Свели в таблицу перечень случаев, о которых ТК РФ требует работодателя предупреждать работника в письменном виде под подпись (с указанием сроков, нарушение которых может дорого обойтись организации).
Объяснили, как оформлять уведомления на бумаге: дали состав обязательных реквизитов, образцы готовых документов, варианты оформления отметки о получении документа работником и отметки с его ответом на предложение работодателя. Показали журнал регистрации уведомлений.
Разобрались со сложным вопросом документирования факта и даты выполнения работодателем своей обязанности, если работник отказывается расписываться в получении уведомления на экземпляре работодателя: как оформить это актом с подписями свидетелей, как отправить уведомление по почте (на какой адрес; каким видом отправления; как тогда рассчитать дату события, о котором предупреждают; последствия неполучения работником этого письма).
В Словаре видов и разновидностей современной управленческой документации уведомление определено, как деловое письмо, сообщающее адресату информацию, могущую иметь правовые последствия1.
Этот документ может создаваться в рамках различных видов управленческой деятельности. Например, в Общероссийском классификаторе управленческой документации (ОКУД)2 такой вид документа, как уведомление, встречается:
- в унифицированной системе документации, устанавливаемой ЦБ РФ;
- в унифицированной системе бухгалтерской финансовой, учетной и отчетной документации организаций государственного сектора;
- унифицированной системе отчетно-статистической документации.
И хотя в ОКУД нет уведомлений среди организационно-распорядительной документации и документации по учету труда и его оплаты, они являются значимыми документами деятельности кадровых подразделений, т.к. с их помощью реализуются требования Трудового кодекса РФ. Нарушения при составлении или передаче работнику этих документов могут иметь существенные юридические последствия для организаций.
Связано это в первую очередь с тем, что трудовое законодательство включает немало норм, устанавливающих необходимость извещения работников о каких-либо событиях и действиях, о которых должно быть сообщено работнику в определенный срок. Их несоблюдение может стать основанием для трудовых споров и применения к работодателю штрафных и иных санкций.
В каких случаях составлять уведомления
В Трудовом кодексе РФ используются различные формулировки для обозначения ситуаций, когда требуется проинформировать работника. Назовем основные из них:
Таблица 1. О чем и когда работодатель должен уведомить работника, согласно ТК РФ
Как видно из Таблицы 1, сам вид документа «уведомление» в Трудовом кодексе РФ называется не так часто, но все ситуации, требующие «извещения», «предупреждения», «уведомления» работника, следует трактовать как основание для издания этого вида документа.
Кроме того, уведомление может издаваться в ситуациях, когда необходимо получить согласие работника либо ознакомить его с правом на отказ. Традиционно принято использовать для этих целей такой вид документа, как заявление. Однако по своему смыслу заявление связано скорее с инициативой работника. Если же инициатива исходит от работодателя, то согласие, оформленное в виде заявления, выглядит несколько нелогично. Впрочем, это не будет нарушением с учетом того, что Трудовой кодекс РФ в большинстве случаев не определяет однозначно, с помощью какого вида документа должно быть оформлено согласие, и тогда главное, чтобы оно было.
Таблица 2. Ситуации, в которых ТК РФ требует получить согласие работника либо ознакомить его с правом на отказ
Во всех этих ситуациях, прежде чем получить согласие работника, ему предварительно направляется уведомление с изложением обстоятельств, требующих определенных управленческих действий, которые могут быть осуществлены только с письменного согласия работника. Уведомление в этих ситуациях может:
- только информировать работника о необходимости дать письменное согласие, а также о его праве отказаться (например, от командировки или работы в ночное время) или
- содержать еще зону для внесения ответа работника (положительного или отрицательного) на предложение работодателя. Лучше, если заранее вы внесете трафарет этой надписи, чтобы работник отразил все нужные работодателю сведения (см. отметку «2» в Примере 4).
Как правило, издается 2 экземпляра уведомления и работник собственноручно оформляет не просто отметку о получении (когда его только информируют), но и сразу свой ответ с датой и подписью. Две данные надписи лучше подтверждать подписью работника отдельно в случаях, когда в получении он готов расписаться, а на предложение работодателя неизвестно как ответит (см. отметки «2» в Примерах 4 и 5, а также Примеры 6 и 7).
Форма уведомления
Уведомления направляются работникам с разными целями и в разных ситуациях, поэтому типовой формы этого документа нет. Он оформляется по общим правилам составления организационно-распорядительной документации. На практике его часто оформляют на бланке письма, что не совсем корректно. Ведь уведомление текущему работнику – это внутренний документ, а не исходящий. Письмо уместнее писать бывшему работнику.
В состав обязательных реквизитов уведомления входят:
- наименование организации – автора документа;
- наименование вида документа;
- место составления (издания) документа;
- дата документа;
- регистрационный номер документа;
- адресат;
- заголовок к тексту;
- текст документа;
- подпись уполномоченного лица работодателя.
Эти реквизиты оформляются с учетом требований ГОСТ Р 7.0.97-20163.
Кроме того, в уведомлении обязательно должна быть предусмотрена отметка о получении работником своего экземпляра уведомления. Такая отметка обычно содержит фразу «Уведомление мною получено “ ___ ” ____________ 20___ года» и подпись работника. Визой из Примера 1 оформляется согласие или несогласие с проектом документа (такой реквизит предусмотрен в ГОСТ Р 7.0.97-2016). Но в нашем случае его атрибутов недостаточно – нам нужна именно отметка о получении документа, как в Примере 2 или 3 (хотя такого реквизита в ГОСТ Р 7.0.97-2016 нет). В этой отметке наличие должности/профессии работника не обязательно, т.к. они непременно фигурируют в реквизите «адресат» (см. «1» в Примере 4).
