Как оформить адресатов в письме, когда их менее 4 и когда более, когда они перечислены в списке рассылки конкретного письма и когда в утвержденном списке постоянных корреспондентов организации.
Бывает, что первому адресату направляют подлинник письма, остальным копии. А бывает, что все получают оригиналы. Порой надо проинформировать каждого адресата о полном списке получателей документа. А порой такой цели нет.
Показываем для всех этих случаев особенности оформления адресата, как зарегистрировать исходящую корреспонденцию и что кому отправить (основываясь на ГОСТ Р 7.0.97-2016 и лучшей практике).
Относительно оформления документа, направляемого сразу в несколько адресов, есть пояснения в ГОСТ Р 7.0.97-2016:
Фрагмент документа
ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов»
Откуда появился этот «водораздел» – что более 4 адресатов на документе не указывается? Когда унифицировали оформление управленческих документов и предложили использовать для адресата правый верхний угол, то экспертным путем определили, что если адресатов будет более 4, то текст документа начнется ниже, чем с середины страницы, и вообще отправлять корреспонденцию по списку с большим количеством адресатов в самом письме просто неудобно. Потому эта цифра условная.
Может быть, ваша организация ведет переписку только с однородными организациями, которых указывает обобщенно или у них короткие названия. В этом случае места в правом верхнем углу будет достаточно, чтобы указать не только 4, но и 5, и 6 адресатов, не делая список рассылки.
Пример 1. Более 4 адресатов могут располагаться компактно
А может быть наоборот, должности корреспондентов состоят из нескольких строк, и даже указание 3 адресатов уже займет существенную часть высоты листа формата А4.
Пример 2. Менее 4 адресатов могут занять много места
Как видите, 6 адресатов в Примере 1 заняли меньше места, чем 3 адресата в Примере 2.
Рекомендуем провести анализ адресования в вашей организации и выбрать приемлемый вариант количества адресатов на одном письме без составления указателя (списка) рассылки письма. Обычно все-таки придерживаются общего правила и в Инструкции по делопроизводству «границу проводят» на 4 адресатах, как максимуме, который можно конкретно оформить в верхнем правом углу письма (согласно процитированному п. 5.15 ГОСТ Р 7.0.97-2016). Гораздо реже «границу проводят» по количеству строк, которые не должен превысить этот реквизит.
Обратите внимание: подлинники документов нужны для документирования не всех процессов, иногда достаточно простой или заверенной копии:
- подлинник – первый или единственный экземпляр документа;
- копия – это экземпляр документа, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа1.
Варианты оформления письма, направляемого нескольким адресатам (до 4 включительно)
Рассмотрим теперь основные варианты адресования письма одного содержания нескольким корреспондентам.
Первый вариант: подлинник письма может быть направлен только одному адресату, а остальным – его копии для сведения (по аналогии с электронной перепиской, когда в поле «Копия» перечисляем дополнительных адресатов). В этом случае:
- в верхнем правом углу перечисляются все адресаты (если их до 4 штук), первым указывается тот, кому направляется подлинник;
- слово «копия» перед вторым и последующими адресатами не пишется (согласно п. 5.15 ГОСТ Р 7.0.97-2016);
- подписывается только 1 экземпляр2, он направляется первому адресату, а в организации остается в деле визовый экземпляр, как называют его на практике, но собственно это заверенная копия письма (см. Пример 15). Хотя есть организации, которые после того, как сняли копию с подписанного письма, не заверяют ее и оставляют в деле простую копию. Это неправильно. В данном случае у документа отсутствует юридическая сила. Но и делать 2-й подписанный экземпляр, где проставлены визы, тоже неверно, ведь подлинник – это первый или единственный экземпляр документа;
- второму и последующим адресатам направляются копии просто для сведения.
Однако, по мнению автора, это неудобно и может вносить путаницу. Второй или третий адресат, получив копию документа вместо подлинника, может не понять дальнейший процесс работы с документом, так как не знают тонкостей отправки таких писем в делопроизводстве. И решить, что копия ему направлена не просто для сведения, а как инициативный документ, на который необходимо давать ответ. Тем более что об отправке «только для сведения» ничто в документе им не говорит.
Некоторые организации все-таки пишут слово «копия» перед вторым адресатом или перед каждым адресатом кроме первого, чтобы показать, что это «для сведения». Но ведь ГОСТ Р 7.0.97-2016 прямо запрещает этот вариант.
Поэтому предложим несколько иной. На практике некоторые компании изготавливают и проставляют штамп «Для сведения» между первым и последующими адресатами. Таким образом, изначально письмо печатается по стандарту, а дополнительные пояснения добавляются штампом.
Пример 3. После первого адресата ставится штамп о том, что остальным письмо направляется для сведения
Обращение, как этикетную формулу вежливости, в этом случае в письме можете вовсе не указывать или обратиться только к первому адресату (кому направлен подлинник). Ведь остальным письмо направляется для сведения.
Регистрируется такое письмо:
- за одним регистрационным номером
- с одним первым адресатом (о направлении копий для сведения другим организациям можно написать текстовый комментарий в РКК данного документа в СЭД).
