Как написать письмо-вопрос
Опытные секретари знают, что деловая переписка состоит на две трети из запросов и ответов на них. Главной целью письменного вопроса является получение какой-либо информации от адресата. Автор письма рассчитывает на максимально полный ответ, который ему предоставят в срок, предусмотренный законом или обозначенный в запросе. Строгих правил для оформления письменных вопросов нет. Однако существует несколько общих требований деловой переписки, которые следует соблюдать при их подготовке.
Вам понадобится
- — бланк организации;
- — бумага формата А4;
- — ручка;
- — компьютер;
- — принтер.
Инструкция
Напечатайте письмо-вопрос на бланке организации, если вы обращаетесь от имени коллектива и по служебному поводу в другую организацию или к частному лицу. Гражданин, направляющий запрос в какое-либо учреждение, должен разборчиво написать его или напечатать на листе формата А4.
Укажите в правом верхнем углу письма сведения об адресате: полное наименование его должности, фамилию и инициалы, почтовый адрес организации (при необходимости). Информация об компнаии-отправителе содержится в левой части бланка. В специальной строке делопроизводитель должен проставить номер и дату исходящего документа. Если же вы обращаетесь от себя лично, ниже перечислите собственные данные: фамилию, имя, отчество (без сокращения), домашний адрес, контактный телефон. Например:«Директору ООО «Раннее утро»В.В.ПетровуСеменова Василия Васильевича,проживающего по адресу:г. Н-ск, Первая ул.,д. 15, кв. 15,телефон 00-00-00».
Составьте заголовок письма. Он должен кратко отражать суть письменного обращения, например: «О минимальном размере партии семян маргариток и оптовой цене на них». На фирменном бланке поместите этот реквизит слева. Обращаясь от имени частного лица, вы можете просто обозначить формат письма, напечатав посередине строки фразу «письмо-вопрос», «письменный запрос» или «письмо-запрос».
Перейдите к изложению непосредственно запроса. Это будет основная часть вашего письма. В первых 1-2 предложениях объясните причину и цель, по которым вы хотите получить ту или иную информацию. Например: «В мае члены садового товарищества «Сад» планируют провести массовую закупку семян маргариток. Изучив рекламный буклет вашей компании, мы решили воспользоваться предлагаемыми услугами. В связи с этим просим выслать на указанный ниже адрес следующую информацию».
Сформулируйте каждый вопрос. Старайтесь выражаться точно и лаконично. Не делайте предложения слишком длинными, включая в них 2-3 вопроса одновременно. В конце обязательно ставьте вопросительный знак — так вы выделите главную тему визуально. Если вопросов несколько, оформите их нумерованным списком. Например:«1. Каков минимальный объем партии семян?2. Сколько стоит 1 пакетик семян оптом и в розницу?3. Сколько времени займет доставка приобретенной партии?4. Какие документы необходимо предоставить для заключения договора поставки между вашей компанией и садоводческим товариществом?».
Закончите письмо словами благодарности. Вы также можете в тактичной форме указать желаемые сроки получения ответа, например: «Заранее благодарим за ответ. Надеемся получить прейскурант в течение недели». На последней строке поставьте подпись (от имени организации подписывается начальник) и дату.
Видео по теме
Войти на сайт
или
Забыли пароль?
Еще не зарегистрированы?
This site is protected by reCAPTCHA and the Google Privacy Policy and Terms of Service apply.
Советы
Шаблонные фразы для деловой переписки: пишем письмо, на которое точно ответят
Среднестатистический человек тратит на электронную почту 28% рабочего дня. Мы пишем и получаем письма каждый день. И чем больше писем мы пишем — тем выше шанс ошибиться и произвести неверное впечатление.
В статье расскажу про шаблонные фразы для деловой переписки, и на примерах объясню правила и ошибки деловой коммуникации.
Общие правила деловой переписки
У письма есть понятная тема. Так через какое-то время адресат сможет найти письмо по ключевым словам и вспомнить, по какому поводу вы общались полгода назад.
| Плохо | Хорошо |
| Отчет | Данные по продажам для квартального отчета, июнь 2022 |
| Что за отчет? Что с ним нужно сделать? Как потом найти нужное письмо, если письма с такой темой приходят каждый месяц? | Узко, понятно, есть ограничение по времени |
У письма есть четкое целевое действие. Обращаясь к собеседнику, вы всегда чего-то хотите: о чем-то попросить, договориться, узнать. Держите фокус внимания на том, с какой целью вы пишете, избегайте обтекаемых формулировок. Это позволит сделать текст простым и понятным.
| Плохо | Хорошо |
| Хотел бы уточнить, о чем бы вы хотели рассказать. | Приглашаем вас выступить на конференции по маркетингу и рассказать о продвижении в соцсетях. |
| Непонятно, что вы хотите от адресата | Коротко и ясно |
Если вы впервые пишете незнакомому человеку или коллеге, с которым до этого не работали вместе, придерживайтесь нейтрального тона и обязательно представьтесь. Первое письмо — один из способов произвести первое впечатление, второго шанса может и не быть.
| Плохо | Хорошо |
| Привет, красотка! У меня есть идея нового улетного проекта! Это Ваня. | Мария, здравствуйте! Это Иван из компании «Радуга». Хочу пригласить вас стать экспертом на нашем новом курсе по дизайну. |
| Что за Ваня? Что за проект? Почему он так со мной разговаривает? | Уважительный тон, понятное предложение |
Перечислены выгоды для собеседника. Деловое письмо — это что-то вроде коммерческого предложения. Расскажите не только о своих целях, но и пользе для адресата. Важно его заинтересовать: если собеседник поймет свою выгоду от общения, шансы получить ответ возрастут.
| Плохо | Хорошо |
| Курс будет классный, вам понравится. | Этот курс мы будем продвигать среди аудитории нашей школы, которая насчитывает 500 тысяч человек. Для вас и вашей компании это будет дополнительная реклама. |
| А мне какая от этого польза? | Сразу понятно, почему стоит ответить на письмо |
Контекст налажен. Мало правильно описать выгоды и заинтересовать собеседника. У вас может быть крутое предложение, но адресат не выспался и прочитал письмо мельком, не заметив полезную информацию. Или ему не нравится ваша компания, и холодность распространяется на вас тоже. Или ему уже пришла сотня раздражающих писем от спамеров, а тут еще и вы со своим. Таких «или» может быть очень много.
