Бланк и готовый образец спецификации к договору оказания услуг. Легко скачать и адаптировать под специфику любой организации или индивидуального предпринимателя.
Вам поможет
Бланк спецификации к договору оказания услуг
Формирование спецификации на поставку товара происходит только после заключения договора поставки. Документ не является самостоятельным, а служит приложением к договору, являясь его неотъемлемой частью. Спецификации имеют довольно широкое распространение (особенно в торговых компаниях), даже несмотря на то, что они не являются обязательными к применению.
ФАЙЛЫ
Скачать пустой бланк спецификации на поставку товара .docСкачать образец спецификации на поставку товара .doc
Зачем нужна спецификация
Любой договор, в том числе и договор поставки, включает в себя ряд определенных данных:
- наименование субъектов, между которыми он заключается;
- объект договора (т.е. обозначается поставка каких-то конкретных товаров или материалов);
- стоимость;
- условия по которым он должен исполняться;
- права, обязанности и ответственность сторон за его нарушение.
Как правило, договоры стандартны и в них не всегда прописываются конкретные наименования продукции, что чаще всего связано с тем, что ее объем может быть достаточно внушительным. И здесь на помощь приходит специальное приложение к договору – спецификация.
Спецификация также составляется в письменном виде и дает полное представление о перечне товаров или материалов, их единице измерении, количестве, сортности, виде, назначении, а также прочих характеристиках и особенностях.
Наиболее актуальна спецификация, когда речь идет о договоре длительного периода действия, на основании которого товарно-материальные ценности будут поставляться от поставщика к потребителю не один раз.
Сколько спецификаций может быть к одному договору
Количество спецификаций к одному договору поставки ничем не ограничивается.
На каждую партию товара может составляться отдельный документ. Каждый раз, после подписания его сторонами, он становится еще одной неотъемлемой частью основного договора.
Кто формирует спецификацию
Непосредственная обязанность по составлению документа лежит на работнике предприятия, которое является поставщиком – это может быть менеджер/руководитель отдела, в ведении которого находится договор поставки, юрисконсульт или другой сотрудник. Главное условие, чтобы этот человек знал все тонкости основного документа, имел точные сведения о поставке и знал, как правильно оформить спецификацию.
Как составить спецификацию, образец
На сегодня нет унифицированной формы спецификации, так что сотрудники организаций и предприятий могут составлять ее в произвольной форме или, если в компании есть разработанный и утвержденный шаблон документа – по его образцу. Главное, соблюсти всего два основных условия: по своей структуре она должна отвечать некоторым стандартам делопроизводства, а по содержанию – включать в себя ряд определенных данных.
В «шапку» спецификации следует внести:
- номер и дату заключения договора, к которому она является приложением;
- номер спецификации, как приложения;
- обозначить название документа.
Вторая часть бланка является основной. Выглядит она практически всегда в виде таблицы, куда включаются следующие сведения:
- наименование товаров или материалов;
- единица их измерения;
- количество;
- цена за штуку;
- общая стоимость.
При необходимости таблицу можно дополнить и другими дополнительными данными.
Затем под таблицей не лишним будет вписать условия оплаты продукции по данной спецификации (они могут соответствовать условиям договора, а могут быть измененными – в зависимости от обстоятельств).
На что обратить внимание при оформлении спецификации
Спецификацию можно оформлять на фирменном бланке организации или же на простом чистом листе бумаги любого удобного формата, причем как в рукописном виде, так и напечатав ее на компьютере.
Только одно условие требуется соблюдать неукоснительно: бланк должен содержать подпись руководителя компании-поставщика или его ответственного представителя, а также подпись сотрудника организации – потребителя.
При этом, их автографы должны быть только «живыми» — использование факсимильных подписей, т.е. отпечатанных каким-либо методом не разрешается, за исключением ситуаций, когда договор заключается «удаленно, а предприятия имеют официально зарегистрированные электронные цифровые подписи.
Заверять спецификацию с помощью печатей, сейчас строгой необходимости нет — проштамповывать ее нужно только в том случае, если применение штемпельных изделий прописано в нормативно-правовых актах организаций.
