или квартал вперёд. Тем не менее, календарь проекта будет не особо полезен, если у вас много задач каждый день. Если вам нужно по-настоящему глубоко погрузиться в работу, которой сотрудники занимаются каждый день, то тут больше подойдёт канбан-доска или даже список задач.

Пример календаря проекта

Если вы планируете проект, в котором каждый день новые задачи, его календарь позволит видеть всё, что нужно сделать в последующие дни и недели. В этом случае вы сможете просматривать весь проект на календаре и будете точно знать, что предстоит и кто над этим будет работать.

Совет: сначала создайте список задач, а потом назначайте им сроки

Если вы управляете календарём проекта в Asana, то можете создать список задач проекта, назначить им сроки, а затем переключиться на вид календаря и просмотреть в нём все эти задачи. При необходимости можно быстро изменять сроки, перемещая задачи по календарю.

Визуализировать календари групп в Asana

Какое визуальное отображение подойдёт для вашего проекта?

Хронология, канбан-доска или календарь — отличные способы визуализации всех этапов проекта, позволяющие видеть картину в целом, не упуская ключевые детали. В Asana проект можно создать, используя любое из этих представлений. Причём, что бы вы ни выбрали, вы сможете делиться планом с коллегами и управлять проектом из единого центра.

Попробовать Asana для управления проектами

Новогодние праздники и первые недели после — отличное время для рефлексии над ушедшим годом и постановки планов на следующий. Вместе со спикерами Skillbox собрали подборку методов и приложений, которые помогут в планировании.

Карта визуализации

Признаем, вокруг этого инструмента есть эзотерический ореол. Но на него можно посмотреть и под другим углом: как на удобный вариант визуализации желаемого. Собранная картина позволит держать цели на виду, возвращаться к ним в течение года и поддерживать мотивацию.

Перед составлением доски желаний вы должны определить для себя самые важные цели и задачи, которые хотели бы исполнить в новом году. Например, представьте, как может выглядеть ваш карьерный рост, с какими факторами и атрибутами жизни он ассоциируется: одобрение руководства и коллег, повышение заработной платы, перевод в филиал за границей, приобретение недвижимости.

Технически можно воспользоваться Pinterest: выбирайте картинки, которые отражают каждое ваше желание. Соберите их в цельный коллаж — виртуальный или реальный. И поместите на видное место.

Метод Марка Аллена

Если вас пугает чистый лист, а цель сформулировать не получается, попробуйте мыслить образами. Эта методика отлично подойдет для работы над личными качествами, корректировки поведения, реакций, мышления.

Автор книг по психологии успеха Марк Аллен выступает сторонником концепции «Я-образ», когда человек описывает свою идеальную картину жизни. Можно задействовать желания из разных сфер. Например, «я успешен», «я развиваюсь как личность», «я красивый и здоровый». Не переусердствуйте в количестве, помните о качестве и точности формулировок: для работы в данной методике будет достаточно 10 установок. Кроме того, в процессе работы некоторые пункты могут стать неактуальными и органически вычеркнуться.

После того как вы наглядно описали свои желания, выделите сферы жизни, которые хотите улучшить, и пропишите в виде положительных утверждений. Например, «Я преодолел свой финансовый потолок».

Наработки и фразы можно повесить в квартире, добавить в заметки на телефоне, сделать обоями рабочего стола на ноутбуке.

Метод SMART

Данный метод подойдет для тех, кто любит логическое целеполагание, прописывать цели и видеть результат. Сперва нужно составить список задач, которые вы хотели бы выполнить. Каждая из них должна отвечать пяти критериям.

Specific (конкретность)

Формулировка должна иметь описание полученного результата, того, к чему вы стремитесь. Правильно будет, если цель отвечает следующим вопросам:

Measurable (измеримость)

Не забываем об оценке эффективности. Результат должен иметь возможный показатель оценки и ограниченность по времени, чтобы по окончании точно определить его эффективность и вашу продуктивность.

Attainable (достижимость)

В этом пункте нужно подумать и оценить реальность достижения цели. Какие инструменты могут помочь, что будет мешать.

Relevant (актуальность)

Чтобы достичь цели, нужно иметь мотивацию, которая будет наглядно объяснять, зачем вы идете вперед. Действительно ли цель важна.

Time-bound (ограниченность во времени)

Чем цель отличается от мечты? Например, постановкой четких сроков реализации. Наиболее эффективно будет, если обозначить начальную и конечную точки.

В итоге цель должна выглядеть примерно так: за три месяца я должен получить визу в Италию, чтобы отпраздновать там день рождения и попутешествовать по стране.

Метод Брайана Трейси

Этот метод в большей степени подойдет для реализации финансовых идей и бизнес-идей. Эта система планирования идеальна для любителей детальной проработки планов.

