Письмо о сотрудничестве — это документ, который представляет собой деловое предложение от одной компании к другой о заключении сделок, контрактов на взаимовыгодных условиях.
Кто и кому может предложить сотрудничество
В условиях рыночных отношений широко распространено официальное письмо о сотрудничестве в бизнесе. Его еще называют коммерческим предложением. На практике оно сочетает несколько элементов деловой переписки — коммерческую оферту, рекламное предложение о продаже или покупке товаров и услуг, предложение об участии в совместных проектах.
В основном предприятие составляет такой документ, чтобы пригласить другие организации к взаимовыгодному сотрудничеству. Чаще всего оферта предназначена для заключения договоров о поставке товаров или контрактов на оказание услуг. Есть два варианта составления делового письма о партнерстве с другими компаниями — для текущих клиентов или потенциальных партнеров.
Чаще всего необходимо привлечь заказчиков продукции, а иногда провести более глобальные перемены, например расширить производство. Для этого придется объединиться с мощностями другого предприятия. В этом случае корректное и грамотное предложение, составленное в письменном виде, окажет особенно серьезное впечатление на потенциальных партнеров. Тем более если правильно описаны выгоды такого сотрудничества.
Грамотно составленные коммерческие предложения служат началом выгодного долговременного партнерства. Сведения, описанные в них, призваны заинтересовать в сотрудничестве, отразить преимущества, которые получит компания от участия в проектах. От того, насколько интересное и заманчивое предложение вы сделаете, зависит успех в продвижении продаж в перспективе.
Обычно предложения составляют в коммерческих целях, но на практике встречаются и другие варианты:
- благотворительные акции;
- развлекательные мероприятия;
- социальные мероприятия (экологические, оздоровительные, просветительские и др.);
- культурные события (праздники, выставки, концерты и т. п.).
Как написать и оформить письмо
Оформить его несложно, несмотря на то, что единых шаблонов не существует. Они и не требуются, поскольку предложение следует делать каждому партнеру отдельно, учитывая особенности и специфику его деятельности. Чтобы понять, как написать письмо поставщику с предложением о сотрудничестве, необходимо придерживаться основных правил. Пишем кратко и без лишней «воды», поскольку текст призван заинтересовать партнера. Отразить придется только главную информацию о вашей деятельности и преимуществах работы с вашей организацией. Кратко и четко расскажите поставщику:
- чем вы выгодно отличаетесь от конкурентов (успехи, достижения, основные проекты);
- какие преимущества у поставок продукции вашей компании (оперативность, платежеспособность, долгосрочное сотрудничество);
- какую пользу получит компания от сотрудничества с вами (возможность закупать товары крупными партиями, помощь в продвижении продукции на зарубежных рынках и др.).
Для текста не существует стандартов. Основное правило — пишем ясно и грамотно. Лаконичность здесь не менее важна, следует помнить: бизнесмены тратят на прочтение не более 3-5 минут. Если в документе лишняя информация, он полетит в корзину.
Отсюда понятно, что правильный текст следует составить аккуратно и привлекательно:
- включить в содержание всего несколько абзацев одинаковой величины;
- написать удобочитаемым шрифтом;
- для легкого восприятия важные сведения оформить списком или таблицей.
Структура выглядит следующим образом:
- Наименования компании-отправителя и компании-получателя.
- Заголовок письма.
- Содержательная часть о сотрудничестве.
- Дата, должность отправителя, подпись с расшифровкой.
Чтобы расположить к себе потенциального заказчика, в начале следует лично обратиться к руководителю компании: «Уважаемый Иван Петрович!», а не сухое указание «на имя директора». Если до этого вы разговаривали по телефону или встречались лично, в начале письма напомните об этом.
В письме точно и кратко расскажите о предлагаемых услугах. Начините с того, что особенно важно клиенту. Расскажите, что вы изучили деятельность компании, и это позволило вам понять, какие совместные проекты станут выгодны для адресата. Перечислите выгоду: «Вам удастся сэкономить на…», «У вас появятся новинки первыми» и т. д.
Внизу укажите адреса, телефоны и реквизиты вашей компании, чтобы с вами связались в любой удобный момент.
Образец
Посмотрите пример письма о сотрудничестве и дополните его спецификой деятельности вашего бизнеса.
В ________________________
Руководителю _____________
__________________________
Предложение о сотрудничестве
Уважаемый Ф.И.О.!
