Как составить список ответственных лиц

Приказ о назначении ответственных лиц — это документ, который закрепляет за конкретным сотрудником круг обязанностей по определенным направлениям производственной, административной и финансовой работы. Для целей оптимизации управленческой деятельности предприятия работодатель имеет право своими нормативными актами назначать исполнителей из числа работников и руководителей подразделений.

Как возложить обязанности

Работодатели вправе назначить ответственных лиц за осуществление определенной работы отдельным распоряжением. Ответственность лиц устанавливается по конкретному направлению деятельности в рамках подразделения или всего предприятия. Например, работников назначают ответственными:

• за охрану труда;
• пожарную и электробезопасность;
• сохранность материальных ценностей (материальная ответственность) и т. д.

Унифицированного бланка для распоряжения руководства не предусмотрено: форма приказа о назначении ответственного лица свободная. Но работодатель ограничен в выборе таких лиц по направлениям профессиональной деятельности. Это ограничение обусловлено требованиями законодательства. Например, ответственным за охрану труда на предприятии определяют работника, который:

• прошел обучение по соответствующей программе;
• подтвердил знания на квалификационном экзамене и получил документ государственного образца (диплом);
• соответствует профессиональному стандарту специалиста по охране труда.

Аналогичная ситуация с пожарной и электротехнической безопасностью.

Актуальный пример приказа о назначении ответственного лица за электротехническую безопасность:

Материальная ответственность

В отличие от иных видов, матответственность распространена на весь персонал предприятия. Рамки такой ответственности ограничиваются пределами среднего месячного заработка работника либо устанавливаются в рамках обязанности возмещения полного объема причиненного ущерба (упущенная выгода взысканию не подлежит).

Любая материальная ответственность устанавливается договором (индивидуально заключенным с работником либо коллективным). Перечень должностей (работ) сотрудников, с которыми работодатель заключает договоры о полной материальной ответственности, утвержден постановлением Минтруда от 31.12.2002 № 85. В этот перечень включены:

• кассиры и работники, работающие с наличными деньгами;
• сотрудники, в том числе руководящего состава, осуществляющие депозитарную деятельность, и др.

Руководители организации и их заместители, главные бухгалтеры могут нести полную материальную ответственность, положения о которой прописываются в их трудовых договорах.

Вот образец, как правильно назначить ответственных лиц приказом:

Под материальной ответственностью работника подразумевается его обязанность возместить работодателю ущерб, который сотрудник нанес организации вследствие своих виновных действий (или бездействия).

Материальная ответственность возлагается на работника в полном объеме (статья 243 ТК РФ) в случае:

• недостачи ценностей, полученных на основании письменного договора или по разовому документу;
• умышленного причинения вреда;
• причинения вреда в состоянии опьянения;
• совершения преступления или административного проступка, установленных приговором суда или соответствующим государственным органом;
• разглашения конфиденциальных сведений;
• причинения ущерба не при исполнении трудовых обязанностей (после окончания рабочего времени).

Это значит, что даже если работник уволится или сядет в тюрьму за виновные действия, он все равно обязан возместить работодателю тот ущерб, который ему нанес.

До взыскания ущерба с конкретного сотрудника работодатель обязан организовать и провести проверку с целью установления размера причиненного ущерба. Для проведения такой проверки работодатель создает специальную комиссию, в ходе работы которой от виновного работника необходимо получить письменные объяснения по факту случившегося. В случае отказа или уклонения от предоставления объяснений комиссия должна составить акт в свободной форме. Без этих документов взыскание ущерба невозможно.

Как написать приказ о назначении ответственного лица

Поэтапно:

1. Заключить договор о материальной ответственности в двух экземплярах.
2. Подготовить проект приказа о назначении ответственных лиц.
3. Желательно согласовать проект приказа с юристами.
4. Подписать приказ у генерального директора.
5. Ознакомить работника с приказом под подпись.

Типовой проект договора о полной индивидуальной материальной ответственности

Материальная ответственность не применяется к работнику, если ущерб нанесен по причине:

• непреодолимой силы (стихийные природные действия);
• естественного риска (наличие производства не гарантирует наличия сбыта готовой продукции);
• необходимости или обороны (например, пришлось сломать стол, чтобы подпереть дверь в случае нападения);
• ненадлежащих условий хранения имущества по вине работодателя (продукты хранились в неисправном холодильнике).

Кроме того, работодатель вправе полностью или частично отказаться от взыскания ущерба с виновного работника (статья 240 ТК РФ). Порядок и условия отказа от взыскания ущерба определяются договором или иным нормативным документом работодателя: как пример — устав организации.