Даже если вы коллеги и письмо не холодное, а обычное рабочее, многое может зависеть от контекста. Если вы постоянно пропускаете дедлайны, на вашу письменную просьбу будут реагировать менее охотно. Если заваливаете сотней сообщений, коллега может сделать вид, что письмо случайно попало в спам.
В такой ситуации сначала нужно попытаться исправить контекст. Поговорить с собеседником лично, извиниться за прошлые косяки, написать в максимально удобное время — не на выходных, не вечером, не посреди обеда. Если вы уже знакомы с адресатом, стоит сослаться на прежнюю коммуникацию.
Как написать деловое письмо
Приветствие и обращение. По умолчанию начинать коммуникацию лучше с обращения на «вы». Если сомневаетесь, с какой буквы писать «вы» или «Вы», обратите внимание на то, какой вариант использует собеседник, и подстройтесь.
Если же хотите перейти на «ты», делать это нужно по обоюдному согласию и лучше всего во время устной коммуникации. Желательно, чтобы к этому моменту у вас уже была история взаимодействия.
Также не забывайте обращаться к собеседнику по имени или по имени и отчеству, если адресату так удобнее или он выше по статусу.
В качестве приветствия используйте стандартное «здравствуйте», которое не зависит от времени суток или часовых поясов. В деловой переписке не стоит панибратничать, писать «доброе утречко» или «привет».
| Плохо | Хорошо |
| Привет, Маша! | Здравствуйте, Мария Ивановна! |
| Доброго утречка, коллега! | Здравствуйте, Иван! |
Основная часть. Еще один важный момент — структура текста. От того, как вы расположите информацию в письме, зависит ответ, который вы получите. Существует так называемый принцип пирамиды, который предполагает, что в начале вы пишете все самое важное, а уже потом вдаетесь в детали.
| Плохо | Хорошо |
| Здравствуйте, Мария! Помните, как говорил классик: «Учиться, учиться и еще раз учиться»? Мы в компании до сих пор следуем этому завету и подтверждаем — это важно! Думаю, мы можем помочь друг другу. | Здравствуйте, Мария! Хочу обсудить с вами совместный запуск образовательного курса. Мы разрабатываем курс по графическому дизайну и хотим привлечь вашу компанию в качестве партнера. |
| Непонятные и лишние лирические отступления | Четко и по существу |
Если в письме вы ссылаетесь на какой-то документ, не забудьте его прикрепить. То же самое касается ссылок. Обязательно назовите все вложения, чтобы собеседник понимал, что за файл он сейчас открывает или куда попадет, если нажмет на ссылку.
| Плохо | Хорошо |
| Перейдите по ссылке, чтобы узнать подробности. | По ссылке найдете подробную программу курса и сценарии всех лекций с таймкодами. |
Заключение. В конце письма нужен четкий призыв к действию — чего вы ожидаете от собеседника. Без этого у адресата возникнет вопрос «и что дальше?» Если он не разберется, что делать, вряд ли он быстро ответит на ваше письмо.
| Плохо | Хорошо |
| Это все, что я хотел сказать. | Подскажите, какое время на конференции за вами забронировать — 13:00 или 13:45? |
| А чего вы хотите от меня? | Четкий вопрос, который требует четкого ответа |
В подписи к письму указывайте имя, фамилию, должность и контакты, чтобы с вами было легко связаться.
| Плохо | Хорошо |
| Целую, князь. | С уважением,
Иван Смирнов, руководитель маркетингового отдела ООО «Радуга» 8 999 888 77 66 ivan-s@raduga.ru |
| Собеседнику будет непросто воспринимать вас всерьез | Сразу настраивает собеседника на деловую коммуникацию |
Чего не стоит делать в деловом письме
Писать капслоком. Сообщение, написанное заглавными буквами, зачастую воспринимается как повышение тона.
| Плохо | Хорошо |
| ГДЕ ОТЧЕТ? | Пришлите, пожалуйста, отчет по продажам за текущий квартал. |
Отправлять цепочку из двух и более писем. Из-за этого нарушается логика сообщения, ориентироваться в письмах становится сложнее.
| Плохо | Хорошо |
| Иван: Привет!
Иван: Сегодня было совещание. Иван: Обсуждали новый проект. Иван: Это Ваня из «Радуги», помнишь? |
Мария, это Иван из «Радуги». Через два месяца мы запускаем новый курс по дизайну, который обсуждали с вами на прошлой неделе. Давайте созвонимся. Когда вам будет удобно? |
Грубить, если человек вовремя не ответил. В процессе работы может случиться всякое. Иногда адресат пропадает с радаров, и далеко не всегда это означает конец сотрудничества. В такой ситуации стоит ненавязчиво напомнить о договоренностях и уточнить сроки.
| Плохо | Хорошо |
| Иван, куда вы пропали? Мы ждем-ждем, уже все глаза проглядели. | Иван, хочу уточнить, остались ли в силе наши договоренности? Если да, то когда можно ждать информацию? |
Благодарить заранее. Фразы вроде «заранее спасибо» — это манипуляция. Человек еще вам не помог, а вы уже поблагодарили. Теперь собеседнику будет неудобно вам отказать. Благодарить нужно после того, как вам оказали услугу, а не до.
| Плохо | Хорошо |
| Мария, заранее благодарю за помощь. | Мария, спасибо, что помогли решить вопрос так быстро. |
Писать фразы вроде «я вас услышал» или «асап». Такие фразы раздражают, потому что показывают надменность собеседника или его неорганизованность.
| Плохо | Хорошо |
| Я вас услышал, коллега. | Документы получил, беру в работу. |
| Отчет нужно переделать, асап! | Иван, отчет нужен к пятничному совещанию. Подскажите, успеете подготовить? |
Указывать на ошибки собеседника. Мы не в школе, и никто не обязан владеть всеми правилами русского языка. Кроме того, человек мог допустить опечатку. Это не конец света, если вы все равно поняли смысл письма.
| Плохо | Хорошо |
| Мария: Прикрепляю отчет с данными по рекламной компании. | Мария: Прикрепляю отчет с данными по рекламной компании. |
| Иван: Вообще-то «кампания» в этом случае пишется через «а». | Иван: Спасибо, Мария, все получил. |
Использовать штампы. Официально-деловые штампы усложняют текст и наполняют его водой. Не нужно изъясняться трехэтажными конструкциями. Просить о чем-то или благодарить можно простыми словами.
| Плохо | Хорошо |
| В связи с обстоятельствами непреодолимой силы мы вынуждены отказать вам в том, чтобы … | Из-за поломки компьютера мы не сможем этого сделать. |
| Выражаем огромную благодарность в том, что … | Спасибо за помощь! |
Запомнить
Кажется, что нет ничего проще коммуникации. С одной стороны, так и есть, мы общаемся всю жизнь. С другой — есть правила и рекомендации, соблюдение которых упрощает коммуникацию и помогает получить желаемое.