Как правило, уведомление составляется на общем бланке организации и соответственно не содержит реквизит «справочные данные об организации» (как приказ, протокол и другие внутренние документы). Однако наличие этого реквизита может быть удобно в ситуации, когда работнику уведомление не вручается на рабочем месте, а направляется заказным письмом. Указанный в этом реквизите почтовый адрес может быть использован работником для направления официального ответа работодателю (хотя на конверте адрес тоже есть). Даже если здесь фигурирует полный почтовый адрес, отдельно место издания документа все равно указывается (см. Примеры 4 и 5).
Пример 1. Виза согласования
Пример 2. Отметка о получении документа (без должности)
Пример 3. Отметка о получении документа (с указанием должности)
Повторимся: вид нашего документа – не письмо, а уведомление. Заголовок к тексту начинается с предлога «о» и содержит краткое описание причины направления работнику уведомления. Например, уведомление «о прекращении трудового договора», «о прекращении трудового договора при неудовлетворительном результате испытания», «о предстоящем увольнении в связи с сокращением численности работников», «о привлечении к работе в выходной день», «о предоставлении ежегодного оплачиваемого отпуска» и т.д. С какой буквы (заглавной или маленькой) писать заголовок с новой строки? Мы все привыкли, что в письмах он пишется с заглавной буквы (там нет указания вида документа), а вот, например, в протоколах, актах – с маленькой (протокол заседания совета директоров, акт инвентаризации основных средств и т.д.). Если есть вид документа, то он является единым целым с заголовком к тексту и, следовательно, заголовок лучше писать с маленькой буквы (хотя в уведомлениях встречаются разные варианты, см. Примеры 4 и 5).
Пример 4. Уведомление о прекращении трудового договора в связи с истечением его срока
Пример 5. Уведомление о предстоящем увольнении в связи с сокращением штата работников
Текст документа начинается с обращения к работнику. Обычно для этого используют устоявшуюся этикетную формулу «Уважаемый Сергей Валерьевич!», «Уважаемая Василиса Николаевна!»
Далее в констатирующей части дается ссылка на правовую норму, потребовавшую направления работнику уведомления, и описание обстоятельств, в отношении которых действует эта норма.
Основная часть текста содержит выводы, предупреждения, рекомендации, просьбы или просто информацию, которую работник должен принять к сведению. Здесь также могут разъясняться правовые нормы, порядок их применения, права работника, а также действия, которые он обязан предпринять или, напротив, может отказаться предпринимать.
Подписывает уведомление, как правило, руководитель организации. Однако если у иного должностного лица организации есть полномочия на принятие кадровых решений, то оно тоже может подписывать уведомления работникам. Печать на уведомлении (как внутреннем документе) не нужна.
Как уже было отмечено выше, факт согласия или несогласия работника может быть зафиксирован непосредственно на уведомлении. Варианты того, какие формулировки могут быть использованы, показаны в Примерах 5, 6 и 7, но возможны и другие формулировки.
Неоднозначность формы и различные варианты отметок обусловлены тем, что в спорной ситуации, когда работник не желает сотрудничать и отказывается получать уведомление и соглашаться на предложение работодателя, последнему становится особенно важно доказать, что он уведомлял работника. Этому способствуют регистрация уведомлений и правильная процедура вручения работнику.
Регистрация уведомлений
Очень важными реквизитами уведомления являются его дата и регистрационный номер.
Одной из целей регистрации является учет документов. В условиях, когда законодательство требует от работодателя, во-первых, известить о чем-то работника в письменном виде, а во-вторых, сделать это в строго оговоренный срок, регистрация позволяет зафиксировать и подтвердить факт создания документа в установленное время. Ведь дата в отметке о получении документа может быть только позже его регистрации – именно дата получения работником должна быть раньше на определенное количество дней (или месяцев) того события, о котором уведомляет работодатель.
Пример 8
В статье 74 ТК РФ написано, что уведомить работника об изменении определенных сторонами условий трудового договора работодатель обязан не позднее, чем за 2 месяца до наступления этих изменений. Например, об изменениях, которые произойдут 15 августа, работник должен быть уведомлен не позднее 14 июня. 14 июня – это крайняя дата получения работником уведомления. Однако не будет нарушением заблаговременное вручение уведомления работнику.
Регистрируются уведомления, как правило, в отдельном журнале. Впрочем, есть подход, при котором для различных видов уведомлений ведутся различные журналы. Рациональная составляющая такого подхода основана на том, что какие-то разновидности уведомлений носят систематический характер, а какие-то издаются от случая к случаю. Так, разумно будет вести отдельный журнал для уведомлений о наступлении отпуска по графику отпусков.
Журнальная форма регистрации позволяет более четко вести учет уведомлений, исключить возможность подтасовки фактов путем внесения записей задним числом. Соответственно, в случае спора и разбирательств в ГИТ или суде своевременная регистрация спорного уведомления в журнале станет дополнительным аргументом в пользу работодателя.
Если вы делите уведомления на несколько документопотоков, то каждому из них присваивается свой код в добавление к порядковому номеру в пределах календарного года. Если они при этом подшиваются в соответствующие «профильные» дела, то таким кодом вполне может быть номер дела.
Но уведомления также можно хранить и в личных делах, и как основания приказов.
Форма журнала регистрации уведомлений точно не определена. Состав граф этого журнала определяет работодатель, исходя из своих справочно-информационных целей. Он может иметь следующий вид:
Пример 9. Журнал регистрации всех уведомлений (без разбивки на несколько отдельных документопотоков)
Также в журнале могут быть реквизиты приказа, основанием для которого является уведомление и прочие данные. Можно еще предусмотреть графу с подписью работника о получении уведомления. Формально это станет дублированием подписи работника о получении уведомления, которая проставляется на самом документе (на экземпляре работодателя). Вариант проставления подписи только в журнале менее предпочтителен, т.к. работник может оспорить содержание уведомления.