Внесение изменений в документы

В случае увольнения одного работника или его замены на другого работодатель оформляет документы о смене материально ответственного лица.

Однако это еще не все. При смене ответственных лиц очень часто работодатели забывают оформить один важный документ: акт о приеме-передачи товарно-материальных ценностей на хранение. Без оформления этого документа, в случае обнаружения недостачи в дальнейшем, невозможно доказать вину ответственного лица.

Форма акта о приеме-передачи товарно-материальных ценностей на хранение

0

Работник, который причинил работодателю прямой действительный ущерб, обязан возместить его (ч. 1 ст. 238 ТК РФ). Это не зависит от того, предусмотрена ли такая ответственность работника в трудовом договоре или назначен ли он материально ответственным лицом (МОЛ).

В то же время размер ущерба, который может быть взыскан с работника, в общем случае ограничен его средним заработком (ст. 241 ТК РФ). Для взыскания полной суммы ущерба с работника необходимо, чтобы он являлся материально ответственным лицом и с ним был заключен соответствующий договор. О том, как составить приказ о назначении материально ответственного лица, расскажем в нашей консультации.

Составляем приказ о назначении МОЛ

Приказ о назначении материально ответственного лица составляется с целью определить конкретного работника, который будет отвечать за сохранность определенного имущества. Далее с такими лицами обычно заключаются договоры о полной материальной ответственности. Эти договоры могут быть о полной индивидуальной или коллективной материальной ответственности. Но важно помнить, что заключать такие договоры можно не с любыми работниками. Перечни работ и категорий работников, с которыми работодатель может заключить договоры о матответственности, утверждены Постановлением Минтруда от 31.12.2002 № 85 (ч. 2 ст. 244 ТК РФ).

Приказ о назначении МОЛ составляется в произвольной форме. В нем указываются Ф.И.О. и должность лиц, назначаемых материально ответственными, а также дата, с которой на работников такая ответственность возлагается. Также именно приказ обычно содержит поручение, к примеру, кадровику на оформление с такими работниками договоров о полной материальной ответственности. С приказом о назначении МОЛ необходимо ознакомить под роспись указанных в нем работников.

Обращаем внимание, что полная материальная ответственность у работника появляется с момента заключения договора о матответственности, а не издания приказа.

Приведем для приказа о назначении материально ответственного лица образец заполнения.

Скачивание формы доступно подписчикам или по временному доступу

Скачать

Подробнее о порядке привлечения работника к материальной ответственности мы рассказывали здесь.

Для бухгалтера 1С — это не только учетная программа, но и помощник для создания многих печатных форм документов. Оформлять их необходимо правильно, иначе документ «не признают» налоговики, а это чревато для организации финансовыми потерями.

В соответствии с Законом:

• в каждом первичном документе должен быть обязательный реквизит Наименование должности лица, совершившего сделку (событие) и лица, ответственного за правильность ее оформления (ч. 2 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ);
• каждый регистр БУ должен содержать такие обязательные реквизиты, как Наименование должностей лиц, ответственных за ведение регистра и Подписи лиц, ответственных за ведение регистра, с указанием их ФИО либо иных реквизитов, необходимых для идентификации (ч. 4 ст. 10 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ).

Это значит, что в 1С необходимо правильно настроить список ответственных лиц для указания их в первичных учетных документах и регистрах БУ.

В этой статье мы расскажем, как настроить подписи:

• ответственных лиц организации;
• уполномоченных лиц организации;
• представителя налогового агента по регламентированной налоговой отчетности.

Основные ответственные лица организации 

Заполнение сведений о лицах

Сведения по главным ответственным лицам для вывода в печатные формы заполняются из карточки организации: раздел Главное — Настройки — Организации:

• Руководитель;
• Главный бухгалтер;
• Кассир.

Указанные данные отображаются в печатных формах документов в местах, где проставляются подписи ответственных лиц.

В печатные формы каких документов выводится подпись руководителя?

Полный список документов, в печатные формы которых выводится подпись руководителя, можно посмотреть здесь. PDF

В печатные формы каких документов выводится подпись главного бухгалтера?

Полный список документов, в печатные формы которых выводится подпись главного бухгалтера, можно посмотреть здесь. PDF

В печатные формы каких документов выводится подпись кассира?

Полный список документов, в печатных формах которых выводится подпись кассира, можно посмотреть здесь. PDF

Изменение сведений о лицах

При изменении информации об основных ответственных лицах новые данные в карточку организации вносятся по ссылке История.

Новые данные вводятся по кнопке Создать.

В форме данных ответственного лица указываются сведения:

• Действует с — дата, с которой сведения по ответственному лицу будут отображаться в документах;
• Физическое лицо — ответственное лицо, выбирается из справочника Физические лица;
• Должность — должность ответственного лица, выбирается из справочника Должности.

