Как составить таблицу перечня объекта

Список иллюстраций или Перечень объектов

Не скажу, что приходится часто составлять перечень объектов, но надо быть готовым к любым неожиданностям.

Я надеюсь, что вы назначили объектам названия по всему документу. Если же нет… Скачайте документ тут. Как всегда, включаем режим Непечатаемые символы и открываем область задач Стили.

По окончании урока вы сможете:

1. Собрать перечень объектов Рисунок
2. Собрать перечень объектов Таблица
3. Дать определение понятию Поле
4. Обновить поля в документе функциональной клавишей F9

1. Список иллюстраций или Перечень объектов Рисунок

Рисунок и объект – это два разных типа объектов и «вгонять их в один перечень как-то не «комильфо». Поэтому перечни будут отдельными. Давайте решим, где будут располагаться перечни рисунков и таблиц. Чаще всего перечни объектов располагают в конце документа. Вот и отправимся в конец документа, нажав одновременно на клавиатуре клавиши CTRL+End.

Шаг 1. Щёлкаем Enter, набираем «Перечень рисунков» и ещё раз Enter именно здесь будет начинаться наш перечень):

Шаг 2. Выделяем абзац «Перечень рисунков» (одиночный щелчок по полосе выделения напротив абзаца – абзац ведь состоит из одной строчки, смотри Урок 2) и форматируем его:

1. Выравнивание посередине
2. Полужирное начертание
3. Интервал до абзаца – 12 пт
   Интервал после абзаца – 6 пт (эти значения вводятся с Панели быстрого доступа – см. Урок 18 Панель быстрого доступа)

Но при этом я не стала создавать новый стиль. Такой вид абзаца встречается в документе в единичных случаях. Зачем захламлять список стилей в области задач Стили?

Шаг 3. Устанавливаем курсор перед свободным символом конца абзаца сразу и назначаем Список иллюстраций (Лента Ссылки → группа команд Названия → команда Список иллюстраций):

Чтобы было понятно, где находится эта команда, я покажу её на полноэкранном режиме:

Шаг 4. Щёлкаем ЛМ по кнопке Список иллюстраций:

А вот теперь теория. Я считаю, что надо учится читать диалоговые окна. Это половина успеха работы в любой прикладной программе. Итак…

1. Образец печатного поля даётся нам для контроля над своими действиями, все изменения, которые мы вводим в диалоговом окне, тут же отображаются в Образце.
2. Нелепо отменять режим «Показать номера страниц». Хотя… Если начальник потребует от вас перечень таблиц, его же (начальника) не интересуют номера страниц.
3. Режим «Показать номера по правому краю» очень удобен, отменять его незачем.
4. Заполнитель помогает взгляду чётко проследить направление от текста к соответствующему номеру:

Если заполнителя не будет, то пострадает зрительное восприятие текста. Сравните:

1. Форматы предлагает список оформления нашего перечня:

Как правило, формат «Из шаблона» вполне устраивает заказчиков деловых документов, но вы можете поэкспериментировать.

1. А вот это очень важно, потому что именно здесь мы выбираем, какой перечень будет собираться: Список таблиц или Список рисунков:

Поскольку договорились, что мы собираем Перечень рисунков, то щёлкаем ЛМ в выпадающем меню по слову «Рисунок» в выпадающем меню.

Обратили внимание, что образец поменялся?

1. Если убрать галочку на режиме «Полное название», остаётся только название объекта без его нумерации:

Я что-то не припомню случая, когда мне это понадобилось, но на всякий случай…

1. Если вы будете создавать веб-документ, то для контроля вам понадобится этот образец.
2. А вот это важно. Убедительная просьба – не делать, а просто посмотреть на картинку. Если мы оставим режим «Гиперссылки вместо номеров страниц», то получим такую картину:

Мы получим два новых стиля: Гиперссылка и Перечень рисунков. Вы скажете: подумаешь, всего два стиля. Но я встречала документы, в которых было 603 стиля, и эти стили появились исключительно в результате неграмотной работы в Word. В этом случае говорить о преимуществах работы со стилями просто не приходится. Конечно, стиль «Гиперссылка» можно удалить (на одном из следующих уроков я расскажу, как это сделать).

Шаг 5.  Отрываем диалоговое окно «Список иллюстраций» и устанавливаем следующие значения:

Нажмите ОК. Получили такую картину:

И получили мы новый стиль в области задач Стили (вспомним Урок 13 Встроенные стили). Когда вставляешь Список иллюстраций, то в области задач Стили автоматически появляется встроенный стиль Перечень рисунков – это идеология Word

Я обещаю, что на одном из следующих уроков я научу вас скрывать не нужные для работы встроенные стили.

2. Составление перечня таблиц

Шаг 1. Щёлкаем Enter (давайте договоримся, что перечень таблиц будет располагаться сразу после перечня рисунков) и набираем «Перечень таблиц» и ещё раз Enter.

Шаг 2. Выделяем абзац «Перечень таблиц» (одиночный щелчок по полосе выделения напротив абзаца – абзац ведь состоит из одной строчки, смотри Урок 2) и форматируем его:

1. выравнивание посередине
2. полужирное начертание
3. интервал до абзаца – 12 пт
   интервал после абзаца – 6 пт (эти значения вводятся с Панели быстрого доступа – см. Урок….)

Шаг 3.   Открываем диалоговое окно «Список иллюстраций». Лента Ссылки → группа команд Название → кнопка Список иллюстраций:

Шаг 4.  Устанавливаем в диалоговом окне «Список иллюстраций» следующие значения:

Перевожу на русский язык.

Наиболее внимательные товарищи могут спросить: а зачем мы делали различные стили для названий таблиц и рисунков? Ведь в диалоговом окне Список иллюстраций есть чёткое разделение по названию. Отвечаю: исключительно потому, что эти два вида абзаца имеют различное форматирование, что оговорено в нормативных документах по оформлению документации.