Мировой эксперт в области психологии успеха Брайан Трейси считает, что ничто так не мотивирует, как четкое видение результата. Стоит представить, что вы уже достигли задуманного. Постарайтесь выписать свои цели в формате совершенного действия: «Я заработал 1 000 000 рублей». Обычно люди пишут свои желания в будущем времени и в связке со словом «хочу». По мнению Трейси, такая постановка менее эффективна в мотивации.

Представьте, что у вас есть большой список желаний и задач на 2023 год, но вы не знаете, с чего начать. Определите для себя самую важную цель и поставьте ее в приоритет. Например, в 2023-м вам хотелось бы найти профессиональное призвание. А составить план ее достижения поможет методика «24 часа». Представьте, что желанной цели вам нужно добиться за сутки. Составьте ограниченную этим временем стратегию: пропишите планы, этапы и инструменты. Даже если инструменты для ее выполнения будут не совсем реальными, перед вами окажется инструкция, как добиться успеха за сутки. Так появится вера в то, что за год уж точно получится осуществить свой план.

Колесо баланса

Работа с колесом баланса позволяет прокачать все сферы жизни, не делая перекос только в одну или несколько. Например, многие карьеристы сталкиваются с тем, что все, кроме рабочей сферы в их жизни, начинают проседать. Именно эта методика позволит успеть все и везде.

В открытых источниках вы можете найти шаблон колеса баланса и заполнить его так, как сейчас ощущаете качество вашей жизни в каждой из сфер. Например, здоровье, отношения, окружение, призвание, обеспеченность, самосовершенствование, яркость жизни и духовность. Поставьте каждой сфере оценку от 1 до 10. Это поможет увидеть распределение акцентов в жизни. Можно начать корректировать перекосы и учесть наполнение года новыми целями. Основная задача здесь — выровнять все показатели и найти баланс.

Анна Морозова, заместитель бренд-директора Skillbox, поделилась своими методами планирования:

«Долгое время для меня самым сложным в личном планировании было понять, чего я в принципе хочу, и сохранять баланс сфер жизни. Поэтому методы, которые я применяю, так или иначе помогают мне в этом.

Во-первых, раз в год я провожу личную стратсессию. Она состоит из следующих аспектов:

Во-вторых, на протяжении года я стараюсь отмечать занятия и события, которые приносят мне радость. Какие занятия вызывают прилив сил? Чем я могу заниматься часами в удовольствие, не замечая времени? Какие я, наоборот, откладываю или делаю через силу? Это основа для понимания, куда я хочу двигаться, которая помогает лучше узнать себя, а значит, улучшить конечное целеполагание.

А недавно мы с молодым человеком провели первую парную стратсессию. Опыт оказался очень удачным, и я составила ее пошаговый план».

Три рабочих инструмента для помощи в планировании и достижении целей

Year Compass — это буклет, который позволяет проанализировать прошлый и наступающий год. Если вы любите творчески подходить к нестандартным задачам, то вам идеально подойдет данный инструмент. Нарисовать достижения прошлого года? Описать три вещи, которые будете любить в себе и которые станут опорой в тяжелое время? Все это сможете прописать в своем личном буклете.

Данный сервис синхронизируется со всеми устройствами, что поможет вам всегда иметь под рукой ваши цели, планы и записать что-то новое. Вы сможете сортировать ваши задачи по важности, расставлять дедлайны и добавлять нужные медиа.

Вам понадобится всего 5 минут, чтобы под конец следующего года собралась целая книга полезной информации о вас, мыслей и задуманных планов. В мобильном приложении каждый день делайте заметки. Если нет идей о том, что писать, то приложение поможет и каждое утро будет присылать вспомогательные вопросы, на которые вы сможете ответить или не ответить.

Матвей Матвеев, автор курса «Тайм-менеджмент» в Skillbox, поделился своим опытом в планировании и постановке целей:

«Универсального метода не существует. Важно пробовать и искать свое. Планирование от общего к частному помогает держать цель и не распыляться. Лучше декомпозировать задачи: начинать планировать на 10 лет и с каждым разом дробить на более мелкие периоды, такие как 5 лет, 3 года, год, полгода, месяцы и недели.

Как метод визуализации я использую схемы, планы и небольшие картинки. Использование визуализации, анимации и картинок добавит эмоциональную окраску. Любое добавление чувств к планированию усиливает эффект и повышает вероятность достижения цели.

Создание дашборда. Очень важно иметь программу, где в одном месте будут находиться все прописанные цели, ментальные карты, запланированные дела и нужные изображения, фотографии. Мне удобен для ведения заметок и построения планов Notion.

