Прием и передача дел от предшественника к преемнику должны происходить по акту приема-передачи. На практике так делают довольно редко. Однако если возникнет необходимость провести и задокументировать этот процесс, важно знать, какие правильно это сделать.
Публикуем приказ об организации приема и передачи дел и документов и акт приема-передачи дел и документов.
09.06.2021, 13:42
Актуально на: 16 января 2018 г.
0
Мы рассказывали в нашей консультации, каким образом можно составить в организации акт приема-передачи материальных ценностей. Но иногда возникает необходимость в передаче от одного лица к другому лицу документов, которые также имеют ценность, а потому факт такой передачи должен быть зафиксирован. Речь может идти, к примеру, о передаче документов заказчиком исполнителю при заключении и исполнении договора выполнения работ или оказания услуг, о передаче документов в рамках соглашения о переводе долга или о передаче документов от увольняющегося сотрудника лицу, принимающему ответственность за такие документы.
Как в этом случае составить акт приема-передачи документов физическими лицами или между организациями?
Форма акта приема-передачи документов
Независимо от того, на каком основании и с какой целью производится передача документов от одного лица к другому, а также производится ли передача документов между физическими лицами или организациями, акт приема-передачи может составляться по схожей форме. Унифицированной и обязательной к применению формы акта приема-передачи документов нет, поэтому организация может разработать форму такого акта самостоятельно. Конечно, это не распространяется на случаи, когда обязательность применения определенной формы акта закреплена, к примеру, в договоре между сторонами.
В акте приема-передачи документов обычно указываются:
- дата и место передачи документов;
- лица, между которыми производится передача документов, а при необходимости их полномочия и основания таких полномочий;
- причина передачи документов;
- перечень передаваемых документов с указанием того, передается оригинал документа или его копия, а также количества страниц документов;
- подписи лиц, передавших и получивших документы.
При наличии акт может быть скреплен печатями сторон.
Акт составляется в 2-х экземплярах: для передающего и принимающего лица.
Приведем
Скачивание формы доступно подписчикам или по временному доступу
Скачать
акта приема-передачи документов в формате Word.
Представим пример заполнения акта приема-передачи, которым оформлена передача документов из одного обособленного подразделения организации в другое подразделение.
Оформление акта приема-передачи документов не является строго обязательной процедурой. Однако в некоторых случаях передача документов между контрагентами сопровождается его подписанием. Акт приема-передачи документов имеет юридическое значение, поэтому при возникновении каких-либо спорных ситуаций и разногласий между подписавшими его сторонами он имеет доказательную силу и может быть использован в суде.
Акт приема-передачи документов создается и внутри предприятий – например, при передаче кадровой, бухгалтерской и пр. документации при смене сотрудников. В этом случае документы должны пройти предварительную проверку на их содержание и полноту, чтобы впоследствии принимающий документы работник не столкнулся с неожиданными неприятностями.
ФАЙЛЫ
Скачать пустой бланк акта приема-передачи документов .docСкачать образец заполнения акта приема-передачи документов .doc
Основные правила оформления акта приема-передачи документов
Унифицированного стандартного образца по заполнению данного документа нет, поэтому предприятия и организации вправе самостоятельно разработать его шаблон или же оформлять документ в свободной форме. Заполнять его можно как в простом письменном виде, так и печатать на компьютере. Оформляется акт приема-передачи документов на обычном листе А4 формата в двух экземплярах – по одному для каждой из заинтересованных сторон. При этом каждая копия должна иметь подписи руководителей организаций или уполномоченных на это лиц.
При необходимости документ можно заверить печатью, но это необязательно, т.к. с 2016 года юридические лица имеют право не использовать в своей деятельности печати и штампы.
Также акт должен содержать определенный перечень обязательный сведений. В частности здесь должна быть указана информация о сторонах, между которыми фиксируется факт передачи документов, а также полный список передаваемых документов с их четким наименованием и количеством. Если передаются оригиналы документов – это следует обязательно указать в акте (в случае их утраты, претензии будут предъявлены той стороне, на руках у которой они были на момент востребования), если же копии, то они должны быть заверены передающей стороной.