Второй вариант, когда адресатов не более 4 и каждому направляется подлинник (подписанный документ). На него каждый адресат должен дать ответ. В этом случае (см. Примеры 4–6):
- в реквизите «адресат» каждого экземпляра письма пишется только один из адресатов – тот, кому направляется этот экземпляр. А в тексте письма (не в адресате!) указывается, каким еще адресатам оно направлено, если это принципиально важно и нужно знать;
- подписывается письмо каждому адресату (т.е. отправляются только подлинники);
- создается 1 визовый экземпляр, который останется организации-отправителю (для всех отправляемых экземпляров указанного письма визовый экземпляр один). На визовом экземпляре письма в месте размещения реквизита «адресат» указываются все адресаты (до 4). И здесь присутствуют 2 варианта удостоверения визового экземпляра:
- он не подписывается, а только заверяется копия (с точки зрения теории делопроизводства это правильно);
- но на практике бывает, что визовый экземпляр и подписывают, руководствуясь тем, что это не совсем те же копии документов, они отличаются адресной частью;
- регистрируем все письма с одинаковым текстом под одним регистрационным индексом, т.к. у нас остался визовый экземпляр, на который будут приходить ответы от всех адресатов.
Но если необходимо, чтобы ответ от конкретного адресата присоединялся к его экземпляру письма-запроса, то тут могут возникнуть технические сложности, если в СЭД установлен счетчик, который автоматически присваивает очередной регистрационный номер документу в рамках его документопотока. Тогда нужно рассматривать такие письма как самостоятельные документы, не связанные между собой.
Однако если ваша СЭД имеет возможность присваивать нескольким экземплярам письма одинаковый номер, например с добавлением цифры экземпляра после косой черты, то в дальнейшем получится отслеживать переписку с каждым адресатом.
Еще один вариант, если необходимо сравнение ответов на одну и ту же тему разных адресатов, то можно создать несколько писем с разными номерами и адресатами, связав эти документы перекрестными ссылками; - этикетную формулу вежливости в начале текста для каждого адресата можно будет оформить свою собственную (например, на первом экземпляре будем обращаться к уважаемому Ивану Ивановичу, а на втором – к Петру Петровичу).
Этот вариант письма часто путают с ситуацией, когда письмо хоть и с одним текстом, но направляется разным адресатам так, чтобы они этого не знали (по крайней мере, нет цели информировать об этом). Лучше такие письма подготовить как независимые документы, зарегистрировать их за разными исходящими номерами. В организации остаются визовые экземпляры всех этих писем (заверенные копии). И далее работа с каждым конкретным документом-ответом будет вестись самостоятельно – без агрегирования всей информации в одном месте.
Пример 4. Заголовочная часть визового экземпляра письма
Пример 5. Заголовочная часть подлинника письма, направляемая первому адресату
Пример 6. Заголовочная часть подлинника письма, направляемая второму адресату
Направляем письмо 5 и более адресатам
Все предыдущие варианты касались отправки письма с одинаковым текстом не более, чем 4 адресатам. А если их больше? В этом случае:
- должностным лицом подписывается только 1 экземпляр – подлинник. На нем проставляются визы и он остается в организации (см. Пример 7);
- к нему прикладывается указатель (список) рассылки;
- адресатам рассылаются копии подписанного должностным лицом подлинника письма. Рассылка письма осуществляется по указателю (списку) рассылки, подготовленному исполнителем письма. Указатель рассылки прикладывается к каждой копии письма, чтобы в организации – получателе письма могли проверить, есть ли их организация в списке рассылки.
Как правильно оформить такой вариант адресования? На подлиннике письма, которое направляется нескольким выборочным адресатам в виде копий (с одинаковым текстом, без подлинной подписи на отправляемых экземплярах), адресат указывается обобщенно, ниже адресата пишется «по списку» или «согласно указателю рассылки», «по списку рассылки» и т.п. (так как регламентировано в Инструкции по делопроизводству организации). Однако в ГОСТ Р 7.0.97-2016 и Методических рекомендациях по его применению фигурирует только один вариант: «по списку».
Пример 7. Адресат на подлиннике письма и отправляемых копиях
Пример 8. Адресат на подлиннике письма и отправляемых копиях
Список рассылки оформляется на бумажном носителе, распечатывается на отдельном листе формата А4 (см. Пример 9). Ответственность за перечень адресатов в списке рассылки несет руководитель подразделения – разработчика документа. Список рассылки формируется в дело вместе с визовым экземпляром документа.
Список может составляться по унифицированной форме, разработанной в организации. Обычно в табличной форме указываются:
- название и почтовый адрес каждой организации (если осуществляется рассылка документов в бумажном виде) или
- Ф.И.О. и адрес электронной почты каждого корреспондента (если рассылаются электронные документы или электронные образы бумажных документов).
Пример 9. Список рассылки
Но на практике, если головная организация рассылает письмо своим подведомственным организациям, филиалам, дочерним обществам, то список рассылки письма обычно не прикладывается к направляемому письму – получается, что верят друг другу на слово.