Спецификация оформляется в количестве двух идентичных по тексту и равнозначных по праву экземплярах – по одному для каждой заинтересованной стороны. После формирования и визирования информация о документе вносится в специальный журнал учета договоров.
Можно ли вносить изменения
К спецификации по закону применяются те же нормы и требования, которые устанавливаются к договорам (поскольку они являются их частью).
Это значит, что при необходимости, на любом этапе, готовую спецификацию при взаимном согласии сторон можно отредактировать. Допускается также расторгать ранее составленные и завизированные спецификации и формировать новые.
Как, где и сколько времени хранить документ
Спецификация весь период актуальности должна лежать в отдельной папке, вместе с договором, неотъемлемым приложением к которому она является. Срок хранения документа определяется либо законодательством РФ, либо локальными актами фирмы.
Как передать спецификацию партнеру
Способ передачи спецификаций устанавливается обычно такой же, какой используется для договоров:
- через обычную Почту России заказным письмом с уведомлением о вручении;
- через курьерскую службу;
- если организации имеют электронную цифровую подпись – через электронные средства связи;
- в некоторых случаях, когда условия договора это допускают, документ можно передать и через факс.
Спецификация, это необязательное приложение к договору подряда, составляемое на усмотрение его участников. В нем уточняются и конкретизируются отдельные условия договора подряда.
Определение и назначение спецификации к договору подряда
Под спецификацией понимают документ, в котором дополнительно раскрываются и детализируются отдельные условия договора. Например, единицы измерения, цены, характеристики предмета сделки, производственные сроки. Обязанность оформлять спецификацию не закреплена в законодательных положениях о подряде (гл. 37 ГК РФ). Действующие нормы разрешают сторонам самостоятельно решать вопрос о ее необходимости ввиду свободы договора (ст. 421 ГК РФ).
После принятия решения об оформлении спецификации, она становится неотъемлемой частью договора подряда.
Договор подряда
Подрядчик на основании договора подряда обязуется провести строительные и смежные работы в соответствии с технической документацией, определяющей их объем, содержание, другие параметры и сметой (ст. 743 ГК РФ). В его тексте устанавливают перечень и содержание техдокументации, сроки ее разработки и предоставления.
В результате список необходимых технических документов определяют участники отношений подряда самостоятельно. Спецификация не обязательный документ, но на практике она почти всегда становится важной частью договора строительства. Ее оформляют, чтобы не перегружать договор детальным описанием работ и материалов, которые в них будут использованы.
В спецификации указывают:
- Требования по обеспечению материалами;
- Источник поступления деталей и конструктивных элементов, их перечень;
- Список необходимого для строительства оборудования;
- Подробные характеристики готового объекта;
- Стоимость работ и их состав.
Указанный перечень отражает наиболее часто используемые параметры в спецификации и может быть расширен исходя из конкретных условий сделки. Договор подряда допустимо расторгнуть в части спецификации (Определение ВС РФ от 30.05.2019 N 307-ЭС19-7666 по делу № А56-24122/2018).
Содержание и порядок составления спецификации договора подряда
В спецификации указывают значимые обстоятельства подрядного договора, она оформляется в простой письменной форме (п. 1 ст. 432, п. 1 ст. 161 ГК РФ). Для этого формируют один документ, подписанный сторонами по экземпляру на каждого участника. Типового бланка спецификации нет, она создается произвольно исходя из условий сделки. Хотя обязательных требований к содержанию документа нет, стороны могут установить их в договоре подряда. Утвердив бланк спецификации в приложении к договору, необходимо строго его придерживаться. Примерное содержание спецификации:
- Дата, место оформления;
- Номер спецификации;
- Реквизиты договора подряда;
- Наименование сторон, ФИО уполномоченных участников, подписывающих спецификацию;
- Перечень проводимых работ с их подробным описанием;
- Единицы измерения количества работ;
- Цена по каждому виду работ и итоговая их стоимость;
- Иные дополнительные условия, которые стороны пожелали детализировать.
Подписывают спецификацию уполномоченные на это лица.