Чтобы на ваше письмо точно ответили, запомните эти правила:
- помните о том, зачем вы обращаетесь к собеседнику;
- показывайте собеседнику выгоды от вашего взаимодействия;
- перед началом общения поработайте с контекстом;
- пишите просто;
- будьте вежливы;
- соблюдайте договоренности.
ЭКСКЛЮЗИВЫ ⚡️
Читайте только в блоге
Unisender
Поделиться
СВЕЖИЕ СТАТЬИ
Другие материалы из этой рубрики
Не пропускайте новые статьи
Подписывайтесь на соцсети
Делимся новостями и свежими статьями, рассказываем о новинках сервиса
«Честно» — авторская рассылка от редакции Unisender
Искренние письма о работе и жизни. Свежие статьи из блога. Эксклюзивные кейсы
и интервью с экспертами диджитала.
Пять стилей релевантных вопросов в зависимости от ответа, который вам нужно получить.
…
Например:
- Респондент говорит: «Все говорят, что…» / Вы: «Кто именно?»
- «. …
- «Мне сказали, что…» / Вы: «Кто именно?»
- «Всегда…» / Можно сказать: «Когда именно?» или «Какого числа?»…
Во-вторых, как вежливо запросить информацию по электронной почте? Фразы для вежливой просьбы о чем-либо
Эти начала предложений будут использоваться для начала вашего электронного письма. Это зависит от вас, чтобы адаптировать их к вашему запросу. Я хотел бы знать… / Я хотел бы знать, как… / Я хотел бы знать, если… Если вы не возражаете, я хотел бы спросить вас… / Вы не возражаете …
Как задать вопрос профессионально?
Тогда спрашивать себя в своей профессиональной жизни неестественно.
Для этого спросите себя:
- Чего я хочу в своей жизни?
- Что заставляет меня чувствовать усталость?
- Что могло бы сделать меня счастливым в моей жизни?
Как формулировать вопросы? Вопрос строится следующим образом: вопросительное слово + глагол + подлежащее + дополнение. Мы сохраняем инверсию подлежащего и глагола, что является признаком формального языка. Куда ты идешь на Рождество? Как вас зовут ?
Итак, как вежливо попросить информацию? Мы используем условное наклонение, чтобы быть вежливыми, особенно с глаголами «pouvoir» и «vouloir». Пример. – Не могли бы вы сообщить мне, пожалуйста? – Мне шоколадку, пожалуйста.
Как вежливо попросить о чем-то?
Поприветствуйте человека, обменяйтесь любезностями, слегка отведите его в сторону, если это необходимо, а затем прямо скажите человеку, что вам нужно, чтобы он сделал вам одолжение. Не позволяйте человеку уйти, пока вы не зададите вопрос! льстите человеку.
Как сформулировать предложение-просьбу?
Сформулируйте свой запрос, соблюдая шесть критериев: выполнимый, позитивный, конкретный, немедленный, активный и подлежащий обсуждению. Сопроводите свою просьбу объяснением того, что поставлено на карту в ситуации для вас: чем вы рискуете или, наоборот, что, по вашему мнению, выиграете.
Как задавать вопросы по теме?
Как разграничить подлежащее: квинтилианское вопрошание:
- Вы определитесь с предметом изучения.
- Вопросы: Что это?
- Вопросы: Кто пострадал?
- Вопросы: Где это происходит и применимо ли?
- Вопросы: Как давно существует эта проблема?
- Вопросы:
- Почему?
Какие бывают типы вопросов?
Различные типы вопросов в активном слушании
| Открытые вопросы | Пригласить к диалогу, дает полную свободу, требует времени |
|---|---|
| Вернуть вопросы | Чтобы вернуть вопрос клиенту / потенциальному клиенту |
| Альтернативные вопросы | Спровоцировать выбор, направить, направить ответ |
• 19 декабря. 2008 г.
Как грамотно задавать вопросы?
Когда вы задаете вопрос, используйте наилучшую грамматику и произношение. Говорите четко и членораздельно. Это не только заставит вас выглядеть умнее, но также гарантирует, что человек, у которого вы берете интервью, сможет понять вас и ваш вопрос.
Как задать вопросительный вопрос?
С вопросительным местоимением глагол ставится перед подлежащим.
- Почему ? (Зачем ты ходишь в школу?)
- Сколько ? (Сколько вас в классе?)
- ВОЗ ? (Кто самый высокий в классе?)
- Что что что что? (Какой у тебя номер?) (какое место ты занимаешь?)
- Как зовут твоего одноклассника?
- Где ты живешь?
Как быстро вежливо сказать?
Жду вашего ответа
выражение моих выдающихся чувств. моих выдающихся чувств. Надеясь на скорый ответ от вас, примите, мадам, сэр, выражение моих высоких чувств.
Как спросить у человека, как он?
Вежливо спросите: «Как дела?» Это стандартная фраза, используемая, чтобы спросить кого-то, как у него дела. Его можно использовать в любой ситуации, но чаще всего он связан с формальными ситуациями, лицом к лицу с незнакомыми людьми или пожилыми людьми.
Как попросить кого-то о чем-то?
Например, вы можете сказать кому-нибудь: «Дайте мне бутылку воды. Даже если вы добавите «пожалуйста» в конце и скажете: «Дайте мне бутылку воды, пожалуйста!» не очень вежливо. Итак, теоретически вы можете использовать повелительное наклонение, чтобы попросить о чем-то.
Как вы напоминаете кому-то что-то?
Смягчите свои выражения.
- Я знаю, что прошло много времени с тех пор, как мы разговаривали, но я хотел бы напомнить вам, что
- У меня было много дел с тех пор, как родился ребенок, я просто хотел напомнить вам, что
- Я знаю, что ты занят, я не хочу утомлять тебя этим, но я хотел бы напомнить тебе, что
Как написать письмо-заявку?