Если в организации часто направляются письма постоянным корреспондентам, то можно составить и утвердить список (указатель) рассылки постоянных корреспондентов, где указать их адреса (Пример 10). А в Инструкции по делопроизводству написать, что если к письму не прикладывается список рассылки, то оно направляется постоянным корреспондентам, указанным в утвержденном списке.
Пример 10. Утверждение списка постоянных корреспондентов
Если письмо направляется не выборочно, а всем однородным организациям, то в адресате письма указывается их обобщенное наименование:
- организаций в именительном падеже (Пример 11) или
- должностей в дательном падеже (Пример 12),
а список рассылки не составляется и не указывается в адресате.
Ответственный в организации за отправку документов рассылает данное письмо всем указанным однородным адресатам (например, всем органам исполнительной власти города или всем подведомственным / дочерним обществам, филиалам и пр.).
Пример 11. Обобщенный адресат на подлиннике письма и отправляемых копиях
Пример 12. Обобщенный адресат на подлиннике письма и отправляемых копиях
Документ может направляться более чем в 4 адреса и совершенно разнородным организациям. Обычно такой вид адресования выбирают для рекламных писем. В этом случае:
- должностным лицом подписывается только 1 экземпляр – подлинник. На нем проставляются визы и он остается в организации;
- адресатам рассылаются копии подписанного должностным лицом подлинника письма;
- адресат указывается обобщенно;
- рассылка письма осуществляется по указателю (списку) рассылки, подготовленному исполнителем письма, но сам список рассылки можно не прикладывать к основному рассылаемому документу и не указывать про список в адресате, потому что:
- либо письмо носит информационный характер,
- либо у получателей не вызывает интереса дополнительная информация о том, кому еще направлен документ, т.к. это никак не отражается на их деятельности. Показывать ли всем организациям-получателям список рассылки, решает исполнитель, основываясь на цели письма (поэтому возможны оба варианта оформления адресата – как в Примере 13 и как в Примере 14).
Пример 13. Обобщенный адресат на подлиннике письма и отправляемых копиях
Пример 14. Обобщенный адресат на подлиннике письма и отправляемых копиях
Как заверить копию
Получается, что в ряде случаев мы заверяем копию письма, чтобы оставить ее в организации-авторе (т.н. визовый экземпляр), а в ряде случаев направляем копию в стороннюю организацию.
Правила оформления отметки о заверении копии прописаны в п. 5.26 ГОСТ Р 7.0.97-20163. Если копия остается в организации – авторе подлинника, то такая отметка содержит меньше обязательных атрибутов (Пример 15), чем при заверении копии, выходящей во внешнюю среду организации (Пример 16).
Порой визовый экземпляр и копии, направляемые для сведения, не заверяют. Такие варианты встречаются, но это ошибочная практика для визового варианта.
Пример 15. Отметка о заверении копии для внутреннего пользования (например, на визовом экземпляре письма)
Пример 16. Отметка о заверении копии, предоставляемой во внешнюю среду организации
Как правильно оформить текст письма в случае, если его направляют нескольким адресатам? При этом предназначено оно первому адресату, а остальным направляется для сведения. Как правильно в такой ситуации оформлять обращение к тексту и реквизит «Адресат»? Обращаться нужно ко всем адресатам? Если нет, как выделить основного адресата? Можно ли исключить обращение из текста делового письма, которое направляется нескольким адресатам?
Вопрос
Как правильно оформить текст письма в случае, если его направляют нескольким адресатам? При этом предназначено оно первому адресату, а остальным направляется для сведения. Как правильно в такой ситуации оформлять обращение к тексту и реквизит «Адресат»? Обращаться нужно ко всем адресатам? Если нет, как выделить основного адресата? Можно ли исключить обращение из текста делового письма, которое направляется нескольким адресатам?
Ответ
Обратимся к нормативным актам. Требования к оформлению реквизита «Адресат» зафиксированы в п. 5.15 ГОСТ Р 7.0.97-2016[1] и, вслед за стандартом, учтены в Примерной инструкции по делопроизводству[2] и Приложении 3 «Правила оформления реквизитов документов в государственных органах, органах местного самоуправления» к Методическим рекомендациям по разработке инструкций по делопроизводству[3].
ГОСТ Р 7.0.97-2016 ограничивает количество адресатов в одноименном реквизите: их должно быть не более четырех. Если адресатов больше, то к такому деловому письму необходимо оформить список рассылки. Примерная инструкция по делопроизводству дополняет эту норму важной информацией: упоминать нескольких адресатов в реквизите «Адресат» можно как раз только в описанной в вопросе ситуации, то есть если письмо направляется в работу в первый адрес, а всем остальным – для сведения (см. п. 2.40 Примерной инструкции по делопроизводству). Обратите внимание, что слово «Копия» перед вторым и последующими адресатами по действующей норме не ставится. Хотя в практике мы встречаем его довольно часто – большинству офисных работников именно «Копия» перед адресатом позволяет понять, что письмо направляется тому для сведения.
Вступительное обращение входит в структуру реквизита «Текст документа», требования к которому также установлены в ГОСТ Р 7.0.97-2016. Однако стандарт говорит лишь о том, что в деловом письме может быть использовано обращение, а также приводит примеры обращений, но без привязки к конкретной деловой ситуации.