Меня зовут Ф.И.О.. Моя компания _______________ занимается поставкой компьютеров и комплектующих и программного обеспечения с ______года.
За время деятельности мы осуществили поставки более _________клиентам. Среди них ________________.
Мы продаем компьютеры известных мировых брендов _____________ и программное обеспечение всемирно известных компаний _______________.
Сотрудничая с нами, вы получите самое современное и качественное оборудование в короткие сроки. Поставки осуществляем за один день — для товаров со склада и до нескольких дней — для товаров под заказ.
Мы заинтересованы в долгосрочном взаимовыгодном партнерстве и готовы представить Вашему вниманию низкие цены и высокое качество обслуживания.
Буду рад сотрудничать, жду Ваш ответ в ближайшее время.
Если возникнут вопросы, буду рад ответить на них. Мои координаты. _________________________________________________
Руководитель ______________
_______________/___________
М.П.
«__»__________ ____ г.
Вот образец коммерческого предложения от СМИ для размещения PR-материалов.
Как отправить письмо адресату
После того как письмо составлено, необходимо выбрать способ доставки. В современном мире способов масса. Среди них:
- обычная почта;
- е-мейл;
- передача с курьером;
- факс.
Один из особенно популярных — отправка электронной почтой. Это быстро и просто. Но в этом случае есть один недостаток — письмо рискует остаться незамеченным руководителем, поскольку, например, окажется в папке Спам.
Рекомендуется отправлять такие документы через обычную почту заказным письмом с уведомлением о вручении. Это надежнее, но дольше.
Еще один хороший вариант — вручить лично в руки с курьером, которым часто выступает сотрудник предприятия, например секретарь или еще чаще менеджер по маркетингу при личной встрече.
Далеко не на все письма, которые поступают в адрес компаний, следует отвечать моментально. Большинство из них входят в общую рассылку и являются частью рекламной деятельности, совершенно не относящихся к деятельности компании. Если не ответить на них, это не станет нарушением деловой этики.
Другое дело, когда предложение предназначено для конкретной организации от потенциальных или текущих партнеров, или от солидных компаний. В этом случае важно хорошо продумать, как ответить на письмо о сотрудничестве корректно и позитивно. Поскольку коммерческие предложения носят позитивный характер, ответ диктуется нормами делового общения. Даже если приходится отказать партнерам, это следует сделать максимально аккуратно. Необходимо поблагодарить за предложение и кратко рассказать о причине отказа, например из-за отсутствия бюджета в этом году, структурных изменениях компании, наличия договора в этом году с другой компанией на данные услуги и др.
Вам в помощь образцы, бланки для скачивания
Письмо-предложение может как носить коммерческий характер, например, в случае, если это письмо предлагает сотрудничество или заключение контракта, так и быть некоммерческим, написанным с целью укрепления связей между организациями.
Файлы в .DOC:Бланк письма-предложенияОбразец письма-предложения
Что можно предлагать
Деловая переписка является важнейшей частью отношений между организациями и организациями и физическими лицами. Посредством писем организации и физические лица обмениваются информацией, запрашивают и направляют документы, предлагают сотрудничество, выставляют друг другу претензии, ходатайствуют, жалуются и так далее.
Письмо-предложение является многофункциональной разновидностью делового письма, посредством которого можно предложить:
- сотрудничество (партнерство);
- принять участие в каком-то событии;
- заключить договор;
- купить товар/заказать услугу или работу и так далее.
При этом письмо-предложение может направляться как контрагентам, с которыми уже налажены деловые отношения, так и незнакомым организациями в качестве первого шага к созданию этих отношений.
Кто может предлагать
Круг адресатов писем-предложений никак не ограничен; это могут быть как организации, так и физические лица. По правилам делопроизводства письма, адресованные руководителям организаций, должны подписываться руководителями же организаций-отправителей. Также допускается подписание писем и заместителями руководителя.
Письма-предложения оформляются на фирменном бланке организации. Скреплять письмо печатью не обязательно, поскольку с 2016 года организация использовать в своей деятельности печать не обязана.
Составление письма
Форма письма-предложения никак не регламентирована. Составлять его можно, опираясь на общепринятые делопроизводственные стандарты и правила делового этикета.