Как написать письмо на любой запрос в административную службу
Смотрите также
- Ваша подпись.
- (1) Если вы пишете в отдел социального обеспечения, укажите свой регистрационный номер.
- (2) Получателем может быть лицо:
- или получателем может быть услуга:
- (3) Сформулируйте свою просьбу как можно четче.
Как представить вопрос?
- Начните с крылатой фразы. Умело приведите тему в первую крылатую фразу.
- Определите основные термины.
- Выявить проблему. Сформулируйте проблему, поднятую испытуемым, в виде прямого или косвенного вопроса.
- Объявите план.
- Введение и заключение связаны между собой.
Как задать вопрос во введении?
Используйте вопросительный знак только один раз во вступлении. Если вы зададите только один вопрос, корректор решит, что это ваша проблема. Если вы спросите несколько, ваша речь будет путаной. Вы также можете выразить свою проблему, не используя вопросительное предложение.
Как задать вопрос о проблеме?
Хорошая постановка задачи должна быть простой, точной, лаконичной и последовательной. Дело не в том, чтобы составить предложение из десяти строк. Понятия должны быть четко сформулированы в проблематике, но будут определены во введении.
Какие три типа вопросов?
Есть 3 типа вопросов: закрытые вопросы, открытые вопросы и частичные вопросы с «что».
- Закрытые вопросы. Это вопросы, ответ на которые ДА или НЕТ.
- Открытые вопросы. Открытый вопрос используется для получения новой информации.
- Частичные вопросы с «что»
Какие 6 типов вопросов?
Реализация:
- Шесть типов вопросов.
- Вопросы информативного типа.
- Описательные вопросы.
- Рефлексивные вопросы.
- метакогнитивные вопросы.
- эмоциональные проблемы.
- Концептуальные вопросы.
Какие открытые вопросы?
Открытые вопросы используются для понимания, облегчения выражения, диалога, обмена мнениями. Они начинаются с наречия (почему, сколько, как, когда) или вопросительного прилагательного/местоимения (что, что, кто), отсюда и знаменитый QQOQCP (что, кто, где, когда, сколько или даже как, почему).
Что такое фактический вопрос?
Фактический вопрос позволяет сосредоточиться на фактах, описать ситуацию, исключив восприятие или суждения. Пример: Можете ли вы объяснить мне последовательность событий?
Как задавать нейтральные вопросы?
Нейтральные вопросы и наводящие вопросы
Вопрос, содержащий в своей формулировке начало ответа, является направленным вопросом, вопросом, интересующим только тренера Пример: Как вы себя чувствуете сегодня? Это нейтральный вопрос.
Не забудьте поделиться статьей!
Этикет деловой переписки. О хорошем впечатлении
Время ответа на письмо
Персональное обращение
Выражение признательности
Позитивное завершение письма
Подпись и контактная информация
Эта статья – результаты моих наблюдений за тем, какие аспекты создают хорошее впечатление от делового письма.
Вот бывает же так, получаешь ответ на свое письмо и сразу внутренне принимаешь решение: с этими ребятами я хочу и буду общаться дальше, а вот с этими — хочется сразу распрощаться. У вас такое бывало? У меня – да. Последняя такая практика у меня случилась совсем недавно: я вела переписку с разными компаниями на предмет подбора языковых курсов.
Ниже – мои суммированные выводы о том, что стоит иметь в виду, если вам важно, чтобы ваше деловое письмо производило хорошее впечатление на адресата и вызывало у него желание продолжать с вами деловое взаимодействие.
1. Время ответа на письмо.
Образец делового письма
Время ответа показывает адресату, насколько вы заинтересованы в общении и деловом взаимодействии с ним.
Совет № 1: Стремитесь отвечать на получаемые письма сразу. Если это невозможно, то в течение 3-х часов с момента получения. Если и это невозможно – в течение дня.
Если и этот срок по объективным обстоятельствам затруднителен, признаком хорошего делового тона является отправка адресату сообщения приблизительно следующего содержания: «Я получил Ваше письмо. Постараюсь на него ответить до…..включительно».
При принятии решения о приоритетности ответов обращайте внимание на такие пометки адресата, как Важность/Priority и Тема/Subject. Это надежные показатели того, насколько скорым и важным для адресата является ваш ответ.
Помните, что задержка с ответом – всегда риск потерять клиента. Кроме того, отсутствие своевременного ответа может затруднить работу других людей, связанных с вами деловыми отношениями.
Как не копить неотвеченные письма?
Проверенный прием — Прочитав письмо адресата, сразу оцените, насколько оно важное и срочное, сколько времени вы потратите на ответ ему. Если на написание ответа вам понадобится до 5-7 минут, отвечайте сразу. И только более затратные по времени ответы откладывайте «на потом».
2. Персональное обращение.
Деловое письмо, начинающееся с персонального обращения и приветствия, отражает индивидуальную направленность письма, демонстрирует ваше внимание и уважение к личности адресата.
Ситуация: вы записались на курсы иностранных языков и просите сотрудника института выслать вам счет на оплату.
Сравните варианты ответов:
| Здравствуйте! Я прошла предварительное тестирование при записи на курсы испанского языка в вашем институте. По результатам тестирования я записана в группу PS-А2.1. Оплата моего обучения будет осуществляться моим работодателем. Пожалуйста, пришлите мне счет на оплату обучения. Спасибо. С уважением, Маша Петрова | |
| Вариант ответа 1 | Вариант ответа 2 |
| Здравствуйте! Для того, чтобы выслать Вам счет, мы должны получить от вас реквизиты компании-вашего работодателя. Пришлите их, пожалуйста, ответом на это письмо.…… | Здравствуйте, Маша! Для того, чтобы выслать Вам счет, мы должны получить от вас реквизиты компании-вашего работодателя. Пришлите их, пожалуйста, ответом на это письмо.…… |
Совет № 2:
Обязательно используйте в деловых письмах персональное обращение.
Цените индивидуальность ваших адресатов! Добавляйте вашим письмам персональной направленности, корректной доброжелательности. Выделяйтесь своими письмами из безликой массы безликих ответов.
3. Выражение слов признательности за обращение в компанию (за обращение к Вам).
Слова признательности являются отражением вашей благодарности клиенту/партнеру за его выбор в вашу пользу/в пользу вашего бизнеса.
