Как составить структуру инструкции

Вам будет интересно

Перейти на главную блога

В должностной инструкции прописывают требования и обязанности для каждой штатной должности. Работника нужно ознакомить с инструкцией перед трудоустройством и обязательно под роспись. Если положения меняются, то об этом тоже нужно уведомить сотрудника.

Надо ли составлять должностные инструкции на основе профстандартов

Главная цель модернизации системы ЕКСД и перехода на профстандарты — введение и применение единых квалификационных требований для выполнения определенных работ и трудовых функций. Еще одна задача — внесение корректировок в учебные планы образовательных организаций профессионального образования. Порядок разработки, применения профстандартов регулируется ст. 195.2 и 195.3 ТК:

1. Разработка и внедрение регламентируется правительством и Минтрудом РФ — постановление Правительства РФ № 23 от 22.01.2013, приказы Минтруда № 170н от 29.04.2013, № 147н от 12.04.2013, № 148н от 12.04.2013.
2. Организации обязаны применять стандарты в строго регламентируемых случаях (ФЗ № 122, Письмо Минтруда России № 14-0/10/В-2253 от 04.04.2016).
3. Применение рекомендовано и в необязательных ситуациях — в качестве основы для формирования требований к уровню квалификации сотрудников, при разработке перечня должностных обязанностей для трудовых договоров и должностных инструкций.

Если организация применяет для регулирования трудовой деятельности сотрудников ДИ, то профстандарты при их разработке используются в следующих случаях:

• законами или подзаконными актами к сотруднику установлены квалификационные требования для выполнения той или иной работы — ст. 195.3 ТК;
• конкретной должности (профессии) или трудовой функции (при соответствии названия и квалификации) предоставляются льготы, дополнительные выплаты и компенсации — п. 2 ст. 57 ТК.

Кто обязан применять профстандарты и на каком основании, показано на рисунке. Перечень не является исчерпывающим, он пополняется и обновляется.

Должностная инструкция и профстандарт

Коротко покажем, как пользоваться профстандартом при составлении должностной инструкции, в качестве примера возьмем должность эксперта по закупкам.

Шаг 1. Если использовать профстандарт необходимо или руководством принято решение обратиться к сборнику в качестве «помощника», то проверьте, есть ли подходящий в реестре.

Справка. Сборник содержит шаблоны ДИ для небольшого количества должностей и профессий, найденный текст следует взять за основу. В остальных случаях в соответствии с профстандартом перерабатывается имеющаяся ДИ.

Шаг 2. Учитывая специфику предприятия и должности, вносятся необходимые поправки. Базовые требования к должностной инструкции 2023 г. на основе профстандарта установлены с учетом требований и рекомендаций следующих документов:

• ГОСТ Р 7.0.97-2016;
• положений гл. 43 ТК РФ;
• устава организации;
• локальных актов компании.

Шаг 3. Должностные инструкция имеет вполне традиционную структуру. Представленные варианты форм должностной инструкции в соответствии с профстандартами отличаются размещением блоков «должен знать» и «должен уметь».

В первом случае они обобщены из описания каждой трудовой функции и располагаются в общей части.

Во втором необходимые знания и умения приведены попунктно, применительно к каждой трудовой функции, структура должностной инструкции по профстандарту имеет следующий вид:

Квалификационные требования, требования к стажу и условия допуска, независимо от места их размещения в ДИ, в профстандарте следует искать в разделе III «Характеристика обобщенных трудовых функций». Для должности «Эксперт по закупкам» (профстандарт 08.024) они находятся в начале раздела 3.2 стандарта.

В первом разделе ДИ обычно содержатся следующие сведения:

• назначение документа;
• порядок назначения работника на должность и освобождения с нее;
• подчиненность;
• требования к образованию и квалификации кандидата, к его опыту и умениям.

Эта часть разрабатывается с учетом внутренних ЛНА и выглядит следующим образом:

Шаг 4. В раздел 2 ДИ перечисляются трудовые функции. Для должности «эксперт по закупкам» они обобщены в разделе II профстандарта — код В таблицы.

Шаг 5. Должностные обязанности в разделе 3 ДИ детализируются в соответствии с методикой профстандарта — содержание каждой трудовой функции раскрывается через трудовые действия.

В нашем примере эксперт по закупкам выполняет две трудовые функции:

1. Экспертиза закупочной процедуры.
2. Экспертиза исполнения и результатов исполнения контракта.