Именно от деловой ситуации и коммуникативной задачи нужно отталкиваться при выборе формы вступительного обращения в деловом письме. Так, если письмо направляют «в работу» только первому адресату, есть все основания полагать, что обращаться следует именно к нему. Кроме того, с учетом, скажем так, непростых требований к реквизиту «Адресат» обращение послужит для получателя дополнительным маркером, выделяющим основного адресата письма.
Представьте, что, наоборот, вам доставили входящее письмо. В реквизите «Адресат» указаны две организации, а в обращении использовано «Уважаемые господа!». Вполне вероятно, что отправитель рассчитывает получить ответ об обоих. Будем честны, при оформлении реквизита «Адресат» требования ГОСТ Р 7.0.97-2016 строго выполняют не всегда. Иногда, чтобы понять, кому адресовано письмо, нужно оценивать и содержание документа в целом. Но мы при составлении документов все же будем отталкиваться от нормы.
Приведем два возможных варианта оформления письма в контексте вопроса (Примеры 1, 2).
Как видите, в зависимости от ситуации вариантов оформления реквизита «Адресат» может быть много, для более подробного разбора нужны дополнительные сведения о документе.
Также следует учитывать ситуацию делового общения и субъективное (личное) восприятие. Деловое письмо – не конструктор, а живой инструмент, подписант и адресаты – конкретные люди со своими взаимоотношениями и взглядами. Представьте, что первым адресатом письма является наш партнер (например, компания-подрядчик), а проинформировать о переписке мы хотим руководителя руководящей нами организации (см. Пример 1). Письмо оформлено правильно с точки зрения требований нормативных актов, но руководитель (подписант) может задать вопрос: почему, при наличии двух адресатов в реквизите «Адресат», мы обращаемся только к одному, тем самым проявляя неуважение ко второму, значимому для нас должностному лицу? И это еще одна причина, по которой вспоминают о слове «Копия» – кажется, что оно позволяет избежать «некрасивой» ситуации, при которой мы вроде адресуем письмо должностному лицу, но не обращаемся к нему. А иногда, чтобы и оформить правильно, и ситуацию смягчить, ищут альтернативные варианты документирования. Например, направляют письмо одному адресату, а для второго составляют второе письмо, к которому прилагают первое. Возможно, аналогичная ситуация вызвала предположение автора вопроса, что обращение стоит исключить. Нет, не стоит.
Наша позиция такова. Оформлять документы нужно в соответствии с требованиями локальной инструкции по делопроизводству. Желательно (а для некоторых организаций – необходимо), чтобы локальная инструкция соответствовала нормативным актам и инструкции по делопроизводству вышестоящей организации (при наличии).
[1] Здесь и далее – ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов».
[2] Здесь и далее – Примерная инструкция по делопроизводству в государственных организациях (утв. приказом Росархива от 11.04.2018 № 44).
[3] Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в государственных органах, органах местного самоуправления (утв. приказом Росархива от 24.12.2020 № 199).
Статья опубликована в журнале «Секретарь-референт» № 11, 2021.
Письма — распространенная форма профессиональной переписки, используемая во всех отраслях промышленности. Для отправки профессионального письма одному или нескольким адресатам может быть несколько причин. Понимание того, как правильно адресовать письмо нескольким людям, может помочь вам сохранить профессионализм в общении на рабочем месте.
В этой статье мы обсудим, когда следует адресовать письмо нескольким людям, и предложим пошаговое руководство с советами и примерами, чтобы помочь вам правильно адресовать свои письма.
Описание изображения
Формат делового письма
-
Дата
-
Имя и адрес
-
Приветствие
-
Вступительный абзац
-
Конечный пункт
-
Комплимент вблизи и подпись
Когда необходимо адресовать письмо нескольким людям?
Понимание того, как адресовать письма нескольким адресатам, может быть полезным для тех, кто использует профессиональную переписку как форму общения в своей карьере. Адресация писем нескольким людям может быть полезна, когда вам нужно донести одну и ту же информацию до нескольких человек. Специалисты из различных отделов и отраслей могут отправлять письма нескольким адресатам, когда:
-
Общение между отделами
-
Общение с клиентами и заинтересованными сторонами
-
Информирование клиентов об организационных изменениях
-
Отправка писем с предложениями клиентам и продавцам
-
Отправка писем о намерениях
-
Запрос на финансирование
-
Отправка писем об увольнении
-
Отправка благодарственных писем
-
Распространение служебных записок
-
Заключение контрактов
-
Объявление о новой политике
Как адресовать письмо нескольким людям
Рассмотрите возможность использования этого руководства, чтобы помочь вам адресовать письмо нескольким людям:
1. Определитесь с форматированием
Первый шаг при адресовании письма нескольким людям — определить, нужно ли отправлять письмо по нескольким адресам и как оформить заголовок. Например, если вы пишете нескольким людям в одной организации, вам нужно будет указать адрес только один раз в нижней части заголовка. Если вы пишете нескольким людям в разных организациях, вам необходимо указать каждый адрес. Варианты форматирования для адресации нескольким получателям следующие:
-
Один адрес: При отправке письма нескольким людям в одной организации вы можете просто перечислить полные имена каждого получателя на отдельных строках, а затем указать единый адрес в нижней части заголовка.
