Графики платежей сегодня используются во многих сферах бизнеса и предпринимательской деятельности. Чаще всего это, конечно, погашение задолженностей в банковских кредитных учреждениях. Однако и между организациями таким графики составляются не так уж и редко.
Что такое «график платежей»
Под термином «график платежей» скрываются даты, условия, суммы, которые заказчик или покупатель должен перевести исполнителю или поставщику за предоставленные услуги или выполненные работы.
ФАЙЛЫ
Скачать пустой бланк графика платежей .docСкачать образец графика платежей .doc
График платежей может быть ежедневным, еженедельным, ежемесячным или произвольным. В нем обязательно оговаривается форма передачи денежных средств: посредством «налички» из рук в руки, через безналичные переводы, путем внесения в кассу, на депозит и т.д. График всегда составляется в виде таблицы и носит предварительный характер.
Как следует из самой сути документа – он не является самостоятельным бланком, а служит приложением к какому-либо договору: купли-продажи, аренды, займы и т.д. График подтверждает обязательства, возникшие у одного субъекта договорных отношений перед вторым, фиксируя их в письменном виде.
Зачем нужен график платежей
Роль документа довольно проста и при этом значительна: он не только фиксирует периоды и точные даты проплат, но и дисциплинирует стороны.
Исполнителя заставляет вовремя поставлять товары или услуги, заказчика – также своевременно их оплачивать.
Кроме того, часто график применяется в случаях, когда по договору проходят достаточно крупные денежные суммы, которые трудно выплатить единовременно. Рассрочка, оформляемая в виде графика платежей, позволяет решить эту проблему.
Плюсы графиков платежей
Графики платежей хороши тем, что они дают наглядную картину о суммах, которые должны быть оплачены по договору. То есть никаких скрытых комиссий, дополнительных взносов, пени, и т.п. непредвиденных и неприятных сюрпризов при оплате по грамотно составленному графику платежей не будет.
Когда его делать
График оформляется после того, как договор между сторонами будет подписан. Информация о наличии графика и порядке его исполнения обязательно должна быть отражена в договоре в числе прочих его условий.
Каким он может быть
График платежей может быть строго установленным или гибким. В первом случае, даты прописываются в том порядке, который удобен обеим сторонам договора, согласовываются, утверждаются между ними, но любое отклонение от графика автоматически приводит к штрафным санкциям, которые также заранее указываются в договоре. Во втором случае – график зависит от поставок или предоставления услуг, то есть в течение определенного срока после того, как товар придет или услуга будет выполнена, деньги должны быть проплачены.
Допустимо ли изменять график по ходу дела
В случае, если заказчик или покупатель по каким-то обстоятельствам не успевает в нужное время провести оплату, почти всегда он может договориться о редактировании графика с исполнителем или поставщиком.
Это будет наиболее правильный и честный способ решения возникшей проблемы, который даст возможность избежать конфликтов и спорных ситуаций, доходящих порой до судебной инстанции.
Нужно ли отслеживать оплату
При заключении договора в организациях с обеих сторон назначаются лица, которые несут ответственность за его исполнение. Точно также эти же самые сотрудники должны следить за тем, чтобы график платежей выполнялся в полном объеме и своевременно. Кроме того, за исполнением графика платежей обычно следят специалисты отдела бухгалтерии. Такой подход позволяет избежать просрочек и проконтролировать, чтобы условия договора в этом пункте не нарушались.
Что будет, если нарушить график
За нарушение графика платежей могут последовать вполне конкретные санкции, которые обязательно должны быть упомянуты в договоре.
Без упоминания их применение будет неправомерно. В первую очередь это, конечно, пени и штрафы. Кроме того, при систематическом нарушении графика, договор может быть расторгнут в одностороннем порядке (в том числе и по суду).
Как сделать документ
График платежей делается в произвольном виде, поскольку унифицированного его образца на сегодняшний день нет. Однако, если на предприятии, представитель которого делает документ, есть свой шаблон, утвержденный в его учетной политике, использовать нужно именно его.
Особенности оформления
Как и формат документа, его оформление может быть свободным. Это обозначает то, что график можно нарисовать от руки или напечатать на компьютере, правда во втором случае его нужно будет обязательно распечатать. Для графика подойдет обычный лист бумаги или бланк с фирменными реквизитами и логотипом компании.