Вы можете воспользоваться имеющимся на нашем сайте шаблоном письма, индивидуализировав его для своих нужд. Письмо-предложение должно содержать в себе следующие, расположенные в логическом порядке структурные элементы:
- «шапка», то есть данные адресата. Располагается, как правило, в правом верхнем углу письма и содержит название организации, ФИО и должность руководителя, на имя которого направляется предложение (или ФИО физлица);
- название письма, например, «О сотрудничестве», «О заключении договора», «Об обучении» и так далее;
- допускается начинать письмо с обращения «Уважаемый/Уважаемая». Обращение располагается по центру и заканчивается восклицательным знаком;
- под обращением располагается текст письма. Если организации ранее не сотрудничали, рекомендуется в начале письма кратко отрекомендоваться, рассказать о том, чем занимается организация, какой опыт и репутацию имеет, упомянуть о достижениях;
- предложение должно быть мотивированным, то есть содержать указание на выгоду, который получит адресат в случае, если его примет;
- если к письму прилагаются какие-то материалы, проспекты, брошюры, об этом также стоит упомянуть в тексте и ниже, в разделе «Приложения»;
- завершается письмо подписью, должностью и расшифровкой подписи его адресата.
Не рекомендуется благодарить за сотрудничество, ответ и т.п. заранее, поскольку это в некотором роде обязывает собеседника принять ваше предложение или написать ответ.
Письмо можно направить любым способом.
Дзен! Дзен! Дзен! На нашем Яндекс Дзен канале ещё больше особенных юридических материалов в удобном и красивом формате. Подпишитесь прямо сейчас →
Советы
Шаблонные фразы для деловой переписки: пишем письмо, на которое точно ответят
Среднестатистический человек тратит на электронную почту 28% рабочего дня. Мы пишем и получаем письма каждый день. И чем больше писем мы пишем — тем выше шанс ошибиться и произвести неверное впечатление.
В статье расскажу про шаблонные фразы для деловой переписки, и на примерах объясню правила и ошибки деловой коммуникации.
Общие правила деловой переписки
У письма есть понятная тема. Так через какое-то время адресат сможет найти письмо по ключевым словам и вспомнить, по какому поводу вы общались полгода назад.
| Плохо | Хорошо |
| Отчет | Данные по продажам для квартального отчета, июнь 2022 |
| Что за отчет? Что с ним нужно сделать? Как потом найти нужное письмо, если письма с такой темой приходят каждый месяц? | Узко, понятно, есть ограничение по времени |
У письма есть четкое целевое действие. Обращаясь к собеседнику, вы всегда чего-то хотите: о чем-то попросить, договориться, узнать. Держите фокус внимания на том, с какой целью вы пишете, избегайте обтекаемых формулировок. Это позволит сделать текст простым и понятным.
| Плохо | Хорошо |
| Хотел бы уточнить, о чем бы вы хотели рассказать. | Приглашаем вас выступить на конференции по маркетингу и рассказать о продвижении в соцсетях. |
| Непонятно, что вы хотите от адресата | Коротко и ясно |
Если вы впервые пишете незнакомому человеку или коллеге, с которым до этого не работали вместе, придерживайтесь нейтрального тона и обязательно представьтесь. Первое письмо — один из способов произвести первое впечатление, второго шанса может и не быть.
| Плохо | Хорошо |
| Привет, красотка! У меня есть идея нового улетного проекта! Это Ваня. | Мария, здравствуйте! Это Иван из компании «Радуга». Хочу пригласить вас стать экспертом на нашем новом курсе по дизайну. |
| Что за Ваня? Что за проект? Почему он так со мной разговаривает? | Уважительный тон, понятное предложение |
Перечислены выгоды для собеседника. Деловое письмо — это что-то вроде коммерческого предложения. Расскажите не только о своих целях, но и пользе для адресата. Важно его заинтересовать: если собеседник поймет свою выгоду от общения, шансы получить ответ возрастут.
| Плохо | Хорошо |
| Курс будет классный, вам понравится. | Этот курс мы будем продвигать среди аудитории нашей школы, которая насчитывает 500 тысяч человек. Для вас и вашей компании это будет дополнительная реклама. |
| А мне какая от этого польза? | Сразу понятно, почему стоит ответить на письмо |
Контекст налажен. Мало правильно описать выгоды и заинтересовать собеседника. У вас может быть крутое предложение, но адресат не выспался и прочитал письмо мельком, не заметив полезную информацию. Или ему не нравится ваша компания, и холодность распространяется на вас тоже. Или ему уже пришла сотня раздражающих писем от спамеров, а тут еще и вы со своим. Таких «или» может быть очень много.