Цели могут меняться, и это совершенно нормально. День ото дня их можно отслеживать и проверять на актуальность. Если цель перестала привлекать, то это повод порефлексировать, что изменилось. Например, я делаю такую ревизию каждый месяц».

В последнее время стало модным использовать практики по визуализации. Звезды телевидения и популярные блогеры делятся советами, как правильно составить карту желаний. Лавина информации с посылом «все возможно, стоит только захотеть!» и «предел ваших желаний — это предел ваших возможностей» обрушивается на нас отовсюду. Оставаться в стороне от этого мотивационного безумия стало невозможно, поэтому я решила пойти по простейшему пути — создать собственную карту желаний.

Подруги, их мамы, незнакомые люди в интернете убеждают, что дело это легкое и веселое, но у меня возникла неожиданная проблема. Окружив себя стопками журналов и распечатками картинок, приготовив «вдохновляшки» на телефоне, я впала в ступор.

Все эти картинки идеальной жизни, любви и дружбы, модные интерьеры и стройные тела выглядели как пластиковые. Как можно стремиться получить то, чего в реальности не существует?

Будучи человеком скептического склада, я поняла, что идея с коллажем идет вразрез с моими установками. Пришлось отложить это дельце, ведь его советуют создавать только с легким сердцем и в хорошем расположении духа, чтобы вдохнуть в картинки, разбитые по секторам, свою жизненную силу, душу и так далее, и тому подобное.

Что делать человеку с рациональным мышлением? Конечно, обратиться к науке. Я вычитала, что визуализация — это вполне научное явление и многие коучи по личностному развитию считают умение управлять ментальными образами важной составляющей на пути к успеху.

Что такое визуализация и зачем она нам

Научно говоря, это создание ментального образа цели, которой вы хотели бы достичь в будущем. Вы используете свои мысли, чтобы представить желаемый результат и свои действия по его достижению. Несмотря на распространенное мнение, визуализация заключается не в желании и надежде, что что-то произойдет. Это фантазия. Эффективная визуализация ориентирована на будущее, но основана на реальности.

На этот инструмент полагаются многие высокопоставленные люди, чтобы достичь высот. Спортсмены используют управляемые образы и сценарии, чтобы преодолеть страх и даже оправиться от травмы. Спортивные психологи говорят, что визуализация эффективна для повышения уровня спортивной работы и творческого мышления. Преимущества очевидны: развитие уверенности, выносливости, памяти, концентрации и регулирования энергии.

Речь не только о спорте, визуализация помогает повысить производительность и людям других профессий. Врачи совершают меньше ошибок, полицейские снижают уровень стресса, музыканты играют точнее. Получается, визуализация может помочь нам быть максимально производительными. Несмотря на эти выводы, мы или используем ее недостаточно, или не используем вообще. Я думаю, что дело в нашей природной скромности — мечтать о светлом будущем для себя считается чем-то стыдным и глупым. И зря, потому что визуализацию можно использовать как мощную технику, чтобы освоить новый навык, достичь трудных целей, стать уверенней или справиться с тревогой и стрессом.

Почему визуализация — это научно

Ученые узнают о мозге все больше, так что теперь стало известно, что ум не различает воображение и реальность. Для мозга не имеет значения, думаете ли вы о прошлом, настоящем или будущем. Когда вы только размышляете о каких-то действиях, в мозге активизируются те же нейронные связи, что и при реальной деятельности. Поэтому говорят, что нельзя рассказывать о своих планах — поделившись ими, мозг начинает считать, что действие уже выполнено, и мотивация уменьшается.

Визуализация стимулирует область мозга, которая ответственна за сканирование окружающей среды и поиск новых возможностей. Поэтому, когда вы определяете себе цель, все вокруг будто помогает вам ее достичь, появляются новые возможности. Визуализация — это не что-то из области тонких материй и экстрасенсорики, а просто способ воздействия на мозг. И этот способ работает.

Как визуализировать правильно

Для этого необходимо несколько компонентов:

1. Измеримая и понятная цель. Не «хочу зарабатывать много денег», а «для жизни мне нужно энное количество рублей в месяц». Чтобы лучше справиться с этой задачей, задайте себе вопросы — кем я хочу быть? Что я хочу иметь? Что мне нужно для этого сделать?

2. Умение адаптироваться. Когда вы начнете думать о будущем, неизбежно возникнут опасения. Все страхи и тревоги выйдут на поверхность. Используйте их! Подумайте о барьерах, с которыми вы можете столкнуться, как внутренних (доверие, энергия), так и внешних (время, деньги). Затем представьте, как вы будете реагировать на каждый из них. Вместо того чтобы позволить страхам задержать вас, представьте наихудший сценарий и то, как вы с ним справляетесь. Постепенно паника уменьшится.