В проф. стандарте должностных инструкций 2023 г. расшифровка функции 2 выглядит следующим образом:

В ДИ разработчику следует зафиксировать перечень действий, которые выполняет сотрудник. При необходимости работодатель расширяет его по своему усмотрению. Описание должностных обязанностей в используемом примере имеет следующий вид:

Шаг 6. Права работника, которыми он обладает в рамках своих полномочий, описываются традиционно: указывают права доступа к информации, порядок взаимодействия с сотрудниками предприятия и пр. Используйте формулировки профстандарта (описание трудовых действий). Часть «ответственность» содержит стандартные формулировки (при необходимости включаются дополнительные сведения, например, о материальной ответственности).

Шаг 7. В заключительной части приводится порядок утверждения и вступления ДИ в силу, порядок внесения изменений. В этом разделе — ссылка на используемый стандарт и его реквизиты. Вот пример должностной инструкции в части прав и ответственности эксперта по закупкам.

Как оформить должностную инструкцию

Подготовленная ДИ на основе профстандарта дальше проходит следующие стадии:

1. Готовый текст ДИ утверждается — издается приказ руководителя, проставляется гриф «УТВЕРЖДАЮ», подпись руководителя и печать организации (при наличии) на титульном листе. После этого документ вводится официально.
2. Ознакомление сотрудника и фиксирование этого факта в специальном журнале или листе.

Приказ об утверждении должностной инструкции по профстандарту не имеет унифицированной формы и подготавливается с учетом правил документооборота. Его составляют на бланке организации. В приказе указываются реквизиты инструкции и дата введения в действие. Подписывает распоряжение руководитель.

Подробнее: как составить приказ об утверждении должностных инструкций

Как ознакомить сотрудника с должностной инструкцией

При приеме сотрудника на работу работодатель обязан ознакомить его под подпись с правилами внутреннего трудового распорядка и другими локальными нормативами, в том числе и ДИ, если она есть (ст. 68 ТК РФ). ДИ прилагают к трудовому договору или утверждают как отдельный самостоятельный документ (Письмо Минтруда № 14-6/ООГ-6058 от 27.09.2022).

Порядок ознакомления с ДИ в нормативах не установлен: работодатель сам определяет внутренние правила. Обычно организации применяют такие способы ознакомления:

1. Составляют лист ознакомления, дают на подпись работнику и подшивают документ к ДИ.
2. Оформляют журнал ознакомления работников с локальными нормативными актами, в котором упоминаются и ДИ.

Обязанность работника подписывать ДИ, если ее используют в организации, предусмотрена ст. 22 ТК РФ. Если сотрудник отказывается подписывать ДИ, то составьте акт.

Подробности: как оформить лист ознакомления с должностной инструкцией

Как изменить должностную инструкцию

ДИ — внутренний организационно-распорядительный документ, который содержит трудовую функцию работника, его круг должностных обязанностей и ответственность (Письмо Роструда № ПГ/13204-6-1 от 27.05.2022). Порядок составления, ведения и внесения изменений в ДИ в ТК РФ и других законах не прописан: работодатель самостоятельно решает, как ее оформить и вносить в нее изменения.

Если внесение изменений в ДИ не меняет обязательные условия трудового договора, то утвердите новую редакцию инструкции и ознакомьте с ней работника под подпись (ч. 2 ст. 22, ч. 2 ст. 22.1, ст. 22.3, ч. 5 ст. 312.1, ч. 5 ст. 312.3 ТК РФ). Обычно новую редакцию руководитель утверждает так: проставляет гриф «Утверждаю» в правом верхнем углу, указывает наименование должности, свою подпись, ФИО и дату утверждения. Иногда издают приказ об утверждении, но это необязательно (ч. 1 ст. 8 ТК РФ, п. 5.16 ГОСТ Р 7.0.97-2016, утв. Приказом Росстандарта № 2004-ст от 08.12.2016).

Подробнее: как внести изменения в должностную инструкцию

Если ДИ является приложением к трудовому договору, то рекомендуется одновременно вносить изменения в трудовой договор и ДИ, оформив дополнительное соглашение в письменной форме (Письмо Роструда № 4412-6 от 31.10.2007). Но изменение определенных сторонами условий трудового договора допускается только по соглашению сторон, за исключением случаев, предусмотренных ТК РФ. Работодатель обязан уведомить работника о предстоящих изменениях и причинах таких изменений не менее чем за два месяца (ч. 2 ст. 22.2, ст. 22.3, ст. 72, ч. 5 ст. 312.1, ч. 1 ст. 312.2, ч. 1 ст. 312.3 ТК РФ).