-
Более одного адреса: При отправке письма нескольким адресатам, находящимся в разных местах, часто лучше отправить каждому из адресатов отдельную копию, включающую только его имя и адрес. Рассмотрите возможность включения cc: после имен ваших адресатов, чтобы проинформировать их о том, кто еще получил письмо.
-
Большие группы получателей: Если адресатов слишком много, чтобы реально написать индивидуальную копию для каждого, например, если вы пишете членам большого комитета, возможно, будет уместно написать одно письмо, адресованное всей группе.
Вы можете написать свой заголовок в левом верхнем углу письма. Обязательно указывайте любые официальные обозначения или названия должностей при написании имен получателей и разделяйте каждого получателя запятой.
2. Напишите свое приветствие
После оформления письма в соответствующем формате важно написать приветствие, которое соответствует вашей ситуации. Постарайтесь не забыть указать любые официальные обозначения или названия должностей и убедиться, что они соответствуют тем, которые используются в вашем заголовке. Начните свое приветствие со следующих слов Уважаемый… и заканчивать приветствия двоеточиями вместо запятых, чтобы оставаться формальным и профессиональным.
Если письмо адресовано одному адресату или группе людей, вы можете просто написать их полное имя и должность или название группы. Если вы пишете нескольким адресатам по одному адресу, вы можете перечислить их полные имена и должности через запятую. Если каждый адресат принадлежит к разным группам, отделам или местам работы, вы можете включить скобку, обозначающую эту информацию. Вы также можете включить дополнительное обращение cc: в приветствии для адресатов с разными адресами.
3. Проверьте точность
Важно использовать точную информацию при адресовании нескольким адресатам, чтобы убедиться, что ваши письма дошли до нужных людей и что вы адресуете их надлежащим образом. Перед отправкой письма обязательно проверьте следующие данные на правильность написания и точность:
-
Названия должностей
-
Обозначения
-
Названия организаций
-
Адреса
-
Департаменты
Примеры писем, адресованных нескольким людям
Ниже приведены примеры удачных заголовков и приветствий, адресованных нескольким адресатам:
Пример 1
Ниже приведен пример письма, адресованного нескольким получателям по одному адресу:
Господин. Джеймс Локвуд, г-жа. Белла Рэмси, миссис. Дженна Ларсон
Департамент безопасности
Bloomfield Cyber International
1234 W Chester Rd, Suite 300
Майами, штат Флорида 44499
Уважаемый господин. Джеймс Локвуд, мисс. Белла Рэмси, миссис. Дженна Ларсон:
Пример 2:
Ниже приведен пример письма, адресованного нескольким получателям по разным адресам:
Доктор. Марк Пирсон
CC: Доктор. Лилли Джонс, доктор. Ричард Вайц
Кардиология
Главный госпиталь Митчелл
1234 Medical Dr., Люкс 25
Рочестер, штат Нью-Йорк, 33445
Уважаемый доктор. Марк Пирсон:
КК: Dr. Лилли Джонс, д-р. Ричард Вайц:
Пример 3:
Ниже приведен пример письма, адресованного большой группе людей по одному и тому же адресу:
Члены приемной комиссии
Приемная комиссия
Университет Ричфилда
1234 Learning Lane, Suit 900
Ричфилд, штат ВИ 55440
Уважаемые члены приемной комиссии:
Советы по адресованию писем нескольким людям
Вот несколько дополнительных советов, которые помогут вам успешно адресовать письмо нескольким людям:
Обдумайте формальность
Уровень формальности в профессиональной переписке — важный момент, который необходимо учитывать. Если вы пишете коллегам, с которыми у вас уже сложились отношения, вы можете использовать менее формальные формулировки в своем письме. Если вы пишете новым знакомым, начальникам или инвесторам, лучше сохранить формальный и профессиональный язык вашего письма.
Обращение к отдельным лицам в приветствии
Обращаясь в заголовке к большой группе людей, например, к совету директоров или комитету, рассмотрите возможность индивидуального обращения к каждому члену группы в вашем приветствии, если их меньше восьми человек. Это может добавить ощущение личной связи в письмо, адресованное большой группе, и поможет вашим читателям почувствовать личное признание.
Подберите конверт в соответствии с заголовком
Важно, чтобы форматирование заголовка совпадало с форматированием почтовой информации на конверте. Убедитесь, что информация соответствует друг другу, чтобы ваша переписка оставалась аккуратной, профессиональной и не содержала несоответствий.
20 мая 2021 г.
Письма являются распространенной формой профессиональной переписки, используемой в различных отраслях. Может быть несколько причин для отправки профессионального письма одному или нескольким получателям. Понимание того, как правильно адресовать письмо нескольким людям, может помочь вам поддерживать профессионализм в общении на рабочем месте. В этой статье мы обсудим, когда следует адресовать письмо нескольким получателям, и предложим пошаговое руководство с дополнительными советами и примерами, которые помогут вам правильно адресовать письма.
Когда вам нужно адресовать письмо нескольким людям?
