Как составить приказ об отзыве работника с отпуска

Рассмотрим типичные ошибки, которые допускают работодатели при отзыве своих сотрудников из отпуска. Выясним, можно ли вызвать на работу специалиста, если он не согласен прерывать свой отдых. Разберемся, вправе ли компания отозвать сотрудницу из отпуска по уходу за ребенком. А также проанализируем, как поступить с отпускными, перечисленными сотруднику за дни, которые он в итоге не использовал по назначению.

Каждый работник имеет право на отпуск. Сотрудник может уйти в ежегодный основной оплачиваемый отпуск или воспользоваться дополнительными днями отдыха, отпуском без сохранения заработной платы. Некоторым категориям специалистов полагаются также учебные отпуска. Но иногда возникает необходимость отозвать специалиста из отпуска или он сам может захотеть по тем или иным причинам выйти на работу пораньше. Разберемся, какие ошибки чаще всего допускают работодатели в указанных ситуациях. Выясним, что делать с отпускными в таких случаях и как рассчитать налоги.

Трудовое законодательство разрешает работодателю отозвать сотрудника из ежегодного оплачиваемого отпуска только с его согласия. В этом случае неиспользованную часть отпуска нужно предоставить по выбору работника в удобное для него время в течение текущего рабочего года или присоединить к отпуску за следующий рабочий год (ч. 2 ст. 125 ТК РФ).

При этом запрещается отзывать из отпуска (ч. 3 ст. 125 ТК РФ):

• несовершеннолетнего работника;
• беременную женщину;
• сотрудника, занятого на работах с вредными и (или) опасными условиями труда.

Причины для отзыва могут быть разные – необходимо заменить заболевшего коллегу, срочный проект, непредвиденное увеличение объемов производства и другие. Закон не регламентирует перечень причин или ситуаций, в которых можно отзывать сотрудника из отпуска. Поэтому организация сама решает, когда прервать отпуск подчиненного.

В статье рассмотрим типичные ошибки работодателей, которые они допускают при отзыве своих сотрудников из отпуска. Выясним, можно ли вызвать на работу специалиста, если он не согласен прерывать свой отдых. Разберемся, вправе ли компания отозвать сотрудницу из отпуска по уходу за ребенком. А также проанализируем, как поступить с отпускными, перечисленными сотруднику за дни, которые он в итоге не использовал по назначению.

Схема 1. Ошибки работодателей при отзыве работников из отпуска

Поскольку отзыв из отпуска возможен только при согласии сотрудника, очень важно все правильно оформить. Зачастую работодатели принимают от подчиненных устное согласие выйти на работу пораньше и на этом успокаиваются. Подобное отношение может привести к тому, что компания будет ждать сотрудника на рабочем месте, а он не выйдет. И работодатель не докажет, что специалист должен был прервать свой отпуск и начать трудиться, поскольку никаких подтверждающих документов не будет.

Одностороннего уведомления от работодателя об отзыве подчиненного из отпуска также недостаточно. В случае спора компания должна будет доказать, что сотрудник добровольно прервал свой отпуск. Желание обеих сторон должно быть подтверждено документами.

Схема 2. Процедура отзыва сотрудника из отпуска

Чтобы избежать конфликтных ситуаций, рекомендуем организации оформить, как минимум, следующие документы:

1) уведомление об отзыве из отпуска (Пример 1);

2) согласие работника на отзыв в форме письма или заявления (Пример 2);

3) приказ об отзыве из отпуска (Пример 3).

Пример 1. Уведомление об отзыве из отпуска

Срок направления работнику такого уведомления законом не регламентирован. Рекомендуем оповещать сотрудника как можно раньше, чтобы было время получить от него согласие. Тем более если подчиненный находится в отпуске в другом регионе или за границей.

Если работник идет навстречу компании, необходимо получить от него письменное согласие на отзыв из отпуска.

Пример 2. Согласие работника на отзыв

Для организации самым важным является получение письменного согласия от сотрудника на отзыв его из отпуска. Работник может не составлять отдельное письмо, а сделать отметку о своем согласии на уведомлении, которое он получит от компании (или на приказе, что встречается реже). В отметке важно указать всю информацию, которая перечислена в Примере 2, поставить свою подпись и дату.

Конкретный вид оформления будет зависеть от обстоятельств и принятого в организации документооборота.