Другие должностные инструкции:

• бухгалтера;
• кладовщика;
• материально ответственного лица;
• юриста на предприятии;
• секретаря организации;
• делопроизводителя в организации;
• водителя грузового автомобиля;
• водителя-экспедитора;
• охранника;
• слесаря-сантехника.

В этой статье мы расскажем о том, как правильно написать инструкции для сотрудников и как сделать так, чтобы они действительно работали, а не просто лежали бесполезной грудой цифровых файлов или стопкой распечатанных документов на столе.

Правильно написанные инструкции для сотрудников помогают наладить и отшлифовать разные процессы в бизнесе.

Зачем писать инструкции для сотрудников

1. Обучение новых сотрудников

Одним из довольно болезненных моментов почти в каждой компании является обучение новых сотрудников. А если бизнес развивается активно, то новые сотрудники нужны все чаще, а это большие временные затраты на их обучение. Ведь логично, что люди, которые приходят в компанию, не обладают нужными именно вам знаниями и, соответственно, передача опыта просто необходима. Обычно обучением новичков занимается самый компетентный сотрудник в компании, а на первых порах эту функцию выполняет сам владелец. К примеру, вы набираете менеджеров по продажам и, естественно, что обучает их самый крутой менеджер по продажам в вашей компании. 

А теперь смотрите, что происходит. Продавцов обучает самый крутой продавец, т.е. он не продает, а тратит свое время на обучение людей, которые только что пришли в компанию и далеко не факт, что останутся в ней работать. И вот представьте себе, что самый опытный человек, который делает самые лучшие продажи, занимается обучением и не продает. Со временем этот человек теряет компетенцию продаж, потому что он все меньше и меньше продает и все больше обучает. В результате обучения все пять менеджеров обладают разной компетенцией, потому что одному что-то объяснили не совсем так, второму вообще не объяснили, третий не понял, а четвертый услышал не так. И в итоге в компании образуется пять новых менеджеров, которые продают не очень и один продавец, который фактически перестает продавать, за счет чего компания несет убытки. Согласитесь, что в этой схеме явно что-то не так.

В случае, если наш пример вызвал у вас сомнение, предлагаем проверить компетенцию своих сотрудников, задав им всем один вопрос средней сложности, например, сколько стоит доставка вашего продукта во Владивосток. Скорее всего, вы получите разные ответы.

2. Конфликтные ситуации

Помимо довольно средней компетенции каждого сотрудника, между людьми при решении спорных вопросов возникают конфликты, так как каждый опирается на полученные во время обучения данные, однако никто из них не обладает твердыми знаниями о том, где можно найти ответ и проверить правильность своих знаний.

3. Носители уникальных знаний 

Другая довольно частая проблема заключается в наличии в компании сотрудника, который является своеобразным хранителем знаний — «звезда», которую вы очень боитесь потерять.  И чаще всего это опытные и матерые старички, и когда они всем довольны, то в офисе все спокойно, но при накале ситуации они чаще всего начинают манипулировать, так как понимают что обладают опытом и знаниями, которыми не обладают другие сотрудники. И это довольно неприятная ситуация.

В итоге складывается такая картина: большие временные затраты на обучение каждого сотрудника, неэффективное использование ключевых сотрудников, разрозненные бессистемные знания у новых кадров, конфликтные ситуации, наличие «звездных» сотрудников и в результате бардак в бизнесе, бардак в процессах.

Решение есть: инструкции

И решение этому есть — правильное написание регламентов или инструкций. Но инструкция не просто должна быть написана (в довольно многих компаниях регламенты есть), она должна реально работать (и тут уже все гораздо хуже). А документы часто не работают из-за того, что пользоваться ими просто невозможно: очень формальный язык, не учтено много нюансов, документы оторваны от реально происходящих процессов, введены в повелительной форме, и люди просто не понимают, как их использовать.

Как написать инструкции для сотрудников

Давайте разбираться, как писать инструкции для сотрудников так, чтобы они работали, а владелец бизнеса, тратил бы на это минимум времени. Ведь написание регламентов — это далеко не ключевая компетенция руководителя.