Итак, мы получили такую картину:

Смотрите как интересно получается: диалоговое окно, при помощи которого мы вставляем перечень объектов, называется «Список иллюстраций», а сам перечень объектов имеет стиль «Перечень рисунков». Или оговорка разработчиков или недогляд переводчиков.

Вы обратили внимание, что при вставке перечень рисунков и перечень таблиц окрашены в серый цвет? Мы подошли вплотную к важному понятию «Поле в Word».

3.  Понятие «Поле». Обновление Поля

Я пересмотрела массу информацию по офисным программам, но нигде не нашла определения, что же такое «Поле»? Попробую дать своё определение.

Каждое поле имеет свою ограниченную функцию и свой код (а вот о кодах полей много-много позже). Например, поле Оглавление, поле Номер страницы, поле Дата.

Преимущество использования полей состоит в том, что вставленное содержимое (дата, номер страницы, оглавление и т.п.) обновляется автоматически при каждом изменении. Например, если вы работаете над документом в течение нескольких дней, то поле «Time» (текущая дата) будет изменяться каждый день.

Если вы поставили номер страницы при помощи команды Номер страницы (лента Вставка → группа команд Колонтитулы → команда Номер страницы):

то в дальнейшем, при создании новых страниц, номер будет проставляться автоматически. Номера в списке, названия объектов – это тоже поле, но каждое со своими функциями и со своим кодом. Правда, попутно вы получите два новых стиля в области задач Стили:

Ничего, мы научимся с этим бороться.

Понять, что перед нами поле легко: при выделении поле окрашивается в серый цвет (хотя в Параметрах можно этот режим Отображение поля в сером цвете отключить, но поле при этом останется полем).

А теперь поговорим о поле Список иллюстраций.

Шаг 1.    Нажмём с клавиатуры клавишу Ctrl. Не отпуская клавишу Ctrl, подводим курсор к номеру страницы «5», напротив названия рисунка «Рисунок 7. Электросеть». Курсор превращается в руку. Дожидаемся, когда появится надпись «Текущий документ Нажмите Ctrl и щёлкните ссылку» (это очень важно!):

Щёлкаем ЛМ и перескакиваем на страницу номер «5» на название рисунка «Рисунок 7. Электросеть». Текстовый курсор стоит в начале абзаца:

На уроке 28 Заголовки в документе и структура документа я давала понятие «Навигация в документе». Чем больше по объёму текстовый документ с которым вы работаете, тем сложнее в нём ориентироваться, выискивая нужное место. Word обеспечивает быстрый переход к нужному участку документа. Навигация по заголовкам позволяет просматривать заголовки документа и быстро переходить от одного заголовка документа к другому. Разумеется, такой тип навигации возможен только в том случае, если вы пользуетесь стилями Заголовков.

Что из себя представляет список рисунков или таблиц, которые мы вставляли? Это перечень ссылок на определённые абзацы в документе. Следовательно, щёлкнув по этой ссылке, мы переместимся на соответствующее название объекта.

Шаг 2.    Удаляем абзац «Рисунок 7. Электросеть»:

И переходим к Перечню рисунков.

Шаг 3.    Нажимаем в любом месте поля «Перечень рисунков» ПМ. Появляется контекстное меню:

Нажимаем команду «Обновить поле» и получаем такую картину:

И с изумлением видим, что после Рисунка 6 идёт Рисунок 8. Но название рисунка – это название объекта, а я уверяла вас, что это поле. Всё правильно! Мы с вами обновили поле, которое отвечает за сборку перечня рисунков. А поле «Название рисунка» мы не трогали.

Вывод: надо отправиться к полю «Название рисунка 8», нажать ПМ и из контекстного меню выбрать команду «Обновить поле»:

И по очереди обновить поле у всех следующих рисунков. Хорошо, что рисунков немного. А если много? Страшно представить объём работы.

Я никогда так не делаю. Я обновляю все поля целиком. Давайте удалим любое название таблицы. Например, «Таблица 2. Группы стандартов» на странице 1 Удалить надо вместе с символом конца абзаца.

Шаг 4.  Выделяем абзац «Таблица 2. Группы стандартов» (см. Урок 2):

и удаляем его клавишей Delete с клавиатуры.

Чтобы лучше были видны изменения в документе, перейдите на последнюю страницу, там, находятся Перечень рисунков и Перечень таблиц.

Шаг 5. Выделяем весь документ, одновременно нажимая клавиши Ctrl+A (см. Урок 2). Или трижды щёлкнуть ЛМ по полосе выделения:

Шаг 6.  Нажимаем замечательную клавишу F9 на клавиатуре:

И появляется окно:

Сейчас перед нами стоит задача: обновить всё целиком, а не только номера страниц.

Шаг 7.    Устанавливаем в окне «Обновление списка иллюстраций» радиоточку «обновить целиком» и нажимаем ОК:

Не пугайтесь, если окно «Обновление списка иллюстраций» выскочит ещё один раз – ведь у нас два списка иллюстраций, два перечня. Опять устанавливаем в окне «Обновление списка иллюстраций» радиоточку «обновить целиком» и нажимаем ОК.

И любуемся обновлённым перечнем рисунков и таблиц:

Как видите, все номера рисунков и таблиц идут по порядку. Можете просмотреть весь документ и убедиться, что номера названий рисунков и таблиц тоже идут по порядку.

Теперь вы сможете:

1. Собрать перечень объектов Рисунок
2. Собрать перечень объектов Таблица
3. Дать определение понятию Поле
4. Обновить поля в документе функциональной клавишей F9

При редактировании документа я не боюсь назначать новые названия объектов или удалять имеющиеся. Я сразу определяю место для перечня объектов. Я не опасаюсь копировать и вставлять информацию с полями в любой другой документ. Просто на завершающем этапе я обновляю поля при помощи функциональной клавиши F9. Чего и вам желаю!