Даже если вы коллеги и письмо не холодное, а обычное рабочее, многое может зависеть от контекста. Если вы постоянно пропускаете дедлайны, на вашу письменную просьбу будут реагировать менее охотно. Если заваливаете сотней сообщений, коллега может сделать вид, что письмо случайно попало в спам.
В такой ситуации сначала нужно попытаться исправить контекст. Поговорить с собеседником лично, извиниться за прошлые косяки, написать в максимально удобное время — не на выходных, не вечером, не посреди обеда. Если вы уже знакомы с адресатом, стоит сослаться на прежнюю коммуникацию.
Как написать деловое письмо
Приветствие и обращение. По умолчанию начинать коммуникацию лучше с обращения на «вы». Если сомневаетесь, с какой буквы писать «вы» или «Вы», обратите внимание на то, какой вариант использует собеседник, и подстройтесь.
Если же хотите перейти на «ты», делать это нужно по обоюдному согласию и лучше всего во время устной коммуникации. Желательно, чтобы к этому моменту у вас уже была история взаимодействия.
Также не забывайте обращаться к собеседнику по имени или по имени и отчеству, если адресату так удобнее или он выше по статусу.
В качестве приветствия используйте стандартное «здравствуйте», которое не зависит от времени суток или часовых поясов. В деловой переписке не стоит панибратничать, писать «доброе утречко» или «привет».
| Плохо | Хорошо |
| Привет, Маша! | Здравствуйте, Мария Ивановна! |
| Доброго утречка, коллега! | Здравствуйте, Иван! |
Основная часть. Еще один важный момент — структура текста. От того, как вы расположите информацию в письме, зависит ответ, который вы получите. Существует так называемый принцип пирамиды, который предполагает, что в начале вы пишете все самое важное, а уже потом вдаетесь в детали.
| Плохо | Хорошо |
| Здравствуйте, Мария! Помните, как говорил классик: «Учиться, учиться и еще раз учиться»? Мы в компании до сих пор следуем этому завету и подтверждаем — это важно! Думаю, мы можем помочь друг другу. | Здравствуйте, Мария! Хочу обсудить с вами совместный запуск образовательного курса. Мы разрабатываем курс по графическому дизайну и хотим привлечь вашу компанию в качестве партнера. |
| Непонятные и лишние лирические отступления | Четко и по существу |
Если в письме вы ссылаетесь на какой-то документ, не забудьте его прикрепить. То же самое касается ссылок. Обязательно назовите все вложения, чтобы собеседник понимал, что за файл он сейчас открывает или куда попадет, если нажмет на ссылку.
| Плохо | Хорошо |
| Перейдите по ссылке, чтобы узнать подробности. | По ссылке найдете подробную программу курса и сценарии всех лекций с таймкодами. |
Заключение. В конце письма нужен четкий призыв к действию — чего вы ожидаете от собеседника. Без этого у адресата возникнет вопрос «и что дальше?» Если он не разберется, что делать, вряд ли он быстро ответит на ваше письмо.
| Плохо | Хорошо |
| Это все, что я хотел сказать. | Подскажите, какое время на конференции за вами забронировать — 13:00 или 13:45? |
| А чего вы хотите от меня? | Четкий вопрос, который требует четкого ответа |
В подписи к письму указывайте имя, фамилию, должность и контакты, чтобы с вами было легко связаться.
| Плохо | Хорошо |
| Целую, князь. | С уважением,
Иван Смирнов, руководитель маркетингового отдела ООО «Радуга» 8 999 888 77 66 ivan-s@raduga.ru |
| Собеседнику будет непросто воспринимать вас всерьез | Сразу настраивает собеседника на деловую коммуникацию |
Чего не стоит делать в деловом письме
Писать капслоком. Сообщение, написанное заглавными буквами, зачастую воспринимается как повышение тона.
| Плохо | Хорошо |
| ГДЕ ОТЧЕТ? | Пришлите, пожалуйста, отчет по продажам за текущий квартал. |
Отправлять цепочку из двух и более писем. Из-за этого нарушается логика сообщения, ориентироваться в письмах становится сложнее.
| Плохо | Хорошо |
| Иван: Привет!