Техника “диктофон”

Одна из эффективных техник — техника «диктофон». Когда в компании случается какая-то проблема, вместо того, чтобы ругаться и кричать, пригласите к себе человека и попросите его включить диктофон, после чего вы совместно подробно разбираете сложившуюся ситуацию и описываете то, как нужно поступить. Таким образом, у сотрудника на руках оказывается аудио инструкция относительно конкретной ситуации.  А теперь попросите его написать документ, отражающий эти знания и то, как их использовать. Когда вы прочтете этот документ, вы увидите, что он не будет иметь ничего общего с тем, что вы ожидали.

В данной ситуации произошла очень частая проблема разрыва коммуникации, когда вас не воспринимают так, как вы думаете и, возможно, вы толком не умеете доносить свою мысль. После этого вы просто даете новые правки и со второго или третьего раза сотрудник сделает документ, который вас будет полностью устраивать.

В итоге: документ написан не вами, а сотрудником, который непосредственно работает в этой области, за счет чего вы экономите свое время, документ вызывает больше доверия среди остальных сотрудников, ну и самое главное — у вас на руках есть работающий алгоритм. И на каждую такую ситуацию «узкого горлышка» нужно писать работающие инструкции для сотрудников. Это то, что мы называем правильно созданным активом компании — способ, который решает проблему и не создает проблем в будущем.

Принцип здравого смысла

При написании инструкций для сотрудников очень важно помнить о принципе здравого смысла.

Во-первых, не нужно описывать очевидные вещи, например, как взять ручку со стола. 

Во-вторых, если человек добивается результата, действуя не совсем по регламенту, не мучайте сотрудника. Не нужно требовать соблюдения регламента один к одному. Например, у вас есть скрипт продаж, новенький менеджер конечно же изучает этот скрипт, узнает через него особенности вашего продукта, и было бы странным, если бы он начал продавать так, как считает нужным. Но со временем человек набирается опыта, и если это талантливый продавец, он понимает как сделать лучше, то он будет продавать каким-то другим образом и его результат будет в разы лучше.  В таком случае нет никакого смысла добиваться от него выполнение скрипта. Здесь лучше сделать скрипт, основанный на опыте этого менеджера. Тогда у вас на руках будет две работающие инструкции.

Не устраивайте из документов бюрократию. Эти документы пишутся для того чтобы сделать результат, а не для их досконального выполнения. 

Регламенты — это отличный инструмент, который помогает навести порядок в организации или в какой-то области деятельности. Помните, что со временем документы нужно пересматривать, дорабатывать, менять и убирать неактуальные.

Когда нужно писать инструкции для сотрудников

Смена должности

Создавать регламенты можно не только в случае возникновения проблемы, но и тогда, когда человек покидает область своей деятельности. В такой ситуации с сотрудником можно договориться (предложив, например, бонус или поставив задачу на период последних двух недель его работы) о написании инструкции по области его деятельности, чтобы с приходом нового сотрудника не возникло проблем с передачей дел. И тогда при смене сотрудника вам не придется обрывать телефон и закрывать старые вопросы с людьми, которые занимаются другими задачами или находятся в отпуске.

Повышение

И еще одна ситуация, когда уместно создавать инструкции для сотрудников. Например, отдел развивается и там есть человек, который хочет стать руководителем, тогда вы объясняете ему, что задача руководителя в том, чтобы сотрудники обладали едиными знаниями, и для этого нужно описать область деятельности отдела, так как это входит в задачу руководителя. Вы можете попросить написать документы с ответами на самые частые вопросы и при наличии таких документов сотрудники просто перестают постоянно дергать руководителя.

Проблемные области

Документ пишется тогда, когда действительно есть проблема. Например, ситуация, когда все создаваемые регламенты выглядели совершенно по-разному — не совпадали шрифты, цвета, выравнивание. Это очень раздражает и отвлекает, работать неудобно. Поэтому была написана инструкция о том, как писать регламенты, где описан стиль форматирования и структуру документа.

Или регламент по встрече гостей в офисе. Когда в офис приходят предприниматели, юристы или журналисты, офис-менеджер настойчиво пытается выяснить, чем угостить людей — чаем или кофе, немного отвлекая всех от процесса. Потом во время чаепития гостям приносили разные кружки, и в целом возникали неловкие ситуации в виде отсутствия салфеток, чайной ложечки, сахара, размокших от чайных пакетиков салфеток и было неловко.

В итоге появился документ, где прописали, что про вкусовые предпочтения гостей нужно спрашивать не в процессе экскурсии, а в кабинете, что чай подавать в отдельной специальной для этого посуде, купить тростниковый сахар и к нему специальные щипчики. И проблема ушла, теперь при смене офис-менеджера ничего не поменяется, а гости и хозяева избавлены от неловких ситуаций.

