Как составить матрицу приоритетов

Начинающим руководителям бывает сложно расставлять приоритеты при планировании задач. Матрица Эйзенхауэра помогает выделить важные дела и не тратить время на ненужные.

• Что такое матрица Эйзенхауэра
• Какие бывают критерии задач по матрице Эйзенхауэра
• Как пользоваться матрицей Эйзенхауэра при планировании дел
• Совет эксперта

Если правильно распределить дела по элементам матрицы Эйзенхауэра, получится расписание, которое «не съезжает» и не вынуждает работать 24/7

Юлия Аравина
Часто начинающие руководители путают оси важности и срочности. Например, видят срочную задачу и сразу же думают, что она важная. На самом деле важная задача — та, которая приведёт к достижению личных целей или целей бизнеса, а в идеале обеих. Срочная задача — та, у которой есть срок выполнения, а не та, которую надо сделать «прямо сейчас».

Юлия Аравина
Ещё один пример важных и срочных дел — вопросы, связанные с демотивацией членов команды. Например, аналитик подаёт заявление об увольнении, а руководитель понимает, что это — ключевой сотрудник. Разобраться в ситуации — важно и срочно. Можно сказать, что важные и срочные дела — это любой «пожар», который может возникнуть в работе: потеря денег, доверия, члена команды.

Если оценивать все задачи как важные и срочные, то внимание и руководителя, и сотрудников расфокусируется. Команда выполняет много заданий, часто в сжатые сроки, из-за этого люди устают и быстро выгорают. Чтобы этого избежать, нужно выписывать задачи на день и стремиться к тому, чтобы задач из квадранта А матрицы приоритетов Эйзенхауэра было не больше трёх, а лучше — одна.

Даже у опытных руководителей не всегда получается расставлять приоритеты. На курсе «Управление командой» студенты учатся планировать время, делегировать задачи, давать сотрудникам грамотную обратную связь. И всё это — не в одиночку, а вместе с наставниками и кураторами, опытными руководителями.

Юлия Аравина
В квадрант В лучше помещать дела, которые связаны с «профилактикой»: развитием руководителя, сотрудников, созданием базы знаний, описанием регламентов. У этих задач нет конкретного срока исполнения, но если убрать их на верхнюю полку, рано или поздно они оттуда свалятся.

Чтобы не забывать о задачах из квадранта В, нужно вносить в расписание все дела из этой категории, например, поставить напоминание, что 10 марта и 10 сентября нужно записаться к стоматологу. Точно так же можно фиксировать все рабочие дела в матрице приоритетов, например, еженедельное общение в клубе руководителей, регулярное обучение и даже выделять время на чтение книг. Когда наступит «час Х», от задачи будет сложнее отказаться, и это повысит шансы её выполнить.

Юлия Аравина
Ещё один способ избавиться от срочных и неважных задач — дать делу «отлежаться». Часто бывает так: если не реагировать на задачу сиюминутно, через какое-то время она перестаёт быть актуальной, а значит, она не так уж и важна. Руководителю нужно помнить, что всегда есть время на размышления, даже если это одна минута. Лучше не бросаться на срочное дело, а взять паузу, вернуться к своей системе приоритетов и оценить важность задачи.

Если неважных и срочных задач много, их лучше делегировать. Руководителю важно спрашивать себя: насколько это дело значимо для меня и для компании? Здесь помогает лайфхак: сравнивать цену задачи при разных условиях. Например, если этим делом будет заниматься руководитель, это будет стоить компании Х рублей, а если другой сотрудник — в два раза меньше.

Юлия Аравина
Когда поглотителей становится много, руководителю нужно разобраться с тем, сколько дел у него в расписании. Если задач действительно много, то пересмотреть свою нагрузку и найти другие способы отдыха, например, перекусить или прогуляться 15 минут. Так получится действительно переключиться, а не создать иллюзию отдыха.

Совет эксперта

Юлия Аравина
Использование принципов матрицы Эйзенхауэра помогает акцентировать внимание на важном, отказываться от ненужного и верно оценивать срочность задач. Чем раньше руководитель научится планировать время и приоритизировать задачи, тем лучше и спокойнее будет ему и команде.

Наставник курса «Управление командой», коуч IT‑руководителей и команд, психолог, ex-руководитель направления обучения и развития персонала в IT

Матрица Эйзенхауэра — это метод расстановки приоритетов, в котором задачи оцениваются по двум критериям: важности и срочности. Для сортировки задач по этим критериям используется специальная таблица из четырех квадратов:

Кто придумал матрицу — точно не известно. Свое название она получила в честь американского президента Дуайта Эйзенхауэра. Однажды, выступая на ассамблее церквей в штате Иллинойс, он сказал:

— У меня есть два типа проблем: срочные и важные. Срочные не важны, а важные никогда не бывают срочными

Чаще всего создателем метода называют Стивена Кови, автора бестселлера «Семь навыков высокоэффективных людей».

Для чего нужна матрица

Матрица Эйзенхауэра — это простой и в то же время очень мощный инструмент тайм-менеджмента, который помогает решать самые разные задачи. Вот лишь некоторые области ее применения:

1. Расстановка приоритетов

Важный нюанс: квадраты B и C отличаются не порядком выполнения, а бюджетом времени. Мы стараемся потратить как можно больше времени на важные дела из квадрата B, и как можно меньше — на второстепенные дела из квадрата C.

2. Планирование дел

Матрицу Эйзенхауэра можно рассматривать как «продвинутый» вариант обычного списка дел. В таком списке сразу видно, какие задачи главные, а какие второстепенные.

«Матричный список» подходит для любых горизонтов планирования: день, неделя, месяц, год. Кроме того, с его помощью можно быстро упорядочить задачи для отдельных крупных проектов, вроде ремонта на даче или создания сайта.

3. Делегирование

Матрица Эйзенхауэра помогает определить, какие задачи можно делегировать подчиненным, а какие не стоит. Для этого нужно составить список своих текущих занятий и распределить их по матрице.

В первую очередь делегируем задачи из квадратов C и D — это второстепенные дела, которые только отнимают у руководителя время: 80% усилий на второстепенные задачи принесут всего 20% результата, а 20% усилий на профильные задачи — 80% результата. Задачи из квадрата B следует делегировать выборочно и с осторожностью. Дела из квадрата, А передавать подчиненным крайне нежелательно.