Таблицы – важный инструмент в работе пользователя Excel. Как в Экселе сделать таблицу и автоматизировать этот процесс, ответит наша статья.

Советы по структурированию информации

Перед тем, как создать таблицу в Excel, предлагаем изучить несколько общих правил:

• Сведения организуются по колонкам и рядам. Каждая строка отводится под одну запись.
• Первый ряд отводится под так называемую «шапку», где прописываются заголовки столбцов.
• Нужно придерживаться правила: один столбец – один формат данных (числовой, денежный, текстовый и т.д.).
• В таблице должен содержаться идентификатор записи, т.е. пользователь отводит один столбец под нумерацию строк.
• Структурированные записи не должны содержать пустых колонок и рядов. Допускаются нулевые значения.

Как создать таблицу в Excel вручную

Для организации рабочего процесса пользователь должен знать, как создать таблицу в Экселе. Существуют 2 метода: ручной и автоматический. Пошаговая инструкция, как нарисовать таблицу в Excel вручную:

1. Открыть книгу и активировать нужный лист.
2. Выделить необходимые ячейки.
3. На панели инструментов найти пиктограмму «Границы» и пункт «Все границы».
4. Указать в таблице имеющиеся сведения.

II способ заключается в ручном рисовании сетки таблицы. В этом случае:

1. Выбрать инструмент «Сетка по границе рисунка» при нажатии на пиктограмму «Границы».
2. При зажатой левой кнопке мыши (ЛКМ) перетащить указатель по обозначенным линиям, в результате чего появляется сетка. Таблица создается, пока нажата ЛКМ.

Как создать таблицу в Excel автоматически

Опытные пользователи рекомендуют прибегнуть к изучению вопроса, как создать таблицу в Excel
автоматически. С использованием встроенного инструментария процесс создания табличной формы происходит в разы быстрее.

Область таблицы

Перед тем, как составить таблицу в Excel, пользователю нужно определить, какой интервал ячеек ему понадобится:

1. Выделить требуемый диапазон.
2. В MS Excel 2013-2019 на вкладке «Главная» кликнуть на пиктограмму «Форматировать как таблицу».
3. При раскрытии выпадающего меню выбрать понравившийся стиль.

Кнопка «Таблица» на панели быстрого доступа

На панели инструментов находится пиктограмма для создания табличного объекта. Чтобы воспользоваться функционалом табличного процессора, пользователь использует следующий алгоритм:

1. Активировать интервал ячеек, необходимых для работы.
2. Перейти в меню «Вставка».
3. Найти пиктограмму «Таблицы»:

• В MS Excel 2007 кликнуть на пиктограмму. В появившемся диалоговом окне отметить или убрать переключатель пункта «Таблица с заголовками». Нажать ОК.
• В MS Excel 2016 нажать пиктограмму и выбрать пункт «Таблица». Указать диапазон ячеек через выделение мышкой или ручное прописывание адресов ячеек. Нажать ОК.

Примечание: для создания объекта используют сочетание клавиш CTRL + T.

4. Для изменения названия столбца перейти на строку формул или дважды кликнуть на объекте с заголовком.

Диапазон ячеек

Работа с числовой информацией подразумевает применение функций, в которых указывается интервал (диапазон ячеек). Под диапазоном справочная литература определяет множество клеток электронной таблицы, в совокупности образующих единый прямоугольник (А1:С9).

Активированная вкладка «Конструктор» раскрывает инструментарий, облегчающий процесс редактирования объекта. Для автоматизации работы пользователь устанавливает переключатели на инструментах «Строка заголовка» и «Строка итогов». Последняя опция позволяет провести расчеты по выбранной формуле. Для этого пользователь раскрывает список посредством нажатия на стрелку в итоговой ячейке и выбирает функцию.

Заполнение данными

Работа со структурированной информацией возможна, если ячейки заполнены текстовой, численной и иной информацией.

• Для заполнения необходимо активировать ячейку и начать вписывать информацию.
• Для редактирования ячейки дважды кликнуть на ней или активировать редактируемую ячейку и нажать F2.
• При раскрытии стрелок в строке заголовка структурированной информации MS Excel можно отфильтровать имеющуюся информацию.
• При выборе стиля форматирования объекта MS Excel автоматически выбрать опцию черезстрочного выделения.
• Вкладка «Конструктор» (блок «Свойства») позволяет изменить имя таблицы.
• Для увеличения диапазона рядов и колонок с последующим наполнением информацией: активировать кнопку «Изменить размер таблицы» на вкладке «Конструктор», новые ячейки автоматически приобретают заданный формат объекта, или выделить последнюю ячейку таблицы со значением перед итоговой строкой и протягивает ее вниз. Итоговая строка останется неизменной. Расчет проводится по мере заполнения объекта.

• В заголовках должны отсутствовать числовые форматы, поскольку при создании таблицы они преобразуются в текст. Если формула содержит в качестве аргумента ссылку на ячейку заголовка, где предполагалось число, то функция может не сработать.

Сводная таблица

Сводка используется для обобщения информации и проведения анализа, не вызывает трудностей при создании и оформлении. Для создания сводной таблицы:

1. Структурировать объект и указать сведения.
2. Перейти в меню «Вставка» и выбрать пиктограмму: в MS Excel 2007 – «Сводная таблица»; в MS Excel 2013-2019 – «Таблицы – Сводная таблица».
3. При появлении окна «Создание сводной таблицы» активировать строку ввода диапазона, устанавливая курсор.
4. Выбрать диапазон и нажать ОК.

Примечание: Если сводка должна находиться после создания на этом же листе, пользователь устанавливает переключатель на нужную опцию.

5. При появлении боковой панели для настройки объекта перенести категории в нужные области или включить переключатели («галочки»).

Созданная сводка автоматически подсчитывает итоги по каждому столбцу.