Письмо-ответ клиенту, начинающееся с фразы «Спасибо за Ваше письмо», демонстрирует клиенту, что вы его цените и дорожите его выбором. Это хороший деловой тон и продуктивная деловая позиция.
Сравните :
| Здравствуйте! Я прошла предварительное тестирование при записи на курсы испанского языка в вашем институте. По результатам тестирования я записана в группу PS-А2.1. Оплата моего обучения будет осуществляться моим работодателем. Пожалуйста, пришлите мне счет на оплату обучения. Спасибо. С уважением, Маша Петрова | |
| Вариант ответа 1 | Вариант ответа 2 |
| Здравствуйте, Маша! Для того, чтобы выслать Вам счет, нам необходимо получить от вас реквизиты компании-вашего работодателя. Пришлите их, пожалуйста, ответом на это письмо.…… | Здравствуйте, Маша! Прежде всего, спасибо Вам за то, что остановили свой выбор на нашем институте! Мы уверены, что Вы останетесь довольны нашим сотрудничеством. Для того, чтобы выслать Вам счет, нам необходимо получить от вас реквизиты компании-вашего работодателя. Пришлите их, пожалуйста, ответом на это письмо.…… |
Совет № 3: Благодарите адресата за внимание и доверие, которое он оказывает Вам и вашему бизнесу!
Варианты фраз признательности в начале письма:
Спасибо за Ваш интерес к…
Спасибо за Ваше письмо…
Спасибо, что обращаетесь к нам…
Спасибо, что выбрали нас…
Спасибо, что выбрали нашу компанию…
Мы признательны Вам за Ваш интерес…
- Позитивное завершение письма
Финальные фразы – последнее, что остается в поле внимания адресата при прочтении вашего письма. Закрепите в последних фразах эмоционально-позитивную атмосферу делового общения. Создайте у адресата хорошее настроение, чтобы ему захотелось вновь пообщаться с вами!
Сравните:
| Здравствуйте! Я прошла предварительное тестирование при записи на курсы испанского языка в вашем институте. По результатам тестирования я записана в группу PS-А2.1. Оплата моего обучения будет осуществляться моим работодателем. Пожалуйста, пришлите мне счет на оплату обучения. Спасибо. С уважением, Маша Петрова | |
| Вариант ответа 1 | Вариант ответа 2 |
| Здравствуйте, Маша! Прежде всего, спасибо Вам за то, что остановили свой выбор на нашем институте! Мы уверены, что Вы останетесь довольны нашим сотрудничеством. Для того, чтобы выслать Вам счет, нам необходимо получить от вас реквизиты компании-вашего работодателя. Пришлите их, пожалуйста, ответом на это письмо.….. | Здравствуйте, Маша! Прежде всего, спасибо Вам за то, что остановили свой выбор на нашем институте! Мы уверены, что Вы останетесь довольны нашим сотрудничеством. Для того, чтобы выслать Вам счет, нам необходимо получить от вас реквизиты компании-вашего работодателя. Пришлите их, пожалуйста, ответом на это письмо. Если у вас появятся вопросы – пожалуйста, обращайтесь! |
Совет № 4: Настраивайте адресата на продолжение диалога. Проявляйте уважение! Создавайте и укрепляйте настроение комфортного сотрудничества! Делитесь с адресатом своим позитивным настроением и искренним желанием продолжить деловое взаимодействие!
Образец делового письма
Варианты финальных фраз:
Буду рад сотрудничеству!
С готовностью отвечу на Ваши вопросы.
Если у вас появятся вопросы – пожалуйста, обращайтесь!
С надеждой на плодотворное сотрудничество,
Всегда готов помочь и ответить на Ваши вопросы.
С искренним уважением,
С уважением,
С уважением к Вам,
С уважением и надеждой на плодотворное сотрудничество,
5. Подпись и блок контактной информации.
Человеку, ведущему деловую переписку, важно понимать, кто находится «по ту сторону монитора»: имя и фамилию адресата, должность, контактные координаты.
Для чего это нужно?
Имя и фамилия – дает возможность вести персональное общение.
Должность – дает адресату понимание границ полномочий и профессиональной компетентности в решении вопросов.
Координаты – обеспечивают возможность дополнительной оперативной связи в случае необходимости.
Сравните: какой из ответов выглядит более профессиональным и вызывает большее доверие к информации.
| Здравствуйте! Я прошла предварительное тестирование при записи на курсы испанского языка в вашем институте. По результатам тестирования я записана в группу PS-А2.1. Оплата моего обучения будет осуществляться моим работодателем. Пожалуйста, пришлите мне счет на оплату обучения. Спасибо. С уважением, Маша Петрова | |
| Вариант ответа 1 | Вариант ответа 2 |
| Здравствуйте, Маша! Прежде всего, спасибо Вам за то, что остановили свой выбор на нашем институте! Мы уверены, что Вы останетесь довольны нашим сотрудничеством. Для того, чтобы выслать Вам счет, нам необходимо получить от вас реквизиты компании-вашего работодателя. Пришлите их, пожалуйста, ответом на это письмо. Если у вас появятся вопросы – пожалуйста, обращайтесь!
С уважением, |
Здравствуйте, Маша! Прежде всего, спасибо Вам за то, что остановили свой выбор на нашем институте! Мы уверены, что Вы останетесь довольны нашим сотрудничеством. Для того, чтобы выслать Вам счет, нам необходимо получить от вас реквизиты компании-вашего работодателя. Пришлите их, пожалуйста, ответом на это письмо. Если у вас появятся вопросы – пожалуйста, обращайтесь!
С уважением, Анна Иванова Менеджер-администратор Институт иностранных языков тел. (495) 777 77 77 моб. 777 77 77 |
Совет № 5: Определите содержание блока персональной контактной информации. Внесите эту информацию в автоматические настройки. Заканчивайте этим блоком каждое ваше письмо к клиентам и деловым партнерам. Украсьте ваше письмо надежным индикатором хорошего делового тона и профессионализма.
Итак, вот пять коротких практических советов по этикету деловой переписки и созданию хорошего впечатления у адресата.
Буду рада видеть вас на наших тренингах по переписке:
- E-mail переписка в бизнесе. Управляйте деловыми отношениями
- E— mail переписка с партнерами. Непростые ситуации (продвинутый уровень)
- Деловая переписка. Имидж и деловые интересы
Поиск ответа
Всего найдено: 24
Для приобретения полного учебного курса и получения очной дистанционной консультации у преподавателя, обращайтесь по телефону. Подскажите, пожалуйста, нужна ли запятая?