Это «упражнение» полезно периодически повторять. Если чувствуем, что нагрузка увеличилась, снова составляем матрицу и анализируем текущие задачи.

4. Диагностика продуктивности

Как заполнять матрицу

Как определить важность задачи

Иногда требуется составить матрицу Эйзенхауэра для какого-то одного проекта, например, для генеральной уборки. Здесь все задачи будут иметь отношение к главной цели («благополучно завершить проект»). В этом случае важность задач лучше оценивать по степени их влияния на результат. Например:

Алгоритм сортировки следующий: составляем перечень задач по проекту, упорядочиваем их по степени влияния и делим получившийся список примерно пополам.

Как определить срочность задачи

Срочность — понятие относительное. Ее нельзя оценивать механически: всегда нужно учитывать текущий контекст. Например, задача «сходить в магазин» не срочная, если дома большой запас продуктов, и очень срочная, если обед не из чего готовить.

Как сортировать задачи

К каждой задаче задаем два вопроса:

• Это важно? Это имеет отношение к моим целям или ценностям?
• Это срочно? Можно ли это отложить?

Вот как распределятся дела из первоначального списка:

Такая сортировка не занимает много времени. У опытных «тайм-менеджеров» на каждую задачу уходит не более пары секунд.

Значение квадратов

Квадраты матрицы Эйзенхауэра — это не просто случайные скопления задач. Каждый квадрат по-особому влияет на жизнь человека и требует своего подхода. Рассмотрим их более подробно.

Квадрат «Важно и срочно»

Квадрат «Важно, но не срочно»

Этот квадрат называют «стратегическим», поскольку он напрямую связан с постановкой и достижением целей. Сюда попадают задачи по саморазвитию и повседневная работа над важными проектами.

Квадрат «Срочно, но не важно»

Его называют «квадратом суеты, помех и иллюзий». Сюда попадают срочные дела, которые не имеют отношения к главным целям человека. Увы, но это обычно самая многочисленная группа задач в нашем списке дел.

Квадрат «Не важно и не срочно»

Некоторые называют этот квадрат «мусорной корзиной». В него попадают малозначительные дела, которые «не горят» и никак не влияют на нашу жизнь. Обычно это различные спонтанные желания и задачи, которые планируют без особой цели.

Правило 4D

Чтобы быстро запомнить стратегию для каждого квадрата, Стивен Кови предлагает использовать мнемоническое правило 4D:

• Do — делай. Выполняем сразу.
• Decide — решай. Обдумываем и планируем.
• Delegate — делегируй. Передаем эти задачи подчиненным или сокращаем время на их выполнение.
• Delete — удаляй. Вычеркиваем эти дела из списка.

Для запоминания можно использовать и русский аналог — правило 4С (Сразу, Систематически, Сотрудникам и Стереть).

Как пользоваться матрицей: четыре способа

1. По срочности

Выполняем задачи в порядке их срочности (ACBD). Этот способ помогает не «тонуть в делах» и вовремя выполнять все задачи. Он полезен в тех случаях, когда мы испытываем панику из-за большого количества дел и не знаем, за что хвататься.

Недостаток: на важные задачи из квадрата B часто не остается ни времени, ни сил.

2. По важности

Выполняем задачи в порядке их важности (ABCD). Такой подход часто пропагандируют в популярной литературе по тайм-менеджменту. И это логично: мы не тратим энергию на мелочи, а сразу занимаемся главными делами.

Недостаток: под удар попадают задачи из квадрата C. Мы не успеваем оплачивать счета, поддерживать порядок, делать покупки. Если нет возможности делегировать эти задачи, могут возникнуть проблемы.

3. Фиксация целей

Жестко планируем время на квадрат B, а остальные задачи выполняем «в окнах» между этими блоками. Этот способ помогает непрерывно двигаться к цели, не отвлекаясь на помехи.

Недостаток: такой план легко срывается из-за особо срочных задач из квадратов А и C.

4. По обстоятельствам

Где создать матрицу. Обзор инструментов

Матрицу Эйзенхауэра можно реализовать с помощью самых разных инструментов тайм-менеджмента. Рассмотрим некоторые популярные варианты.

1. Бумага
   Самый простой вариант — это взять лист бумаги и разделить его на четыре части. Подписывать квадраты не обязательно.

   Такой матрицей пользуются так же, как и обычным списком дел. Ее носят с собой и вычеркивают задачи по мере выполнения.

   

2. Специальный бланк
   Скачиваем и распечатываем готовый шаблон матрицы Эйзенхауэра. Пользоваться такой матрицей зачастую приятнее, чем самодельной таблицей.

   

3. Excel
   Матрицу Эйзенхауэра можно создать с помощью Excel или любых других электронных таблиц. Для этого размечаем таблицу так, как показано на иллюстрации ниже.

   

   Этот вариант подойдет скорее тем, кто проводит большую часть времени за компьютером. Впрочем, такую матрицу при желании тоже можно распечатать и носить с собой.

4. Приложения для планирования
   В современных таск-менеджерах матрицу Эйзенхауэра можно реализовать сразу двумя способами.

   Первый способ — это теги. Для каждого квадрата создаем отдельный тег и прикрепляем его к задачам из списка. Вот как это будет выглядеть в программе SingularityApp:

   

   Второй способ — это настроить приоритетность задач. Идея в том, чтобы каждому квадрату матрицы соответствовал свой приоритет. Например, в Сингулярити можно сделать так:

   • Квадрат А: закрепляем эти задачи, чтобы они находились в начале списка (горячие клавиши Ctrl + 0).
   • Квадрат B: устанавливаем высокий приоритет (Ctrl + 1).
   • Квадрат C: устанавливаем средний приоритет (Ctrl + 2).
   • Квадрат D: устанавливаем низкий приоритет (Ctrl + 3).

   В результате получится следующий список:

   

   Ведение матрицы в планировщиках — это, наверное, самый актуальный в наши дни вариант. Такие программы можно установить на смартфон, и матрица всегда будет под рукой.

Преимущества и недостатки метода

Матрица Эйзенхауэра — это самый популярный, но отнюдь не идеальный инструмент расстановки приоритетов. Как и у других методов тайм-менеджмента, у матрицы есть свои достоинства и недостатки.