Рекомендуемые сводные таблицы

Поздние версии MS Excel предлагают воспользоваться опцией «Рекомендуемые сводные таблицы». Подобная вариация анализа информации применяется в случаях невозможности правильного подбора полей для строк и столбцов.

Для применения рекомендуемых сводных таблиц:

1. Выделить ячейки с введенной информацией.
2. При клике на пиктограмму «Таблицы» выбрать пункт «Рекомендуемые сводные таблицы».
3. Табличный процессор автоматически анализирует информацию и предлагает оптимальные варианты решения задачи.
4. В случае выбора подходящего пункта таблицы и подтверждения через ОК получить сводную таблицу.

Готовые шаблоны в Excel 2016

Табличный процессор MS Excel 2016 при запуске предлагает выбрать оптимальный шаблон для создания таблицы. В офисном пакете представлено ограниченное количество шаблонов. В Интернете пользователь может скачать дополнительные образцы.

Чтобы воспользоваться шаблонами:

1. Выбирать понравившийся образец.
2. Нажать «Создать».
3. Заполнить созданный объект в соответствии с продуманной структурой.

Оформление

Экстерьер объекта – важный параметр. Поэтому пользователь изучает не только, как построить таблицу в Excel, но и как акцентировать внимание на конкретном элементе.

Создание заголовка

Дана таблица, нарисованная посредством инструмента «Границы». Для создания заголовка:

Выделить первую строку, кликнув ЛКМ по численному обозначению строки.

На вкладке «Главная» найти инструмент «Вставить».

Активировать пункт «Вставить строки на лист».

После появления пустой строки выделить интервал клеток по ширине таблицы.

Нажать на пиктограмму «Объединить» и выбрать первый пункт.

Задать название в ячейке.

Изменение высоты строки

Обычно высота строки заголовка больше первоначально заданной. Корректировка высоты строки:

• Нажать правой кнопкой мыши (ПКМ) по численному обозначению строки и активировать «Высота строки». В появившемся окне указать величину строки заголовка и нажать ОК.
• Или перевести курсор на границу между первыми двумя строками. При зажатой ЛКМ оттянуть нижнюю границу ряда вниз до определенного уровня.

Выравнивание текста

Если пользователь предполагает расположение текста в ячейке иное, нежели по умолчанию, то пользуется пиктограммами «Выравнивание» относительно горизонтали и вертикали, а также кнопкой «Ориентация». Выбор пунктов выпадающего списка позволит расположить текст по вертикали или диагонали.

Изменение стиля

Изменение размера шрифта, начертания и стиля написания осуществляется вручную. Для этого пользователь пользуется инструментами блока «Шрифт» на вкладке «Главная» или вызывает диалоговое окно «Формат ячеек» через ПКМ.

Пользователь может воспользоваться пиктограммой «Стили». Для этого выбирает диапазон ячеек и применяет понравившийся стиль.

Как вставить новую строку или столбец

Для добавления строк, столбцов и ячеек:

• выделить строку или столбец, перед которым вставляется объект;
• активировать пиктограмму «Вставить» на панели инструментов;
• выбрать конкретную опцию.

Удаление элементов

Для удаления объектов на листе MS Excel пользователь активирует аналогичную кнопку на панели инструментов, предварительно выделив строку, столбец, ячейку.

Заливка ячеек

Для задания фона ячейки, строки или столбца:

• выделить диапазон;
• найти на панели инструментов пиктограмму «Цвет заливки»;
• выбрать понравившийся цвет.

II способ

• вызвать «Формат ячеек» через ПКМ;
• перейти на вкладку «Заливка»;
• выбрать цвет, способы заливки, узор и цвет узора.

III способ

• щелкнуть на стрелочку в блоке «Шрифт»;
• перейти на вкладку «Заливка»;
• выбрать понравившийся стиль.

Формат элементов

На панели инструментов находится пиктограмма «Формат». Опция помогает задать размер ячеек, видимость, упорядочить листы и защитить лист.

Формат содержимого

Последний пункт из выпадающего списка «Формат» на панели быстрого доступа позволяет назначить тип данных или числовые форматы, задать параметры внешнего вида и границы объекта, установить фон и защитить лист.

Использование формул в таблицах

Табличный процессор пользуется успехом благодаря возможности применения математических, статистических, логических и т.п. функций.

Ознакомиться с полным списком и вписываемыми аргументами пользователь может, нажав на ссылку «Справка по этой функции».

Для задания формулы:

• активировать ячейку, где будет рассчитываться формула;
• открыть «Мастер формул»;

или

• написать формулу самостоятельно в строке формул и нажимает Enter;

или

• применить и активирует плавающие подсказки.

На панели инструментов находится пиктограмма «Автосумма», которая автоматически подсчитывает сумму столбца. Чтобы воспользоваться инструментом:

• выделить диапазон;
• активировать пиктограмму.

Использование графики

Для вставки изображения в ячейку:

1. Выделить конкретную ячейку.
2. Перейти в меню «Вставка – Иллюстрации – Рисунки» или «Вставка – Рисунок».
3. Указать путь к изображению.
4. Подтвердить выбор через нажатие на «Вставить».

Инструментарий MS Excel поможет пользователю создать и отформатировать таблицу вручную и автоматически.

В данной статье рассмотрим способ ведения затрат по объектам на небольшом предприятии в строительстве или другом единичном производстве.

Прошу обратить внимание — это готовый, но не совсем полноценный метод ведения учета. Полноценно учет ведется в специализированных бухгалтерских программах (таких как 1С).