Понимание того, как адресовать письма нескольким получателям, может быть полезным для людей, которые используют профессиональную переписку как форму общения в своей карьере. Адресация писем нескольким людям может быть полезна, когда вам нужно передать одну и ту же информацию более чем одному человеку. Специалисты из различных отделов и отраслей могут отправлять письма нескольким получателям, когда:
-
Коммуникация между отделами
-
Общение с клиентами и заинтересованными сторонами
-
Информирование клиентов об организационных изменениях
-
Отправка писем с предложениями клиентам и поставщикам
-
Отправка писем о намерениях
-
Запрос финансирования
-
Отправка заявлений об увольнении
-
Отправка благодарственных писем
-
Распространение служебных записок
-
Завершение контрактов
-
Объявление о новых политиках
Как адресовать письмо нескольким людям
Используйте это руководство, чтобы адресовать письмо нескольким людям:
1. Определитесь с форматированием
Первым шагом в адресации письма нескольким людям является определение того, нужно ли вам отправлять письмо на несколько адресов и как отформатировать заголовок. Например, если вы пишете нескольким людям из одной организации, вам нужно будет указать адрес только один раз в нижней части заголовка. Если вы пишете нескольким людям из разных организаций, вам нужно будет указать каждый адрес. Варианты форматирования для обращения к нескольким получателям:
-
Один адрес: при отправке письма нескольким людям в одной организации вы можете просто указать полные имена каждого получателя в отдельных строках, прежде чем включать один адрес в нижней части заголовка.
-
По одному адресу: при отправке письма нескольким получателям в разных местах часто лучше отправить каждому из ваших получателей отдельную копию, содержащую только их имя и адрес. Рассмотрите возможность добавления «cc:» после имен ваших получателей, чтобы сообщить им, кто еще получил письмо.
-
Большие группы получателей. Если получателей слишком много, чтобы реально написать индивидуальный текст для каждого, например, если вы пишете членам большого комитета, может быть уместно написать одно письмо, адресованное всей группе.
Вы можете написать свой заголовок в верхнем левом углу вашего письма. Не забудьте указать любые официальные обозначения или названия должностей при написании имен ваших получателей и отделить каждого получателя запятой.
2. Напишите приветствие
После адресации вашего письма в соответствующем формате важно написать приветствие, которое соответствует вашей ситуации. Постарайтесь не забыть включить любые официальные обозначения или названия должностей и убедиться, что они соответствуют тем, которые используются в вашем заголовке. Подумайте о том, чтобы начать приветствие с «Уважаемый…» и закончить его двоеточием вместо запятой, чтобы оставаться формальным и профессиональным.
При письме одному получателю или группе людей вы можете просто написать их полное имя и должность или название группы. Если вы пишете нескольким получателям по одному и тому же адресу, вы можете указать каждое из их полных имен и должностей, разделенных запятой. Если каждый получатель принадлежит к другой группе, отделу или месту работы, вы можете включить круглые скобки, обозначающие эту информацию. Вы также можете включить дополнительную «копию:» в приветствие получателям с разных адресов.
3. Проверьте точность
Важно, чтобы вы использовали точную информацию при обращении к нескольким получателям, чтобы ваши письма дошли до нужных людей и чтобы вы адресовали их надлежащим образом. Перед отправкой письма обязательно проверьте следующие данные на правильность написания и точность:
-
Название рабочих должностей
-
Обозначения
-
Названия организаций
-
Адреса
-
Департаменты
Примеры писем, адресованных нескольким людям
Ниже приведены несколько примеров успешных заголовков и приветствий, адресованных нескольким получателям:
Пример 1
Ниже приведен пример письма, адресованного нескольким получателям на один и тот же адрес:
Г-н Джеймс Локвуд, г-жа Белла Рэмси, г-жа Дженна Ларсон
Департамент безопасности
Блумфилд Кибер Интернэшнл
1234 W Chester Rd, Suite 300
Майами, Флорида 44499
Дорогие мистер Джеймс Локвуд, мисс Белла Рэмси и миссис Дженна Ларсон!
Пример 2:
Ниже приведен пример письма, адресованного нескольким получателям по разным адресам:
Доктор Марк Пирсон
Копия: д-р Лилли Джонс, д-р Ричард Вейц
Кардиология
Больница общего профиля Митчелла
1234 Доктор медицины, офис 25
Рочестер, Нью-Йорк 33445
Уважаемый доктор Марк Пирсон!
Копия: д-р Лилли Джонс, д-р Ричард Вейц:
Пример 3:
Ниже приведен пример письма, адресованного большой группе людей по одному и тому же адресу:
Члены приемной комиссии
Приемная комиссия
Университет Ричфилда
1234 Учебный переулок, Костюм 900
Ричфилд, Висконсин 55440
Уважаемые члены приемной комиссии!
Советы по адресации писем нескольким людям
Вот несколько дополнительных советов, которые помогут вам успешно адресовать письмо нескольким людям:
Соблюдайте формальности
Важно учитывать уровень формальности в профессиональной переписке. Если вы пишете коллегам, с которыми у вас налажены отношения, возможно, вы сможете использовать менее формальный язык своего письма. Если вы пишете новым знакомым, руководителям или инвесторам, лучше всего, чтобы язык вашего письма был формальным и профессиональным.