3. Запишите цели на бумаге. Люди, которые записывают цели на бумаге, чаще их выполняют. Можно записывать аудиофайлы. Прослушивая и прочитывая их несколько раз, вы будете кодировать слова в вашем мозге. Это позволит лучше воздействовать на разные органы чувств, чтобы задействовать несколько областей мозга.

4. Проработайте детали. Представьте себе все до мелочей: от своих чувств при достижении цели до того, как вы будете одеты и где будете находиться.

Если вы хотите использовать научный подход, можно обратиться к технике WOOP (Wish, Outcome, Obstacle, Plan). Она основана на исследованиях профессоров Габриэля Эттингена и Питера Голлвицера из Нью-Йоркского университета. Суть та же: вы представляете конечную цель и то, как боретесь с препятствиями на пути к ее достижению. Как это работает:

1. Запишите желание. Подумайте о ближайших четырех неделях жизни. Каковы приоритеты на этот период? Запишите до шести основных целей, чтобы они были достаточно сложными, но вполне выполнимыми. Очень важно именно временное ограничение, чтобы сделать их реалистичными и не откладывать их достижение в долгий ящик. Чем конкретнее будут цели, тем легче будет их достичь.

2. Представьте результат. Используйте позитивную визуализацию: вы достигаете своей цели. Как выглядит этот момент? Как вы себя чувствуете? Что думаете? Запишите как можно больше деталей.

3. Опишите внутренние препятствия. Какие препятствия вы должны преодолеть, чтобы достичь своей цели? Что внутренне может удержать вас от выполнения вашей цели? Речь идет не о внешних препятствиях, которые вы не контролируете, а о том, чтобы определить, что в ваших силах изменить. Планируйте наперед. Для каждого найденного препятствия вам нужно создать план «Если, то». Проработайте, как вы будете переступать через свои внутренние барьеры.

Визуализация для рационалиста не просто фантазирование о светлом будущем, которое должно случиться само по себе. Это четкий план действий по проработке желаний и внутренних зажимов. Используйте открытия нейронауки для воздействия на жизнь.

Время на прочтение
12 мин

Количество просмотров 11K

Привет, я Дарья Двоеглазова, менеджер продукта в Quadcode. В своей предыдущей статье я рассказала об инструментах и методах, которые использовала для планирования и тайм-менеджмента последние 3,5 года. На десерт осталось самое вкусненькое — моя текущая система, которая позволяет мне планировать свои долгосрочные цели и связывает их с планами на завтра. 

На эту систему планирования я начала переходить несколько месяцев назад. Она отталкивается от среднесрочных и долгосрочных целей-желаний. Предупрежу, что система громоздкая сама по себе, переход к ней займет много времени. Например, в первый раз я потратила много времени на конкретизацию и декомпозицию целей. Сейчас мне достаточно от 15 минут до полутора часов (раз в 1-2 недели), чтобы поддерживать всю систему в порядке. Но это время потрачено не зря: теперь я точно понимаю, как сегодняшние дела помогут мне исполнить мечты. И это лучший мотиватор, чтобы вылезать утром из-под одеяла.

Я через 20 лет

Я начала с вопроса — какой хочу видеть себя и свою жизнь через 20 лет? Ответом на этот вопрос должны быть именно желания, а не то, каким человек видит свою жизнь через 20 лет, если будет жить ее так же, как сейчас, и не навязанные обществом стереотипы. Чтобы не «потерять» какую-то сферу жизни, можно использовать структуру: «Я-Я», «Я-Семья», «Я-Личная жизнь» и «Я-Работа». В качестве инструмента я использовала MindMeister. 

Эта структура подсветила для меня, что я совершенно не понимаю, чего хочу в некоторых сферах жизни. Теперь я чаще думаю о том, какими хочу их видеть.

Очень рекомендую перед описанием своих долгосрочных планов выписать 100 своих желаний. По моему опыту: первые 20-50 приходят на ум на одном дыхании (кажется, что больше ничего нет и можно закончить), следующие 20-30 — с большим трудом, а потом начинают всплывать желания, в которых себе раньше даже не признавались.

Плюсы:

• Обнаружила те сферы жизни, в которых я пока не знаю, чего хочу.

• Подсветила, что действительно важно для меня в этой жизни.

Минусы:

• Возможно, кому-то не подойдет такая структура. Мне, например, было не очень понятно, что вписать в «Я» и «Личная жизнь» и как разделить желания между ними. Возможно, со временем у меня появится какая-то своя структура.

• Можно легко перепутать желание и путь, который, по нашему мнению, приведет к этому желанию. Например, деньги и хорошую работу: если долго идти к какой-то прибыльной должности, можно начать считать ее целью, даже если изначальная цель — деньги. 