С 03.12.2018 в Организации работает новый генеральный директор Михайлов Павел Аркадьевич. Необходимо отразить изменение в программе.

В карточке организации в группе Подписи — Руководитель перейдите по ссылке История.

В История подписи: Руководитель нажмите кнопку Создать.

Заполните данные по новому руководителю.

После сохранения данных по кнопке Записать и закрыть в форме История подписи: Руководитель отобразится информация по Иванову А. П. и Михайлову П.А.

В печатных формах документов по 02.12.2018 включительно в качестве руководителя будет указываться Генеральный директор Иванов А. П, а с 03.12.2018 — Генеральный директор Михайлов П. А.

Ответственные за регистры и статистическую отчетность

Заполнение сведений о лицах

В карточке организации по ссылке Ответственные за подготовку отчетов указываются ответственные лица за ведение:

• бухгалтерских регистров;
• налоговых регистров;
• статистической отчетности.

Бухгалтерские регистры

Для того чтобы данные о лице, ответственном за ведение бухгалтерских регистров и указанном в карточке организации, вывелись в печатную форму, необходимо в форме настройки отчета установить флажок Подписи на вкладке Оформление.

Настройка расшифровки должности и подписи лица, ответственного за ведение бухгалтерских регистров, в оборотно-сальдовой ведомости: раздел Отчеты — Стандартные отчеты — Оборотно-сальдовая ведомость — кнопка Показать настройки — Оформление — флажок Подписи.

Налоговые регистры

Регистры налогового учета расположены в разделе Отчеты — Налог на Прибыль — Регистры налогового учета.

Для того чтобы данные о лице, ответственном за ведение налоговых регистров и указанном в карточке организации, вывелись в печатную форму, необходимо в форме настройки отчета установить флажок Подписи на вкладке Оформление.

Настройка расшифровки должности и подписи лица, ответственного за ведение налоговых регистров, в отчете Доходы от реализации товаров, работ услуг: раздел Отчеты — Налог на Прибыль — Регистры налогового учета — Доходы от реализации товаров, работ услуг — кнопка Показать настройки — Оформление — флажок Подписи.

Статистическая отчетность

Сведения об ответственном лице за подготовку статистической отчетности используются для заполнения информации о лице, составившем отчет, и его контактных данных в ряде форм регламентированной отчетности, например, в статистических формах:

• Форма П-3 «Сведения о финансовом состоянии организации»;
• Форма 11 «Сведения о наличии и движении основных фондов (средств) и других нефинансовых активов»;
• и др.

Статистическая отчетность в программе расположена в разделе Отчеты — 1С-Отчетность — Регламентированные отчеты — категория отчетов «Статистика».

Данные по должностному лицу, ответственному за предоставление статистической информации заполняются программой автоматически на Титульном листе отчета.

Настройка расшифровки должности и подписи лица, ответственного за ведение статистической отчетности, в форме П-3 «Сведения о финансовом состоянии организации»: раздел Отчеты — 1С-Отчетность — Регламентированные отчеты — Форма П-3.

Изменение сведений о лицах

Изменение данных по лицам, ответственным за оформление отчетов, производится в карточке организации по ссылке Ответственные за подготовку отчетов —История — кнопка Создать.

В форме лица, ответственного за подготовку отчета, указываются сведения:

• Действует с — дата, с которой сведения по ответственному лицу будут отображаться в документах;
• Физическое лицо — ответственное лицо, выбирается из справочника Физические лица;
• Должность — должность ответственного лица, выбирается из справочника Должности.

С 18.07.2018 в Организации новым ответственным лицом за формирование бухгалтерских регистров назначается бухгалтер Сидорова Алевтина Петровна. Необходимо отразить изменение в программе.

В карточке организации по ссылке Ответственные за подготовку отчетов перейдите в настройку. По ссылке История — кнопка Создать заполните данные по новому ответственному лицу за оформление бухгалтерских регистров.

До 17.07.2018 включительно в печатных формах бухгалтерских регистров будет указываться Петрова С.Б., а с 18.07.2018 — Сидорова А.П.

Пример Оборотно-сальдовая ведомость по счету 60.01.

Иные лица, имеющие право подписи 

Уполномоченные лица организации — это лица, имеющие право подписывать документы за руководителя, главного бухгалтера, иных должностных лиц на основании приказа, доверенности или иного документа.

В печатных формах документов данные о таких уполномоченных лицах могут быть заполнены:

• автоматически, если заполнены сведения в регистре Уполномоченные лица;
• вручную, путем выбора лица из справочника Физические лица.