Обращайтесь к людям в приветствии
Обращаясь к большой группе людей в заголовке, например к совету или комитету, рассмотрите возможность индивидуального обращения к каждому члену группы в своем приветствии, если их меньше восьми. Это может добавить чувство личной связи к письму, адресованному большой группе, и может помочь вашим читателям почувствовать личное признание.
Сопоставьте свой конверт с заголовком
Важно, чтобы формат заголовка соответствовал формату почтовой информации на конверте. Убедитесь, что информация согласуется между ними, чтобы ваша корреспонденция оставалась аккуратной, профессиональной и без расхождений.
Download Article
Download Article
There are many situations where you may find yourself writing a letter to multiple recipients. You may be sending a Christmas letter or wedding invitation to a large family. You may be sending a cover letter for a job where there are multiple hiring managers. Whatever the case, you have a variety of options when it comes to addressing a letter to multiple recipients.
-
1
Write a header. Business letters include a header in the upper lefthand corner. This is a single-spaced list of information about the company and the letter’s recipients. When addressing a business letter to multiple recipients, you will still need to include the header.
- In the top right corner of the letter, you should write the recipient’ names first. Write the names using formal titles if necessary (e.g., Dr. Nora Woods), and separate the names by a comma (e.g., Dr. Nora Woods, Dr. Mark Brook).
- Then, write the name of the company on the next line (i.e., Penbrook Medical Associates), and on the next line write the company’s address. On the last line write the city, the state abbreviation, and the zip code.
-
2
Address all names, if possible. It may be possible to include all names in the salutation of a business letter. You can use «Dear» as your greeting, and proceed to address all the recipients. In a business letter, you end the salutation with a colon rather than a comma.[1]
For example, «Dear. Dr. Nora Woods and Dr. Mark Brook:».Advertisement
-
3
Include a carbon copy. However, you may be writing a letter to many, many recipients. In this case, you can include a carbon copy on the bottom of the letter. A carbon copy, or cc, lets others know who else is receiving the letter. You can include a carbon copy somewhere below your signature.
- A carbon copy is usually marked by the words «cc» or «copies to», usually followed by a colon.
- Multiple recipients are listed using their full names and alphabetically. For example, «cc: Dr. Mark Brook, Dr. Nora Woods.» If the recipients are from a different business, it’s important to include that business’s name in parentheses after the names. For example, «cc: Dr. Mark Brooks (Penbrook Medical Associates), Dr. Nora Woods (Shepherd Medical Hospital).
- Keep in mind, the term «carbon copy» means there will be copies of the letter circulating. You should make sure, if you’re using a carbon copy, all parties listed receive their own copy of the letter. You should not use a carbon copy if you’re only sending the letter to one person.
-
4
Use an informal word only in certain cases. In rare cases, you may be sending a business letter out to an entire office or a very large group. In this case only, it is appropriate to use an informal word to address the letter. If you’re sending a mass e-mail to your entire company, for example, you can write something like, «Dear Associates» or «Dear Colleagues» if your company consists of well over 10 people. Keep in mind it is always better to get a name, however.[2]
Advertisement
-
1
Consider formality. Formality makes a big deal in how you address a letter. When sending out a formal invitation, like a wedding invitation, it’s custom to use titles like «Mr.» and «Mrs.» This is also the case for sending out cover letters. However, if you’re sending a casual letter to a close friend or family member, formality matters less. It’s appropriate to simply use first names, which may actually be easier when addressing multiple recipients. For example, it’s more cumbersome to write «Dear Mr. Silas Kingsley and Mr. James Knight» than it is to simply write, «Dear Silas and James.»
-
2
Take special considerations with married couples. When addressing a letter to multiple recipients, you’re often writing to a married couple. Do some research ahead of time. See whether or not the couple has the same last name, and make sure to address them by the appropriate title in a formal letter.[3]
- Whose name comes first is somewhat subjective, but some etiquette rules claim if someone has a high ranking title, like doctor, their name should come first. For example, if you’re writing to a husband and wife, and the wife has a PhD, you would write, «Dear Dr. Jacobs and Mr. Jacobs.» You could also write, «Dear Dr. and Mr. Jacobs.»
- If no one has a formal title beyond «Mr.» or «Mrs.», you can simply write «Dear Mr. and Mrs. Jacobs» or «Dear Mr. Jacobs and Mrs. Jacobs.» This really depends mostly on your preference. You can also try something like, «Dear Oliver and Marie Jacobs.» You can also switch up the order of the names. Formal rules of etiquette usually place the man’s name first, but this is a largely outdated practice and some people may even take offense.
- If a couple has different last names, make sure you acknowledge this in your salutation. For example, «Dear Mr. Jacobs and Ms. Elliot» or «Dear Mr. Oliver Jacobs and Ms. Marie Elliot.»
- If this is an informal letter, keep things simple. You can just write «Dear Marie and Oliver» or «Dear Oliver and Marie.»
-
3
Address a family as one unit, if appropriate. If you’re writing a letter to a family, consider addressing them as one unit. For example, you can try something like, «Dear Donahue Family.» This is a salutation often used in holiday cards.