Но если вы хотите по какой-то причине вести «блиц-учет», то данный способ вам подойдет. Фактически это учет расходов по кассовому методу, о котором я пишу в статье «Как составлять отчет по затратам по состоянию “сегодня на вчера“» только в Excel.
Для того, чтобы вести подобный подсчет затрат по проекту, необходимо сделать в электронных таблицах вот такую сводную табличку. В рассматриваемом файле этот лист называется «Движение средств»:

Рассмотрим шаблон (форму) подробнее:
Столбец А – дата;

Столбцы В,С,D – приход, расход и остаток по расчетному счету. Отражается полное движение по расчетному счету. Отражаются ВСЕ движения, независимо от того, относятся движения к объекту или нет. Остаток должен соответствовать остатку по расчетному счету;

Столбцы E,F,G – приход, расход и остаток по кассе. Отражается полное движение по кассе. Отражаются ВСЕ движения, независимо от того, относятся движения к объекту или нет. Остаток должен соответствовать остатку по кассе;

Столбец Н – объект к которому относится данная финансовая операция. В данной колонке указываются строящиеся объекты. Объекты должны называться точно так же, как и на карточке этого объекта. Два исключения: «постоянные затраты» и «транзит». О них поговорим позже.

Столбец I – вид операции (затрата, оплата). Здесь указываются виды операций, например: зарплата, закупка материалов (рекомендую просто называть «материалы»), предоплата заказчика и т.д. Соответственно на листе объекта необходимо будет указать все те виды затрат, которые будут написаны в данном столбце. Если какой-то вид затраты не будет написан в карточке объекта, то соответственно эти затраты не попадут в карточку объекта. Вы можете добавить виды затрат в карточку объекта или удалить все те виды затрат, что я написал в карточках объектов и написать свои. Главное, чтобы в данной колонке указывались те же виды затрат, что написаны в карточке объекта.

Столбец J – здесь указываются контрагенты, которым деньги платят или от которых получают платежи. В карточках объектов данный признак не участвует, но для сверки расчетов можно отфильтровать платежи по любому контрагенту и увидеть все совершенные платежи.

Столбец К – примечание. Здесь указывается любая информация, которую считаете необходимым написать по каждой финансовой операции. Например, если это покупка материалов (то есть в столбце I указано «материалы»), то в данной колонке стоит написать какие именно материалы, по какой цене и в каком количестве. Чем больше информации вы напишете, тем легче вам будет понять через некоторое время – что это был за платеж.

В самой верхней строке листа (строке 1) указаны: в столбце А – текущая дата, а все остальные формулы позволяют рассчитывать итоги по результатам фильтрования. Попробуйте отфильтровать таблицу по любому признаку и увидите, что формулы верхней строки пересчитывают только значения в отфильтрованных строках.
Когда вы вносите данные в вышеуказанную таблицу, то данные из неё распределяются по карточкам объектов, которые вы указываете в столбце H.

Объекты

Карточка объекта выглядит следующим образом:

В верхней ячейке столбца E (ячейка отмечена оранжевым цветом) указывается наименование объекта. Соответственно именно это слово вы должны использовать при указании объекта финансовой операции в таблице «Движение средств».
В основной таблице указываются расходы по видам затрат. Оранжевым цветом выделены ячейки куда вы должны написать вид затрат, по которым будет происходить их распределение.
Под таблицей с затратами находится таблица с данными о поступивших доходах.
В ячейке выделенной оранжевым цветом необходимо указать наименование контрагента, который является заказчиком и плательщиком по данному объекту.
В случае если расходы по объекту превысят сумму доходов по объекту, строка доходов окрасится в красный цвет.

Постоянные расходы (расходы, несвязанные с объектами)

Для сбора указанных расходов, есть отдельный лист, который так и называется «Постоянные расходы».

Оранжевым цветом выделены ячейки, которые вы должны заполнить самостоятельно.
Соответственно на листе «Движение средств» в случае, если расход не относится ни к одному объекту, в столбце «Объект» необходимо написать «Постоянные расходы», а в столбце «Вид затрат» необходимо указывать только те затраты, которые вы написали на листе «Постоянные расходы»

Объекты и затраты

Следующим листом рассматриваемого файла является лист «Объекты и затраты».

Это сводный лист по всем карточкам распределения затрат будь то затраты по объектам или постоянные расходы, не связанные с объектами. Этот лист необходим для проверки полноты распределения всех затрат и доходов с листа «Движение средств».
Самая верхняя строка, обозначенная как «Движение средств» отражает сумму всех финансовых операций с листа «Движение средств» за минусом расходов, обозначенных как «Транзит».
Непосредственно в таблице на этом листе находится информация о распределении доходов и затрат по-объектно:
Столбец А – наименование объекта.
Столбцы В,С,D – приходы по расчетному счету, приходы по кассе и сумма.
Столбцы E,F,G – расходы по расчетному счету, расходы по кассе и сумма.
Если общая сумма расходов превышает общую сумму доходов по объекту, то строка данного объекта окрасится в красный цвет.
Так как в этой таблице отражается распределение всех приходов и расходов, то общая сумма операций по объектам и постоянным затратам должна быть равна сумме всех операций по данному столбцу минус затраты на «Транзит». В противном случае соответствующая колонка на листе «Движение средств» окрасится в красный цвет.
Пример:
Вот так будет выглядеть лист «Движение средств», если вы забыли поставить наименование объекта:

Вот так будет выглядеть, если вы забыли поставить вид затраты:

При помощи такой индикации вы всегда можете увидеть, что не все обязательные признаки для корректного распределения затраты были поставлены.

Расчеты с собственниками

Вполне возможны ситуации, когда в бизнес собственникам приходится вкладывать дополнительные средства, а так же собственники могут изымать средства из бизнеса. Расчеты с собственниками предусмотрены только в файле на 50 объектов. Этот раздел рассмотрен ниже.

Что такое «Транзит»

Если вы совершаете операцию по обналичиванию средств, то с точки зрения ваших финансов эта операция не может относиться ни к затратам, ни к доходам. Соответственно такую операцию нельзя разносить на объекты. Поэтому в таблице «Движение средств» и в объекте операции необходимо написать «Транзит» и в виде затрат.

Вы можете написать расход с расчетного счета и приход в кассу в одной строке (как показано выше) или разбить на две строки:

Смысл от этого не поменяется. Главное, чтобы стояли все необходимые признаки. А на листе «Объекты и затраты» в ячейке G2 стояло слово «Транзит».