Иван: Сегодня было совещание. Иван: Обсуждали новый проект. Иван: Это Ваня из «Радуги», помнишь? |
Мария, это Иван из «Радуги». Через два месяца мы запускаем новый курс по дизайну, который обсуждали с вами на прошлой неделе. Давайте созвонимся. Когда вам будет удобно? |
Грубить, если человек вовремя не ответил. В процессе работы может случиться всякое. Иногда адресат пропадает с радаров, и далеко не всегда это означает конец сотрудничества. В такой ситуации стоит ненавязчиво напомнить о договоренностях и уточнить сроки.
| Плохо | Хорошо |
| Иван, куда вы пропали? Мы ждем-ждем, уже все глаза проглядели. | Иван, хочу уточнить, остались ли в силе наши договоренности? Если да, то когда можно ждать информацию? |
Благодарить заранее. Фразы вроде «заранее спасибо» — это манипуляция. Человек еще вам не помог, а вы уже поблагодарили. Теперь собеседнику будет неудобно вам отказать. Благодарить нужно после того, как вам оказали услугу, а не до.
| Плохо | Хорошо |
| Мария, заранее благодарю за помощь. | Мария, спасибо, что помогли решить вопрос так быстро. |
Писать фразы вроде «я вас услышал» или «асап». Такие фразы раздражают, потому что показывают надменность собеседника или его неорганизованность.
| Плохо | Хорошо |
| Я вас услышал, коллега. | Документы получил, беру в работу. |
| Отчет нужно переделать, асап! | Иван, отчет нужен к пятничному совещанию. Подскажите, успеете подготовить? |
Указывать на ошибки собеседника. Мы не в школе, и никто не обязан владеть всеми правилами русского языка. Кроме того, человек мог допустить опечатку. Это не конец света, если вы все равно поняли смысл письма.
| Плохо | Хорошо |
| Мария: Прикрепляю отчет с данными по рекламной компании. | Мария: Прикрепляю отчет с данными по рекламной компании. |
| Иван: Вообще-то «кампания» в этом случае пишется через «а». | Иван: Спасибо, Мария, все получил. |
Использовать штампы. Официально-деловые штампы усложняют текст и наполняют его водой. Не нужно изъясняться трехэтажными конструкциями. Просить о чем-то или благодарить можно простыми словами.
| Плохо | Хорошо |
| В связи с обстоятельствами непреодолимой силы мы вынуждены отказать вам в том, чтобы … | Из-за поломки компьютера мы не сможем этого сделать. |
| Выражаем огромную благодарность в том, что … | Спасибо за помощь! |
Запомнить
Кажется, что нет ничего проще коммуникации. С одной стороны, так и есть, мы общаемся всю жизнь. С другой — есть правила и рекомендации, соблюдение которых упрощает коммуникацию и помогает получить желаемое.
Чтобы на ваше письмо точно ответили, запомните эти правила:
- помните о том, зачем вы обращаетесь к собеседнику;
- показывайте собеседнику выгоды от вашего взаимодействия;
- перед началом общения поработайте с контекстом;
- пишите просто;
- будьте вежливы;
- соблюдайте договоренности.
ЭКСКЛЮЗИВЫ ⚡️
Читайте только в блоге
Unisender
Поделиться
СВЕЖИЕ СТАТЬИ
Другие материалы из этой рубрики
Не пропускайте новые статьи
Подписывайтесь на соцсети
Делимся новостями и свежими статьями, рассказываем о новинках сервиса
«Честно» — авторская рассылка от редакции Unisender
Искренние письма о работе и жизни. Свежие статьи из блога. Эксклюзивные кейсы
и интервью с экспертами диджитала.
Письма-предложения
Структура
делового письма этого вида такая же,
как и письма-просьбы:
• Указание
вопроса;
• Характеристика
отношений;
• Предложение
партнерства;
Разновидностями
писем-предложений являются:
• Письма-предложения
о партнерстве;
• Письма-уведомления;
• Письма
рекламного характера.
Письмо-извинение
Письмо-извинение
– письмо, автор которого приносит
извинения корреспонденту за причиненные
неудобства.
Начинать
письмо-извинение лучше с выражения
сожаления, личной обеспокоенности
сложившейся ситуацией. Необходимо
объяснить, какие шаги будут/были
предприняты, чтобы устранить проблему
и избежать ее повторения в будущем.