Поэтому, если в вашей компании есть места, которые вас напрягают, вызывают стресс, вам что-то не нравится — просто исправьте это и опишите процесс так, каким бы вы его хотели видеть. Создавайте актив в виде инструкции для сотрудников, и эти ситуации больше не повторятся.

Памятки

Нужный документ для любой компании — памятка по отпускам и больничным, где расписано, кому и какие документы нужно отправлять.

Должностные инструкции

Документы, описывающие каждую позицию, с описанием того, как нужно работать, чтобы качественно выполнять свою работу. Ведь довольно часто люди некачественно выполняют свою работу не специально, а потому что они просто не знают, как сделать правильно и какой результат от тебя ожидает твой работодатель или руководитель. Задача руководителя — объяснить сотруднику как сделать свою работу хорошо, описать что хочет получить компания и какие действия при этом нужно сделать. Должностные инструкции в этом помогут.

Структура инструкций для сотрудников

Вступление

Начните документ со вступления, опишите проблему, которую решает документ, опишите ситуацию, которая привела к созданию регламента, кому этот документ предназначается и кому он может помочь.

Тело регламента

Сам регламент. Детальное описание действий и результата. Сама инструкция к действию.

Успешные примеры

Опишите успешные примеры применения данного регламента

Неуспешные кейсы

Приведите неуспешные кейсы, которые возникали до внедрения или при неисполнении данного регламента.

Используя такую довольно простую структуру, вы создадите более человечный документ с большим количеством примеров, что поможет сотрудникам с разным рабочим и жизненным опытом лучше понять о чем идет речь.

Как внедрить инструкции для сотрудников

Теперь расскажем немного о том, где внедрить регламенты. Если у вас сейчас нет инструмента, который помогает в создании, использовании и хранении регламентов, создавайте их хотя бы на обычной бумаге и раздавайте своим сотрудникам. И это будет гораздо лучше, чем их отсутствие. Со временем вы можете начать использовать Google Документы, или создавать их на специальных платформах.

Обязательно изучите автоматизированные сервисы, там есть много интересных особенностей, которые помогут вам отслеживать актуальность документов, тестировать знания сотрудников и добиваться того, чтобы регламенты действительно работали.

Даже самая хорошо написанная инструкция для сотрудников может лежать без дела. И если вы хотите, чтобы документы жили в компании, чтобы они работали, а люди их читали и ими пользовались, то нужно проводить с ними ознакомление, а потом тестирования, а также делать регулярные проверки знаний по этим документам.

В. Янковая, канд.
ист. наук, зав. отделом документационного обеспечения управления ВНИИДАД

Принятый в марте этого года национальный стандарт ГОСТ Р
ИСО 15489-1-2007[1] предусматривает, что деятельность по
управлению документами в организации должна основываться на «установлении,
внедрении и распространении руководящих указаний и регламентов работы с
документами». Под руководящими указаниями и регламентами понимают нормативные
документы, устанавливающие правила работы с документами: правила
документирования, организации документооборота, хранения документов и их
использования, защиты документированной информации и др. В отечественном
делопроизводстве основным документом организации, устанавливающим порядок
работы с документами на протяжении всего их жизненного цикла, является
инструкция по документационному обеспечению управления (делопроизводству).

Кто разрабатывает инструкцию?

Разработка инструкции по ДОУ является функцией службы
документационного обеспечения. В организациях, не имеющих службы ДОУ,
разработкой этого документа занимается сотрудник, отвечающий за организацию
работы с документами. Инструкция по ДОУ устанавливает единые правила работы с
документами в организации, включая документирование деятельности, ведение
документооборота, регистрацию, контроль за исполнением и хранением документов.
Инструкция является нормативным документом организации, утверждается
руководителем учреждения и имеет обязательный характер для всех работников.

В организациях, имеющих подведомственные организации
(филиалы, отделения) целесообразно инструкцию по ДОУ разрабатывать так, чтобы
она могла использоваться и в подведомственных организациях, поскольку это
позволит осуществлять делопроизводство на единых принципах и в дальнейшем
облегчит информационный обмен между организациями одной системы.

Инструкция разрабатывается на основе законодательных и
иных нормативных правовых актов, регулирующих сферу информации и документации.
Одновременно инструкция отражает специфические особенности работы с документами,
характерные для конкретной организации.