Советы по заполнению и ведению файла.

1. Заполняйте все ячейки по каждой операции. Пропусков быть не должно. Во-первых, это позволит сохранять больше информации по каждой операции, а во-вторых, даст вам больше возможностей для фильтрации данных.
2. Если один платеж по банку или кассе предназначен для нескольких объектов – разбивайте платеж на необходимое количество частей.
3. Если один из столбцов в «Движении средств» стал красным (это означает, что в столбце «Объект» или «Вид затрат» не заполнены соответствующие ячейки). Необходимо с помощью автофильтра выбрать пустые ячейки в этих столбцах.И так вы сможете отловить те строки, в которых цифры есть, а признаков для распределения не хватает.
4. Кроме не написания необходимого признака, может быть ошибка, если вы пишете признак (объект или вид затрат) неправильно. Необходимо сверять данные по каждому объекту и каждому виду затрат.
5. Даты в первой колонке таблицы «Движение средств» необходимо вносить вручную, но изначально там вбиты по всему столбцу ссылки на предыдущую ячейку. Это позволяет вносить дату один раз в день (поверх ссылки), а все последующие ссылки тут же отражают только что внесенную дату. Если необходимо убрать все изменения дат, то нужно просто опять скопировать ссылку на все ячейки столбца.
6. Не используйте в названиях объектов пробелы. Если в названии объекта имеется два слова — пишите их через нижнее подчеркивание. Например: «Белый_камень». А лучше называйте объекты в одно слово. Кстати, случайно поставленный пробел в конце названия тоже будет проблемой.
7. ВАЖНО! НЕ ПЕРЕИМЕНОВЫВАЙТЕ ЛИСТЫ! Это нарушает работу навигации в файле. Вернее если Вы умеете обновлять гиперссылку, то проблем нет — просто после переименования листа обновите гиперссылку. Если же Вы не умеете работать с гиперссылками, то названия листов лучше не трогать.

Где приобрести этот файл?

Его можно приобрести в нашем магазине.

Если вам необходимо разносить расходы больше, чем на 10 объектов

Если вам недостаточно 10 объектов в файле, то для вас у нас есть файл с 20ю и 30ю объектами. Эти файлы, кроме количества объектов, имеют ещё одно отличие. Это навигация по файлу. Необходимость в навигации появляется из-за количества листов в файле. Ибо в файле на 10 объектов все листы одновременно присутствуют на экране:

В этом случае никакая навигация не нужна, все листы видны сразу. В файлах на 20 и 30 объектов не все листы одновременно видны на экране:

И для того, чтобы найти нужный объект — необходимо прокручивать листы в поисках нужного. Это неудобно. Чтобы избежать подобных неудобств, в файлах на 20 и 30 объектов предусмотрены быстрые переходы между листами при помощи гиперссылок. В файле появился дополнительный лист — «Навигация». С которого можно попасть на любой лист файла. Для этого курсор необходимо навести на нужный лист и кликнуть левой кнопкой мыши.

Кроме того, на каждом листе файла находятся гиперссылки, с помощью которых можно попасть на лист «Навигатор» или на лист «Движение средств».

На листе «Движение средств» ссылка для перехода на лист «Навигатор» находится, над столбцом «Объект»

Расчеты с собственниками

Эти расчеты предусмотрены в файле на 50 объектов.

В столбец В «Наименование» вносятся имена участников бизнеса. Тех кто имеет право вкладывать средства в бизнес и изымать их. Далее на листе «Движение средств» при вложении средств в графе «Объект» пишется «Расчеты с собственниками» (то есть так как написано в на рассматриваемом листе в ячейке Е1). В графе «Вид затрат/платежа» указывается вид операции, то есть «Вложение» или «Изъятие», а в графе «Контрагент» указывается имя собственника (точно так же, как написано на листе «Расчеты с собственниками».

В случае неправильного написания имени собственника (то есть отличного от написания на листе «Расчеты с собственниками»), будут окрашиваться красным столбцы прихода и расхода средств на листе «Движение средств», а так же на листе «Расчеты с собственниками» столбцы «Вложения» и «Изъятия». Ниже указано как будет выглядеть рассматриваемый лист, если на листе движения средств неправильно указали имя собственника.

Если вам необходимо вести учет по объектам с учетом финансирования бизнеса с разных юридических лиц

Для этого в нашем магазине есть «Таблицы с несколькими юрлицами на 50 объектов». Информация по использованию этого файла находится в этой статье «Как в Excel вести учет строительства по объектам при условии наличия нескольких юридических лиц в бизнесе».

Для визуального выделения «шапки» таблицы можно применить заливку (см. два варианта в Примерах 2 и 12), жирный шрифт для этого редко используют. Красиво выглядит центрирование по высоте и ширине.

Теперь приступим к правилам заполнения прографки — так называемого «содержимого» таблицы. Так же, как и в других ячейках таблицы, точки в конце здесь не ставятся. А вот внутри текста ячейки знаки препинания расставляются согласно современным правилам пунктуации.

Текст ячейки можно начать с маленькой буквы, если он представляет собой обрывочную фразу. Если это полноценное предложение или несколько предложений, то начинать стоит с заглавной буквы. Если же какие-то ячейки заполняются короткими фразами, а какие-то — предложениями, то лучше все ячейки прографки начинать с заглавной буквы.

Некоторую сложность представляют собой правила расположения чисел. Числовые значения одной величины лучше располагать так, чтобы единицы находились под единицами, десятки под десятками, сотни под сотнями и т.п. (Пример 9). Для этого содержимое ячеек удобно выравнивать по правому краю, дополнительно можно установить отступ справа.

Если в одной графе собраны показатели неодинаковых величин, то они просто центрируются (Пример 10).