Также следует учесть, что в случае передачи оригиналов документов, передающая сторона должна обзавестись их копиями.
В случаях особой ценности передаваемых документов, в акт желательно вносить более полные сведения о предприятиях (полные реквизиты с ОГРН, ИНН, КПП и т.д.), а также паспортные данные сотрудников, занятых в процессе передачи. Если же передаются стандартные документы, можно ограничиться более простой формой акта.
Инструкция по заполнению акта приема-передачи документов
С точки зрения делопроизводства, данный акт имеет вполне стандартную форму и не должен вызвать особых затруднений при заполнении. В рассматриваемом примере документы передаются от одного предприятия другому.
- Вначале пишется наименование документа с коротким обозначением его сути.
- В строке ниже указывается город, в котором работает организация, выписывающая акт, а также дата его оформления.
- Далее вписывается информация о компании, которая передает документы: вносится ее название с указанием организационно-правовой формы (ИП, ООО, ОАО, ЗАО), а также должность ответственного лица (обычно здесь пишут Директор, Генеральный директор или указывают иного, уполномоченного на подписание подобного рода документов сотрудника) его фамилию, имя, отчество (полностью).
- Затем всё то же самое вносится о второй стороне: название организации, должность, фамилия, имя, отчество ответственного лица.
После внесения сведений о предприятиях, нужно написать полный перечень передаваемых документов.
Как правило, такие акты составляются в тех случаях, когда список передаваемых документов или особо ценен, или довольно внушителен, поэтому лучше всего оформить их список в виде таблицы.
В первый столбик нужно внести порядковый номер передаваемого документа в данной таблице, во второй – полное наименование, в третий – дату его составления, в четвертый – номер документа по внутреннему документообороту. В пятом столбце надо указать оригинал или копия (заверенная) передается второй организации, а шестой столбик – количество содержащихся в документе листов.
При необходимости таблицу можно расширить, внеся в нее какую-либо дополнительную информацию.
Под таблицей следует написать, сколько экземпляров акта было составлено и сколько получили на руки заинтересованные стороны, а также поставить подписи руководителей обоих предприятий.
После подписания акта по приему-передаче документов всю ответственность за полноту, содержание, сохранность переданной документации принявшая ее сторона автоматически берет на себя.
Прием-передача дел обычно проводится при увольнении работника и при переводе. Объясняем, когда ее надо проводить, в каких случаях для этого потребуется создавать комиссию (показываем образец приказа). Как организовать передачу документов, печатей и штампов, как отозвать ЭП. Кому передавать дела, если новый человек на освобождаемое место еще не найден. Можно ли задержать уходящего работника, если он не успел передать дела или обнаружились существенные проблемы с документами. Показываем образец оформления акта приема-передачи.
В какой ситуации, кому и когда передавать дела
В организациях при смене руководителей и специалистов (юристов, аудиторов, архивистов, работников делопроизводства и др.), в деятельности которых создаются или хранятся значимые комплексы документов, часто проводится прием-передача дел (документов) от увольняемого работника вновь назначенному. Если при увольнении или переводе работника еще нет решения о приеме на освободившуюся должность нового человека, дела принимает руководитель структурного подразделения или иной работник, назначенный вышестоящим руководителем. Если на освободившуюся должность есть кандидат, но он еще не принят на работу, привлекать его к приему дел (документов) от увольняемого нельзя.
Положения о приеме-передаче дел при смене работников делопроизводства или на период командировки, отпуска или болезни есть в нормативных документах, регламентирующих организацию работы с документами в госорганах и органах местного самоуправления, государственных организациях:
Фрагмент документа
Пункт 1.13 Правил делопроизводства в государственных органах, органах местного самоуправления, утв. приказом Росархива от 22.05.2019 № 71
1.13. На период отпуска, командировки, в случае увольнения и перемещения (перевода) работники структурных подразделений государственного органа, органа местного самоуправления обязаны передать все находящиеся у них на исполнении документы делопроизводителю подразделения или иному работнику по указанию руководителя подразделения с соответствующей отметкой в учетных формах, а дела, полученные во временное пользование из архива государственного органа, органа местного самоуправления, возвращены в архив.