Федеральные органы исполнительной власти и территориальные
органы федеральных органов исполнительной власти разрабатывают свою инструкцию
по ДОУ на основе Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах
исполнительной власти, утвержденной приказом Минкультуры России от 08.11.2005 №
536. Иные организации также могут использовать указанную типовую инструкцию в
той части, в какой она не противоречит особенностям работы с документами в
данной организации[2].

Инструкции по ДОУ предназначена не только и не столько для
служб ДОУ, сколько для работников подразделений организации, работающих с
документами.

В процедуре разработки инструкции можно выделить несколько
этапов:

●     сбор
и анализ материала;

●     разработка
проекта инструкции, ее согласование и утверждение;

●     внедрение
инструкции в организации.

Подготовительный этап

Разработчики инструкции основываются на нормативных
документах, которые регулируют деятельность организации и вопросы работы с
документами. Кроме указанной Типовой инструкции по делопроизводству в
федеральных органах исполнительной власти необходимо использовать положения
национальных стандартов, особенно ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы
документации. Унифицированная система организационно-распорядительной
документации. Требования к оформлению документов».

При разработке инструкции могут использоваться инструкции
по делопроизводству других организаций, если они не противоречат положениям
законодательства в сфере информации и документации.

После изучения нормативных документов исследуется
документационное обеспечение организации, а именно:

●     структура
организации (на основе структуры, штатной численности и штатного расписания);

●     структура
аппарата управления и распределение обязанностей между руководством (на основе
приказа о распределении обязанностей между руководством и других
организационно-правовых и распорядительных документов);

●     функции
организации в целом (на основе устава организации или положения об учреждении,
положений о подразделениях, положений о главных и ведущих специалистах);

●     функции
отдельных органов управления (коллегии, совета, правления и др.) (на основе
организационно-правовых документов, регламентирующих их деятельность
(положений, регламентов, инструкций и др.));

●     функциональные
обязанности отдельных работников (на основе должностных инструкций);

●     состав
документов (по видам, адресатам, тематике), подшитых в дела организации;

●     организация
работы по приему и отправке документов;

●     система
регистрации и учета документов, если она имеется в организации (по
регистрационно-учетным формам: журналам, картотекам ручным или
автоматизированным);

●     организация
контроля за исполнением документов, если он ведется (на основе журналов,
картотек, используемых для контроля за исполнением);

●     система
хранения документов и дел в подразделениях организации (на основе номенклатуры
дел, если она имеется, и методом непосредственного анализа дел в
подразделениях);

●     организация
работы исполнителей с документами;

●     порядок
использования, учета и хранения печатей, штампов, бланков документов, порядок
выдачи их ответственным лицам для работы, порядок уничтожения;

●     организация
работы по отправке и получению документов по факсу;

●     порядок
использования электронной почты.

Основные источники сведений об организации работы с
документами – это нормативные, методические, информационно-справочные
документы. Но данных, полученных из документов, может быть недостаточно,
особенно, если в организации не налажена работа с документами. Поэтому после
изучения собранного материала целесообразно провести опрос руководителей и
работников подразделений, непосредственно отвечающих за работу с документами.

При сборе материала особое внимание необходимо обратить на
следующие вопросы:

●     компетенция
руководителей (руководителя организации, его заместителей, руководителей
подразделений, особенно в отношении принятия решений и издания документов);

●     виды
документов, издаваемых руководством (руководителем организации, заместителями
руководителя, руководителями подразделений);

●     виды
бланков документов, используемых в организации;

●     порядок
согласования (визирования) документов;

●     порядок
подписания документов;

●     виды
документов, утверждаемых руководителем;

●     виды
и разновидности документов, заверяемых печатью организации;

●     место
хранения печати (или печатей, если их несколько); лицо, ответственное за
хранение и использование печатей;

●     места
регистрации документов и регистрационные формы (журналы, картотеки, базы
данных), применяемые для этого;

●     регистрируемые
и нерегистрируемые документы;

●     организации,
из которых поступают документы (вышестоящие, подведомственные и др.).

Структура инструкции по делопроизводству

Следующим этапом в разработке инструкции является
определение ее структуры, или рабочего плана инструкции. Состав разделов
Инструкции, их последовательность, наличие приложений определяются ее
разработчиками, но необходимо, чтобы положения инструкции последовательно
отражали все стадии работы с документами (от их создания или получения до
исполнения, отправки или передачи в архив).