Ответ справочной службы русского языка
В этом предложении запятые не нужны.
Здравствуйте! Нужна ли запятая в предложении: При возникновении вопросов(,) обращайтесь в службу поддержки пользователей.
Ответ справочной службы русского языка
Запятая не нужна.
Нужна ли запятая в предложении: «Обращайтесь, и я вам помогу!»
Ответ справочной службы русского языка
Запятая поставлена верно.
Добрый день! Уточните, пожалуйста, какой из вариантов является более корректным для использования в деловой переписке: 1. «В случае возникновения вопросов, пожалуйста, обращайтесь к нам». 2. «В случае появления вопросов, пожалуйста, обращайтесь к нам».
Ответ справочной службы русского языка
Оба варианта корректны и могут быть использованы в деловой переписке.
Здравствуйте.
Можно ли сказать: «Вызывайте Службу Скорой Медицинской Помощи нашей Клиники!»?
Благодарю за ответ.
Ответ справочной службы русского языка
Лучше сказать: обращайтесь в службу скорой медицинской помощи или вызывайте бригаду… Прописные (большие) буквы здесь не нужны вообще.
Добрый день!
Подскажите, пожалуйста, как правильно пишется слово «касающимся» или «касающихся» в контексте: «По вопросам, касающим(х)ся расходов Южного региона обращайтесь к ФИО»?
Спасибо.
Ответ справочной службы русского языка
Правильно: По вопросам, касающимся…
Добрый день! Помогите, пожалуйста, с грамотным оформлением предложения «Обращайтесь в «Службу качества» компании «Гном»: тел.: (ххх) ххххх». Вопрос касается двоеточия: в каком случае оно уместно и орфографически правильно — перед словом «тел.» или после него? Или в обоих случаях? Очень надеемся на профессиональную помощь , т.к. не можем придти к единому мнению. Спасибо.
Ответ справочной службы русского языка
Добрый день. Извините, что повторяюсь, но очень нужно получить ответ. Огромная к вам просьба. Пожалуйста, дайте однозначный ответ, нужно ли ставить двоеточие после слов «по адресу», то есть по адресу: ул. такая-то или по адресу ул. такая-то? У вас во всех ста ответах на этот запрос – разнобой. Если постановка знака факультативна, то какие причины влияют на его появление?
Буду очень признательна за конкретный ответ.
Ответ справочной службы русского языка
Здесь двоеточие — чисто технический знак, оно визуально отделяет адрес от остального текста. Двоеточие ставится, если адрес синтаксически не является частью предложения. Ср.:
По адресу Морская, 17 ведутся ремонтные работы. (Здесь «по адресу» — обстоятельство места.)
За справками обращайтесь по адресу: Морская, 17.
Как правильно: облагороживать (делать благородным) или облагораживать? Какие правила регулируют эту ситуацию и аналогичные ей? Приходилось слышать абсолютный, на мой взгляд, бред: узаканивать (делать законным).
Ответ справочной службы русского языка
Правильно: облагораживать, узаконивать. В спорных случаях обращайтесь к словарям.
как проверить правописание слова кабан
Ответ справочной службы русского языка
Гласная А в этом слове — непроверяемая. Обращайтесь к словарю.
проверить слова «и*пуганный»
Ответ справочной службы русского языка
Обращайтесь в случае подобных затруднений к электронным словарям «Грамоты.Ру».
как поставить ударение?
Ответ справочной службы русского языка
В каком слове? В случае сомнений обращайтесь к словарям «Грамоты.Ру».
Есть ли такие слова — предложенье, впечатленье. Если есть, то как не ошибиться в написании этих слов, ведь есть слова предложение и впечатление.
Ответ справочной службы русского языка
Вы имеете в виду, как не перепутать такие слова? Очень просто: обращайтесь за помощью к словарям!
Спасибо Вам за столь быстрый ответ:
» Здравствуйте!
Допустимо ли написание «дистрибьюция» или единственным верным вариантом является «дистрибуция»?
Меня смущает благозвучие последнего варианта.
Заранее спасибо.
С уважением, Алексей.
Ответ справочной службы русского языка
Словари вариант дистрибьюция не фиксируют. Желательно избегать такого словоупотребления.»
В связи с этим возникает вопрос: почему мы в таком случае пишем и говорим компьютер, а не компутер?
Ответ справочной службы русского языка
Причина та же: литературная норма фиксируется словарями. В случае возникновения затруднений обращайтесь к словарям.
Слово «простофиля». Паронимы,омонимы,фразеологические и устойчивые обороты,грамматическая характеристика(морфологические признаки,формы словообразования,синтаксическая речь,стилистическая окраска) слова «простофиля».
Помогите,пожалуйста.
Ответ справочной службы русского языка
Пожалуйста, обращайтесь к учебнику Е. И. Литневской.
Страницы: 2 последняя
Правила деловой переписки
Корпоративная переписка — это сложный элемент коммуникации. Если вы работаете в крупной компании, то, скорее всего, это знание само придёт к вам и постепенно станет нормой. И, переписываясь с теми, кто с большими корпорациями не взаимодействовал, вы будете испытывать дискомфорт.
Конечно, есть базовые правила делового этикета, и все мы, по мере возможности, стараемся им соответствовать. Тем не менее, знание и правильное применение основ корпоративного общения по электронной почте поможет вам быть правильно воспринятым вашими виртуальными собеседниками.
Прежде всего, не забывайте, что каждое отправленное вами письмо — это своего рода визитка. Вспоминайте об этом перед отправлением: не будет ли вам неудобно за какое-то слово или выражение, не могут ли вас понять двояко или вовсе не понять.
Начнем с заголовка
Знакомство с вашим письмом начнется с поля «Тема письма». И уже в этот момент получатель задумывается, открывать ли ему e-mail или листать дальше. Стоит помнить, что в крупных корпорациях рядовой сотрудник получает около 120 писем в день, в то время как для вас может быть нормой и 1-2 письма в день. А если вы ещё и незнакомый внешний «контакт» и ваше имя пока ни о чём не говорит получателю, есть большой шанс остаться незамеченным. Как этого можно избежать?