При смене делопроизводителя подразделения составляется акт приема-передачи документов и дел.
Фрагмент документа
Пункт 1.9 Примерной инструкции по делопроизводству в государственных организациях, утв. приказом Росархива от 11.04.2018 № 44
1.9. На период отпуска, командировки, болезни или в случае увольнения работники структурных подразделений организации обязаны передавать все находящиеся на исполнении документы делопроизводителю подразделения или другому работнику по указанию руководителя подразделения.
При смене делопроизводителя подразделения составляется акт приема-передачи документов и дел.
Оба нормативных документа предусматривают составление акта приема-передачи дел при смене делопроизводителя структурного подразделения. Нормативные документы, однако, ничего не говорят о приеме-передаче дел при смене руководителя службы делопроизводства (ДОУ). Причина проста: руководители структурных подразделений выполняют преимущественно организационно-административные функции, поэтому они сами дела не формируют, не ведут регистрации и учета документов, не обеспечивают хранения документов и дел. Руководитель службы делопроизводства несет ответственность за организацию деятельности структурного подразделения в целом, при этом он может быть назначен ответственным за хранение и использование печати (печатей) организации и штампов, применяемых в деятельности службы делопроизводства. В этом случае при смене руководителя службы делопроизводства может составляться акт приема-передачи печати (печатей) и штампов организации.
Следует отметить, что на практике прием-передача дел чаще проводятся при увольнении работника или при его переводе на другую работу в той же организации и крайне редко при уходе работника в отпуск или его командировке, болезни. Для того чтобы обеспечить непрерывность рабочего процесса в подобных ситуациях, проще предусматривать в должностных инструкциях работников, выполняющих сходные виды работ, положение о кадровом замещении. Например, в должностной инструкции заместителя руководителя службы делопроизводства может быть написано: «1.5. Выполняет обязанности руководителя отдела делопроизводства в случае его отпуска, командировки или болезни».
Проведение приема-передачи дел (документов) позволяет снизить или даже исключить риски, связанные с утратой документов. Кодекс об административных правонарушениях РФ устанавливает наказания за утрату документов, поэтому к процессу приема-передачи дел нужно относиться со всей серьезностью и ответственностью (см. Таблицу 1). Кроме того, акт приема-передачи дел, фиксирующий, что конкретно было передано, позволяет снять ответственность с работника, занимающего освободившуюся должность, за действия предшественника. Если дела (документы)…
Дополнение к руководству технолога, п. 9 Передача документов.
В каких ситуациях сотрудники передают свои документы
Если сотрудник уходит в отпуск, уезжает в длительную командировку, переводится на другую работу или увольняется, он передает свои рабочие документы другому сотруднику.
Рабочие документы – это такие документы сотрудника, в которых он фигурирует как должностное лицо: является исполнителем резолюции, автором или контролером поручения, исполнителем проекта документа, визирующим или подписывающим лицом проекта документа.
Речь идет только об актуальных документах, которые находятся у сотрудника именно в оперативной работе. Если работа по документу завершена, например, ответ по поручению заявителю уже направлен или проект документа уже направлен на регистрацию, то документ считается отработанным и передавать его в работу другому сотруднику не нужно.
Общий порядок передачи документов
Порядок передачи документов не регулируется никакими нормативными правовыми актами. Краткие пояснения есть в «Методических рекомендациях по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти»:
Фрагмент Приказа Росархива от 23.12.2009 №76
Следуя рекомендациям и сложившемуся порядку работы, организации устанавливают правила передачи документов в своих локальных нормативных актах: в инструкции по делопроизводству, должностных инструкциях или регламенте конкретного подразделения.
Если правила передачи документов ещё не установлены, то организация может издать приказ об организации передачи документов.