- You can also try including a couple of names, but not all the names. If you know a couple with a lot of kids, for example, you can try something like, «Dear Katie, James, and family.»
- For smaller families, including the names of everyone can be a nice touch. If it’s not too cumbersome, try to include everyone’s name. For example, «Dear Katie, James, Harper, and Brayden.»
-
4
Use an informal word as a last resort. In some cases, you may not know who exactly you’re addressing. While it’s always ideal to try and get a name, if it’s not possible you can use informal words. If you’re sending a cover letter to a large literary magazine, you can write «Dear Editors» if there are five or six editors that handle submissions. If you’re a boss and sending a letter to all your employees, something like «Dear employees» is sometimes appropriate.[4]
- Keep in mind it’s always best to get a name. You should only use this approach as a last resort if you’re unable to find a specific name.
Advertisement
-
1
Address a business letter. In a business letter, you would write the name, then the company name, then the delivery address, and lastly the city, state, and zip code. In a business letter, write the first person’s name, then a comma, then their title at the company after the comma. On a new line, write the next person’s name, title, and so on.
-
2
Include all names, if possible. If you’re sending the letter to one address, try to include all names. In a formal letter, it’s best to include full names and titles of all the recipients. However, this is not always possible. It depends on the size of the envelope and your handwriting. If you’re able to write small and neat, or working with a larger envelope, it’s probably feasible to include all names.[5]
- For example, you could write something like «Mr. Oliver Jacobs and Mrs. Marie Jacobs» as the recipient’s name. If you’re limited on space, you can try something like, «Mr. and Mrs. Jacobs.»
- Make sure you get titles correct. For example, if Oliver Jacobs has his PhD, write something like «Dr. Oliver Jacobs and Mrs. Marie Jacobs.» Or «Dr. and Mrs. Jacobs.»
- For more informal letters, do not worry as much about titles. If you are writing to close relatives or friends, «Mr.» and «Mrs.» are no required. Simply write something like, «Oliver and Marie Jacobs» or «Marie and Oliver Jacobs.»
-
3
Try referring to a family as a unit. If you’re sending out a Christmas card, it’s usually appropriate to write the family as a single unit, using their last name and adding «family». You can write down «The Jones Family» on the envelope. As long as you have the address correct, the mail carrier should be able to figure it out.
-
4
Address a letter to the appropriate institution. If you’re mailing a letter to a larger institution, you should usually write down the name of that institution. When applying to grants, scholarships, and so on, there is usually instructions on your application explaining how to address your envelope. Usually, you would write something like, «Admissions Office at Brown University.»
- When sending in submissions to a literary magazine, the magazine’s website should provide information on how to address your envelope.
Advertisement
-
1
Stay away from referring to a married couple by the man’s name. Some very dated rules of etiquette advise omitting the woman’s name when addressing a married couple. You would address a couple as something like, «Mr. and Mrs. Oliver Jacobs.» While this was once the preferred method of addressing a married couple, it’s considered dated by modern standards. Many women find it sexist to have their names omitted in a letter. You should err on the side of caution and avoid omitting a woman’s name when addressing a letter or envelope.[6]
-
2
Avoid things like «To Whom it May Concern» in cover letters. Many people begin cover letters with something like «To Whom It May Concern.» You may do this if you find multiple names for the hiring manager. However, it’s always better to go with one or two names. Writing «To Whom It May Concern» conveys you did not do your research. You can usually figure out a company’s hiring manager by browsing their website.[7]
- If you cannot find any information on hiring managers, use a specific word to address your cover letter. For example, «Dear Hiring Managers» would work, or something like, «Dear Hiring Staff of the Hilton Hotel.»
-
3
Make sure you get titles correct. When addressing multiple recipients, make sure you get everyone’s title correct. Know if someone has a PhD and address them as «Dr.» If someone is a priest, check to see if they’re typically addressed as «Rev.» When sending out a letter, you want to make sure you’re respectful of everyone’s titles.[8]
Advertisement
Add New Question
-
Question
How do I address a letter to two married couples?
Mr. and Mrs. (last name) & Mr. and Mrs. (other last name).
-
Question
How do I address the second page of a letter to multiple people at a company?
It’s not necessary for you to address the second page.
Ask a Question
200 characters left
Include your email address to get a message when this question is answered.
Submit
Advertisement
-
If the letter is a thank you note or another personal note, consider sending each person a separate letter.[9]
-
Email etiquette follows similar rules. You can use the same rules as formal letter writing to address a job application or other formal email.
Advertisement
References
About This Article
Article SummaryX
To address a professional letter to multiple recipients, start with a salutation beginning with “Dear” followed by their full names. For example, write “Dear Dr. Nora Woods and Dr. Mark Brooks,” and end with a colon instead of a comma. If you’re addressing an entire office or company, you can use a less formal salutation such as “Dear Colleagues” or “Dear Associates.” Keep in mind, however, that such salutations are normally used for very large groups, or informal letters like mass e-mails. For more advice, including how to address multiple recipients in a personal letter, keep reading.
Did this summary help you?
Thanks to all authors for creating a page that has been read 607,270 times.
Reader Success Stories
-
«Loved it! It was the best how-to in the world.»