Автоматическое подставление

Автоматическое подставление данных об уполномоченных лицах возможно для печатных форм следующих документов:

• Реализация (акты, накладные);
• Счет покупателю;
• Счет-фактура выданный;
• Корректировка реализации;
• Оказание услуг;
• Оказание производственных услуг;
• Реализация услуг по переработке.

Для этого необходимо заполнить данные об уполномоченном лице в регистре сведений Уполномоченные лица: кнопка Главное меню – Все функции – Регистры Сведений – Уполномоченные лица.

В карточке уполномоченного лица заполняются следующие реквизиты.

Обязательными для заполнения являются поля:

• За кого подписывает;
• Уполномоченное лицо;
• На основании.

Поле Пользователь обязательно к заполнению, если справочник Пользователи в 1С не пустой. Иначе данные по уполномоченному лицу автоматически заполняться не будут.

Назначить уполномоченных можно только для следующих категорий ответственных лиц, указанных в поле За кого подписывает:

• Руководитель;
• Главный бухгалтер;
• Ответственный за оформление — используются только для печатной формы Универсального передаточного документа (УПД).

По остальным уполномоченным лицам данный механизм не работает несмотря на то, что все категории уполномоченных лиц доступны для выбора и заполнения сведений.

Необходимо включить в состав уполномоченных лиц менеджера Иванова А. П., временно исполняющего обязанности руководителя и наделенного правом подписи документов за руководителя на основании Приказа №39 от 16.08.2018.

Для автоматического указания уполномоченного лица в печатной форме документов необходимо заполнить данные по нему в регистре Уполномоченные лица.

Тогда в печатных формах документов автоматически в сведениях о руководителе будут подставляться данные указанного уполномоченного лица.

В регистре Уполномоченные лица не предусмотрено указание даты, с которой уполномоченное лицо временно исполняет обязанности руководителя. Исполняющий обязанности руководителя Иванов А. П. будет указываться в графе Руководитель при печати старых и новых документов, пока данные по нему не будут удалены из регистра.

Необходимо включить в состав уполномоченных лиц, наделенных правом подписи в печатных формах Универсального передаточного документа (УПД) ответственного за оформление бухгалтера Кузнецову А.В на основании Приказа №19 от 10.01.2018.

Для автоматического указания уполномоченного лица в печатной форме УПД необходимо заполнить данные по нему в регистре Уполномоченные лица.

При заполненных сведениях в документе Реализация (акт, накладная) автоматически заполняется поле Ответственный за оформление (для УПД) по ссылке Реквизиты продавца и покупателя.

В печатную форму Универсальный передаточный документ (УПД) выводится лицо, ответственное за правильность оформления факта хозяйственной жизни.

Ручное заполнение

Если указание данных об уполномоченном лице в печатных формах документов не требуется на постоянной основе, а необходимо только для подстановки в отдельные документы, то лучше осуществлять ручной выбор такого лица непосредственно в форме документа.

Указание уполномоченного лица в регистре сведений Уполномоченные лица приведет к постоянной подстановке данных об уполномоченном лице во всех документах до момента, пока запись из регистра сведений не будет удалена.

Вручную уполномоченное лицо можно выбрать в следующих документах:

• Корректировка реализации — вкладка Дополнительно;
• Оказание услуг — вкладка Дополнительно;
• Оказание производственных услуг — вкладка Дополнительно;
• Реализация (акты, накладные):
  • вид операции Товары — ссылка Реквизиты продавца и покупателя;
  • вид операции Услуги — ссылка Реквизиты продавца и покупателя;
  • вид операции Товары, услуги, комиссия — ссылка Подписи;
  • вид операции Отгрузка без перехода права собственности — ссылка Подписи;
  • вид операции Оборудование — ссылка Подписи;
• Реализация услуг по переработке — вкладка Дополнительно;
• Счет покупателю — ссылка Реквизиты продавца и покупателя.

По указанным ссылкам и вкладкам открывается форма указания уполномоченного лица прямо в документе.

При этом введенная информация при записи документа автоматически записывается в регистр Уполномоченные лица.

Если в регистре уже были введены данные по аналитике За кого подписывает, то они будут перезаписаны новым уполномоченным за подпись документов лицом.

Удаление сведений об уполномоченных лицах

Убрать вывод в печатные формы уполномоченного лица, временно исполняющего обязанности, можно:

• Из самого документа в форме подписей ответственных лиц. Например, для удаления уполномоченного за оформление в документе Реализация (акт, накладная) — ссылка Подписи нужно очистить поле уполномоченного лица в поле Ответственный за оформление (УПД).