Цели-желания

Я делю цели на две группы: цели-желания и промежуточные цели. Цели-желания — это цели, достижение которых дает нам эмоциональный бонус. Например, я хочу научиться играть на пианино, просто потому что люблю музыку и хочу играть, у этой цели нет никакого «потом» и «зачем». Эти цели я выписала на предыдущем шаге. 

Промежуточные цели — это шаги для достижения других целей. Важно помнить, что они необязательны (например, необязательно получать ту самую должность, чтобы иметь много денег). Еще я заметил, что концентрация на промежуточных целях убивает мотивацию: я все время чувствую давление большого количества дел, которые «надо» сделать.

Из вижена своей прекрасной жизни, описанного выше, я сформулировала цели-желания и выписала их в виде простого списка. Сейчас этот список мне не нужен — я храню его в виде схемы, о которой расскажу дальше.

Отмечу, что часть целей-желаний у меня не получается сформулировать по SMART (например, «Хорошо себя чувствовать»), потому что их нельзя достичь и потом забыть о них. Думаю, важно иметь цели, которые все же можно достичь. Но те, которые нельзя достичь один раз и на всю жизнь, меня не расстраивают (у меня таких вообще большинство). В конце концов, можно каждое утро ставить таким целям галочку «на сегодня». Или достигать их (если есть проблема), чтобы поставить такую галочку завтра.

Плюс: ура, теперь я знаю, чего хочу, мотивация +100500. 

Минус: цели-желания легко перепутать с промежуточными целями. Тогда эффекта мотивации не будет, а достижение цели не принесет кайфа.

Визуализация

Какая из целей сейчас важнее? С какой начать? Список — не самая информативная система, потому что, во-первых, не трогает наше сердечко (мы же тут про желания), а во-вторых, не подсвечивает взаимосвязи. Идеально делать для каждой цели-желания картинку: изображения вызывают больше эмоций, чем слова. Также на картинке лучше видны цели-доноры (те, от которых зависит достижение других целей).

Но настолько заморачиваться я не стала, хотя для целей-желаний делала картинку на тренинге. Сначала я хотела сделать визуализацию в виде диаграммы Ганта, на которой будут видны не только цели-желания, но и промежуточные цели (чтобы было видно, какие промежуточные цели нужны для нескольких целей-желаний). Но бесплатных сервисов я не нашла, а к платному пока не готова: хочу сначала проверить, насколько такое планирование вообще приживется и как будет удобнее оформлять. Кроме того, непонятно, как сделать так, чтобы одна промежуточная цель относилась сразу к нескольким целям-желаниям. Поэтому я взяла Miro и стала рисовать. 

Я выбрала шаблон Strategic OKR Planning Board, потому что хотела разбить цели на разные уровни: сверху — цели-желания, под ними — крупные цели, которые я не могу разбить на набор конкретных действий (об этом расскажу далее), под ними — проекты, которые легко разбиваются на конкретные шаги. 

Чтобы такая схема была читаемой, я выносила в Miro только очень короткие описания целей и проектов, чтобы мне в целом было понятно, о чем речь. Более детальные описания я храню в Obsidian (о нем позже).

На картинке можно заметить, что разные цели отмечены разными цветами. Цвет определяет срочность. Я разбиваю цели на краткосрочные (до года), среднесрочные (от года до 5) и долгосрочные (больше 5). Еще есть бессрочные цели — например, «Быть здоровой». Разный тип — разный цвет. 

Еще на картинке есть стрелки, обозначающие зависимости. Так, на картинке Цель 6 нужна для достижения Цели-желания 1. Разные цвета стрелок соответствуют разным целям-желаниям (например, к Цели-желанию 1 ведут розовые стрелки). Черные стрелки связывают между собой цели-желания (между ними тоже есть взаимосвязи). Кажется, что стрелки создают хаос и только путают, но я смотрю не на сами стрелки, а на то, как они «втыкаются» в цель или проект. Если от цели идет много стрелок, значит, эту цель желательно достигнуть в первую очередь, она поможет при работе с другими целями. 

Я не включила в эту табличку простые задачи (те, на которые разбивается проект). Во-первых, это привело бы к огромной нечитаемой картинке. Во-вторых, Miro не кажется мне удобным инструментом для ежедневного трекинга задач. Задачи я по-прежнему веду в Trello (об этом ниже).

Плюсы:

• Видна картинка целиком и все взаимосвязи.

• Подсвечиваются самые важные цели.

• С помощью этой схемы можно приоритизировать задачи: присвоить приоритет каждой цели и навешивать коэффициент при переходе на более низкий уровень (в зависимости от того, насколько выполнение приближает к достижению целей-желаний). Суммировать, если цель или проект ведет к нескольким целям-желаниям. 