Графику, как дополнительному приложению к договору, следует присвоить отдельный номер. Информацию о нем надо занести в специальный учетный журнал, туда же, куда вносятся сведения обо всех заключенных договорах и приложениях к ним.
Делается документ в двух абсолютно одинаковых экземплярах, один из которых передается заказчику или покупателю, а второй остается у исполнителя.
Формировать график надо крайне внимательно, учитывая интересы обеих сторон и тщательно просчитывая все тонкости условий договора. Следует помнить о том, что если вдруг возникнет ситуация с задержкой оплаты, этот документ может стать частью доказательной базы, причем как с одной, так и с другой стороны.
Кто должен подписать
График должен быть подписан представителями с обеих сторон договорных отношений. Подписи должны поставить директора предприятий или лица, временно исполняющие их обязанности (о чем должно быть документальное подтверждение). Их автографы будут свидетельствовать о том, что график согласован между ними и обязателен к исполнению. Что касается печати, то ее следует проставлять только в том случае, если условие о ее использовании есть в нормативно-правовых актах организаций.
Образец графика платежей
Если перед вами встала задача по формированию графика платежей, с которым вы прежде никогда не сталкивались, посмотрите приведенный ниже пример и ознакомьтесь с комментариями к нему – на их основе вы без особых сложностей наверняка сделаете то, что вам требуется.
Первым делом надо сказать, что с точки зрения составления график не особенно труден и никаких особых знаний для его оформления не надо.
- Вверху бланка обозначьте его номер (как дополнительного приложения к договору), внесите собственно указание на договор, отметив его номер и дату заключения.
- Далее впишите дату формирования графика. Если считаете важным, можете дать информацию об организациях, между которыми оформлены договорные отношения и указать их реквизиты.
- После этого переходите к основному разделу. Сначала внесите сюда полную сумму, которая должна быть перечислена в порядке исполнения договора и окончательный срок погашения задолженности.
- Дальнейшую часть разумнее всего делать в виде таблицы, в которую включаются даты осуществления платежей, их размер, а также остаток долга. Если есть необходимость можете дополнить таблицу и другими столбцами и строками, которые вы считает важными именно в вашем конкретном случае.
- После того, как график будет окончательно заполнен и согласован, его необходимо заверить подписями представителей обеих сторон и проштамповать.
Деньги – универсальный и, как следствие этой универсальности, ценнейший ресурс любого бизнеса. Задача управления деньгами всегда находится в фокусе предпринимателя (собственника и/или руководителя).
Одним из инструментов управления денежными потоками бизнеса является платежный календарь. Он обеспечивает руководителю организации прозрачность денежных потоков, подсвечивает источники доходов и расходов во времени. Читатель грамотно и объективно составленного платежного календаря всегда увидит надвигающийся кассовый разрыв и сможет своевременно среагировать и не допустить его возникновение.
Давайте разберемся в нюансах этой формы управленческого учета на примере платежного календаря в Excel вместе.
Что такое платежный календарь и какие проблемы он решает
Платежный календарь показывает момент осуществления расходов и получения доходов. Период отображения операций в платежном календаре зависит от вашего бизнеса и определяется циклом продаж: день, неделя, месяц. Планирование в платежном календаре может быть краткосрочным,оперативным или долгосрочным – стратегическим. Какой-то строгой формы не существует, поэтому календарь можно создавать как для бизнеса в целом, так и для отдельных проектов. Излишняя детализация не всегда эффективна.
У платежного календаря две основных взаимодополняющие задачи:
- Управление кредиторской и дебиторской задолженностью: дает представление руководителю об объеме будущих потоков денежных средств (доходов и расходов), где они возникают (в каких проектах, по каким контрагентам) и датах совершения платежей.
Компания производит расчеты ежедневно с разными контрагентами.При отгрузке продукции или оказании услуги оплата не всегда приходит сразу, поэтому важно контролировать оборачиваемость своей дебиторки и требовать расчет согласно условиям договора. Анализ потоков денежных средств позволяет оценить финансовые возможности компании и понять, есть ли возможность предоставить покупателю скидки или рассрочки платежей.
Так же вы сразу увидите, есть ли возможность обратиться к вашему поставщику с просьбой перенести срок оплаты поставленных товаров и услуг на более поздний срок — в таблице оплат поставщикам вы будете видеть точную сумму платежей и их возможные сроки.