Как правило, основными разделами Инструкции являются 
«Документирование управленческой деятельности» и «Организация работы с
документами». Предваряет инструкцию раздел «Общие положения», в конце
помещаются приложения информационно-справочного характера.

В разделе «Общие положения» инструкции, как правило,
приводятся:

●     назначение
и цели инструкции;

●     нормативная
база инструкции;

●     виды
документов и процессы, на которые распространяется действие инструкции;

●     общие
принципы работы с документами;

●     нормативные
акты, применяемые наряду с инструкцией;

●     ответственность
подразделений, должностных лиц и работников организации за соблюдение положений
инструкции.

Назначением инструкции по ДОУ является установление
единого порядка работы с документами в организации. Цель инструкции –
совершенствование работы с документами, повышение качества подготовки
документов, упорядочение документооборота, оптимизация управленческого труда и
повышение эффективности управленческой деятельности в целом.

В разделе «Общие положения» отмечается также, что ведение
делопроизводства в целом, контроль за осуществлением делопроизводства в
структурных подразделениях и подведомственных организациях возлагаются на
службу документационного обеспечения, а ответственность за ведение
делопроизводства в структурных подразделениях – на руководителей подразделений.
С целью организации делопроизводства в подразделениях руководитель назначает
работников, ответственных за делопроизводство в подразделениях.

В разделе «Общие положения» также отмечается, что
работники организации несут персональную ответственность за выполнение
требований инструкции, своевременное рассмотрение и исполнение документов, их
правильное оформление и сохранность.

В данном разделе следует перечислить те нормативные
документы, которые применяются в организации наряду с инструкцией по ДОУ и в
совокупности составляют нормативную базу работы с документами в организации.
Это может быть, например, Инструкция по работе с документами, содержащими
конфиденциальную информацию, Положение о защите персональных данных работников
и др.

В раздел «Документирование управленческой деятельности»
целесообразно включить следующие подразделы:

●     общие
требования к документам;

●     бланки
документов;

●     оформление
реквизитов, применяемых при подготовке документов;

●     особенности
оформления отдельных видов или комплексов документов;

●     правила
изготовления документов с помощью компьютерной техники.

Содержание подраздела «Особенности оформления отдельных
видов и комплексов документов» зависит от характера и особенностей деятельности
конкретной организации. В наиболее полном виде он может иметь следующую
структуру:

●     подготовка
распорядительных документов (постановлений, приказов, распоряжений, указаний);

●     подготовка
организационно-правовых документов (положений, правил, инструкций);

●     подготовка
плановых и отчетных документов (планов, программ, отчетов);

●     составление
и оформление протоколов заседаний коллегиальных органов (коллегий, комиссий,
совещаний, собраний, советов, правлений и др.);

●     ведение
деловой переписки;

●     составление
и оформление внутренних информационно-справочных документов (докладных записок,
справок, служебных записок, списков, актов и др.);

●     подготовка
и оформление договоров.

Раздел «Организация работы с документами» должен содержать
положения, отражающие все стадии работы с документами, поступающими и
создаваемыми в организации: от ведения документооборота до передачи документов
на хранение в архив.

В этом разделе следует отразить работу не только с
документами, поступающими по почте, но и с документами, поступающими по каналам
электросвязи (телеграф, телефакс, электронная почта); с документами,
поступающими и отправляемыми в организации, а также поступающими от граждан
(обращения граждан).

Поскольку при работе с документами используются печати (для
удостоверения документов), штампы (для проставления служебных отметок о
поступлении документов, контроле и др.), в организации должен быть установлен
порядок работы с печатями и штампами, а также порядок их учета, хранения и
использования. Если в организации применяются бланки документов, изготовленные
типографским способом, то необходимо регламентировать и порядок учета бланков.
В разделе «Организация работы с документами» также необходимо установить
порядок копирования и тиражирования документов в организации в целях учета
изготавливаемых копий документов и сокращения неоправданного деловой
необходимостью копирования и тиражирования документов.