План письма может
быть такой:
1. Выражение
признательности за сообщение о сложившейся
ситуации
2. Выражение
сожаления.
3. Извинение.
4. Объяснение
действий компании.
5. Напоминание о
большой важности для совместного
сотрудничества.
Письма-извинения,
как правило, начинаются следующими
фразами:
Приносим свои
извинения за то, что…
Позвольте принести
(вам) свои извинения за…
Искренне сожалеем,
что…
Примите наши
искренние извинения за…
Письмо-требование
Письмо-требование
– это служебное письмо, цель которого
– заставить адресата выполнить взятые
на себя обязательства в условиях, когда
имеются серьезные нарушения ранее
принятых договоренностей.
Ключевыми фразами
в письме являются:
Требуем выполнить
взятые на себя обязательства…
Срочно требуем
выполнить (выслать, предоставить,
перечислить)…
Требуем
незамедлительно выполнить…
В противном
случае дело будет передано в Арбитражный
суд…
В противном
случае Вам будут предъявлены штрафные
санкции…
Письмо-требование
должно быть составлено логично,
последовательно, убедительно в
исключительно корректной форме. Все
события и факты следует излагать четко,
ясно, кратко, лаконично и объективно.
Письмо-подтверждение
Письмо-подтверждение
– это служебное письмо, в котором
адресат подтверждает получение сведений,
документов или других материалов, ранее
достигнутые договоренности, намерения
и т.п. Если подтверждается предварительная
договоренность, в тексте письма следует
коротко изложить ее суть, если
подтверждается получение документов
– необходимо назвать их.
Направление
писем-подтверждений относится к
обязательной части деловых отношений,
т.к. позволяет снять вопрос с контроля
Ключевыми фразами
в письме-подтврждении являются:
Подтверждаем
получение (документов, предварительную
договоренность, согласие и т.п.)…
Подтверждаем
договоренности, достигнутые на
переговорах…
Подтверждаем
намерение…
С благодарностью
подтверждаем получение материалов… и
др.
Письмо о
сотрудничестве
Письмо о сотрудничестве
– это деловое письмо, которое составляется
и отсылается организацией своему
потенциальному партнеру, с предложением
о дальнейшем сотрудничестве в разной
форме.
Деловые письма о
сотрудничестве могут быть с предложением
продать товары, услуги, продукты или же
купить их.
Письмо-просьба
Письмо-просьба
– это обращение, цель которого подвигнуть
к действию второе лицо. Письмо-просьба
может быть адресовано конкретному
человеку или направлено в организацию
на имя директора.
Нередко
в одном письме содержится несколько
просьб, которые требуют удовлетворения,
такая форма составления документа
вполне допустима. Подобное написание
письма-просьбы сэкономит время отправителя
и адресата и избавит их от лишнего,
никому не нужного, документооборота.
Соседние файлы в предмете [НЕСОРТИРОВАННОЕ]
- #
- #
- #
- #
- #
- #
- #
- #
- #
- #
- #
Письмо о сотрудничестве — это документ, в котором изложены предложения о совместной деятельности, преимущества работы с компанией. Иногда такое обращение является офертой.
Когда пишут письмо
Письмо о сотрудничестве составляется для текущих или потенциальных партнеров. Это делается в целях:
- заключения новых сделок;
- осуществления совместных проектов;
- расширения бизнеса и получения дополнительных рынков сбыта;
- освоения новых областей производства и деятельности.
Письма о сотрудничестве — это важная часть деловой переписки, конкретное предложение с указанием основных преимуществ для привлечения контрагента.
В некоторых организациях разработанобразец письма о готовности к сотрудничествуи бланк обращения о совместной деятельности. Отвечать на коммерческие письма не обязательно, деловая этика позволяет этого не делать, так как очевидно, что их рассылка является частью рекламной деятельности компании. Если предложение позволяет сделать вывод о готовности адресанта заключить контракт, содержит все существенные условия, оно является офертой по ст. 435 ГК РФ. Оферта связывает направившую ее компанию с момента получения предложения адресатом. Это означает, что, если получатель выразит желание заключить договор, оферент обязан его заключить на изложенных им условиях.