Какие документы подлежат передаче, а какие останутся в папках и не будут переданы
В главном окне функции «Передача документов» технолог системы ДЕЛО указывает должностных лиц, между которыми нужно передать документы.
Когда технолог вводит фамилию Королёвой И.В, программа проверяет, есть ли у должностного лица Королёвой И.В, кабинет. Если кабинет есть, программа отбирает из каждой папки кабинета актуальные рабочие документы, которые подлежат передаче.
То есть, система ДЕЛО отбирает из папок кабинета не все документы, а только актуальные рабочие документы. В следующей таблице на примере Королёвой описано, какие документы система ДЕЛО считает рабочими и актуальными:
Таблица с условиями отбора документов для передачи
Не подлежат передаче:
- документы, направленные Королёвой И.В. по пересылке
- документы, направленные Королёвой И.В. по полю «Адресаты»
- документы, в которых Королёва И.В. уже ввела отчет
- поручения для других должностных лиц этого кабинета
Что происходит при нажатии на кнопку «Передать»
По команде «Передать» система ДЕЛО исправляет в регистрационных карточках должностное лицо: заменяет Королёву И.В. на Новиченко Л.Ю.
В нашем примере Королёва И.В. и Новиченко Л.Ю. прикреплены к одному кабинету – кабинету отдела кадров. Поэтому все документы останутся в кабинете отдела кадров, изменится только должностное лицо. Но, если бы Новиченко Л.Ю. была прикреплена к другому кабинету, например, кабинету службы управления персоналом, то регистрационные карточки исчезли бы из кабинета отдела кадров и появились в кабинете службы управления персоналом.
Что такое отложенные проекты
Отложенные проекты – это проекты документов, работа по которомы приостоновлена на длительный срок. Чтобы эти проекты не мешали, пользовтели удаляют РКПД из папки №7. Карточки проектов документов остаются в системе ДЕЛО, но они скрыты из папки.
Таким образом, если в системе ДЕЛО есть записи об РКПД, которые были удалены из папки №7 и исполнителем РКПД в них является Королёва И.В, то на кнопке «Отложенные проекты» отобразится количество этих удаленных записей. Это будут отложенные проекты из папки №7 Отдела кадров исполнителя Королёвой И.В.
При выполнении передачи документов программа заменит в этих РКПД исполнителя: вместо Королёвой И.В. исполнителем станет Новиченко Л.Ю. А РКПД станет отложенным проектом папки №7 Отдела кадров исполнителя Новиченко Л.Ю.
В нашем примере Королёва И.В. и Новиченко Л.Ю. прикреплены к одному кабинету – кабинету отдела кадров. Но, если бы Новиченко Л.Ю. была прикреплена к другому кабинету, например, кабинету службы управления персоналом, то РКПД стала бы отложенным проектом папки №7 Службы управления персоналом исполнителя Новиченко Л.Ю.
Забыли открыть папки кабинета и документы не передались, что делать
Вопрос. Допустим, технолог забыл прикрепить должностное лицо Новиченко Л.Ю. к кабинету (или забыл «открыть папки» в новом кабинете). Затем передал документы, программа сделала в регистрационных карточках замену должностного лица, но карточки не попали в нужный кабинет, а болтаются в «Поиске». После этого технолог всё-таки прикрепил Новиченко к кабинету, но переданные документы там не появились, что делать?
Решение. Найдите застрявший документ и отредактируйте его. Например, если застряла запись о поручении, то нужно открыть в режиме редактирования это поручени и сохранить. После этого запись о поручении отобразится в нужном кабинете. Другой способ – это вернуть назад должностное лицо, которое было до передачи и повторно выполнить процедуру передачи документов.
Совет. Если сомневаетесь, что для нового сотрудника настроили всё правильно, то перед выполнением процедуры передачи документов сделйте тестовую пересылку должностному лицу, которому планируете передавать документы и убедитесь, что запись об РК попадает в кабинет. Другой способ: в процедуре передачи документов сделайте передачу только одного документа. Если всё пройдет успешно, то передавайте весь пакет (все документы из всех папок)