Данный раздел инструкции фактически регламентирует
технологию работы с документами, включая организацию документооборота и
хранения документов, особенности применения печатей, штампов и др. Структура
этого раздела может быть следующей:

●     организация
документооборота;

●     прием,
обработка и прохождение поступающих документов;

●     регистрация
и учет поступающих документов;

●     организация
работы с отправляемыми документами;

●     регистрация
и прохождение внутренних документов;

●     учет
объемов документооборота;

●     контроль
исполнения документов;

●     организация
работы с обращениями граждан;

●     работа
исполнителя с документами;

●     изготовление,
учет, использование и хранение печатей, штампов и бланков;

●     использование
средств факсимильной связи;

●     ксерокопирование
и тиражирование документов;

●     организация
хранения документов;

●     составление
и ведение номенклатуры дел;

●     формирование
дел;

●     оформление
дел;

●     оперативное
хранение дел;

●     передача
дел на архивное хранение;

●     работа
исполнителя с документами;

●     изготовление,
учет, использование и хранение печатей, штампов и бланков;

●     организация
работы с документами, поступающими по факсимильной связи;

●     организация
работы с документами, поступающими по электронной почте;

●     копирование
и тиражирование документов.

Предлагаемая структура инструкции носит примерный
характер. В конкретной организации в зависимости от ее специфики,
организационной структуры, процедуры принятия решений, порядка прохождения
документов, наличия обособленных участков обработки документов, применяемых
технических средств и средств автоматизации, а также других факторов она может
быть дополнена другими разделами. Например, если в организации действует
коллегиальный орган, в инструкцию может быть включен раздел «Документирование
работы коллегиального органа (коллегии, совета директоров, ученого совета и
др.)»; если организация ведет переписку с зарубежными корреспондентами – раздел
«Оформление писем, направляемых за рубеж»; если в организацию поступают
обращения граждан – раздел «Организация работы с обращениями граждан» [3]
и др.

При написании текста инструкции следует пользоваться теми
нормативными документами, которые указаны в начале статьи. Серьезную помощь в
этой работе могут оказать инструкции по делопроизводству других организаций,
учебная и методическая литература по документационному обеспечению. Большое
значение для правильной организации работы с документами имеет система регистрации
и учета документов, поэтому разделам инструкции, устанавливающим порядок
регистрации документов, нужно уделить особое внимание. В инструкции по ДОУ
должно быть четко определено, какие документы регистрируются в службе ДОУ, а
какие – в структурных подразделениях. При этом необходимо установить структуру
регистрационного номера для различных комплексов регистрируемых документов.

Нормативные положения инструкции дополняются приложениями.
В приложениях к инструкции, как правило, помещают:

●     образцы
бланков документов;

●     образцы
оформления основных видов документов (приказ, распоряжение, протокол, деловое
письмо и др.);

●     перечень
нерегистрируемых документов;

●     перечень
утверждаемых документов;

●     перечень
документов, заверяемых печатью организации;

●     формы
журналов и карточек, используемых для регистрации и учета документов, ведения
справочной работы по документам;

●     форму
номенклатуры дел, образец оформления обложки дела, формы описей дел и др.

Отдельные положения инструкции по ДОУ могут дополняться и
конкретизироваться в других инструкциях, правилах, положениях, регламентах,
посвященных отдельным направлениям работы с документами.

Согласование и утверждение

Подготовленный текст инструкции согласовывается с
руководителями структурных подразделений, заместителями руководителя
организации. Наибольшее значение в процедуре согласования инструкции придается
согласованию с юридической службой, архивом организации или работником,
ответственным за архив, бухгалтерией, службой кадров, наиболее важными с точки
зрения деятельности организации функциональными подразделениями. После
согласования и доработки инструкции по замечаниям ее утверждает руководитель.
Инструкция по ДОУ может утверждаться как стандарт организации.

Инструкция утверждается приказом руководителя организации.
Приказ должен содержать пункты внедренческого характера, в которых даются
соответствующие поручения службе ДОУ и руководителям других структурных
подразделений.

Инструкция должна быть доведена до каждого работника
организации. Служба ДОУ должна провести обучение работников, ответственных за
делопроизводство в подразделениях, новым правилам работы с документами. На этих
занятиях разработчики инструкции разъясняют содержание инструкции, обращая
внимание на наиболее важные, принципиальные положения. В дальнейшем задача
службы ДОУ – контролировать соблюдение положений инструкции в текущей работе.

1.  
ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 «Система стандартов по
информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие
требования».

2.  
ВНИИ документоведения и архивного дела в помощь
специалистам по ДОУ изданы методические рекомендации «Разработка нормативных
документов по документационному обеспечению организации» (М., 2007), включающие
методические материалы по разработке инструкции по ДОУ и примерную инструкцию
по ДОУ. Получить информацию об этом издании можно на сайте ВНИИДАД:
http://www.vniidad.ru.

3.  
Ведение переписки с зарубежными
корреспондентами, как и работа с обращениями граждан, может регламентироваться
отдельными инструкциями.