Сведения о лице, временно замещающем руководителя, будут удалены после записи документа. Просто очистка поля по уполномоченному лицу без записи документа не приведет к удалению сведений об уполномоченном лице.

• Непосредственно из регистра сведений Уполномоченные лица: кнопка Главное меню – Все функции – Регистры Сведений – Уполномоченные лица.

В регистре Уполномоченные лица нужно встать на строку с удаляемым уполномоченным лицом и нажать на кнопку Del (или использовать кнопку ЕЩЕ — Удалить).

Законный представитель налогоплательщика

Если налогоплательщик, сдавая отчетность, действует через своего уполномоченного представителя, то возникает необходимость указать его в программе.

Налогоплательщик может участвовать в отношениях, регулируемых законодательством о налогах и сборах, через законного или уполномоченного представителя (п. 1 ст. 26 НК РФ). Полномочия представителя должны быть документально подтверждены (п. 3 ст. 26 НК РФ).

Согласно ст. 27 НК РФ законным представителем налогоплательщика является:

• для организации — ее руководитель;
• для ИП — лицо, представляющее ИП на основании ГК РФ.

Все остальные лица, в том числе сотрудники организации, могут быть только уполномоченными представителями, наделенными соответствующими полномочиями. Они вправе представлять интересы налогоплательщика в отношениях с налоговыми, таможенными органами, государственными внебюджетных фондами, а также другими участниками налоговых отношений (п. 1 ст. 29 НК РФ).

В чем принципиальное отличие законных и уполномоченных представителей? Полномочия законного представителяоснованы на доверенности, учредительных документах, нормах закона или акта уполномоченного органа (п. 1 ст. 182 ГК РФ, ст. 27 НК РФ), а потому распространяются на все аспекты деятельности налогоплательщика. Возможности уполномоченного представителя ограничиваются представительством интересов в отношениях, которые регулируются законодательством о налогах и сборах.

Действия (или бездействие) законных представителей организации приравнивается к действиям (бездействию) этой организации (ст. 28 НК РФ). Для уполномоченных представителей такого равенства НК РФ не устанавливает.

Данные по уполномоченному представителю организации для сдачи отчетности вносятся в форму справочника Организация: раздел Главное — Настройки — Организации — ссылка Налоговая инспекция — Отчетность подписывает —переключатель Представитель.

По ссылке Заполнить открывается форма заполнения сведений о представителе организации.

Доверенность для электронного документооборота с налоговым органом выбирается из справочника Доверенности налогоплательщика и использует заполнение вкладок:

• Представитель;
• Доверитель;
• Нотариус.

На вкладке Представитель указываются сведения о физическом лице, представляющем интересы организации в налоговом органе, и его полномочия.

Если доверенность выдана не от организации или ИП, а от законного представителя, то заполняется вкладка Доверитель.

Вкладку Нотариус заполняют, когда доверенность оформлена нотариально. Для отображения вкладки должен быть выставлен флажок Доверенность заверена нотариально.

При формировании налоговой отчетности Степанов Сергей Сергеевич будет указан как законный представитель организации.

См. также:

• Порядок заполнения элемента справочника Организация
• Указание ответственных лиц контрагентов в печатных формах документов
• Подписи уполномоченных лиц организации

Подписывайтесь на наши YouTube и Telegram чтобы не пропустить
важные изменения 1С и законодательства

Помогла статья?

Получите еще секретный бонус и полный доступ к справочной системе БухЭксперт8 на 14 дней бесплатно

В рабочей среде постоянно разделяют обязанности и ответственность. Требования к работе секретарей в целом сформированы давно, но они имеют свои особенности, которые связаны с тесным взаимодействием с подразделениями. Исполнители пишут письма, выполняют поручения и обеспечивают текущее хранение документов. А кто виноват, если письмо написано плохо, поручение просрочено, а оригинал документа утерян? Расскажем, на какие из этих вопросов есть ответы в действующих нормативных и методических документах по делопроизводству, а о каких аспектах придется подумать самостоятельно.

Почему важно распределить ответственность? 

Когда в офисе речь заходит об ответственности? Как правило, когда что-то идет не так, как должно, и нужно найти виновных. Распространено мнение, что ответственности как таковой в делопроизводстве нет, ведь серьезные задачи связаны с выполнением производственных планов, охраной труда и деньгами, а «перекладывание» бумаг в этот ряд поставить сложно. Мы не будем доказывать обратное, потому что наша аудитория – секретари и делопроизводители – знают цену ошибке. Многие секретари задаются вопросом разграничения ответственности в следующих ситуациях:

1. Произошла «локальная» неприятность: у руководителя возникает неудовлетворенность различными аспектами работы с документами, которая ограничивается внутренними разбирательствами.