Как направлять / вручать уведомление
Учитывая тот факт, что уведомление содержит информацию, которая может иметь серьезные правовые последствия, к отправке или передаче его работнику нужно отнестись крайне серьезно.
В большинстве ситуаций практикуется вручение работнику уведомлений по месту работы сотрудником отдела кадров или непосредственным руководителем. Это обычная практика, которая однако требует обязательного проставления отметки о получении уведомления работником на экземпляре работодателя (см. Примеры 2-5).
Если работник отказывается получать уведомление или расписываться на экземпляре работодателя, то нужно зачитать ему уведомление вслух при свидетелях и документировать это актом. Он оформляется по общим правилам: кроме составителя подтвердить изложенное в акте своими подписями должны не менее 2 свидетелей.
Образец такого акта показан в Примере 10 (дата на нем обязательна, а вот номер вполне может отсутствовать). Но заменить его может и добавление на листе уведомления зоны, показанной в Примере 11, т.е. прямо тут свидетели могут подтвердить своими подписями факт отказа от получения уведомления и его зачитывание вслух работнику.
Пример 10. Акт об отказе получить уведомление и его зачитывании работнику
Пример 11. Фиксация на самом уведомлении подписями свидетелей отказа работника
Вручить уведомление лично в руки и даже зачитать его вслух работнику не всегда получается, тогда уведомление отправляют работнику через «Почту России». А в конфликтных случаях отправление по почте даже добавляют к оформлению акта. При отправке заказного письма на руках у работодателя остается только чек, подтверждающий факт отправки, а при направлении ценного письма – еще и опись отправленных документов, можно сюда добавить уведомление о вручении, в котором работнику потребуется расписаться перед получением письма. В конфликтных ситуациях работодателю стоит задействовать максимум «почтовых доказательств» вручения письма.
Адрес отправки, как правило, хранится в личном деле работника. Обязательно он есть на трудовом договоре. Если работник сменил место жительства или фактически проживает по другому адресу, он должен проинформировать об этом работодателя. Если такой информации от работника не поступало, письмо следует отправлять по адресу, прописанному в трудовом договоре.
В Гражданском кодексе РФ есть интересный постулат про юридически значимое сообщение, но он относится к гражданско-правовым отношениям. А трудовые отношения регулируются Трудовым кодексом РФ, в который еще только планируют внести нечто подобное.
Фрагмент документа
Пункт 1 статьи 165.1 «Юридически значимые сообщения» Гражданского кодекса РФ
1. Заявления, уведомления, извещения, требования или иные юридически значимые сообщения, с которыми закон или сделка связывает гражданско-правовые последствия для другого лица, влекут для этого лица такие последствия с момента доставки соответствующего сообщения ему или его представителю.
Сообщение считается доставленным и в тех случаях, если оно поступило лицу, которому оно направлено (адресату), но по обстоятельствам, зависящим от него, не было ему вручено или адресат не ознакомился с ним.
Мнение эксперта
Тимофеева Нарине, юрисконсульт по трудовому и миграционному праву
Сейчас тема сокращения штата и численности работников особо актуальна. Давайте посмотрим, как работодателю следует направлять уведомления об этом печальном событии. Согласно ч. 2 ст. 180 ТК РФ о предстоящем увольнении в связи с сокращением численности или штата работников организации сотрудники предупреждаются работодателем персонально и под личную подпись не менее чем за 2 месяца до увольнения.
При этом в действующем законодательстве не конкретизировано, в каких случаях можно считать работника предупрежденным о предстоящем сокращении персонально и под личную подпись. Конечно, идеальным вариантом будет ситуация, когда уведомление о сокращении вручается непосредственно работнику, который, в свою очередь, расписывается в получении уведомления. Если же он отказывается получить уведомление на руки и / или ознакомиться с ним, то работодатели прибегают к другому варианту. Представитель работодателя зачитывает уведомление о предстоящем сокращении работнику вслух в присутствии свидетелей (не менее двух), о чем составляется и подписывается соответствующий акт.
Однако на практике бывают случаи, когда невозможно не только вручить уведомление лично работнику, но и зачитать ему содержание уведомления с составлением акта. В таких ситуациях и приходится решать вопрос о том, каким еще способом можно предупредить его о сокращении. Действующие правила доставки регистрируемых почтовых отправлений (РПО) с уведомлением о вручении позволяют предупредить работника с соблюдением требований ч. 2 ст. 180 ТК РФ:
- РПО с уведомлением о вручении выдается адресату при предъявлении документа, удостоверяющего личность и после расписки на бланке уведомления;
- в строке «Получил» бланка уведомления о вручении адресат ставит свою подпись;
- в дополнение к подписи почтовому сотруднику следует требовать от адресата, чтобы он указал на бланке уведомления свою фамилию и инициалы, позволяющие безошибочно установить лицо, поставившее подпись;
- после вручения РПО адресату почтовый сотрудник проставляет оттиск календарного почтового штемпеля в правом нижнем углу оборотной стороны бланка уведомления о вручении.
Таким образом:
- письмо вручается лично сокращаемому работнику (поскольку для получения письма он должен предъявить паспорт и поставить личную подпись на бланке уведомления о вручении);
- устанавливается точная дата получения письма сокращаемым работником (поскольку почтовый сотрудник проставляет оттиск календарного штемпеля на бланке уведомления о вручении).