В момент выхода сотрудника на работу нужно издать приказ, который будет являться основанием для начисления зарплаты раньше окончания отпуска, а также для предоставления оставшихся дней отпуска в другое время. Приказ составляется в свободной форме (Пример 3).

Пример 3. Приказ об отзыве из отпуска

В указанных примерах сотрудник отметил, когда именно он хочет отгулять оставшиеся дни. Но не всегда специалист может сразу определиться с этим вопросом. В таких случаях в п. 2 приказа следует написать: «Предоставить Свердловскому А.С. неиспользованную часть отпуска в количестве четырех календарных дней по его выбору в удобное для него время в текущем рабочем году или присоединить к отпуску за следующий рабочий год на основании его письменного заявления».

Оформление указанных документов необходимо, чтобы подтвердить согласие сотрудника на преждевременный выход на работу и чтобы обосновать начисление заработной платы, перерасчет отпускных и предоставление оставшихся дней отпуска в другое время, выбранное сотрудником.

К тому же, если отзыв не будет оформлен и сотрудник недополучит денежные средства, он может обратиться в суд и взыскать их, а также сумму возмещения морального вреда и компенсацию за задержку выплаты. Приведем пример из судебной практики.

Судебная практика

На практике бывает и так, что в компании не принято оформлять отзыв из отпуска, чтобы лишний раз не связываться с дополнительными документами и перерасчетом выплаченных сумм. Сотрудник выходит на работу, а в дальнейшем ему предоставляют отгулы в удобное для него время. При этом отгулы также не оформляют. Стороны доверяют друг другу и действуют так, как сложилось в организации.

Судебная практика

Таким образом, устоявшаяся в организации практика устных договоренностей в любой момент может дать сбой. А работодателю это также грозит привлечением к административной ответственности за нарушение трудового законодательства.

Кроме оформления указанных документов, работодателю следует внести изменения в график отпусков. Это связано с тем, что у сотрудника образовались неиспользованные дни отпуска, которые нужно распределить на другой период. В графике стоит отметить дату выхода специалиста на работу в связи с отзывом, а также даты использования оставшейся части отпуска, если они известны (в графе «Примечание»).

Пример 4. Фрагмент табеля учета рабочего времени

Судебная практика

Как отмечалось раньше, нельзя отзывать из отпуска работника, не достигшего 18 лет, беременную женщину и сотрудника, занятого на работах с вредными и (или) опасными условиями труда (ч. 3 ст. 125 ТК РФ). Причем неважно, какие у работодателя имеются основания для отзыва подчиненного из отпуска. Даже если компания хочет отправить на обучение сотрудника из указанных категорий в период его ежегодного оплачиваемого отпуска, отзыв не допускается. Не будет иметь значения и согласие такого работника или его собственное желание.

Одной из типичных ошибок организации является отзыв сотрудника из учебного отпуска. Ведь работникам, которые совмещают трудовую деятельность с обучением, предоставляются дополнительные отпуска (ст. 173–176 ТК РФ). Причем это обязанность организации, а не право.

Во время нахождения сотрудника в таком учебном отпуске может возникнуть производственная необходимость в его выходе на работу. Или работник сам захочет начать трудиться раньше, чем закончится его отпуск.

Однако Роструд подтвердил, что отзыв из учебного отпуска не допускается. Связано это с тем, что нормами действующего законодательства отзыв из отпуска, который предоставлен в связи с обучением специалиста, не предусмотрен. Кроме того, такие отпуска имеют строго целевое назначение и должны быть использованы только в установленные сроки. Таким образом, предоставление учебного отпуска меньшей продолжительности, чем указано в справке-вызове, не будет соответствовать требованиям действующего законодательства. Даже если об этом попросит сам работник¹.

Также не предусмотрена возможность отзыва сотрудника из отпуска без сохранения заработной платы или из отпуска по уходу за ребенком.

Судебная практика

Отзыв сотрудницы из отпуска по беременности и родам также не допускается (письмо Роструда от 24.05.2013 № 1755-ТЗ).

Таким образом, организация вправе отозвать своего работника только из ежегодного оплачиваемого отпуска.