Спецификация на строительно-монтажные работы
Особенность строительно монтажных работ в том, что монтажную часть обычно выполняют узкие специалисты. Соответственно, для работы они нуждаются в специфических расходниках, материалах. Такие товары неудобно закупать заказчику, т.к. они нужны на конкретный объект в небольшом количестве, а кроме того, необходимы специальные знания, чтобы закупить действительно качественный товар.
В связи с этим для строительно-монтажных работ мы рекомендуем (см. вверху страницы) спецификацию, в которой перечень работ сочетается с перечнем поставляемых подрячиком материалов и расходников.
Для случаев, когда строительно-монтажных работ много и разнообразных, мы рекомендуем предпочесть спецификации другой документ — локальный сметный расчет. однако его составление требует специальных навыков и доступа к справочникам.
Локальный сметный расчет на строительно-монтажные работы
Спецификация на материалы к договору подряда
Предположим, сами заказанные работы описать несложно одной фразой в договоре, однако подрядчик взял на себя закупку материалов и комплектующих. В таком случае нужно составить спецификацию не на работы, а только на материалы к договору подряда.
Примером подобной ситуации могут служить отделочные работы — монтаж полов или потолков, отделка стен. Как вы видите, описать такие работы и их результат несложно, а вот материалы будут использоваться разнообразные. Поэтому выбирайте из перечня документов выше и скачивайте спецификацию на материалы к договору подряда.
Итоги
Спецификация, не обязательный документ оформляемый в форме приложения к договору подряда и являющийся его частью. Его используют для расшифровки отдельных положений достигнутого соглашения. Порядок и требования к составлению спецификации определяются сторонами договора подряда.
Больше новостей и полезных советов для бизнеса на нашем телеграм-канале.
При обнаружении несоответствий в этой статье оставьте оставьте заявку и получите скидку 30% на любой курс по госзакупкам
Из этой статьи вы узнаете:
- Для чего составляется спецификация к контракту по 44-ФЗ
- Когда нужно составлять спецификацию к контракту по 44-ФЗ
- Правила заполнения спецификации к контракту по 44-ФЗ
- Что можно, а что нельзя указывать в спецификации к контракту по 44-ФЗ
- Предусмотрено ли в 44-ФЗ изменение спецификации к контракту
Спецификация к контракту по 44-ФЗ в обязательном порядке составляется при проведении закупок. Без грамотно составленной спецификации и в случае подтверждения поставки товаров/услуг одним из участников торгов закупщик рискует получить совсем не то, на что рассчитывал изначально.
При составлении спецификации необходимо придерживаться ряда правил и правильно оформлять документацию. В противном случае не избежать претензий со стороны ФАС. Как правильно оформляется этот важный документ и какие нюансы необходимо учитывать при его составлении, вы узнаете из нашего материала.
Для чего составляется спецификация к контракту по 44-ФЗ
В 44-ФЗ установлено, что спецификация – это обязательная составляющая госконтракта. Разработка ее должна осуществляться параллельно с подготовкой остальной документации по закупке.
В спецификации прописываются основные существенные условия – наименование товара, закупаемый объем, стоимость контракта и цена отдельной единицы. То есть в этом документе раскрываются детали соглашения о предмете и цене, заключенного между сторонами сделки.
Важно! 44-ФЗ не разъясняет, что такое спецификация к госзаказу. Однако, ч. 4 ст. 93 требует, чтобы в контракте была рассчитана и обоснована его стоимость, если продукция закупается у единственного поставщика.
У термина «спецификация» есть несколько синонимов («техническая часть», «техническое задание», «проектно-сметная документация» и т. п.), но именно «спецификация» используется чаще всего. А в Федеральном законе от 05.04.2013 № 44-ФЗ раздел документации о закупке, характеризующий закупаемый объект, определяется как «описание объекта закупки».
Не важно, какой термин используется, главное, чтобы в документах были четко обозначены требования к закупаемой продукции. Они должны быть понятными и отвечать всем требованиям законодательства – 44-ФЗ, 223-ФЗ и 135-ФЗ.
Спецификация используется:
- В правилах нормирования. Они разрабатываются государственными заказчиками, которые планируют к закупке какие-то товары, работы или услуги (существуют конкретные требования к закупаемым ими объектам).