Рост кредиторской задолженности должен регулироваться.
- Предупреждение надвигающихся кассовых разрывов – ситуации, при которой у организации не будет в распоряжении свободных денег для осуществления обязательных платежей: дает возможность, предпринять действия для его недопущения.
С помощью платежного календаря предприниматель может оптимизировать текущие денежные потоки, привлечь дополнительные средства или найти их внутри компании. Например, если одному из проектов не хватает денег, а на другом появился некоторый излишек, вы можете направить средства туда, где в них есть острая необходимость.
Рис. 1 Таблица “График платежей”
Этапы создания платежного календаря
При составлении платежного календаря опираются на методы финансового планирования и прогнозирования:
- экономический анализ помогает предсказать возможные сценарии развития событий;
- нормативный метод устанавливает лимиты на пользование средствами и размеры резервных фондов.
Первый шаг при планировании – сбор информации о предполагаемых затратах и сроках платежей со всех центров финансовой ответственности компании.
Второй – распределение данных в графике по затратам, проектам, статьям бюджета и плательщикам. Тут же необходимо проверить соответствует ли заявленная информация бюджету предприятия, ее возможные сроки оплат и экономическую обоснованность.
Третий шаг – рассчитываем остаток средств на начало и на конец периода.
Уже только эти простые шаги дадут вам представление о будущем финансовом состоянии бизнеса и подсветят кассовые разрывы.
Инструменты для составления платежного календаря
Платежный календарь удобнее всего составлять в специализированных сервисах управленческого учета, таких как «Управленка». Так вы получите максимальную гибкость настройки и автоматизацию процесса составления.
Рис. 2 Образец платежного календаря в сервисе управленческого учета «Управленка»
По мере зрелости процесса планирования в вашей компании вы однажды обнаружите, что платежный календарь не требует особых усилий для его составления, формируется естественным образом и является одним из ваших основных инструментов для оперативного планирования.
Но если в бизнесе операций немного, и вы хотите попробовать сделать все своими руками, то можно начать с имеющихся под рукой инструментов — таких как Excel.
Для составления платежного календаря в Excel не требуется специальное программное обеспечение и дополнительное обучение сотрудников. Все, что вам потребуется, – это усидчивость для кропотливого сбора информации о будущих расходах и поступлениях и минимальные навыки в Excel.
Таблица График платежей в Excel может содержать следующие данные:
- остаток средств на начало периода,
- предполагаемые поступления,
- статья дохода,
- наименование контрагента,
- дата поступления,
- название проекта,
- сумма платежа,
- предполагаемая дата оплаты,
- наименование поставщика,
- колонка для замечаний и комментариев,
- остаток средств на конец периода.
Временной промежуток выбирается на ваше усмотрение. Таблица График платежей в Excel даст представление о движении денежных средств бизнеса.
Рис. 3 Таблица График платежей
Удобнее всего составлять платежный календарь на двух листах.
Лист 1 — непосредственно платежный календарь (Рис. 3):
- В верхней части таблицы располагают информацию об остатках на начало периода и предполагаемых поступлениях.
- Внизу остается остаток средств на конец текущего периода.
- В столбцах проставляются даты платежей.
- Сбоку указываются все остальные параметры: название контрагента, проекта, статья дохода или расхода.
- Комментарии к платежам можно вынести в “Примечание”.
На Листе 2 будет таблица графика оплат поставщикам. Учет оплат в эксель формируется аналогично предыдущей таблице, но в него заносится только расходная часть.
- На отдельных листах допускается ведение налогового календаря, с указанием всех выплат по налогам, реестра выплаты заработной платы и реестра погашения кредитных обязательств.
- При этом информация со всех листов аккумулируется в Листе 1 “Платежный календарь”, чтобы наглядно видеть платежеспособность бизнеса во времени.
Платежный календарь в Excel наиболее востребован при краткосрочном оперативном планировании. Обычно за период берется один квартал или календарный месяц, а информация о платежах и поступлениях разбивается на дни. Для того чтобы избежать просрочек в первую очередь вносим в таблицу информацию о налогах, процентах, платежах по кредиту и прочих обязательных выплат. Потом постепенно заполняем таблицу данными, полученными от руководителей центров финансовой ответственности.