Да и суды тоже допускают возможность направления уведомлений о сокращении по почте (см. например, апелляционные определения Верховного суда Кабардино-Балкарской Республики от 13.08.2014 по делу № 33-1274/2014, Верховного суда Республики Алтай от 03.06.2015 по делу № 33-490, определение Санкт-Петербургского городского суда от 12.07.2011 № 33-10541).
Но все-таки использовать почтовый способ предупреждения о сокращении следует в исключительных случаях. Например, если работник трудится в филиале, расположенном в значительном отдалении от головного офиса. Или если налицо злоупотребление правом со стороны работника, который отказывается от личного получения и / или ознакомления с уведомлением о сокращении.
Судебная практика. Определение Московского областного суда от 20.03.2012 по делу № 33-2192
После принятия решения о сокращении штата работнику было сделано уведомление о предстоящем сокращении его должности. Однако он отказался от получения уведомления, о чем работодатель составил соответствующий акт. После этого работодатель направил экземпляр уведомления на почтовый адрес работника, о чем имелась соответствующая почтовая квитанция. При таких обстоятельствах суд признал, что работодателем были соблюдены законодательные требования о предупреждении работника о сокращении.
Таким образом, направление уведомления о сокращении по почте можно использовать для усиления позиции работодателя. В случае возникновения судебного спора такие действия позволят работодателю доказать, что им были предприняты все возможные меры для вручения уведомления лично работнику.
Можно ли работника, не получившего по почте предупреждение о сокращении, считать уведомленным? По данному вопросу существует неоднозначное судебное дело, которое рассматривалось в трех инстанциях:
Судебная практика. Определение Московского городского суда от 20.04.2015 № 4г/3-3660/15 – кассационная инстанция
По итогам рассмотрения дела судьи сделали вывод, что факт неполучения работником направленных в его адрес заказных писем с предупреждением о сокращении сам по себе не свидетельствует о неисполнении работодателем возложенной на него трудовым законодательством обязанности уведомления сокращаемого работника о предстоящем увольнении. При этом доводы судей основывались на том, что письма с предупреждением о сокращении работодатель заблаговременно направил работнику и по адресу его регистрации, и по указанному в трудовом договоре адресу. А поскольку работник не сообщал работодателю каких-либо сведений о перемене адреса своего местонахождения, то факт неполучения им адресованных ему писем, возвращенных работодателю за истечением срока хранения, не зависел от работодателя. То есть работодатель добросовестно выполнил свои обязательства.
Однако, по нашему мнению, такая позиция судов представляется весьма спорной. В этой связи примечательно другое судебное постановление, в котором суд прямо указал, что неполучение работником заказного письма не может расцениваться как предупреждение работника о предстоящем сокращении, поскольку в таком случае содержание письма остается для него неизвестным (см. определение Омского областного суда от 24.01.2007 № 33-219).
На наш взгляд, работника, который не получил направленное по почте уведомление об увольнении, можно считать предупрежденным о сокращении только в следующем случае:
- работник отказался лично ознакомиться / получить на руки уведомление о сокращении непосредственно по месту работы;
- работодатель зафиксировал такой отказ в соответствующем акте;
- после этого работодатель по почте дополнительно направил работнику уведомление о сокращении, которое ему вручено не было, а было возвращено работодателю за истечением срока хранения.
При таких обстоятельствах неполучение работником почтового отправления можно считать дополнительным подтверждением его отказа от ознакомления с документами о сокращении.
Данный вывод подтверждается, к примеру, следующими судебными постановлениями: апелляционное определение Рязанского областного суда от 26.11.2014 № 33-2281, определение Московского городского суда от 15.07.2013 № 4г/8-4956, апелляционное определение Московского городского суда от 18.03.2014 по делу № 33-7844/14 (оставленное в силе кассационным определением Московского городского суда от 24.09.2014 № 4г/2-9562/14).
Как определить дату увольнения при уведомлении о сокращении по почте? В действующем законодательстве данный вопрос не регламентирован. Тем не менее наиболее безопасным вариантом для работодателя будет отсчитывать 2-месячный уведомительный срок не с момента направления работнику уведомления о сокращении, а с момента получения работником почтового отправления с указанным уведомлением – т.е. от даты, фигурирующей в уведомлении о вручении РПО (ее вы увидите, не только когда данный документ вернется отправителю, но значительно раньше на сайте «Почты России», там можно проверять статус РПО по трек-номеру, нас будет интересовать, когда там появится статус «Вручение»).
При направлении предупреждения о сокращении по почте работодатель может определить в нем дату предстоящего увольнения двумя способами:
- путем указания конкретной календарной даты, в которую работник будет уволен, или
- путем указания события, через 2 месяца после наступления которого работник будет уволен.
Если вы пошли первым путем, то дату увольнения в уведомлении надо ставить с запасом (вы ведь не знаете точно, когда уведомление будет вручено). Если вторым путем, то важно получить документированное подтверждение вручения РПО.
Судебная практика. Апелляционное определение Санкт-Петербургского городского суда от 20.01.2015 № 33-203/2015 по делу № 22265/2014
Одним из нарушений процедуры сокращения было признано то, что направленное по почте уведомление о сокращении работник фактически получил в дату, после которой до дня его увольнения оставалось меньше двух месяцев.
Судебная практика. Определение Московского городского суда от 15.07.2013 № 4г/8-4956 – кассационная инстанция
Изначально работодателем был издан приказ о сокращении штата, а работникам были разосланы заказные письма с письменными уведомлениями об увольнении. В указанных документах была написана предполагаемая дата их увольнения. Позднее работодатель получил почтовые уведомления о вручении работникам заказных писем с информацией о датах, в которые каждый из работников получил свое предупреждение о сокращении.