• Для меня такая картинка проясняет плюсы и минусы того, что у меня есть и зачем я занимаюсь ежедневными делами. Например, я стала очень хорошо понимать, чего хочу от текущей работы, какие плюсы и минусы у жизни в Петербурге, зачем я пишу эту статью.

Минусы: 

• На картинке не помещается подробное описание. 

• Ежедневные задачи оторваны от глобальных.

• Все делается вручную. Я не могу просто завести проект с задачами и увидеть его на таймлайне со всеми временными взаимосвязями. 

Декомпозиция целей

Я искала дополнение к Miro, в котором можно было бы подробно формулировать цель, генерировать идеи и т. д. Про Obsidian я уже знала, он был установлен на ПК, и он пришел в голову как быстрое решение. 

У меня нет какой-то особой структуры целей и проектов в Obsidian, просто список страниц. Я завела страницы для всех целей и проектов из Miro, но не все они сейчас заполнены (я говорила, что у меня нашлись «слепые зоны» в планах на будущее, часть из этих целей все еще не проработаны). 

У меня есть шаблон страницы в Obsidian, но некоторые пункты шаблона подходят только для целей. Шаблон состоит из таких частей: описание, ресурсы, SWOT + работа с рисками (только для целей), идеи, план, текущие цели / задачи. Расскажу о каждом пункте подробнее.

Описание

Я отошла от SMART и использую модель описания, более подходящую для целей.

• Позитивность (цель сформулирована утвердительно: «Я хочу», а не «Я не хочу»). 

• Измеримость (как я пойму, что пришла к успеху).

• Цель относится ко мне (я могу контролировать достижение цели, реализация зависит от меня).

• Важность (мне оно надо).

• Определенность по времени (когда должно быть сделано).

• Реалистичность.

• Согласованность (не противоречит другим моим целям, а главное — целям-желаниям).

Ресурсы

У этого раздела есть несколько целей. Самая прагматичная —  посчитать бюджет и затраты времени (это можно сделать для целей, которые я называю проектами). Во-вторых, список ресурсов помогает мне уменьшить страх неопределенности, напоминая, что у меня есть на что опереться. В-третьих, когда я составляю этот список, вспоминаю нетривиальные возможности: например, знакомство с экспертом в нужной сфере. В-четвертых, я выписываю ресурсы, которых сейчас у меня нет, но которые очень помогли бы. Поиск таких ресурсов может быть этапом на пути к цели. А еще ресурсы могут быть сейчас, но закончиться в будущем, то есть список ресурсов подсвечивает риски.

SWOT + работа с рисками

Использую только для целей, в которых есть высокая неопределенность. С этим инструментом я работаю недавно, пока основная выгода от него — уменьшение тревожности и очистка головы от всяких «а вдруг» (перед составлением плана действий) и подсвечивание тех мест, где нужно подложить соломку.

Я не буду рассказывать о том, что такое SWOT-анализ, но напишу о том, как работаю с рисками. В разделе Threats (угрозы) перечисляют негативные эффекты, на которые невозможно повлиять (можно только подстелить соломку), например дефолт. Подобных угроз теоретически всегда очень много, даже просто предсказать их все нереально. Но стелить соломку везде тоже неэффективно. Поэтому я выписываю только самые вероятные риски. Потом по шкале от 1 до 10 оцениваю их разрушительность (по отношению к цели) и вероятность наступления. Если произведение ущерба на вероятность < 25, можно считать, что риск несущественен. На практике я пока встретила только один риск с коэффициентом больше 25 (это — девальвация рубля, она сильно бьет по всем моим целям, требующим финансовых вложений). 

Существует 3 метода борьбы с рисками:

• избегать; 

• уклоняться (например, переложить риск на страховую компанию);

• составить запасной план.

Идеи, план, текущие цели/задачи

Чтобы цель казалась реальной и достижимой, мне нужен по крайней мере набросок плана, состоящего из простых и понятных шагов. Обычно в голове есть какие-то идеи на этот счет, и я начинаю с того, что выписываю их все подряд, даже если что-то выглядит малополезным (иначе эта идея будет засорять пространство в голове и все время отвлекать на себя внимание). Обычно этот пункт делаю с таймером: уже накопившиеся в голове идеи заканчиваются раньше, чем время, и я успеваю придумать что-то, что раньше действительно не приходило в голову. 

У меня есть 2 варианта составления плана: для целей с высокой степенью неопределенности и для проектов. Если я хорошо понимаю, какие конкретные шаги нужно сделать для достижения, то могу набросать план от начала до конца с небольшими запасами необходимых ресурсов под всякие неожиданности. В таких целях можно расписать промежуточные шаги, взаимосвязи между ними + какие шаги можно делать параллельно, оценить ресурсы, необходимые для каждого шага, и, сопоставив со своим расписанием, добавить сроки. 