Если через тире или многоточие приводится диапазон значений, то в идеале все равнять по тире / многоточию, которые размещаются в центре. Но это слишком трудоемкий вариант, который редко реализуют. Можем поделиться маленькой хитростью: чтобы тире / многоточие оказалось во всех ячейках столбца на одном месте, надо сделать одинаковым количество знаков в числах до и после тире / многоточия. Чтобы этого добиться, недостающие знаки в MS Word можно напечатать цветом бумаги (обычно это верхний левый вариант в таблице цветов шрифта текста) — при выравнивании содержимого ячеек такие знаки будут учитываться, а на печати и экране видны не будут (пока кто-нибудь не изменит им цвет). Но подобные игры крайне опасны при трансляции данных — все ваши визуально «невидимые дополнения» воспримутся как полноценные данные и могут быть отображены.

Повторяющийся в соседних строках одной графы текст можно заменить кавычками или выражением «То же» (но не принято заменять цифры и знаки, аббревиатуры, а также названия, включающие аббревиатуру или номер). При переносе таблицы на другую страницу повторяющийся текст снова приводится полностью, даже если до этого заменялся кавычками или «То же».

Нежелательно оставлять незаполненные ячейки. Здесь можно написать «Нет сведений» либо проставить прочерк при помощи тире.

Выполнение описанных рекомендаций в управленческих документах — дело добровольное. Просто перечисленные правила оформления таблиц позволят вам создавать удобные наглядные документы. Будет меньше путаницы и таблицы будут выглядеть аккуратно.

План урока:

Таблицы вокруг нас

Таблицы, виды и особенности

Создание обычной таблицы в текстовом редакторе Еxcel

Создание таблиц в текстовом редакторе Word

Решение логических задач при помощи таблиц

Таблицы вокруг нас

Давайте вместе вспомним, какие таблицы мы используем каждый день. Это расписание уроков, распорядок дня, меню, график движения транспорта, календарь и не только.

Посмотрите на этот пример.

Можно заметить, что у этого черно-белого примера четко видна структура. Простые таблицы состоят из нескольких столбцов и строк с одноуровневыми заголовками.

Пример цветного оформления:

Источник

Это пример без видимых границ столбцов или строк. Но структура все равно видна.

Несмотря на различие, цветные или черно-белые варианты, с границами и без, они все обладают подобной структурой. Это перпендикулярное пересечение столбцов и строк с образование ячеек – минимального структурного элемента, в котором и находятся данные.

Что же находится в ячейках? В них расположена определенная информация об учебе, движении транспорта, меню или справочные данные.

Таблицы, виды и особенности

Итак, таблица – форма представления информации.

Структура таблицы – ее составляющие элементы. Вертикальные элементы таблицы называются столбцами, горизонтальные строки – строками. На пересечении строк и столбцов находится ячейки, где хранятся данные. Чаще всего первый столбец и первая строка содержат наименования/заголовки.

Такой способ подачи информации очень удобен, он позволяет собрать однотипные объекты, систематизировать, все это очень компактно, легко воспринимается визуально. Ячейки могут содержать любые данные, текст, числа, даты или изображения.

В такой структурированной форме хранится разнотипная справочная информация, различные плотности, растворимости, размеры, таблицы больших простых чисел, данные по строительству или здоровью человека. Справочники, энциклопедии, ведомости, сметы, прайсы, меню, договора и множество других документов – везде есть информация, которой удобно и просто пользоваться именно в таком структурированном виде.

Чтобы оценить удобство таблиц, сравнительно с текстом, напишем расписание уроков на 1 день по-разному.

Пример простой таблицы:

Словесное описание:

В этот день 4 урока. Первый урок – русский язык, второй – литературное чтение, третий – математика, и последний, четвертый урок – музыка.

Хотя оба варианта несут одну и ту же информацию, пользоваться первым вариантом гораздо удобнее, быстрее. Если бы расписание уроков было в дневниках сплошным текстом, то каждый раз приходилось бы тратить намного больше времени, чтобы узнать, какие уроки будут идти.

А если данных много, они сложные, то без табличной модели их очень трудно использовать:

Преимущества табличной формы информации:

• наглядность;
• компактность;
• обозримость.

Объекты, представленные таблично, имеют общие свойства, но не обязательно все, для систематизации достаточно одного общего параметра.

Основные правила оформления таблиц

Чтобы табличная форма хранения информации была компактна и удобна, следует соблюдать такие правила:

1. Заголовок обязателен – он дает краткий посыл о содержимом.
2. Вся информация максимально конкретная, с минимумом лишних слов, сокращений.
3. Если есть единицы измерения, то их не указывают в каждой ячейке, а пишут в наименовании или заголовках.
4. Оптимально, чтобы пустых ячеек не было. Если информация неизвестна, ставится «?». Невозможно получить – «Х», данные нужно брать из соседней ячейки «←↑→↓».

Классификация

Условно таблицы делят:

• по структуре (простые, сложные);
• по отношению объектов (О) и их свойств (С) на ОС, ООМ (много) и ОСО.

Примеры таблиц типа «Объект–свойства», «Объекты-объекты один»:

Примеры таблиц типа « «объекты-объекты-много» и «объекты-свойства-объекты»:

Таблицы типа ОС описывают свойства одного объекта или группы, но каждый отдельно, а не как класса. Различные свойств (дата рождения, физиологические параметры) связаны с конкретным учеником, каждый из которых является объектом одной группы.

В таблицах вида ОО идет описание свойств нескольких объектов (ученик-предмет).

Таблицы вида ООМ содержат данные, которые касаются нескольких разных объектов, которые связаны общими свойствами. Объектом являются и ученики и предметы, а их общими свойствами – оценки по семестрам и за год.

Тип ОСО содержит пары объектов и их свойства. В последнем примере описана сложная зависимость предмет/учитель-оценка-ученик.

В классическом представлении количество строк будет зависеть от объема объектов, а столбцов – от множества свойств.