На основании этих сведений в первоначальный приказ о сокращении работодатель внес изменение, которое сводилось к новой формулировке о дате увольнения сокращаемых работников: «датой увольнения работников ОАО считать дату по истечении двух месяцев со дня получения работником почтового письменного уведомления об увольнении». В соответствии с новой редакцией приказа о сокращении работодатель изменил даты увольнения каждого из работников и направил им по почте копии соответствующих приказов об увольнении.
При таких обстоятельствах суды признали, что даты увольнения работников были определены с учетом законодательного требования о 2-месячном сроке предупреждения о сокращении. Процедура уведомления работников о сокращении была признана правильной.
Как и сколько хранить уведомления
Уведомления работников обычно создаются в кадровом подразделении и хранятся там же.
Кадровикам их удобно собирать в личных делах. Но у личных дел срок хранения 50/75 лет ЭПК по ст. 445 Перечня 2019 г.4, а у уведомлений работников – всего 3 года по ст. 436 того же Перечня.
Вместе с тем есть категория уведомлений, являющихся основанием для издания приказов со сроками хранения 50/75 лет. Например, приказов о переводе, изменении условий трудового договора, увольнении работников. Уведомления для таких приказов являются важным подтверждением правомерности подобных действий. Хранить их только 3 года рискованно.
В этой ситуации можно порекомендовать хранить уведомления для приказов со сроком хранения 50/75 лет в личных делах работников или в деле «Основания к приказам со сроком хранения 50/75 лет», в котором будут также докладные записки, справки и заявления в соответствии со ст. 434 Перечня 2019 г.
Иные уведомления работников, которые являются, как правило, основанием для издания приказов со сроком хранения 5 лет (например, о ежегодных оплачиваемых отпусках, направлении в командировки и др.), можно хранить в самостоятельном деле «Уведомления работников за… год». Как правило, спорные ситуации в связи с такими приказами и уведомлениями не возникают, поэтому, по нашему мнению, их можно хранить 3 года в соответствии со ст. 436 Перечня 2019 г.
Формирование уведомления об изменении в пунктах трудового договора происходит в случае, когда работодатель в одностороннем порядке принимает решение поменять какой-либо аспект в отношениях с сотрудником.
Причины для изменений
Всего, в соответствии с Трудовым законодательством РФ, есть два вида причин, по которым могут быть осуществлены законные перемены в трудовом договоре между работодателем и его подчиненным. Первые — это технологические, т.е. когда на предприятии внедряются различные инновации в процессе производства (например, происходит закупка нового оборудования, ведется модернизация, происходит смена направления деятельности и т.п.). Но такие причины встречаются не так часто в отличие от второго типа – организационных.
ФАЙЛЫ
Скачать пустой бланк уведомления об изменении условий трудового договора .docСкачать образец уведомления об изменении условий трудового договора .doc
К организационным причинам относятся смена наименования юридического лица или его реорганизация (объединение или, напротив, дробление структурных подразделений), «переезд» компании в другой населенный пункт, изменение режима работы предприятия.
Во всех остальных случаях, например, при редактировании нормативно-правовой документации фирмы (правил внутреннего трудового распорядка, в том числе штатного расписания), изменения, вносимые в трудовой договор, могут быть признаны незаконными (особенно, если они приводят к ухудшению работы сотрудников – именно в таких ситуациях чаще всего происходят обращения в суд).
Какие изменения могут быть
Наиболее часто в договорах между сторонами трудовых отношений меняются пункты, касаемые заработной платы, в том числе оклада, надбавок, премий, компенсаций, а также то, что относится к рабочему времени (например, происходят перемены в графике работы, внедряется неполный рабочий день и т.п.), также возможно и изменение наименования должности сотрудника.
Однако при всем при этом, совершенно недопустимо чтобы менялся перечень основных обязанностей работника (в этом случае при реальной необходимости наиболее оптимальный путь — перевод его на другую должность внутри компании).
Процедура уведомления
Первый шаг по изменению условий трудового договора может быть совершен как со стороны работника, так и со стороны его работодателя. При этом если в первом случае все более-менее понятно, начальство может либо принять, либо отклонить предложение сотрудника, то во втором случае все несколько сложнее.
Если руководство приняло решение о том, чтобы сделать некоторые изменения в работе сотрудников, оно имеет право произвести их в одностороннем порядке.
Но вместе с этим оно обязано известить подчиненных о них в письменном виде в установленный в законодательстве срок. В уведомлении обязательно должна быть указана причина, по которой необходимо внедрение изменений, а также ссылка на статью закона, который имеет к ним прямое отношение.
И только после этого информация обо всех переменах включается в действующий трудовой договор, посредством составления с работником дополнительного соглашения. Со дня его подписания сторонами сотрудник приступает к исполнению своих функций уже на новых условиях.
В какой период следует уведомлять сотрудников
Уведомление об изменениях, которые планируется внести в трудовой договор, необходимо произвести как минимум за два месяца до наступления самого события.
За это время работник может принять решение о том, согласиться ли ему с ними или же отказаться и попробовать найти новую работу. При этом, если сотрудник согласен на предлагаемые ему перемены, они могут быть внесены в трудовой договор раньше, чем истечет двухмесячный срок.
Следует отметить, что одним из ключевых моментов изменения работодателем условий трудового договора является его обязанность информировать подчиненного об имеющихся в наличии свободных вакансиях внутри фирмы. Это необходимо для того, чтобы работник имел возможность остаться в компании, если вдруг его не устроят те новшества, которые внедряет руководство по отношению к его текущей должности. При этом предлагаемые работодателем вакансии должны соответствовать образованию, опыту работы, квалификации сотрудника. Однако, закон дает последнему право отказаться от них, если он считает это наиболее целесообразным.