- В планах-графиках. Государственный заказчик должен составить описание планируемой к закупке продукции и обозначить минимальные требования к ней.
- При формировании начальной (максимальной) стоимости контракта и разработке документации о закупке.
- В заявке участника. Основой для ее составления является именно спецификация. Заявка содержит описание объекта закупки (товара, работы или услуги), предлагаемого к поставке.
- В качестве раздела или приложения к контракту. При заключении договора каждая сторона ставит в нем свою подпись. Она гарантирует со стороны победителя своевременную поставку товара, отвечающего требованиям спецификации, а со стороны заказчика – его приемку.
Ч. 2 ст. 33 Федерального закона от 05.04.2013 № 44-ФЗ требует указания в описании показателей, по которым возможно определить, соответствует ли объект закупки предъявляемым заказчиком требованиям. При этом необходимо указывать диапазон значений (если допускается их варьирование) либо конкретные значения для тех показателей, которые должны быть неизменны. Это условие обеспечивает здоровую конкуренцию среди участников тендера.
Нельзя устанавливать точный вес, размер, габариты, мощность закупаемого объекта. В спецификации требуется обозначать минимальный и максимальный порог. Задача потенциальных исполнителей – произвести и поставить товар, который будет соответствовать по показателям заданному диапазону значений. Также в ст. 33 говорится о том, что для ряда показателей может быть определено одно конкретное значение.
Когда нужно составлять спецификацию к контракту по 44-ФЗ
Заказчик, готовящийся провести закупку, должен приложить к проекту контракта бланк, который может на первом этапе представлять пустую таблицу либо перечень товаров и услуг, планируемых к закупке. Эти бумаги, а также тендерную документацию и извещение о закупке нужно разместить в Единой информационной системе.
В ходе процедуры устанавливается окончательная стоимость госзаказа. Если проводится аукцион на электронной площадке, то максимум через 5 дней после того, как будет опубликован протокол его проведения, заказчик должен отправить победителю еще неподписанный контракт, указав в нем конкретные значения показателей товара, обозначенные в заявке выигравшего участника (ч. 2 ст. 83.2 № 44-ФЗ). Поставщику дается 5 дней на подписание договора, предоставление обеспечения и других бумаг при необходимости (ч. 3 ст. 83.2 № 44-ФЗ).
Если же протокол проведения тендера был размещен в Единой информационной системе, то победителю отводится 10 дней на предоставление заказчику заполненного соглашения с обеспечением. Покупатель в свою очередь должен подписать договор в течение максимум 10 дней (ч. 3 и 7 ст. 54 № 44-ФЗ).
Заказчик имеет право прописать в контракте условие об обязательном предоставлении поставщиком разбивки по стоимости каждого закупаемого объекта после подписания контракта. Затем организатор закупки в течение 3 рабочих дней публикует информацию о сделке в реестре контрактов, указывая стоимость каждой единицы товара.
В первом случае составление спецификации к контракту по 44-ФЗ ложится на закупщика, а во втором – на поставщика. Однако закон не вменяет эту обязанность ни одной из сторон. На практике спецификацию чаще составляет победитель торгов независимо от того, каким способом они были проведены.
Правила заполнения спецификации к контракту по 44-ФЗ
Закон не устанавливает конкретных требований к заполнению спецификации к госконтракту. При самостоятельной разработке этого документа нужно обязательно включить в него таблицу со следующими полями:
- Порядковый помер.
- Наименование закупаемого объекта.
- Технические характеристики.
- Объем закупки (количество продукции или объем услуг/работ).
- Единица измерения.
- Цена каждой единицы.
- Общая стоимость каждого наименования, определяется как произведение стоимости единицы на количество товара этого наименования.
- Общая сумма контракта.
Дополнительно можно составить график исполнения контракта в том же количестве экземпляров, что и само соглашение. Под ним должны поставить подпись обе стороны.
Образец спецификации к контракту по 44-ФЗ вы можете скачать здесь.
Что можно, а что нельзя указывать в спецификации к контракту по 44-ФЗ
Указывая необходимые характеристики закупаемого товара в описании, нельзя устанавливать требования к следующим параметрам:
- товарные знаки;
- знаки обслуживания;
- фирменные наименования;
- патенты;
- полезные модели;
- промышленные образцы;
- наименование места происхождения товара или производитель.