Достоинства:

• Универсальность
  Матрица подходит для любых горизонтов планирования: день, неделя, месяц, год. С ее помощью можно упорядочить дела для отдельного проекта или жизненной сферы. Пользоваться матрицей в равной степени могут и бизнесмены, и школьники.

• Простота
  В матрице Эйзенхауэра нет ничего принципиально сложного. Ее можно быстро освоить, а на ее заполнение обычно уходит не больше пары минут.

Недостатки:

• Субъективность
  Люди часто сортируют задачи интуитивно, не опираясь на объективные критерии. Это, в свою очередь, приводит к серьезным просчетам в планировании. Например, срочными у них становятся задачи, которые можно без проблем отложить, а важными — задачи, которые никак не влияют на их жизнь.

• Приоритизация без учета контекста
  Важность и срочность не являются универсальными критериями приоритетности. Зачастую полезнее ориентироваться на другие критерии: ожидаемые затраты, ожидаемую эффективность или время выполнения задач.

Важно помнить об этих проблемах и не использовать матрицу механически. Кроме того, в тайм-менеджменте есть и другие способы расстановки приоритетов: метод АБВГД, АБВ-анализ, принцип Парето и т. д. В некоторых ситуациях эти техники могут оказаться более удобными, чем матрица Эйзенхауэра.

Матрица Эйзенхауэра (она же — матрица задач) — матрица расстановки приоритетов, распространенный инструмент, с которым планирование времени делается значительно легче. Его часто упоминают в статьях про тайм-менеджмент, но не раскрывают, что это за техника, подробно.

Из этой статьи вы узнаете, что такое матрица дел Эйзенхауэр, как инструмент расстановки приоритетов, каковы его критерии и что матрица Эйзенхауэра позволяет сделать, как расставлять задачи по матрице Эйзенхауэра в примерах. Также вы увидите готовые шаблоны и аналоги техники. Поехали!

Что такое матрица Эйзенхауэра (простыми словами)

Матрица Эйзенхауэра — это система распределения приоритетов для дальнейшего выполнения задач. Она состоит из двух осей: «важность» и срочность», при помощи которых можно расставить приоритеты и последовательность выполнения задач.

Матрица Эйзенхауэра простыми словами — это способ определить, что вам нужно сделать в первую очередь, что во вторую, а что не делать вообще.

Суть в следующем: вы записываете все свои дела на день и распределяете их по четырем блокам (еще их называют «квадрант»): важно и срочно (сделать в первую очередь), важно, но не срочно (во вторую), срочно, но неважно (делегировать) и не срочно и не важно (не делать вообще).

Это краткое и классическое изложение, в чем суть матрицы Эйзенхауэра. Ниже вы прочитаете более подробное описание каждого квадранта, примеры, какие дела могут туда входить, и ошибки, которых следует избегать, чтобы сделать планирование своего времени эффективнее.

Квадрант 1 — «Авральный квадрант»

Еще его называют квадрантом результата или кризисов.

Сюда попадают дела, которые вы определили как «важные» и «срочные». Обычно это дела, невыполнение которых ведет к негативным последствиям, дела, которые быстро потеряют актуальность (например, вы потеряете важного клиента, если не переговорите с ним прямо сегодня), и дела, связанные со здоровьем (когда у вас болит зуб — все остальные задачи резко делаются неважными).

В классической версии матрицы Эйзенхауэра это квадрат для дел, которые вы должны сделать прямо сейчас, бросив все остальные задачи, иначе это приведет к тяжелым негативным последствиям.

Классическая трактовка делает квадрант А самым проблемным: если помечать как «срочно, важно, немедленно сделать» авральные задачи, нацеленные на быстрое решение остро стоящей проблемы, то выполнение таких задач будет даваться:

1. Во-первых, эмоционально тяжело (много работы в ударном темпе, стресс).
2. Во-вторых, преобладание такого типа задач быстро приведет к выгоранию, потому что вы находитесь в стрессе, а вознаграждения за выполнение такого рода задач почти нет — вы просто сохранили «статус-кво», избежали больших проблем.

Поэтому, если такие задачи в вашем расписании преобладают — это маркер, что что-то идет не так: либо у вас слишком тяжелая работа (и тогда имеет смысл взять отпуск, сменить ее, реорганизовать свои обязанности — что угодно, чтобы облегчить себе жизнь), либо вы неправильно расставляете приоритеты и не справляетесь с планированием. Например, берете на себя слишком много чужих проблем и пытаетесь быть всем полезным и удобным, пренебрегая своими интересами.

Однако эта трактовка не всегда актуальна: например, сейчас, согласно исследованию сайта HH.ru, более тридцати процентов работающих соискателей — работают удаленно, из дома. И вот, допустим, вы работаете из дома и обладаете пунктуальным складом характера, благодаря чему не бывает ситуаций, когда вам приходится дописывать заказ за двадцать минут до дедлайна.

Или вы вообще представитель творческой интеллигенции, пишете книги, зарабатываете этим, и у вас дедлайн — через полгода, когда вы обещали сдать книгу издательству. В таком случае, если следовать классической трактовке, квадрант А будет постоянно пустовать, и не потому, что вы так четко планируете свое время и не допускаете авралов, а из-за склада вашей работы.

Или обратная ситуация: у вас стрессовая работа, например, вы кризис-менеджер, или менеджер по переговорам, постоянно находитесь в разъездах, и весь ваш день — это один большой дедлайн, все ваши задачи — срочные и важные.

Если вы чувствуете, что классическая трактовка для вас не совсем актуальна по той или иной причине — параметр срочности здесь можно заменить на:

• Само наличие дедлайна. То есть, в квадрант А попадают задачи, по которым дедлайн в принципе есть, неважно, насколько далекий, главное, что он есть, и вы несете ответственность за то, чтобы его не просрочить.
• Ответственность перед другими людьми. Тогда в квадрант А попадают задачи, которые вы кому-то обещали сделать. Важно: это не подходит, если вы и так много работаете с людьми! Тогда задач в квадранте А будет слишком много, и вы ради них будете пренебрегать другими квадрантами, где располагаются задачи, индивидуальные лично для вас.
• Либо добавить параметр «ценности».