Кто и на чье имя его составляет
Коммерческое предложение — совместный труд специалистов, менеджеров и маркетологов. Первоначальный текст целесообразно доверить специалисту, курирующему направление деятельности в компании-отправителе. Бланк, «рыбу» готовит секретариат (он может быть разработан заранее, утвержден в локальных нормативных актах). Текст и бланк совмещают маркетологи, отвечающие за продвижение продукта и исследование рынка. Они формулируют преимущества работы с компанией, чтобы привлечь внимание контрагента и заинтересовать его.
Эта схема обязательной не является, руководитель самостоятельно решает, кто готовит письмо, и вправе поручить эту работу конкретному специалисту.
При формировании обращения рекомендуется узнать фамилию, имя и отчество руководителя предприятия, принимающего решения о заключении контрактов. Эффективнее работают адресные предложения.
Что писать в письме и как его оформить
Обязательно ли использовать образец, как написать письмо о предложении сотрудничества, чтобы оно заинтересовало адресата? Содержание и структура — полностью на усмотрение руководителя, главное — побудить заключить сделку. Основная задача — это не только привлечь внимание, но и убедить потенциального контрагента ответить на обращение, позвонить, написать и в итоге заключить соглашение. Что написать, решает исполнитель, визирует документ руководитель. На практике гораздо рациональнее изложить предлагаемые условия взаимодействия сжато, лаконично и конкретно, броские рекламные лозунги вызывают сомнения в надежности компании, длинные письма обычно не читают. Важно выделить основное и структурировать документ таким образом, чтобы его удобно было читать.
Структура документа:
- адресная часть с указанием адресата и отправителя — в правом верхнем углу;
- тема (чтобы сразу было ясно содержание), расположенная в левом верхнем углу;
- обращение — по центру;
- введение с информацией о компании-адресанте;
- описательная часть с конкретными предложениями;
- приложения;
- подпись.
Рекомендации по составлению:
- обращение по имени и отчеству;
- обязательность указания темы;
- использование бланка, так письмо выглядит солиднее;
- указание на основные тезисы, введение и описательная часть должны занимать не более 2/3 страницы;
- указание телефона для уточнения деталей;
- избегание канцеляризмов, штампов;
- деловой стиль;
- ориентация на партнера и его интересы, указание на конкретные и достоверные цифры, факты и предложения;
- приложение дополнительных материалов для информирования потенциального партнера.
Образец
Образец предложения к сотрудничеству
Общество с ограниченной ответственностью «Clubtk.ru» 123456, Санкт-Петербург, ул. Правды, д. 1 ИНН/КПП 1213141516/111111111
Генеральному директору
ООО «Статус»
А.Н. Колеву
от ООО «Clubtk.ru»
О сотрудничестве по вопросу
реализации продукции
Уважаемый Александр Николаевич!
ООО «Clubtk.ru» предлагает Вам представительство компании в Вашем регионе. Мы реализуем новую компьютерную программу по созданию иллюстраций. ООО «Clubtk.ru» с 2010 года занимает ведущую роль на рынке, работы нашей программы награждены премией за лучшую иллюстрацию в области промышленности и делопроизводства 2020 года. Мы сотрудничаем со Сбербанком, Роспотребнадзором, Федеральной антимонопольной службой.
Вам мы предлагаем интересную работу и агентский процент от сделки (10%). Также наше предложение включает в себя:
- курс практической подготовки;
- поддержку наших специалистов на всех этапах сотрудничества;
- обеспечение специальной литературой;
- самостоятельность в вопросах применения скидок, бонусов;
- приобретение продукции со значительной скидкой (30%).
Предложение действует до 30.11.2020.
Все интересующие Вас вопросы Вы можете уточнить по телефону: (812)7121212.
Образцы иллюстраций представлены на официальном сайте clubtk.ru, в прилагаемом журнале.
Приложение: Журнал образцов иллюстраций.
Генеральный директор А.В. Воронов
20.10.2020.
Как отправить
Есть несколько способов направить письмо с предложением о сотрудничестве:
- по электронной почте. Но есть риск, что письмо попадет в папку «Спам» или его сразу удалят. Рациональнее использовать электронную почту, когда связи уже налажены, с текущими партнерами;
- по Почте России. Для массовой рассылки вариант неподходящий, но эффективный для отправки индивидуальных обращений;
- посредством факса. Этот способ используется и не потерял своей актуальности;
- нарочным под входящий. Это вариант для особо ценных адресатов;
- через мессенджеры, если руководители или специалисты знакомы лично.