2. Произошла «глобальная» проблема: ошибка при работе с документами влечет нежелательные последствия для организации и ее первого лица (репутационные, финансовые и так далее).

Об ответственности лучше задумываться не после нарушений, а «на перспективу» – то есть чтобы этих нарушений избежать. Для этого необходимо тщательно изучить нормативную базу и проработать локальные нормативные акты (далее – ЛНА), ведь когда нужно разобрать какое-то происшествие, прежде всего обращаются к этим документам.

Часто сотрудники подразделений пытаются оправдать собственные недоработки и переложить ответственность за те или иные нарушения на плечи секретаря (Схема 1).

Интересно, что зачастую результат таких «поединков» зависит от упорства и личных взглядов его участников. Так, в одних организациях на исполнителей возлагают много ответственности, а где-то, наоборот, виновным во всем признают секретаря. Принятие всей вины на свой счет чаще всего происходит из-за того, что секретарь:

• не знает, как должен быть организован тот или иной процесс и за что он должен отвечать;
• выполняет слишком много обязанностей, чтобы повысить свою ценность.

Для собственной безопасности и спокойствия секретарю важно «подстелить соломку» – выявить и регламентировать наиболее проблемные участки работы. Есть в этом вопросе и более масштабный аспект: распределение ответственности важно не только для спокойной работы, когда каждый сотрудник понимает свои задачи, но и для организации эффективного документооборота.

Стандарты для управления документами 

Результаты работы организации зависят от системы управления, а создание документов и управление ими – неотъемлемая часть любого делового процесса организации. Персонал, работающий с документами, должен быть квалифицированным, знать свои обязанности и понимать ответственность за их недобросовестное выполнение. Об этом написано в международных стандартах, содержащих требования к системам менеджмента (например, в часто внедряемом на российских предприятиях ГОСТ Р ИСО 9001-2015 «Системы менеджмента качества. Требования»). Не секрет, что в нашей стране принятие принципов, зафиксированных в этих стандартах, дается непросто – многие воспринимают их как изложенную непростым языком теорию, не имеющую ничего общего с действительностью. Но положения этих документов на самом деле очень полезны.

Вопросу управления документами посвящены следующие стандарты:

1. ГОСТ Р ИСО 15489-1-2019 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Информация и документация. Управление документами. Часть 1. Понятия и принципы» (далее – ГОСТ Р ИСО 15489-1-2019);

2. ГОСТ Р 7.0.101-2018/ИСО 30301:2011 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Информация и документация. Системы управления документами. Требования» (далее – ГОСТ Р 7.0.101-2018/ИСО 30301:2011).

В ГОСТ Р ИСО 15489-1-2019 распределению ответственности между работниками уделено особое внимание. Так, установлено, что ответственность должна быть определена для:

• всех участников процесса создания документов;
• лиц, участвующих в управлении документами;
• всех пользователей документных систем.

Согласно ГОСТ Р ИСО 15489-1-2019 ответственность распространяется на всех сотрудников, которые создают и используют документы, и должна быть определена, установлена и доведена до их сведения (Таблица 1).

В соответствии с требованиями ГОСТ Р ИСО 15489-1-2019 в организации необходимо закрепить ответственность в ряде документов (Схема 2).

Для эффективного управления документами следует распределить ответственность между работниками. ГОСТ Р 7.0.101-2018/ИСО 30301:2011 регламентирует реализацию системы управления документами (далее – СУД), которая связывает управление документами с успешной деятельностью организации и подотчетностью путем создания структуры, включающей политику, цели и руководства для документов. Положения этого стандарта используют те организации, которые приняли решение о разработке и внедрении СУД.

Нормативные и методические документы по делопроизводству об ответственности 

Основным нормативным актом организации, регламентирующим вопросы работы с документами, является инструкция по делопроизводству. При ее составлении мы традиционно рекомендуем организациям всех форм собственности ориентироваться на положения трех документов:

1. Правила делопроизводства в государственных органах, органах местного самоуправления[1] (далее – Правила делопроизводства).

2. Методические рекомендации по разработке инструкции по делопроизводству в государственных органах, органах местного самоуправления[2] (далее – МР по разработке ИД).

3. Примерная инструкция по делопроизводству в государственных организациях[3] (далее – Примерная инструкция по делопроизводству).

В указанных нормативных актах между должностными лицами распределена ответственность за организацию документооборота (Таблица 2). В п. 3.1 МР по разработке ИД сказано, что аналогичные положения необходимо предусмотреть в разделе «Общие положения» локальной инструкции по делопроизводству.