На этом стоит остановиться подробнее.

Классическая трактовка матрицы Эйзенхауэра и отдельно квадранта А предполагает наличие только целей.

То есть, например, у вас есть цель — успешная карьера, повышение, достойный заработок. Тогда в квадрант А попадает то, что важно для вашей работы. А это может привести к тому, что вы пренебрегаете своей жизнью вне работы, не уделяете времени близким, семье, здоровью, банальному отдыху. Это нездоровое поведение, которое приводит к выгоранию и нервному истощению.

Как исправить эту ситуацию: добавить параметр «ценности». Вашей ценностью может быть что угодно: например, ваше хобби, которое дает вам много эмоциональных ресурсов и делает вас счастливым, ваша семья, с которой вы хотите проводить много времени, ваше здоровье.

Тогда в квадрант А будут попадать задачи, отвечающие вашим ценностям. Например, съездить навестить родителей (ценность «семья»), провести вечер за любимым хобби, чтобы не выгореть на стрессовой работе, написать главу книги, потому что вы мечтаете стать писателем, и это — ваш приоритет.

Отсюда рекомендация: определитесь, что для вас важно и приоритетно.

Лучше запишите, чтобы держать перед глазами. Это повысит эффективность использования матрицы Эйзенхауэра, потому что тогда вы будете не только выполнять задачи, актуальные для других людей (вашего начальника, например), но и те, что актуальны лично для вас, а значит, вы будете чувствовать себя более удовлетворенным.

В вопросе определения приоритетов есть две распространенные ошибки.

1. Собственно, отсутствие приоритетов. К чему это ведет: к тому, что тогда ваши приоритеты будет определять кто-то другой, вы будете выполнять задачи для руководителя, жены, друга, не испытывая удовлетворения по этому поводу.
2. Чрезмерное количество приоритетов, когда для вас важно одновременно все. Тогда вы превращаетесь в человека, пытающегося поместить море в стакане и жонглировать десятью факелами, пока едете на одноколесном велосипеде.

Печальная правда тайм-менеджмента: он невозможен был расстановки приоритетов.

Вы не сможете уместить в свои законные двадцать четыре часа всё, от идеальной работы до саморазвития и ухода за собой. Поэтому определите два, максимум три важных для вас направления, и это позволит вам качественно фокусироваться на них. Меньше — лучше.

Квадрант В — «Квадрант потенциала»

Еще его называют стратегическим. В идеале большая часть вашего дня должна быть заполнена задачами из этого квадранта. Как правило, сюда входит:

• Ваша основная работа, рабочие задачи, связанные с реализацией ваших проектов, ваших должностных обязанностей; сюда же идут задачи, связанные с поддержанием ваших основных ценностей — например, провести время с детьми;
• Задачи для долгоиграющих проектов, дедлайн по которым наступит еще не скоро. Например, вы пишете диплом. Тогда каждый день в квадранте В будет задача «написать несколько абзацев диплома».
• Задачи, нацеленные на саморазвитие: самообразование, чтение книг по специальности, прохождение курсов. Также сюда относятся задачи по поиску новых возможностей.

Матрица Эйзенхауэра позволяет расставить приоритеты, оценив текущую жизненную ситуацию. Например, если вы потеряли работу, найти новую — это срочно и важно, но если вы просто мониторите рынок в поисках лучших предложений — это важно, но не срочно, это «квадрат потенциала»;

• Задачи по поддержанию здоровья: спортивные тренировки, поддержание режима дня.

В целом можно заключить, что дела из квадранта В — это поддержание вашего уровня жизни. Если вы не будете их выполнять — у вас появится очень много дел из квадранта А.

Не будете выполнять рабочие обязанности — придется спешно исправлять последствия, не будете развиваться — перестанете быть ценным специалистом и выдерживать конкуренцию, не будете следить за здоровьем — с ним начнутся проблемы, не будете уделять время семье — отдалитесь друг от друга.

Поэтому важно последовательно, ежедневно уделять внимание задачам из этого сектора.

Квадрант С — Квадрант помех

Срочные, но неважные задачи, как правило, появляющиеся неожиданно, требующие внимания, но не ведущие ни к каким позитивным изменениям, не отвечающие вашим приоритетом.

Например, поломка техники, неожиданно приехавшие родственники, срочное, но бессмысленное совещание, коллега, которому приспичило прямо сейчас обсудить, какие у него выросли на грядке помидоры.

Что с этим делать:

• Делегировать. Например, если речь идет о поломке техники, специалист явно справится с ней лучше и быстрее вас.
• Автоматизировать. Например, вложиться в покупку посудомоечной машины и робота-пылесоса, если вас сильно отвлекает уборка.
• Оптимизировать. То есть, собрать несколько таких задач и выделить им час в конце рабочего дня, а не распыляться на них весь день, отвлекаясь от чего-то действительно важного.
• Отказаться от их выполнения. Не слушать про помидоры коллеги, не присутствовать на неважном совещании, отказаться принимать у себя родственников — потому что ваши приоритеты в вашей жизни должны стоять на первом месте.

Квадрант D — Мусорная корзина

В разных источниках содержимое этого квадранта трактуется по-разному.

1. Мелкие дела по работе, такие как «разбор почты», «телефонные звонки», «навести порядок на рабочем столе», «полить цветы в офисе» — вроде бы полезно, но по сути бессмысленно, потому что не ведет ни к каким целям и не реализует никакие приоритеты.
2. Более жесткая трактовка: все дела, не относящиеся к работе — просмотр фильмов, прослушивание музыки, чтение развлекательной, а не профессиональной литературы, иногда сюда записывают даже сон.

Часто дела из квадранта D рекомендуют вовсе не делать, выбросить. Это нерационально. В конечном итоге делать все это действительно нужно: не будете разбирать почту — там будет бардак, а это затруднит работу, не будете поливать цветы — они завянут, в офисе будет некрасиво, это испортит настроение вам и коллегам, не будете отдыхать — выгорите.

Ловушка здесь заключается в том, что это простые, приятные (в случае с отдыхом) или иллюзорно-полезные (в случае с маленькими делами по работе) задачи, которые мы склонны выполнять в начале дня, оправдываясь тем, что «ну вот сейчас быстренько посмотрю видео, соберусь с мыслями, и начну работать» или «сейчас быстренько проверю почту, это ведь тоже нужно, я ведь рабочую задачу выполняю, а потом начну».