План на примере получения водительских прав:

1. Выбрать автошколу. Ресурсы: пара часов. Сроки: на следующей неделе.

2. Собрать и подать документы в автошколу. Ресурсы: часа 4, около 20 000 рублей. Сроки: к концу месяца.

3. Найти сайт с теоретическими билетами. Ресурсы: час. Сроки: к 15 июня.

4. Пройти обучение в автошколе. Ресурсы: часов 40. Сроки: к концу октября.

5. Подготовиться к экзамену. Ресурсы: часов 10. Сроки: к середине октября.

6. Заплатить госпошлину. Ресурсы: час, 2000 рублей. Сроки: к экзамену в ГИБДД.

Это — реальный кейс. В процессе реализации возникали отклонения от плана, но в целом изначальная картинка очень близка к действительности.

В плане я не прописываю конкретные действия (например, для выбора автошколы я спрашивала совет у знакомых и гуглила отзывы), потому что описать конкретные действия от начала и до конца реально только в очень маленьких целях, в которых нет человеческого фактора. Но на каждом конкретном этапе реализации проекта конкретные шаги выписать можно, что я и делаю в разделе «Текущие цели/задачи». Иногда я не прописываю их в Obsidian, а сразу заношу в Trello. 

Основная задача плана для целей с высокой степенью неопределенности — сделать путь к этой цели более понятным и менее пугающим. Слишком неопределенные цели выглядят недостижимыми, поэтому люди часто прокрастинируют из-за них. План в таких целях основывается на том, что мы уже знаем о достижении цели, и смещен во времени к текущему моменту.

Итак, сначала я определяю, когда хочу достичь финальную цель. Например: сдать IELTS на 7.0 к концу 2022 года. Дальше разделяю время между текущим моментом и сроком достижения цели на промежутки: ближе к сроку — крупные (год, 6 месяцев), ближе к сегодняшнему дню — короткие (1 день, неделя, 2 недели, месяц). Для каждого из этих дедлайнов выписываем промежуточную цель, которую нужно достичь к этому моменту. Начинаем от основной цели и идем к текущему моменту. Возникает соблазн выбрать промежуточной целью что-то вроде «Сдать IELTS на 6.0», но подобное никак не снизит неопределенность. А вот «Назначить занятия с репетитором» или «Вместе с репетитором составить список тем, которые необходимо освоить, чтобы получить 7.0» выглядят более конкретными. На мой взгляд, желательно, чтобы ближайшие этапы максимально снижали неопределенность. Планы на ближайшие дедлайны (ну хотя бы на один) должны быть такими же конкретными, как в проектах. 

Плюсы:

• Позволяет перейти к конкретике, что делает желание реальным и достижимым: желания превращаются в планы.

• Подсвечивает моменты, в которых «сама не знаю, чего хочу».

• Подсказывает как возможные проблемы, так и возможные решения.

• Уменьшает вероятность неожиданных неприятностей в процессе достижения целей.

Минусы: 

• Это — самый затратный по времени шаг, который приходится регулярно повторять.

• В таком формате описывать цель-желание мне сложнее, чем просто задачу. Иногда я не понимаю, чего хочу:)

Ежедневный трекер задач

В качестве трекера я использую Trello. Сейчас моя доска в Trello выглядит примерно так (столбцов больше, но на одной странице они не умещаются): 

Каждую неделю я набираю задачи в Week, каждый день — в Today, выполненные переношу в Done (более подробно о еженедельном планировании я рассказала в предыдущей статье). Другие столбцы посвящены целям-желаниям и большим промежуточным целям, туда задачи попадают из Obsidian. К каждой задаче я указываю примерное время, которое на нее потрачу. Часто ошибаюсь в несколько раз, но в масштабах одного дня и даже недели этого хватает для примерной оценки реализуемости плана.

Недавно начала ставить цветовые лейблы задачам, запланированным на неделю, чтобы подсветить те, которые я откладываю. Задумалась о том, что эти задачи мне не хочется делать, они заставляют прокрастинировать.

Плюс: появляется план на каждый день — бери и делай.

Минус: за ежедневной рутиной можно потерять связь с целями и просто делать задачи ради задач.

План на неделю и месяц

Чтобы контролировать свою загруженность и лучше оценивать реальные сроки исполнения планов, я завела табличку в Google Docs, куда пишу, какие промежуточные цели хочу достигнуть за следующую неделю, какие реально достигла за прошлую. Это позволяет мне чекать, насколько ежедневные задачи приводят к целям, появляется своего рода прослойка между глобальными целями и тем, что я делаю сегодня.  

Чуть позже я стала писать планы на месяц, потому что, во-первых, это чуть ближе к глобальным целям, а во-вторых, я хорошо представляю свою жизнь именно на горизонте месяца (я люблю переезжать, менять хобби и вообще все вокруг).