Права, обязанности и ответственность должностных лиц следует зафиксировать в их должностных инструкциях. Чтобы нормативные и организационно-правовые документы организации были «рабочими» (иными словами – исполнялись всеми сотрудниками), необходимо обеспечить согласованность их положений. Так, в нашем случае в должностных инструкциях должны быть зафиксированы обязанности по работе с документами, предусмотренные инструкцией по делопроизводству для разных категорий должностей. Они должны быть зафиксированы в должностной инструкции руководителя структурного подразделения хотя бы кратко (Пример).

Чтобы задача по обеспечению согласованности положений организационных и нормативных документов была успешно реализована, целесообразно разработать и закрепить единые формулировки для их включения в проекты должностных инструкций. Сделать это можно в нормативном документе, устанавливающем требования к структуре и тексту должностных инструкций в организации (если он есть), или же разместить информацию в общем доступе на корпоративном портале. Контроль за включением тех или иных обязательных положений в должностную инструкцию осуществляется в ходе согласования ее проекта. Делать это может как специалист по управлению документацией (начальник службы делопроизводства), так и работник, координирующий деятельность по разработке должностных инструкций в организации (например, начальник отдела кадров).

Ответственных за делопроизводство в подразделениях, как правило, назначают персонально (пофамильно) приказом руководителя, при этом их должностные инструкции (с соблюдением норм трудового права) включают обязанность по ведению делопроизводства в структурных подразделениях. Обычно детализация этой задачи в должностной инструкции не предусматривается. Перечень операций, вменяемых ответственному за делопроизводство в подразделении, удобно оформить отдельным пунктом приказа.

Распределение ответственности за работу на разных этапах жизненного цикла документа 

В организации, которая провела глобальное распределение ответственности, служба делопроизводства (или секретарь) обеспечивает методическое руководство и контроль соблюдения порядка работы с документами. А пишут письма и выполняют поручения исполнители – сотрудники структурных подразделений. И кто же виноват, если документ содержит ошибки, а поручение не исполнено вовремя?

На практике вопрос разграничения обязанностей и ответственности приобретает особую остроту именно тогда, когда речь заходит о конкретных действиях тех или иных сотрудников на разных этапах работы с документами. Разберем два направления работы, по которым чаще всего возникают споры между секретарем и исполнителями: создание документов (документирование) и исполнение документов (поручений).

Создание документов (документирование) 

Критериями для оценки эффективности процесса работы над проектом документа (документирования) можно считать:

• качество документа – документ прошел оценку (согласование) всеми заинтересованными сторонами; текст и композиция соответствуют нормам официально-делового стиля и требованиям к конкретному виду документа;
• своевременность выполнения операций – соблюдены сроки, установленные для каждого этапа работы: создания, согласования, подписания, регистрации, рассылки документа.

Различные упущения в ходе работы над проектом документа могут повлечь за собой неприятности. Например:

• документ оформлен с нарушениями и не принят к регистрации организацией-адресатом, в результате чего руководителю придется подписать его повторно;
• в документе обнаружены ошибки (от грамматических до фактических), что нанесло ущерб репутации компании и ее первого лица;
• между подписанием документа и его регистрацией или отправкой прошло длительное время (руководитель думал, что письмо отправлено, но выяснилось, что нет, и началось внутреннее разбирательство) и т.д.

Действующие нормативные акты по делопроизводству возлагают максимальную ответственность за качество документа на исполнителя (Таблица 3).

В зависимости от специфики организации, особенностей и формы организации делопроизводства в локальной инструкции по делопроизводству предусматривают дополнительные положения по разграничению обязанностей и ответственности. Так, документ может содержать требования, связанные с особенностями взаимодействия между секретарем и исполнителями на этапах регистрации документа и подготовки к отправке (например, требование заполнять поля регистрационной карточки документа в системе электронного документооборота на разных этапах работы). Учтите следующие советы:

1. В п. 4.4 Примерной инструкции по делопроизводству определен перечень подразделений и лиц, с которыми необходимо согласовывать проекты документов. В их числе – служба делопроизводства. И если, например, для юридической службы очерчен круг рассматриваемых документов (проекты ЛНА, проекты приказов), то согласно этому нормативному документу служба делопроизводства должна согласовывать все документы организации. По крайней мере те, требования к которым регламентированы в третьем разделе Примерной инструкции по делопроизводству. Одновременно с этим лишь для одной группы документов (а именно для распорядительных документов) оговорен обязательный контроль за правильностью оформления со стороны службы делопроизводства (см. п. 3.17 Примерной инструкции по делопроизводству). Рекомендуем в локальной инструкции по делопроизводству однозначно определить, какие виды документов согласовывает служба делопроизводства (секретарь) и что является предметом согласования.