Таким образом мы проваливаемся в прокрастинацию, тратим время и силы, и в итоге не выполняем действительно важные задачи.

Поэтому более рациональное распределение времени — делать эти задачи, но «по остаточному принципу». В конце рабочего дня, когда более важные и приоритетные задачи выполнены, а вы слишком устали, чтобы делать что-то, требующее умственных усилий, вы можете занять время делами из «мусорной корзины». Так вы отдохнете, расслабитесь с чистой совестью, или сделаете что-нибудь маленькое, но полезное. Все в выигрыше.

Шаблоны и примеры использования

Вы можете скачать эти шаблоны для применения матрицы Эйзенхауэра, распечатать и заполнить.

Где можно использовать матрицу: это универсальный инструмент, подходит как для работы, так и для повседневной жизни. Сложности могут возникнуть, если ваша работа — нестандартная (насыщенная стрессами и дедлайнами, либо, напротив, без дедлайнов, завязанная на вашей самодисциплине), но и тогда матрицу можно оптимизировать под себя.

Каким стратегиям можно следовать, решая поставленные задачи:

«По алфавиту»

То есть, сначала вы делаете самое срочное и самое важное, затем переходите к квадранту стратегии (квадрант В), далее С и D.

Плюсы: рациональное расходование ресурсов, быстрое решение стрессовых задач, чтобы освободить время и силы для «стратегического» — самого важного — квадранта.

Минусы: так вы позволяете другим людям определять, как будет проходить ваша рабочая деятельность (потому что «срочное и важное» определяется, как правило, другими людьми — коллегами, руководителями, клиентами); плюс «срочное, но неважное» может мешать выполнению «срочного и важного» (например, к вам приехали родственники, и вы не можете нормально работать.

«Наденьте маску на себя»

То есть, самые приоритетные для вас задачи — из квадранта В, нацеленные на вашу личную самореализацию и саморазвитие. Для них вы выделяете конкретные часы в расписании, которые ни в коем случае не должны сдвигаться. Остальные задачи выполняются в промежутках между этими часами. Хорошо подойдет фрилансерам, представителям творческих профессий, людям со свободным графиком.

Гибкий подход

Выполняете то, что уместно в данный конкретный момент, что больше всего удобно. Минус такого подхода в том, что невозможно составить расписание, вы всегда вынуждены принимать решение, чем вам заниматься, а это истощает ресурсы мозга.

Инструменты для создания матрицы

• На бумаге. Берете простой лист бумаги, чертите таблицу, вписываете туда задачи. Плюс: просто, никаких заморочек и финансовых трат. Минус: трудно редактировать, каждый раз приходится тратить еще лист бумаги.
• Онлайн-версия бумаги — Word.
• Канбан-доска. Можно в реальности (доска, на ней крепятся стикеры), можно онлайн. Инструмент для создания канбан-доски — Trello (приложение для организации времени, более десяти миллионов скачиваний).

Суть в том, что вы создаете онлайн-доску, на которую можете крепить карточки — задачи — в четыре колонки, соответствующие квадрантам Эйзенхауэра. Карточки функциональны, позволяют занести всю необходимую информацию: списки подзадач, изображения, цветные обозначения.

Плюс метода: яркая, простая визуализация, простота в использовании.

• Любой заметочник, который вы уже используете: Evernote, Notion — оснащен тем же функционалом, что и Word. Notion также предоставляет функцию канбан-доски.
• Приложения со списками дел: ToDoList, AnyDo. Тогда вы создаете задачу и присваиваете ей метку «квадрант А/В/С/D» или метку «важно/неважно» плюс флажок срочности. Тогда списки дел в том или ином квадранте формируются автоматически.
• Можно работать в Excel, однако, на мой взгляд, в Эксель удобнее работать с числовыми данными, чем с текстами.

Также есть приложения, сфокусированные непосредственно на матрице Эйзенхауэра —

• MyEffectiveness. Разработчики стремятся объединить множество техник тайм-менеджмента в одном приложении: технику Помодоро, список дел, пространство для заметок, сферы влияния, пирамида Франклина, диаграмма эффективности, и в том числе используют инструмент матрицы Эйзенхауэра.
• IKE. Сфокусирована именно на матрице Эйзенхауэра, это основной инструмент приложения. Позволяет создать несколько матриц по разным областям жизни, карточки задач с информацией по ним, установить время выполнения задачи. Также красиво оформлена.
• 4Do. Тоже использует матрицу как основной инструмент. Простой, лаконичный, визуально понятный дизайн, назойливые напоминания, что нужно сделать, возможность создать подзадачи, конкретную дату для задачи.
• Improve My Life. Фишка приложения в том, что оно позволяет контролировать различные сферы вашей жизни: яркие впечатления, самосовершенствование, финансовый вопрос, призвание, дружба, любовь, здоровье, саморазвитие. Устанавливая задачу, вы определяете, к какой сфере жизни она относится, и какое влияние на нее имеет.

Таким образом, когда вы выполняете задачи, формируется диаграмма, где вы видите, какому сегменту вашей жизни вы уделяете наибольшее внимание, а какому — меньше, и стоит сфокусироваться на нем сильнее. А для определения очередности выполнения задач используется матрица Эйзенхауэра.

Плюсы и минусы

Достоинства:

+ Простота концепции. Легко понять, легко ввести в употребление, не нужно заморачиваться с большим количеством подкатегорий.

+ Легко интегрировать матрицу в жизнь.

+ Универсальна, легко оптимизировать под свои задачи путем переименования критериев.

+ Помогает быстро определить, что необходимо выполнить прямо сейчас.

+ Помогает контролировать свою жизнь и понимать (по перекосу в сторону того или иного квадранта), что что-то в планировании сделано неправильно.

Недостатки:

— Субъективность: приоритеты задачам вы выставляете сами, и можете сделать это неправильно, и этим испортить себе день (например, посчитав важным и срочным срочное, но неважное).

— Дает простор для ловушек мышления, например, когда вы считаете важным и приоритетным все подряд вместо двух-трех ключевых жизненных аспектов.