Описание объекта закупки не должно содержать требований к нему, ограничивающих количество потенциальных поставщиков. В законе не указано, какие это конкретно требования, однако четко прописано, что они не должны быть причиной нарушения конкуренции из-за ограничения количества участников. В исключительных случаях, однако, допускается ужесточать требования к закупаемой продукции. К примеру, если не представляется возможным по-другому точно и четко описать ее.
Закон 44-ФЗ разрешает указывать в конкурсной документации определенные товарные знаки, если планируется выполнять работы/оказывать услуги с использованием товаров, которые не будут являться объектом закупки. В таком случае необходимо обязательно включать в спецификацию к контракту слова «или эквивалент».
Например, заключается госконтракт на строительные работы. Безусловно, для проведения работ требуются стройматериалы – цемент, клей, кирпич определенных марок. При этом они не являются предметами госконтракта. Поэтому заказчик, проводя тендер на строительство, вправе обозначить требуемые характеристики материалов и даже указать конкретные торговые марки. Но тогда обязательно нужно будет добавить «или эквивалент».
В некоторых ситуациях добавление слов «или эквивалент» не требуется:
- Если в ходе работ необходимо обеспечить взаимодействие закупаемых товаров с теми, которые уже используются заказчиком, и продукция с другими товарными знаками несовместима с ними. К примеру, организатор закупки владеет сетью, работающей только с определенным оборудованием, и интеграция в нее другого оборудования невозможна.
- Если приобретаются запасные части и расходные материалы к машинам и оборудованию, которое используется организатором закупки, в соответствии с техдокументацией на эти машины и оборудование. Но только в том случае, если в документации содержатся четкие требования к использованию запасных частей конкретного производителя.
В спецификацию к контракту по 44-ФЗ необходимо при наличии такой возможности включать стандартные показатели, требования, условные обозначения, термины, касающиеся технических и качественных характеристик закупаемых товаров, установленные в технических регламентах, ГОСТах и других нормативных документах.
В соответствии со ст. 33 44-ФЗ описание объекта закупки может содержать спецификации, планы, чертежи, эскизы, фотографии, результаты работ, тестирования, требования к проведению испытаний, методам испытаний, упаковке в соответствии с положениями Гражданского кодекса РФ, маркировке, этикеткам, форме подтверждения соответствия (ГОСТу, ТУ или др.), процессам и методам производства и др.
Необходимо включать в описание изображение закупаемого товара (если требуется, чтобы он соответствовал этому изображению).
Также в документации должно быть прописано, где, когда и в каком порядке потенциальные поставщики могут осмотреть образец или макет объекта закупки, который планирует приобрести заказчик (если требуется, чтобы товар соответствовал конкретному образцу или макету). К примеру, если организатор тендера указывает в документации, что обязательно соответствие продукции определенному макету, он обязан обозначить, где находится этот макет, чтобы все участники могли ознакомиться с ним в специально отведенное время.
К поставкам допускается только новый товар. То есть не бывший в употреблении, не ремонтированный, не восстановленный, не после восстановления потребительских свойств и без замены составных частей. Отметим, что Федеральный закон № 44-ФЗ содержит оговорку: «в случае если иное не предусмотрено описанием объекта закупки». То есть в спецификации к контракту вполне можно указать, что товар не должен быть новым, и тогда возможна закупка б/у продукции.
В спецификации должны быть обозначены показатели, по которым можно определить, соответствует объект закупки установленным заказчиком требованиям или нет. При этом прописывается допустимый диапазон значений нормируемых показателей (нижняя и верхняя граница) либо их конкретное значение, если они должны быть неизменны. Стоит отметить, что при установлении показателя, соответствие которому может обеспечить только одна фирма, расценивается как нарушение конкуренции.
Если необходимо, в спецификацию к контракту можно включить требования к срокам, на которые распространяется гарантия на товар, работы или услуги, и объему предоставления гарантий качества; к гарантийному обслуживанию товара; к эксплуатационным расходам; к обязательности проведения монтажных и пуско-наладочных работ; к обучению персонала, который будет пользоваться товаром и обслуживать его.