*Максимально точно отразите в заголовке содержание письма. Он не должен быть абстрактным («вопрос», «предложение», «презентация»).
*Не бойтесь прямо писать в теме письма то, что хотите получить. Например, вы собираетесь отправить коммерческое предложение, но предпочитаете прямо об этом не заявлять. Такие типы фраз, как: «Вам это будет интересно», «По вашему запросу» и т.д. точно будут неуместными, а во втором случае — грубой ложью. Напишите, как есть: «Коммерческое предложение по обучению сотрудников», и если адресат верный и перед ним потенциально стоит подобная задача — он прочитает письмо.
Структура самого письма
Стандартный и самый оптимальный вариант — это:
- Повод для написания письма. Кратко и по делу.
- Последовательное и логичное изложение информации.
- Предложение (призыв к действию).
- Контактные данные.
Не пренебрегайте подписью с вашим именем, должностью, сайтом компании и контактными данными. Часто в ответ на письмо хочется перезвонить, но при отсутствии телефона для связи, в лучшем случае, человек запросит эту информацию, а, скорее всего, отложит на потом и больше о вас не вспомнит, ведь после вашего письма неизвестно, сколько писем и предложений он еще получит?
Точно «Нет»
Избегайте жаргонизмов, обилия смайликов и перевода устойчивых слов и выражений, которые принято писать латиницей (например, режет глаз написание сайта «YouTube» как «ютуб»). После такого диалог может прерваться, а о причинах никто и не скажет. Также перепроверяйте написание профессиональных терминов.
Оформление письма
*Не «играйте» с шрифтами и цветами. Это напрягает зрение и мозг. И будьте аккуратнее с подчёркиванием, оно часто воспринимается как ссылка. Выделение текста курсивом, опять же, сильно сбивает при чтении текста.
*Не пишите заглавными буквами, т.к. это часто подразумевает повышение тона.
*Важные моменты можно выделить жирным шрифтом. Перед этим убедитесь, что они действительно достойны выделения.
*Используйте флажок метки «высокой важности» только в случае этой самой высокой важности. И не ставьте его при отправке первого ознакомительного письма: то, что важно для вас может не иметь никакой важности для получателя.
Несколько полезных хитростей в деловой коммуникации
Функция задержки отправки сообщений в Outlook.
- Если вы ни разу в жизни сразу после отправки письма не осознавали, что забыли дописать что-то важное, добавить вложение, поменять/добавить/удалить адресата, то смело закрывайте эту статью. Если всё же сталкивались с подобными последствиями торопливости, то попробуйте установить себе правило задержки отправки сообщений в Outlook (на главной станице Outlook заходим в раздел «Rules» — «правила», создаём новое правило, применяем его к отправляемым сообщениям и выбираем время, на которое хотим отсрочить доставку сообщения).
- Также полезно будет установить себе автоматические ответы при отсутствии в офисе. Это тоже элемент корпоративной культуры в общении по электронной почте. Находитесь ли вы в отпуске/ командировке/ на конференции — неважно, но в мире корпоративной переписки принято, что получатель письма отреагирует в течение 24 часов (не считая выходные).Все понимают важность отпуска и любых других не менее важных событий в жизни, но всё равно ждут ответа — разве что автоматический ответ не предупреждает о том, что вы в отъезде, о том, когда будете доступны и можно ли с вами связаться в случае возникновения неотложных вопросов (на заглавной страничке Outlook выбираем «File» — «Файл» и далее — «Automatic replies» — «Автоматические ответы»).
- И еще важное правило — не отвечайте недовольством на входящее «недовольное» письмо, даже если вы ощущаете нотку негатива. Тем более не отвечайте агрессией на агрессию. Отключите эмоции, придерживайтесь исключительно бизнес-лексикона и не переходите на личности. Не получается — сделайте паузу, не отвечайте сразу. Посоветуйтесь с коллегой/руководителем.
Некоторые стандартные фразы деловой переписки
- Если вы знаете адресата, то обращайтесь с самого начала к человеку по имени. Со следующей строчки пишите основную часть вашего письма, к примеру:
«Уважаемая Александра, здравствуйте.
Направляем Вам чертежи…»
«Добрый день, Вячеслав.
Уточните стоимость …» - Если адресат неизвестен, то начните просто: «Здравствуйте!», «Добрый день». И не забудьте представить себя или свою компанию.
Просьба:
- Если Вы обращаетесь к человеку с просьбой, то после приветственного слова следует сразу перейти к главной цели письма. Используйте такие фразы, как: «Просим Вас», «Сообщаем, что…», «Уточните, пожалуйста…» и т.д.
Объяснение цели и причины письма:
- «В соответствии с …»
- «В целях повышения…»
- «В ответ на Ваше письмо…»
- «В связи с …»
- «Ввиду…»
- «Вследствие…» и т.д.
Подтверждение:
- «Подтверждаем…»
- «Сообщаем Вам…»
- «Уведомляем…» и т.д.
Отказ:
- «Ваше предложение отклонено по причине…»
- «К сожалению, мы не можем гарантировать…»
- «Ваш проект «…» не может быть утвержден нам в силу того, что…» и т.д.
Заключительные фразы:
- «В ожидании Вашего ответа, как можно скорее»
- «Надеемся на наше сотрудничество»
- «Желаем Вам хорошего рабочего дня»
- «Надеемся, что наша просьба будет выполнена»
- «В случае возникновения вопросов, будем рады дать вам свой ответ»
- «С уважением, Владислав Андреянов» и т.д.
Удачных коммуникаций!
Композиция делового письма обыкновенно трехчастна. Первая часть вводная (зачин), вторая часть основная, информативная, третья часть заключительная, резюмирует информацию и содержит пожелания дальнейшего сотрудничества.
Все речевые действия в деловом общении можно разделить на просьбы, сообщения, предложения и подтверждения. Структура письма может выглядеть следующим образом:
• Просим…
• Также просим…
• А также просим…
• Сообщаем…
• Одновременно сообщаем…
Выделение каждого речевого действия в самостоятельный аспект необходимо потому, что по каждой просьбе, по каждому предложению принимается самостоятельное решение.
Первая часть письма обычно содержит информацию о реальных, имевших место фактах, событиях (ссылка, мотивация, история вопроса); вторая часть называет желаемые, предполагаемые события.
Многоаспектное письмо представляет собой последовательно повторяющиеся содержательные аспекты, синтаксически оформленные в виде абзацев.