— Слишком простая, не учитывает другие факторы приоритетности, уделяя внимание только «срочности», тогда как важным фактором может быть релевантность, степень отдачи и т.д.

— Слишком громоздкая: принцип матрицы интуитивно понятен, заполнять каждый раз всю матрицу нет смысла.

Кто такой Эйзенхауэр

Дауйт Дэвид Эйзенхауэр (Dwight D. Eisenhower) — третий президент США, правил восемь лет, с 1953 по 1961 год, до этого был генералом армии США, участвовал в двух мировых войнах, боролся против расовой сегрегации в армии и притеснений чернокожих граждан Америки в южных штатах.

Считается, что матрицу Эйзенхауэра придумал он. Однако это не так — он лишь сказал цитату, которая, вероятно, подтолкнула специалистов по тайм-менеджменту придумать такую концепцию. Цитата звучит так:

«У меня есть два вида проблем: срочные и важные. Срочные не важны, а важные никогда не бывают срочными».

На основании этой цитаты Лотар Зайверт придумал концепцию матрицы Эйзенхауэра и изложил ее в книге «Ваше время в ваших руках» (он писал ее на немецком, поэтому немецкое название звучит так: “Mein Zeit fur das Wesentliche”) в 1984 году.

Однако популярной матрица стала лишь спустя пять лет, когда ее изложил в своей книге «Семь навыков высокоэффективных людей» Стивен Кови (Stephen Covey, “The 7 Habits of Highty Effective People”, 1989 год). Поэтому иногда матрицу еще называют «квадранты Кови».

Советы

Перед тем, как начать работу с матрицей, целесообразно определиться с целями и приоритетами, которые и станут ключевыми критериями, по которым вы будете определять ту или иную задачу в определенный квадрант.

Да, конечно, вероятно, вы интуитивно и так понимаете свои приоритеты и ценности, но лучше сформулировать их четко и записать на бумаге. Например, цель: «Заработать 50 000 к концу месяца», ценности — «быть высоко ценимым специалистом», «здоровье», «общение с друзьями».

Прежде чем записывать задачи в тот или иной квадрант, сначала напишите их единым списком, а уже потом распределяйте. Это удобнее и проще, чем писать сразу в квадранты, потому что когда вы так делаете — ваш мозг вынужден решать разом две задачи: вспоминать задачи и определять их приоритет по критериям. Вы определите приоритеты точнее и быстрее, если избавите мозг от необходимости вспоминать задачи.

Используйте цветовые обозначения в том инструменте, который вы выбрали. Метки, если это онлайн-инструмент, маркер, если на бумаге, цветные стикеры, если это канбан-доска. Так будет проще визуализировать, достаточно одного взгляда на матрицу, чтобы понять, к какой задаче следует приступить прямо сейчас.

Внутри квадранта задачи также можно распределять по значимости: задача А1, задача А2 и так далее. Это позволит точнее структурировать список дел и определить, что за чем следует, а значит, вам будет легче выстроить расписание.

Следите, в каком квадранте вы проводите больше всего времени. В идеале это должен быть квадрант В — самый спокойный и нацеленный на ваше личностное развитие.

Если вы больше времени проводите в квадранте А — пересмотрите свою систему планирования или условия работы. Возможно, вам нужно реорганизовать свои обязанности, сходить в отпуск или сменить работу.

Если больше времени в квадранте С — вероятно, вас слишком легко отвлечь, вы распыляетесь на неважные задачи, стоит поразмыслить над своими приоритетами или пересмотреть отношения с коллегами.

Если больше в квадранте D — вы склонны к прокрастинации, следует изучить материалы на эту тему.

• Матрица Эйзенхауэра ставит ловушку: из-за того, что дела разделены на четыре категории, кажется, что их немного, и появляется склонность перегружать день задачами, а потом выполнить их не получается, и человек испытывает разочарование. Не попадайтесь в эту ловушку. Задач не должно быть много, но это должны быть самые важные задачи. Оптимально — не больше девяти, в квадранте В — не больше трех.
• Планируйте день заранее, чтобы не позволять окружающим (коллегам, руководителям, родственникам) формировать его за вас и нагружать вас задачами, актуальными для ни, но не играющими никакой роли для движения к лично вашим целям и реализации ваших ценностей.
• Матрица Эйзенхауэра лучше подходит для планирования одного дня. Для долгосрочного и среднесрочного планирования — нет.

Аналоги

Есть разные типы матриц Эйзенхауэра.

«Сила — отдача»

Здесь изменены критерии матрицы Эйзенхауэра: вместо осей «важность» и «срочность» — оси «сколько сил занимает эта задача» и «какой она дает результат, какова отдача от нее».

Таким образом получаются следующие квадранты:

1. Квадрант А — задача отнимает много сил, но дает много отдачи.

Например, подготовить презентацию для представления компании спонсорам. Это занимает много сил: поднять всю необходимую информацию, структурировать, оформить в презентацию, проверить на ошибки, согласовать с руководителем… Но высока и отдача: вас отметят как исполнительного сотрудника, презентация поможет привлечь спонсоров. Поэтому такие задачи необходимо делать в первую очередь, пока вы еще полны сил и способны на сфокусированную работу, чтобы в итоге она принесла вам большую отдачу.

2. Квадрант В — мало сил и много отдачи.

Например, ваши рабочие обязанности, которые вы уже отточили до автоматизма и можете выполнять, не задумываясь, почти не тратя на них ресурсы. Их нужно выполнять после основной, самой затратной по ресурсам задачи, когда силы еще есть, но их уже не так много, чтобы сосредоточиться на чем-то очень важном.

3. Квадрант С — занимает много сил и дает мало отдачи.

Часто это тяжелая работа, которую вы вынуждены выполнять, но которая вам тяжело дается, «темный сегмент» ваших рабочих обязанностей, например, бюрократия. Или ненужные, но выматывающие совещания, телефонные звонки, решение юридических вопросов. Такие задачи предлагается делегировать: другому человеку, более компетентному, или обладающему другим складом характера, они дадутся легче, а вы освободите время для более приоритетных задач.

4. Квадрант D — занимает мало сил, но и отдачи дает мало.