Компания должна перечислить отпускные за ежегодный оплачиваемый отпуск сотруднику не позднее чем за три дня до его начала (ч. 9 ст. 136 ТК РФ). Это связано с тем, что работникам предоставляются ежегодные отпуска с сохранением места работы и среднего заработка (ст. 114 ТК РФ). Сумма рассчитывается, исходя из количества дней отпуска и среднедневного заработка.

При выплате отпускных с их суммы необходимо исчислить и удержать НДФЛ (п. 1 и 4 ст. 226 НК РФ), а также взносы в фонды.

Если сотрудника отозвали из отпуска, он приступает к работе и начинает получать зарплату за те дни, которые ему уже оплачены в качестве отпуска. То есть возникает переплата отпускных, а также налогов и взносов.

Законодательство не устанавливает обязанность сотрудника вернуть работодателю лишние отпускные. ТК РФ также не допускает удержание переплаченных отпускных из зарплаты подчиненного. Отзыв из отпуска не относится к основаниям для удержания сумм из зарплаты, перечисленным в ст. 137 ТК РФ.

Таким образом, произвести возврат переплаченных отпускных работодателем в одностороннем порядке не получится. В таком случае есть два варианта развития событий:

Вариант 1: работник соглашается добровольно вернуть работодателю излишне полученные отпускные. Для этого он может либо вернуть сумму денежных средств в кассу компании, либо написать заявление об удержании данной суммы из зарплаты. В любом случае работодателю необходимо при отзыве сотрудника из отпуска получить его письменное согласие на добровольный возврат суммы отпускных за неиспользованные дни отпуска или на зачет отпускных в счет заработной платы. В Примере 5 предлагаем возможный способ оформления.

Пример 5

Пример 6. Заявление об удержании переплаченных денежных средств

В данном случае работодатель с согласия сотрудника уменьшит ближайшую заработную плату на сумму отпускных, уплаченных подчиненному за дни отпуска, которые он не отгуляет в связи с отзывом. Таким образом, будет уменьшена база для начисления НДФЛ и взносов, а значит, компания уплатит налог и взносы в меньшем размере.

Вариант 2: работник не согласен вернуть излишне полученные отпускные.

В этом случае работодатель находится в затруднительном положении, поскольку не может в одностороннем порядке удержать отпускные из зарплаты или оплаты будущего отпуска.

Роструд неоднократно высказывал позицию о том, что при уходе сотрудника в следующий оплачиваемый отпуск необходимо произвести перерасчет отпускных, исходя из среднего заработка работника за последние 12 календарных месяцев, предшествующих отпуску (и выплатить недостающую сумму)². Однако такие действия могут привести к спорной ситуации, поскольку здесь также речь идет об удержании разницы из будущих отпускных.

Таким образом, при отсутствии согласия работника на добровольный возврат излишне выплаченных отпускных самым безопасным будет не делать пересчет, чтобы не нарушать нормы трудового законодательства.

Задвоение отпускных и заработной платы может привести к спору с налоговой инспекцией по вопросу начисления налога на прибыль, поскольку расходы компании будут уменьшены на сумму доходов в двойном размере. Однако имеется судебное решение, которое поддерживает работодателя в этой ситуации.

Судебная практика

Несмотря на наличие положительной судебной практики, чтобы избежать конфликта с налоговым органом, рекомендуем включать только одну из выплаченных сумм за один и тот же период в целях расчета налога на прибыль.

Встречаются ситуации, когда организация не хочет пересчитывать отпускные и издает приказ о предоставлении дней отпуска без сохранения заработной платы. Такие действия являются неправомерными и могут привести к привлечению компании к административной ответственности за нарушение трудового законодательства. У работодателя нет права отправлять сотрудника догуливать дни отпуска, которые образовались из-за отзыва, за свой счет.

В случае несоблюдения требований трудового законодательства компанию могут привлечь к административной ответственности по ст. 5.27 КоАП РФ. Ответственность может наступить как при нарушении порядка оформления отзыва сотрудника из отпуска, так и при нарушении трудовых прав подчиненного. Как отмечалось ранее, компания не вправе:

• отзывать работника из отпуска без его согласия;
• отзывать специалиста из отпуска, если это запрещено законом. Например, беременную женщину;
• удерживать излишне выплаченные отпускные из зарплаты сотрудника без его согласия;
• отзывать сотрудника из любого другого отпуска, кроме ежегодного оплачиваемого.

Судебная практика