Можно ли обойтись без уведомления
Уведомление работодателем подчиненного при предстоящем изменении условий в его трудовом договоре является его прямой обязанностью. Нарушение этого порядка может привести к административному наказанию (штрафу) предприятия и руководящего состава со стороны надзорных контролирующих ведомств (например, при проверках трудовой инспекцией). Также при отсутствии уведомления сотрудник может с легкостью оспорить произошедшие перемены в судебной инстанции.
Кто пишет уведомление
Уведомление может писать любой работник организации, уполномоченный на создание подобного рода бумаг либо в соответствии с должностной инструкцией, либо отдельным приказом директора. Чаще всего это специалист или руководитель кадрового отдела, юрист или же секретарь.
Как составить уведомление
Уведомление об изменениях в условиях трудового договора можно делать в произвольном виде. Однако если внутри предприятия есть свой стандарт документа, то уведомление следует писать по его образцу. Хорошо, если формат уведомления будет указан в нормативно-правовых актах компании.
Оформление документа
Уведомление может быть сформировано на простом листе бумаги или же на бланке с фирменными реквизитами и логотипом. Оно может быть написано от руки или напечатано – в определении его законности это значения не имеет. Правда, электронный бланк нужно обязательно распечатать для простановки в нем необходимых подписей.
Кто должен подписать
Уведомление обязательно должно быть подписано ответственным работником компании. Наилучший вариант, если это будет автограф директора, но это не всегда возможно, особенно на крупных предприятиях, где большой штат персонала и множество структурных подразделений, поэтому за руководителя поставить подпись может сотрудник кадрового отдела или иное лицо, занятое в создании и рассылке таких уведомлений.
Регистрация и учет
Под каждого работника, которого касаются изменения в трудовом договоре, должно быть сформировано свое, отдельное уведомление.
Информацию о документе следует внести в специальный журнал учета исходящей корреспонденции (в случае чего он будет служить доказательством создания и отправки извещения заинтересованному сотруднику).
Образец уведомления об изменении условий трудового договора
При необходимости сформировать уведомление об изменении условий трудового договора, с которым вы ранее не сталкивались, посмотрите его образец и комментарии к нему – с их учетом вам наверняка без особых усилий удастся написать нужный документ.
- Первым делом укажите в бланке, от кого и кому он направляется.
- Затем, используя вежливую форму обращения (имя, отчество с эпитетом «уважаемый»), оповестите адресата о новых предлагаемых ему условиях работы.
- Отметьте дату, с которой они вступают в законную силу.
- Во избежание дальнейших недоразумений, обязательно укажите реальную причину, по которой перемены стали необходимы, также приведите ссылку на статью закона, в соответствии в которым вы действуете.
- Не забудьте упомянуть в уведомлении имеющиеся в организации свободные вакансии, которые могут быть заняты работником в случае его отказа принять новые условия работы на текущей должности.
- Если их нет, также обозначьте это, прибавив, что если он откажется согласиться с изменениями в трудовом договоре, то он подлежит увольнению.
- В заключение подпишитесь и датируйте бланк.
01.01.70
Получите и распишитесь: уведомляем работника о
Представляем вашему вниманию образцы самых распространенных уведомлений: об увольнении работника в связи с неудовлетворительными результатами испытания; об истечении срока трудового договора; о сокращении штата; о времени начала отпуска; о привлечении к сверхурочной работе, к работе в выходной день; о праве отказаться от командировки, о необходимости явиться за трудовой книжкой.
О времени начала отпуска
О времени начала отпуска работника надо уведомить под личную подпись не позднее, чем за две недели до его начала (ч. третья ст. 123 ТК РФ).
О привлечении к сверхурочной работе
Сверхурочной является работа, выполняемая работником по инициативе работодателя за пределами установленной для работника продолжительности рабочего времени (ч. первая ст. 99 ТК РФ). По общему правилу для привлечения сотрудника к сверхурочной работе необходимо получить его письменное согласие. Без согласия можно привлечь сотрудника, например, для предотвращения или устранения последствий аварий, катастроф, обстоятельств, ставящих под угрозу жизнь или нормальные жизненные условия людей (ч. третья ст. 99 ТК РФ).
О введении режима неполного рабочего времени
Неполное рабочее время может устанавливаться как при приеме на работу, так и впоследствии (ч. первая с. 93 ТК РФ). Устанавливается оно по соглашению между работником или работодателем, по инициативе работника (например, по просьбе беременной женщины), по инициативе работодателя (например, на срок до шести месяцев в случае изменения организационных или технологических условий труда в соответствии с ч. пятой ст. 74 ТК РФ). При этом работодатель обязан уведомить работника в письменной форме не менее чем за два месяца (ч. вторая ст. 74 ТК РФ).
О необходимости работы в выходной день
По общему правилу работа в выходные и нерабочие праздничные дни запрещена (ч. первая ст. 113 ТК РФ). Поэтому прежде чем привлечь сотрудника к работе в такой день, необходимо получить его письменное согласие. Без согласия можно привлечь сотрудника, например, для предотвращения катастрофы, производственной аварии, несчастных случаев (ч. третья ст. 113 ТК РФ).
О временном переводе на другую работу
Временный перевод работника возможен (ст. 72.2 ТК РФ):
- для замещения временно отсутствующего работника, за которым в соответствии с законом сохраняется место работы, – до выхода этого работника на работу (ч. первая ст. 72.2 ТК РФ);
- по соглашению сторон (ч. первая ст. 72.2 ТК РФ);
- по инициативе работодателя (ч. вторая и третья ст. 72.2 ТК РФ).