Таблица «объект-свойство» универсальна, ее можно смотреть как прямо, первый столбец – объекты, так и боком, если свойств очень много. В описанных примерах только последнюю таблицу (ОСО) можно повернуть «набок».

Создание таблиц в редакторе Excel

Один из самых простых и быстрых способов создать таблицу – оформить в редакторе Exсel. Документ состоит из 3 страниц, представляющих собой сетку из 1026 ячеек, каждую из которых можно менять любым способом: делать уже/шире, выше/ниже, менять тип данных, вид границы, заливку и многое другое.

Изменение структуры таблиц делается очень просто:

• при помощи шаблонов;
• инструментов панели инструментов;
• с помощью мышки, растягивая строки/столбцы, правой клавишей выбирая форматирование ячеек.

Одним из главных преимуществ документов Экселя является возможность выполнять с данными в столбцах/строках любые манипуляции. В электронной таблице эксель можно реализовать любые правила оформления текста (цвет, размер, тип шрифта, цвет, толщина и тип границ, всевозможная заливка, текстура). Информацию можно сортировать, скрывать, отображать. Таблицу даже можно транспонировать, то есть повернуть из горизонтальной ориентации на вертикальную или наоборот.

Создание таблиц в текстовом редакторе Word

Так как сплошной текст трудно воспринимается, выглядит некрасиво, материал лучше сочетать с таблицами, рисунками, диаграммами. Поэтому, в текстовом редакторе Ворд есть специальные инструменты, позволяющие быстро сделать таблицу, а потом просто заполнить ее нужной информацией.

Чтобы из текста в Word сделать таблицу, нужно выполнить следующие шаги:

1. Текс должен быть оформлен следующим образом: каждая строка текста заканчивается Enter. Это означает, что в таблице тоже будет переход на новую строку. Но можно выбрать и другой разделитель, просто описанный вариант наиболее часто используемый.
2. Выделить нужный текст: 

На панели инструментов «Вставка» выбрать «Таблица», а в ней вложенное меню «Преобразовать в таблицу»:

1. Далее выбрать нужные параметры: количество столбцов/строк, характеристики размеров ячеек и тип разделителя:

Программа сама предложит структуру таблицы, исходя из выделенного фрагмента, но ее можно менять так, как нужно:

1. Полученный блок привести к желаемому виду – скопировать информацию в ячейки, подогнать ее размеры, изменить шрифт, границы, заливку.

Также можно пойти по пути «с самого начала», выбирая любой удобный способ из пункта меню «Таблица» на панели инструментов «Вставка»:

• «Вставить таблицу», указав ее структуру (число строк/столбцов):

или самостоятельно выбрать размер, курсором наводя на нужно количество строк/столбцов:

• или «Нарисовать таблицу» – при помощи карандаша сначала нарисовать границу таблицы, потом разделить ее на строки и столбцы:

• или «Таблицу Exсel» – такой вариант подойдет, если нужно «подтянуть» готовую таблицу из другого документа или нужна интерактивная форма с возможностью считать формулы:

• или «Экспресс-таблицы» – это заготовки шаблонов различных типов с уже готовым форматированием (цвет и толщина линий, заливка, размер и тип символов):

Чтобы легко преобразовывать текст, следует четко понимать, что является объектами, а что свойствами.

Для закрепления материала создадим простую таблицу «Виды полезного отдыха по сезонам». Сделать это можно как при помощи Exсel, так и Word.

Делаем простую таблицу из 5 строк (4 объекта – время года, плюс строка заголовка) и 2 столбцов (1 – объекты, 2 – свойства). Если свойств много, можно каждое написать в отдельной ячейке или все вместе, перечнем, в одной.

Заголовками являются «Время года», «Полезный отдых». Объекты «Зима, «Весна», «Лето» и «Осень», а свойства – виды отдыха.

Если есть возможность, то данные в таблице лучше сортировать. Например, в примере времена года отсортированы по порядку.

Информацию в строках сортируют по возрастанию или уменьшению, по алфавиту, дате, другим критериям.

Таблицы для решения логических задач

Когда условие задачи содержит множество логических взаимосвязей, то легко запутаться и потерять важное звено для выстраивания конечной логической цепочки. Таблица помогает решать подобные головоломки быстро и наглядно.

Пример логической задачи

Самым быстрым и удобным является решение логических задач с помощью таблицы. Для данного примера удобно, чтобы каждая строка была определенным учеником, а столбец – номером класса. Вычеркивая неподходящие условия, мы получим на финише только те ячейки, которые соответствуют условию задачи.

Согласно данным по первому туру Саша не может быть 6-классником, Катя – 7-классницей, а Наташа 9-классницей. Ставим на пересечении имен и классов −. Исходя из того, что они играли парами, Саша также не ходит в 7, 9 классы, Катя – 6, 9, а Наташа – 6 и 7. Добавим −.

Переходим к описанию второго тура: Петя не может быть в 7 классе. Ставим в этой ячейке напротив Пети и «7» −.

В третьем и четвертом турах из-за болезни 9-классника Петя и Руслан не играли. Ставим в этой ячейке −.

Данные по 4-ому туру позволяют отметить, что Катя не 11-классница. Ставим на пересечении Катя/«11» −.

Так как победили Саша и Катя, и они не 10-классники. Ставим  − в столбце со значением 10 напротив имен Кати и Саши.

А теперь, методом исключения, определим, кто в каком классе учится, ведь на соревнованиях было по 1 человеку от каждого класса. Сначала поставим + в тех строках, где пустыми остались по 1 ячейке, далее – в этом столбце, если представитель от этого класса уже найден.

Получилось, что Катя 8-классница, а Андрей из 9-классник, Саша – из 11 класса, Наташа из 10, Петя – из 6, а Руслан из 7.

Таким образом, таблицы позволяют компактно размещать большой блок однотипной информации, систематизировать данные, собрать справочные величины, константы, решать логическую задачу и многое другое.