Если проводится тендер на поставку новых машин и оборудования, заказчик должен прописать в закупочной документации требования к гарантийным обязательствам производителя и/или поставщика данного товара и сроку действия гарантии. Она должна предоставляться вместе с объектом закупки.
Запрещается включение в спецификацию к контракту по 44-ФЗ следующих требований:
- к производителю продукции (к примеру, нельзя выставлять требования к мощности производства и длительности нахождения компании на рынке);
- к участнику тендера (в том числе к квалификации и опыту работы);
- к деловой репутации;
- к наличию производственных мощностей, технологического оборудования, трудовых и финансовых ресурсов.
Однако в исключительных случаях законодательство предусматривает установление таких требований к потенциальным поставщикам.
Предусмотрено ли в 44-ФЗ изменение спецификации к контракту
Дополнительное соглашение имеет не меньшую значимость, чем государственный контракт. Этот документ составляется, если нужно изменить или дополнить действующий договор. 44-ФЗ разрешает уже после проведения закупки заключать дополнительное соглашение, если стороны считают это необходимым.
Дополнительное соглашение – это документ, вносящий изменения в контракт, который заказчик и поставщик заключили по результатам проведения тендера.
Дополнительное соглашение – это неотъемлемая составляющая госконтракта. После того как обе стороны подписывают его, оно немедленно вступает в силу.
При этом вступают в силу и изменения, внесенные в заключенный ранее заказчиком и победителем договор. Надо понимать, что государственный контракт – это не дополнительная документация, необходимая для исполнения работ (к ней относится, например, техническое задание на выполнение работ и т. д.).
Право сторон госзакупок заключать дополнительное соглашение прописано не только в Федеральном законе 44-ФЗ, но и в Гражданском кодексе РФ (ст. 451).
Изменение спецификации возможно только в случае замены требований к объекту закупки на улучшенные по сравнению с установленными ранее. В противном случае должны быть закуплены товары с характеристиками, которые указал выигравший тендер участник в первой части заявки.
Кликните на текст документа
чтобы развернуть его целиком.
Приложение
к договору « » г.
УТВЕРЖДАЮ
Заказчик
СОГЛАСОВАНО
Исполнитель
СПЕЦИФИКАЦИЯ
1. Исполнитель по заданию Заказчика обязуется оказать следующие Услуги изготовления продукции по индивидуальному заказу (название изделия, номенклатура, параметры, количество, цвет, размеры, и т.д.):
.
2. Общая стоимость изготовляемой продукции по Договору составляет ( ) рублей, НДС не облагается в связи с применением упрощенной системы налогообложения.
3. Сроки изготовления ( ) календарных дней с момента оплаты.
4. Дата поставки продукции « » года.
5. Оплата может осуществляется в несколько этапов. Заказчик вносит авансовый платеж в размере не менее 50% (пятидесяти процентов) от стоимости всего заказа. Стороны пришли к соглашению, учитывая то, что продукт изготавливается по индивидуальному заказу Заказчика, то в случае дальнейшего отказа Заказчика от исполнения обязательств по Договору, авансовый платеж Заказчику не возвращается, а идет в счет возмещения Исполнителю фактически причиненных ему убытков; оставшаяся часть выплаченных Исполнителю денежных средств считается единовременным штрафом за отказ Заказчика от исполнения Договора в одностороннем порядке. В случае превышения размера убытков Исполнителя внесенных Заказчиком авансовых платежей, Заказчик обязуется в течение 10 календарных дней после предъявления требования возместить исполнителю фактически понесенные расходы по Договору.
6. Исполнитель уведомляет Заказчика о готовности заказа по телефону: .
7. Заказчик обязуется после уведомления о готовности заказа забрать его по адресу:
, в течение календарных дней, согласовав при этом с Исполнителем дату и время передачи заказа.
8. Заказчик обязуется оплатить оставшуюся стоимость заказа в момент его передачи от Исполнителя.
9. При сдачи-приемки заказа Сторонами составляется Акт оказания услуг.
Спецификация составлена « » года.