По инициативе работодателя работник может быть переведен на другую работу на срок не более одного месяца для устранения последствий (или предотвращения) таких обстоятельств, как производственная авария, катастрофа, несчастный случай на производстве и т.д.
О праве отказаться от служебной командировки
Трудовое законодательство запрещает направлять в командировку работников в период действия ученического договора, если командировка не связана с ученичеством (ст. 203 ТК РФ); беременных женщин (ст. 259 ТК РФ); несовершеннолетних в возрасте до 18 лет, за исключением творческих сотрудников (ст. 268 ТК РФ).
Но есть категория лиц, которых можно направить в командировку при соблюдении определенных условий, а именно – при ознакомлении их с правом отказаться от командировки, командировка не запрещена в соответствии с медицинским заключением, есть письменное согласие на командировку. Это:
- работники, осуществляющие уход за больными членами их семей в соответствии с медицинским заключением (ст. 259 ТК РФ);
- работники, имеющие детей-инвалидов или инвалидов с детства до 18 лет (ст. 259 и 264 ТК РФ);
- женщины, имеющие детей в возрасте до трех лет, и лица, воспитывающие таких детей без матери (ст. 259 и 264 ТК РФ).
О необходимости явиться на работу для представления объяснений отсутствия на рабочем месте
Прогул является одним из наиболее частых нарушений трудовой дисциплины. Но прежде чем применить к работнику дисциплинарное взыскание, необходимо затребовать от него письменное объяснение (ч. первая ст. 193 ТК РФ). Если же работник не объявляется на работе, ему направляют уведомление с требованием явиться на работу для представления объяснений отсутствия на рабочем месте. Но непредставление работником объяснения не является препятствием для применения дисциплинарного взыскания (ч. вторая ст. 193 ТК РФ).
О сокращении штата
О сокращении штата работника следует предупредить персонально под личную подпись не менее чем за два месяца до увольнения (ч. первая ст. 180 ТК РФ). При проведении процедуры по сокращению штата работодатель обязан предложить работнику вакантную должность (ч. первая ст. 180 ТК РФ), т.к. увольнение по сокращению штата допускается, когда невозможно перевести сотрудника как на другую работу, соответствующей квалификации, так и на вакантную должность или нижеоплачиваемую работу (ч. третья ст. 81 ТК РФ).
Об отсутствии вакантных должностей
Увольнение по сокращению штата допускается, когда невозможно перевести работника на другую работу как соответствующей квалификации, так и нижеоплачиваемую работу (ч. третья ст. 81 ТК РФ). Если у работодателя нет вакантных должностей, то он обязан уведомить об этом работника.
Об увольнении в связи с неудовлетворительным результатом испытания
В соответствии с ч. первой ст. 71 Трудового кодекса при неудовлетворительном результате испытания работодатель имеет право до истечения срока испытания расторгнуть трудовой договор с работником, предупредив его в письменной форме не позднее чем за три дня. При этом работодатель должен в обязательном порядке указать причины, послужившие основанием для признания этого работника не выдержавшим испытание. Здесь необходимо иметь в виду, что неправомерным будет увольнение работника в связи с неудовлетворительным результатом испытания, если в трудовой договор не было включено условие об испытании, т.к. его отсутствие в договоре означает, что работник принят на работу без испытания (письмо Роструда от 11.03.2010 г. №4642-6-1).
Об увольнении в связи с истечением срока срочного трудового договора
В соответствии с частью первой статьи 79 Трудового кодекса о прекращении срочного трудового договора работника необходимо уведомить в письменной форме не менее чем за три календарных дня до увольнения. Исключение здесь составляет случай, когда трудовой договор заключен на время исполнения обязанностей отсутствующего работника.
О необходимости получить трудовую книжку
Если в день прекращения трудового договора выдать работнику трудовую книжку невозможно (работник отсутствует в организации или отказывается от ее получения), то работодатель должен направить работнику уведомление о необходимости явиться на работу за трудовой книжкой или дать согласие на отправление ее по почте. Со дня направления уведомления работодатель освобождается от ответственности за задержку выдачи трудовой книжки (ч. шестая ст. 84.1 ТК РФ).
Автор: Копылов А.
«Кадровая служба и управление персоналом предприятия», 2011, № 1.
http://www.delo-press.ru/magazines/staff/issue/2011/01/15000/
- Главная
- Правовые ресурсы
- Подборки материалов
- Надлежащее уведомление работника
Надлежащее уведомление работника
Подборка наиболее важных документов по запросу Надлежащее уведомление работника (нормативно–правовые акты, формы, статьи, консультации экспертов и многое другое).
Судебная практика
Подборка судебных решений за 2022 год: Статья 247 «Обязанность работодателя устанавливать размер причиненного ему ущерба и причину его возникновения» Трудового кодекса РФ«Суд апелляционной инстанции верно исходил из того, что из представленных истцом доказательств не следует, что проверка по факту выявленной недостачи проводилась, приказа о проведении таковой полномочным представителем работодателя не выносилось, ответчик не уведомлялся о проведении проверки надлежащим образом, в то время как его участие является обязательным, письменные объяснения с бывшего работника затребованы не были, результаты проверки в нарушение требований статьи 247 Трудового кодекса Российской Федерации до работника не доводились, в то время как ответчик оспаривает как сам факт ущерба, так и факт затребования у него письменных объяснений. Кроме того, первичные учетные бухгалтерские документы работодателем при решении вопроса о привлечении Б. к материальной ответственности не учитывались, их наличие или отсутствие в ходе взаимных расчетов истца с контрагентами в целях установления факта передачи ТМЦ контрагенту АО «Румянцевское» не исследовалось, принятие к бухгалтерскому учету накладной отсутствует.»