Часто это бытовые дела: вроде бы и несложно помыть посуду, но и радости от нее никакой. Такие задачи предлагается либо оптимизировать (выделить час в день, чтобы не распыляться на них в течение оставшегося дня), либо автоматизировать, либо делегировать, либо удалить.

Упрощенная версия: АВС

Автор этой концепции предложил отойти от построения сложных таблиц и критериев и просто присвоить каждой задаче буквенное обозначение: А — важно, сделать сейчас, В — сделать потом, С — делегировать или выбросить. И никаких тонкостей.

• Более усложненные типы матрицы предлагают добавить пункт «это могу сделать только я, это моя компетенция, прерогатива, ответственность?» (либо «это значимо лично для меня?»). Если ответ «да» — вы выполняете эту задачу, если ответ «нет» — делегируете, чтобы сфокусироваться на более важном. Подходит руководителям, предпринимателям, у которых много задач, такой параметр помогает их жестко отсеивать.

В заключении

Матрица Эйзенхауэра — простой и удобный инструмент, помогающий планировать свой день.

Краткая пошаговая инструкция к инструменту:

1. Записываете список дел на день;
2. Определяете их по четырем секторам: «важно и срочно», «важно, но не срочно», «срочно, но неважно», «не срочно и неважно».
3. Важное и срочное — выполняете в первую очередь.
4. Важное, но не срочное — во вторую.
5. Срочное, но неважное — делегируете или автоматизируете.
6. Неважное и несрочное — выполняете после более приоритетных задач.

В чем польза: помогает расставить приоритеты, понять, что нужно сделать сначала, а что потом, наводит порядок в голове, помогает не отвлекаться на задачи, поступающие «извне», фокусироваться на том, что приоритетно лично для вас.

Неочевидная польза: если вы длительное время используете этот инструмент, то сможете проанализировать, почему у вас не получается планировать день так, чтобы в конце испытывать удовлетворение.

Как проанализировать: посмотреть, в каком квадранте вы проводите больше всего времени, задачи какого квадранте отнимают большую часть вашего дня. Таким образом матрица Эйзенхауэра становится еще и полезным инструментом для контроля над собственной жизнью и ее анализа.

Научитесь: Soft Skills for Hard Times
Узнать больше

Содержание

Большой поток повседневных задач требует четкой расстановки приоритетов. Незавершенные дела накапливаются, становятся срочными, и их приходится делать наспех. Те, кто не привык планировать работу, сталкиваются с этой проблемой постоянно. В статье расскажем, как грамотно расходовать время и ресурсы.    

Что такое матрица Эйзенхауэра

Матрица Эйзенхауэра – это один из инструментов для расстановки приоритетов. Модель строится на двух составляющих: важность задачи и срочность ее выполнения. Согласно Эйзенхауэру, любые дела делят на четыре квадранта:

• срочные и важные;
• важные, но не срочные;
• срочные, но не важные;
• не срочные и не важные.

Зачем нужна матрица Эйзенхауэра 

Матрица Эйзенхауэра – удобный инструмент для расстановки приоритетов в задачах. Она помогает определиться с текущими и долгосрочными целями бизнеса, сфокусироваться на важном, отсечь бесполезную работу, которая занимает время, но не приносит пользы.

Метод используют для:

• планирования деятельности;
• приоритизации задач;
• экономии времени на ненужных делах;
• оптимизации расписания.

При помощи метода Эйзенхауэра можно проранжировать даже большой список дел. Бизнес не терпит хаоса: грамотная расстановка приоритетов в задачах делает работу компании более понятной для руководителя и сотрудников.

Кому подойдет матрица

Каждый человек может использовать матрицу Эйзенхауэра как в быту, так и в профессиональной деятельности. Инструмент подходит всем, кто хочет научиться правильно планировать время, эффективно выполнять задачи, избавиться от ненужных дел. 

Достоинства и недостатки метода

Плюсы:

• универсальность и простота – подходит для всех сфер жизни, не требует подготовки и специальных знаний;
• отсутствие сложных настроек и дополнительных инструментов – достаточно составить список задач и распределить их по приоритетам;
• быстрое выявление правильной стратегии развития – уже после сортировки дел становится ясно, на чем следует сфокусироваться;
• определение ошибок тайм-менеджмента – матрица покажет, какие задачи отнимают слишком много времени и сил. 

Минусы:

• система не работает при отсутствии ежедневных задач;
• она малоэффективна при долгосрочном планировании;
• ранжирование задач делается интуитивно, возможны ошибки;
• в матрице не учитываются сторонние факторы.

Значение квадрантов в матрице

Чтобы построить матрицу, нужно:

• составить полный список дел;
• начертить квадрат с четырьмя секторами.

Затем задачи распределяют по квадратнам по степени важности и срочности.

Квадрант A (важно – срочно)

Этот блок заполняют в первую очередь. В нем указывают задачи, пренебречь которыми нельзя. Их невыполнение чревато серьезными неприятностями – не-достижением поставленных целей, опасностью для здоровья/жизни.

В идеале этот квадрант должен оставаться пустым, так как возникновение чрезвычайно важных и «горящих» дел – показатель неорганизованности. 

Квадрант B (важно – не срочно)

Дела во втором блоке считаются приоритетными в работе и обыденной жизни. В квадрант В включают повседневные занятия, рутинную работу, обучение. 

Уделяйте этим задачам максимум внимания, выполняйте качественно и аккуратно. Если вы делаете их вовремя, а не в режиме аврала, результаты будут лучше. Если затягиваете с выполнением – задачи неизбежно перекочуют в сектор А. 

Квадрант C (не важно – срочно)

В этом блоке размещаются дела, которые отвлекают от основных задач и мешают добиваться целей. Они снижают общую эффективность человека или компании, «съедают» ресурсы. В квадрант С можно внести встречи с неперспективными контрагентами или неблизкими знакомыми.

Часто люди по ошибке помещают эти дела в сектор А. В итоге важные дела оказываются на одном уровне с малозначительными. Необходимо научиться отличать значимое от второстепенного, чтобы правильно организовать время.

Квадрант D (не важно – не срочно)

Задачи, попадающие в этот блок, не несут пользы для личностного и профессионального развития. Они приятны и просты – это всевозможные развлечения и досуг. В сектор D можно внести разговоры по телефону, просмотр соцсетей, компьютерные игры.  