Плюсы:

• Составление целей на неделю и месяц заставляет меня задуматься о взаимосвязи ежедневных дел и глобальных целей.

• Анализ успехов прошлой недели подсвечивает задачи-демотиваторы и проблемы с загрузкой (например, когда я пытаюсь делать слишком много всего одновременно).

• Составление планов на месяц позволяет увидеть те задачи, которые нужно начать уже сегодня, чтобы через месяц получить результат. Или, наоборот, те задачи, за которые пока браться бессмысленно. У меня так было с переездом в другую квартиру: я поняла, что если найду хороший вариант сейчас, то он или уйдет к моменту переезда, или у меня получится большая накладка по времени и переплата.

• Регулярное составление целей на один и тот же срок и анализ их достижения дает примерное понимание производительности, что позволяет точнее планировать загрузку в будущем.

Минус: нужно выделять время каждую неделю. От недели к неделе планирование у меня занимает от 15 минут (если я хорошо знаю, что нужно сделать на этой неделе и не планирую заниматься целями с высокой степенью неопределенности) до 2 часов (если я только что закончила кучу проектов и теперь открыта новому). Например, сейчас я планирую переезд: у меня куча очень конкретных действий, связанных с ним, поэтому сегодня я составила план на неделю быстро. За время переезда я также закончу эту статью и закрою все вопросы, связанные с получением водительских прав. И меня ждет долгое планирование, на котором нужно будет посмотреть на все мои долгосрочные цели и определиться, что мне нужно делать дальше.

Когда все идеи не по плану

Ну вот, планы построены, аккуратно записаны, но… почему все идет не по плану? Обычно у меня возникает одна из 3 проблем:

1. Я неправильно оценила свою загрузку или размер задачи. По сути, это — ошибка самого планирования. Она никак не влияет на цели, поэтому и черт с ней, я переношу часть задач на другой день / неделю / месяц / год (ну или радуюсь, что могу сделать больше, чем планировала) и живу с этим дальше. Какие-то конкретные задачи болтаются изо дня в день, из неделю в неделю и не двигаются с мертвой точки. Обычно это значит, что мне не хочется делать эту задачу. У меня есть несколько решений: выкинуть эту задачу совсем, если она не очень-то нужна; «съесть лягушку» утром в какой-нибудь бодрый день (например, в понедельник); перепоручить кому-то другому, если с этой задачей так можно; если предыдущее не сработало — обсудить с психологом. До психолога такие вопросы доходят очень редко, большую часть решаю методом «Съешь лягушку».

2. Иногда задачи в целом двигаются очень медленно, возникает ощущение, что в жизни вообще ничего не происходит. Для меня это значит, что есть какой-то демотивирующий фактор, нужно побросать все остальные дела, чтобы срочно что-то делать с ним. В этом случае стоит пересмотреть цели и проверить, как повседневные задачи ведут к их достижению. Еще можно поделать упражнения на контакт со своими эмоциями и желаниями (например, можно завести будильник 2 раза в день и каждый раз, когда он звенит, концентрироваться на своих эмоциях, желаниях и физическом состоянии и выписывать их). Ну или пообщаться с психологом.

Лично у меня стало гораздо меньше «сбоев» в планах именно после того, как я расписала цели-желания и пути их достижения. А еще появились новые клевые идеи, потому что я стала больше концентрироваться на том, что хочу получить в итоге, а не на том, как много всего мне нужно сделать.

Достигнутые цели

Чтобы не заканчивать статью на грустной ноте, расскажу, каких целей я достигла за 4 месяца нового планирования.

• Сделала ринопластику. Может быть, это не выглядит сверхдостижением, но я 5,5 лет искала врачей, клиники и регулярно откладывала проблему. Тем временем дышать становилось сложнее. Организация постоперационного периода тоже была непростой: я понимала, что нужно все подготовить на первую неделю после, что заботиться о себе в это время будет сложно (операция была в другом городе). Результатом очень довольна).

• Сдала на права. Тоже откладывала лет 7. Очень помогало понимание, что для меня важно (получить права), а что — второстепенно (идеально водить).

• Спланировала зиму (билеты уже купила, поэтому можно считать цель достигнутой). Очень не хотелось провести еще одну зиму в Петербурге — все время мерзну и на улице, и дома. Еще и не хочется вести активный образ жизни (опять же) из-за холода. Через полторы недели я еду в Сочи, где тепло и статистика по зубному кариесу лучше.

• Написала две статьи. Давно думала о том, как начать делиться опытом, про что писать и т. д. Сейчас лучше понимаю, на какие конкретно сферы жизни и как повлияют эти статьи.