Статьи, комментарии, ответы на вопросы
Путеводитель по кадровым вопросам. УвольнениеДругими словами, каждому работнику необходимо выдать персональное (индивидуальное) уведомление. Факт надлежащего предупреждения работника о предстоящем увольнении подтверждается его подписью на уведомлении. Поскольку законом не предусмотрено составление уведомления в двух экземплярах, работодатель решает вопрос о выдаче такого документа работнику самостоятельно: либо передает ему второй экземпляр уведомления, либо делает по его просьбе копию.
Готовое решение: Как ввести неполное рабочее время — неполный рабочий день по инициативе работодателя
(КонсультантПлюс, 2023)Оформить уведомление рекомендуем в двух экземплярах: один работнику, другой с подписью работника об ознакомлении — вам. На вашем экземпляре попросите работника поставить отметку о том, что свой экземпляр он получил. В случае если работник отказывается получать уведомление, советуем составить об этом соответствующий акт в присутствии не менее трех свидетелей. Дополнительно направьте работнику уведомление по почте. Такими действиями вы подтвердите, что предприняли все меры для надлежащего уведомления работника.
Нормативные акты
Уведомление об изменении условий трудового договора становится актуальным, когда у работодателя появляется намерение по своей инициативе изменить основные условия этого договора. Рассмотрим, как и когда составляется этот документ, каковы нюансы его оформления и приведем образец заполнения формуляра.
Перечень существенных условий трудового договора
Существенные (называемые также основными или обязательными) – это условия трудового соглашения, приведенные в ст. 57 ТК РФ. Согласно кодексу существенные условия трудового договора — это:
- Место выполнения работы.
- Название трудовой функции.
- Перечень выплат, формирующих зарплату.
- Режим времени работы.
- Условия, в которых выполняется работа.
- Срок действия договора.
- Гарантии и компенсации.
Условия трудового договора могут быть изменены (гл. 12 ТК РФ) по:
- Просьбе работника.
- Инициативе работодателя.
- Причинам, не связанным с волей сторон договора.
Как оформить изменение условий договора по инициативе работника, детально разъяснили эксперты КонсультантПлюс. Получите пробный доступ к системе и бесплатно переходите в Путеводитель по кадровым вопросам.
Вне зависимости от инициатора изменения найдут отражение в кадровых документах. Подробнее о них читайте в материале «Кадровые документы, которые должны быть в организации».
Рассмотрим изменение условий трудового договора по инициативе работодателя более детально.
Процедура изменения определенных сторонами условий по инициативе работодателя
Чаще всего изменения условий трудового договора оказываются связанными с инициативой работодателя и продиктованными вполне серьезными причинами (ст. 74 ТК РФ), например необходимостью перемен в:
- Организационной структуре.
- Технологии производства.
- Нормах выработки.
- Режиме работы.
Поскольку договор – документ двусторонний, изменения в нем должны быть сделаны с согласия обоих его участников. ТК РФ обязывает работодателя предупредить о своих намерениях работника заблаговременнои письменно путем направления ему уведомления об изменении условий трудового договора с соблюдением сроков, остающихся до даты ввода изменений:
- 2 месяца – для юрлиц, не являющихся религиозными организациями (ст. 74 ТК РФ).
- 14 дней – для ИП и физлиц (ст. 306 ТК РФ).
- 7 дней – для религиозных организаций (ст. 344 ТК РФ).
При несогласии работника с намечающимися изменениями ему письменно предлагают иную имеющуюся в наличии у работодателя вакантную должность. А при отсутствии этой должности или при несогласии занять ее трудовой договор прекратится по причине, указанной в п. 7 ст. 77 ТК РФ: отказ продолжить работу при изменившихся условиях трудового соглашения.
Оформляя увольнение по этому основанию, ссылку на номер и текст п. 7 ст. 77 ТК РФ приводят в приказе на увольнение, бланк которого вы найдете в статье «Унифицированная форма № Т-8 — бланк и образец заполнения».
ВАЖНО! Работодатель обязан сдать отчет по форме СЗВ-ТД не позднее следующего за изданием приказа об увольнении дня. За несоблюдение сроков будет штраф. С 2021 года — это от 300 до 500 руб. Изменения уже внесены в КоАП. Подробности см. здесь.
Не нужно согласовывать с работником:
- Перемещение его между рабочими местами, если это не меняет обязательных условий договора (ст. 72.1 ТК РФ).
- Временные переводы на выполнение другой работы в случаях, вызванных чрезвычайными ситуациями, на срок не больше месяца (ст. 72.2 ТК РФ).
Образец уведомления об изменении условий трудового договора
Уведомление об изменении условий трудового договора не имеет какой-либо определенной формы. Важно его содержание:
- Кто и кому направляет.
- Наличие дат: составления документа и начала действия изменений.
- Суть изменений.
- Подпись уполномоченного лица.
Возможно включение в текст предложения занять имеющиеся вакансии, если имеет место высокая вероятность отказа работника от предлагаемых изменений.
Работника знакомят с уведомлением под подпись с обязательным указанием даты этого знакомства. На нем же он может сделать запись о своем согласии продолжать работать на измененных условиях.
Один из вариантов такого уведомления вы можете скачать, кликнув на картинку ниже.
Бланк и образец уведомления об изменении условий трудового договора
Скачать
Каковы риски при нарушении процедуры изменения существенных условий трудового договора, узнайте в Готовом решении от КонсультантПлюс. Если у вас нет доступа к системе К+, получите пробный онлайн-доступ бесплатно.
Итоги
Работодатель, намеренный по своей инициативе внести изменения в основные условия существующего трудового договора с работником, должен соблюсти определенный порядок действий, который в случае несогласия работника с изменениями позволит решить вопрос с ним другим путем.