Для связи аспектов и содержательных фрагментов одноаспектных писем используются стандартные выражения:
• Во-первых… Прежде всего…
• Во-вторых… Затем…
• В-третьих… В заключение…
• Переходя к следующему вопросу…
• Что касается вопроса о…
• Учитывая все вышесказанное…
• Исходя из вышесказанного…
• В связи с необходимостью вернуться к вопросу о…
• Подводя итоги, необходимо подчеркнуть…
• В заключение выражаем надежду на…
• В заключение хотим напомнить Вам о…
Стандартные выражения деловой переписки
Первой частью любого письма (аспекта) является мотивация, объясняющая побудительные мотивы, причины составления текста.
Стандартные выражения, указывающие на причину
• По причине задержки оплаты…
• В связи с неполучением счета-фактуры…
• Ввиду несоответствия Ваших действий ранее принятым договоренностям…
• Ввиду задержки получения груза…
• Вследствие изменения цен на энергоносители…
• Учитывая, что производственные показатели снизились на…
• Учитывая социальную значимость объекта…
При ссылках
• Ссылаясь на Вашe письмо от…
• В соответствии с достигнутой ранее договоренностью…
• Ссылаясь на Ваш запрос от…
• Ссылаясь на устную договоренность…
• В ответ на Ваше письмо (запрос)…
• В соответствии с нашей договоренностью…
• На основании нашего телефонного разговора…
• На основании устной договоренности…
• Согласно постановлению правительства…
• Согласно Вашей просьбе…
• Согласно протоколу о взаимных поставках…
• Согласно спецификации…
• Ссылаясь на переговоры…
Указание на цель
• В целяx скорейшего решения вопроса…
• В целях выполнения распоряжения…
• Для согласования спорных вопросов…
• Для согласования вопросов участия…
• Для наиболее полного освещения деятельности Вашей oрганизации в СМИ.
• Для решения спорных вопросов…
• В целях безопасности прохождения груза…
• В ответ на Ваш запрос…
• Во избежание конфликтных ситуаций…
Все перечисленные выражения необходимо использовать с учетом контекста и речевой ситуации.
Стандартные фразы предваряют основную информацию, выраженную глагольной конструкцией, и соответствуют стандартным речевым ситуациям:
• этикетные ритуалы: благодарю, выражаю надежду, выражаем благодарность, желаем успехов, приносим извинения, выражаем соболезнование;
• сообщения: сообщаем, ставим Вас в известность, извещаем, уведомляем;
• подтверждения, заявления: подтверждаем, заверяем, заявляем, объявляем;
• требования, просьбы: приказываю, постановляю, настаиваем, прошу, обращаемся к Вам с просьбой;
• обещания: гарантируем, заверяем, обязуемся;
• напоминания: напоминаем;
• предложения: предлагаем.
Стандартизована в деловых письмах, равно как и в других типах документов, сочетаемость слов:
• контроль — возлагается,
• цена — устанавливается (снижается, поднимается),
• задолженность — погашается,
• сделка — заключается,
• рекламация (претензия) — предъявляется (удовлетворяется),
• платеж — производится,
• счет — выставляется (оплачивается),
• вопрос — поднимается (решается),
• скидки — предоставляются (предусматриваются),
• оплата — производится,
• возможность — предоставляется,
• договоренность — достигается,
• кредит — выделяется и т. п.
Сотрудничество чаще всего бывает плодотворным, взаимовыгодным,
деятельность — успешной,
вклад — значительным,
позиции — конструктивными (прочными),
доводы — вескими,
необходимость — настоятельной,
спектр (услуг) — широким,
скидки — значительными / незначительными,
предложение — конструктивным,
разногласия — существенными / несущественными,
рентабельность — высокой / низкой,
расчеты — предварительными или окончательными и т. п.
Download Article
Download Article
In today’s increasingly online world, many editors are now accepting email query letters in addition to, or instead of, traditional snail mail query letters. There are some important tips you should consider when sending an email query instead of a mail query.
Email Query Template
-
1
Email the correct editor. Take the time to find the exact email address you need to send your query to.[1]
- Ensure the editor you are contacting accepts email query letters. While it is becoming increasing more popular, some editors still prefer snail mail query letters. Make sure your email will be accepted before you send it.[2]
- Ensure the editor you are contacting accepts email query letters. While it is becoming increasing more popular, some editors still prefer snail mail query letters. Make sure your email will be accepted before you send it.[2]
-
2
Use an appropriate subject line. To prevent your email from appearing to be spam, use the subject line «Query: Subject/Title».[3]
Advertisement
-
3
Use a formal salutation. Email is often perceived as more casual, but this is a business communication, so use a formal salutation.
-
4
Present your idea. Use the same format and information as you would in a written query, however try to make it more concise.[4]
- If necessary include to include any attachments.
-
5
Add a signature. Include your writing address and telephone number, as well as your email address.[5]
-
6
Review your email before sending. Proofread, spellcheck, and read over your email.[6]
- Use proper grammar. Don’t use net-speak.
- If you wrote your email in a word-processor and then copy-pasted it to email, check for characters that did not copy properly. Often word-processors use special characters that will appear as gibberish in email programs.
Advertisement
Add New Question
-
Question
How do I write an email to a customer?
Try to stay polite and professional when interacting with a customer. Discuss the situation with a calm and well-oriented manner, and tend to the customer’s needs and inquiries during the transaction. Just before you finish the transaction, ask the customer if they have any more questions.
-
Question
How do I send writing samples in an email?
You should only do this once someone asks for it. If they do, send a link to your document in view only mode. This document should not be your entire novel, just a small sample of it.
-
Question
What can I use for a greeting instead of «Dear Sir»?
You can use «Dear Sir/Ma’am» or simply «To Whom It May Concern.» If it’s not a terribly formal email, you could also just begin with «Greetings.»
Ask a Question
200 characters left
Include your email address to get a message when this question is answered.
Submit
Advertisement
-
When listing your credentials, it is acceptable to include a link to a website where your credentials or clips can be viewed.
Advertisement
-
Don’t use special fonts, color or graphics.
-
Never include attachments to your email.
Advertisement
References
About This Article
Thanks to all authors for creating a page that has been read 100,577 times.
Reader Success Stories
-
Thato Mahese
Aug 23, 2018
«It’s really helped me, I got what I wanted.»