Конечно, без отдыха невозможно эффективно работать и двигаться вперед. Однако важно, чтобы он был полезным и не наносил ущерба основной работе.

Как заполнять матрицу

Каждый человек сам решает, как ранжировать дела по уровню значимости и срочности. Первоочередные задачи требуют организации и планирования – они приводят к значимым достижениям. Чтобы правильно заполнить матрицу, нужно понять, из каких факторов формируются эти понятия.

Важность

Важная задача – это дело, которое помогает достичь значимых целей или связано с жизненными ценностями. Например, у руководителя важной целью может быть увеличение прибыли компании, у работника – получение повышения. В связи с этим руководитель поставит задачу внедрить рекламную кампанию, а сотрудник колл-центра – превысить план по продажам.

Чтобы оптимизировать работу колл-центра и помочь менеджерам, внедрите коллтрекинг Calltouch. Сервис отследит номер телефона, запишет разговор и покажет источник звонка. Поможет оценить эффективность рекламной кампании и грамотно распределить бюджет на маркетинг.

Важные задачи в повседневной жизни – поддержание отношений с членами семьи, внимание к здоровью. Они вносится в первые 2 квадранта матрицы Эйзенхауэра.

Срочность

Чтобы оценить срочность задачи, ответьте на вопрос: насколько серьезные последствия возникнут, если отложить ее «на потом». Это может привести к тому, что:

• дело перестанет быть актуальным;
• человек упустит возможности;
• возникнут проблемы с достижением важных целей.

Срочность разных задач определяется по ситуации. Подготовка отчета – не срочное дело, если до дедлайна осталось несколько месяцев. Однако оно становится срочным, если сдать отчет нужно через пару дней.

Справиться с решением сложных и рутинных задач помогает автоматизация. Когда нет времени на такие процессы как ручное управление контекстной рекламой, подключите эффективный инструмент Оптимизатор Calltouch. Он поможет увеличить количество лидов и прибыль компании, обеспечит экономию бюджета и времени, составит наглядные, удобные для анализа отчеты.

Алгоритм сортировки задач

Начните с составления списка целей. После этого запишите предстоящие дела – на день, неделю, месяц. Формировать план задач на год нецелесообразно – невозможно учесть заранее все детали и варианты развития событий. 

Далее задайте себе вопросы:

• Насколько задача важна для реализации моих целей?
• Возможно ли отложить ее выполнение?

Зафиксируйте ответы по каждому из записанных дел.

Основные стратегии использования матрицы

«Тушение пожаров». Это выполнение дел в порядке срочности. Сначала человек решает задачи, которые не терпят отлагательств (квадрант А), затем переходит к менее срочным обязанностям (квадранты B → C → D). 

Применяйте стратегию при авралах и близких дедлайнах: так вы будете точно знать, что нужно сделать прежде всего, и легче переживете напряженный период. Минус метода в том, что на важные дела квадранта В часто не остается времени и сил. Это чревато появлением нового списка срочных и важных задач в следующем периоде – из такого напряженного круговорота будет сложно выбраться. 

«Сначала плати себе». Сначала человек выделяет время на задачи из сектора В – так называемые несдвигаемые часы. Обычно эти дела выполняют в первой половине дня, иногда в часть послеобеденного времени. Остальные задачи распределяют по «окнам» между несдвигаемыми часами. Это самая оптимальная стратегия, но для кризисных периодов она не всегда подходит.

«Гибкий подход». Главный критерий здесь – уместность. Из матрицы выбирают дело, которое можно и нужно выполнить прямо сейчас. Эта стратегия хороша для любых ситуаций, но она предполагает большую нагрузку на человека: при выборе задач он должен анализировать обстановку и руководствоваться холодным расчетом.

Несколько примеров

Держите перед собой список своих целей и ценностей – это поможет объективно и быстро ранжировать задачи. Если вы четко разграничиваете работу и личную жизнь, составьте две матрицы. Если с разделением времени не все так просто, держите дела в одном списке – это поможет не забывать про семью и собственные потребности в условиях напряженной работы.

Внутри каждого сектора матрицы тоже можно приоритизировать задачи. Например, внутри квадрата А у вас будут карточки А1, А2, А3. Это помогает в периоды, когда у вас особенно много дел.

Рассмотрим примеры распределения обязанностей.

Вы ведете рекламную кампанию для интернет-магазина. Цель на месяц – получить больше клиентов.

Задачи:

• составить контент-план;
• проанализировать результаты прошлой кампании;
• связаться с партнерами;
• распределить задачи между сотрудниками;
• найти новые каналы продвижения;
• проанализировать конкурентов;
• сделать отчет о работе;
• перевести посты на иностранный язык.

Если по результатам прошлых месяцев кампания не убыточна, начните с решения привычных задач, а затем внедряйте что-то новое. Вот пример матрицы Эйзенхауэра:

Как сбалансировать квадранты 

Баланс между секторами таблицы Эйзенхауэра – залог личностного и профессионального роста. Чтобы понять, где вы находитесь в матрице приоритетов, определите свои цели и начните отслеживать время, которое вы тратите на различные дела. Так вы поймете, какие задачи были выполнены, как долго вы делали их, какие ресурсы задействовали.

Где создать матрицу Эйзенхауэра

Ее можно сделать:

• На бумаге. Разделите лист на четыре части и перенесите в получившиеся сектора задачи из ранее сформированного списка. Матрицу можно использовать как обычный список дел, убирать выполненные обязанности.
• В системе Канбан. Такой формат помогает наглядно представить задачи, которые стоят перед вами, разбавить их иллюстрациями или стикерами.
• В приложениях для смартфона. Они автоматизируют работу по созданию матрицы – вам не придется ничего чертить и писать. Среди таких приложений – Focus Matrix, 4Do, Taskman.

Коротко о главном

• Матрица Эйзенхауэра – удобный способ организации дел. Она помогает наглядно разделить задачи по степени важности и срочности. 
• Благодаря этому инструменту можно научиться более грамотно использовать время и приблизить достижение целей как в работе, так и в личной жизни.
• Для составления матрицы запишите все свои задачи на выбранный период времени и проранжируйте их по степени важности и срочности. Распределите дела по квадрантам и выберите стратегию использования получившейся таблицы.