2. Действующие нормативные акты по делопроизводству содержат требования к срокам выполнения тех или иных процедур. Так, например, согласно п. 5.36 Примерной инструкции по делопроизводству регистрация исходящих документов осуществляется в день их подписания или, в некоторых случаях, на следующий рабочий день. За регистрацию документов, как известно, отвечает служба делопроизводства или секретарь. Одновременно с этим в п. 7.11 Примерной инструкции по делопроизводству указано, что после подписания документа исполнитель передает его на регистрацию в порядке, установленном в локальной инструкции по делопроизводству. Кто будет виноват в срыве сроков и как обосновать это, если исполнитель забудет о подписанном документе на несколько дней? Рекомендуем обращать особое внимание на нюансы при разработке локальной инструкции по делопроизводству, продумать и описать единый порядок работы на тех этапах, которые в Примерной инструкции по делопроизводству не освящены и зависят от специфики организации. Как организован процесс передачи документов на подпись руководителю? Что происходит с документами после подписания? Как организовано взаимодействие исполнителя и службы делопроизводства (секретаря) на этом этапе? Ответы на эти вопросы желательно закрепить документально.

3. В соответствии со своими трудовыми обязанностями секретарь руководителя обеспечивает организацию работы с документами в приемной руководителя. Это, как правило, установлено в его должностной инструкции. А вот в действующих нормативных актах, устанавливающих требования к инструкциям по делопроизводству, о работе приемной как таковой не сказано. Рекомендуем подумать о регламентации работы приемной при регламентации делопроизводства вашей организации.

Исполнение документов (поручений) 

В рамках организации исполнения документов нормативными актами по делопроизводству обязанности и ответственность распределены между разными категориями должностных лиц (Таблица 4). Если говорить обобщенно, то основная задача подразделений – исполнять документы в срок или своевременно уведомлять руководителя о необходимости эти сроки скорректировать. Довольно большой объем задач, объединенных понятием «контроль сроков исполнения», делегирован службе делопроизводства. «Досталось» и руководителю – вполне логично, что именно он осуществляет контроль «по существу».

Рекомендуем в локальной инструкции по делопроизводству в разделе, посвященном организации контроля исполнения, предусмотреть следующие нюансы:

1. В соответствии с п. 6.8 Примерной инструкции по делопроизводству служба делопроизводства осуществляет проверку своевременности доведения документов, подлежащих исполнению, до работников. Однако практика показывает, что неправильно концентрировать всю ответственность в одном месте. В ЛНА целесообразно установить обязанность работников по регулярной проверке новых задач в СЭД, электронной почты, забору документов на бумажном носителе из ячеек структурных подразделений.

2. С учетом специфики компании и ее документооборота (традиционный или электронный) следует тщательно описать работу службы делопроизводства (или секретаря) по предварительной проверке и регулированию хода исполнения документов (поручений), чтобы все действующие лица понимали допустимую степень вмешательства контролера, а ответственность за неисполнение не перекладывалась на его плечи из-за отсутствия конкретики во внутренних нормативных актах. Это касается и взаимодействия службы делопроизводства (или секретаря) с руководителем: подумайте о том, какая информация и в какие сроки необходима руководителю для осуществления контроля по существу рассматриваемых вопросов и своевременного вмешательства.

Резюме

1. Эффективность документооборота напрямую зависит от нормативного регулирования. Для качественной и бесконфликтной работы все сотрудники должны понимать свои обязанности и ответственность. Распределение ответственности – одно из основных правил, устанавливаемых международными стандартами по управлению документами. Глобально ответственность распределена и в действующих в Российской Федерации нормативных и методических документах по делопроизводству – их положения необходимо перенести в локальную инструкцию по делопроизводству (раздел «Общие положения»).

2. Ответственность за работу с документами устанавливают в ЛНА, должностных инструкциях работников и приказах. Положения этих документов должны быть актуальными и согласованными между собой. Так, обязанности ответственных за делопроизводство в подразделениях, «разбросанные» по тексту инструкции по делопроизводству, должны совпадать с теми обязанностями, которые перечислены в приказе о назначении ответственных за делопроизводство, а в должностных инструкциях указанных в нем лиц должна быть зафиксирована соответствующая формулировка, хотя бы краткая.

3. Процессы работы с документами следует тщательно проработать и описать в инструкции по делопроизводству, определив для каждой операции ответственных лиц и сроки выполнения поручений. При этом рекомендуем ориентироваться на действующие в Российской Федерации нормативные и методические документы по делопроизводству – в них содержатся ответы на многие вопросы и на них удобно ссылаться. Однако помните, что некоторые этапы работы в них не детализированы: определите и опишите их с учетом специфики вашей организации.