Работа с платежным календарем требует внимательности и сосредоточенности. Искаженная информация в платежном календаре может привести к неверным управленческим решениям.
Преимущества и недостатки платежного календаря в Excel
Главные преимущества платежного календаря – простота использования и отсутствие необходимости установки дополнительных программных средств.
Но и недостатки тоже имеются:
- все обновления нужно ежедневно вносить вручную;
- процесс трудоемкий, потребуется занять чье-то время – ваше или выделенного сотрудника;
- для поиска ошибки в документе, потребуется значительное время;
- форматы формирования отчета заранее ограничены определенным набором данных.
Вряд ли кто-то сейчас сомневается в необходимости планирования денежных потоков бизнеса.
Любой даже самый простой по форме план платежей благоприятно влияет на деятельность компании:
- закладывает цельную систему работы компании
- направляет сотрудников в сторону выполнения поставленных целей
- помогает избежать ограничения ресурсов в неподходящий момент
Правильно проработанный платежный календарь – это механизм формирования внутренних ресурсов организации и комфортных источников финансирования. Он является удобным инструментов и стандартом для принятия управленческих решений и оперативного планирования.
Хотите читать советы налоговых экспертов и главных бухгалтеров?
Подпишитесь на обновления блога
Как выгодно использовать график платежей?
Если вы заключили крупную сделку купли-продажи, а средств оплатить товар сразу не достаточно, продавец предлагает кредит или рассрочку. Так контракт будет дополнен соответствующим пунктом, в котором оговорен график платежей до полного покрытия суммы покупки.
Кто осуществляет расчет графика платежей?
Прежде подписания документов, включающих долговые обязательства, вы можете произвести расчет графика платежей самостоятельно, однако это займет больше времени, чем при автоматическом подборе сумм кредитным калькулятором с учетом плавающей ставки.
Банковские служащие с удовольствие окажут данную услугу совершенно безвозмездно. Ведь при составлении графика платежей важно учесть все комиссии и вид кредита (с регрессирующей процентной ставкой или фиксированной).
Выбирайте, оговаривайте платеж:
- Аннуитетный.
- Дифференцированный.
Помните, во избежание штрафных санкций следует предусмотреть собственную платежеспособность на дату наступления взноса.
Как правильней составить график платежей?
Удобно, когда платеж приходится на день зарплаты, а не среди месяца, когда в кошельке пусто. Составить график платежей на определенную дату поможет любой кредитный эксперт.
Учтите, что срок действия кредита для каждой кредитной карты индивидуален. Если платеж будет совершен без карты, лучше перевести деньги за пару дней до наступления указанной даты, учитывая график работы банка, время совершения операционных трансфертов.
Оформляйте описанный платеж способами:
- через кассу банка;
- посредством интернет-менеджера;
- с помощью оператора;
- через бухгалтерию по месту работы.
Для оплаты кредита, алиментов, квартплаты, можно выбрать услугу «Регулярный платеж», который позволяет автоматически списывать с расчетного счета сумму в пользу обозначенной организации или частного лица.
Время выдачи
3 минуты – 3 дня
Реклама
МФК «Лайм-Займ» (ООО)
Реклама
ООО МФК «Мани Мен»
Реклама
ООО МФК «Вэббанкир»
-
О пользе применения календаря платежей
-
Преимущества ведения платёжного календаря
-
Рекомендации по составлению платёжного календаря
-
Порядок формирования и работы с платёжным календарём
-
Образец заполнения ПК
-
Нюансы формирования ПК
-
Автоматизация ведения ПК
О пользе применения календаря платежей
Деловая репутация компании сильно зависит от своевременности и полноты исполнения обязательств, в том числе и финансовых. А проконтролировать их можно с помощью платёжного календаря — распределив все поступления и выплаты на ближайшие несколько дней или недель.
Зная, в какой день компания столкнётся с недостатком денег на счёте, руководитель сможет вовремя принять управленческое решение — например, оформит займ или договорится об отсрочке платежа.
Таким образом, компания сможет сохранить реноме надёжного партнёра, и избежит возможных штрафов и санкций.
Преимущества ведения платёжного календаря
Применение данного финансового инструмента позволяет:
- распределять потоки доходов и расходов так, чтобы не создавать дефицита денег;
- повысить оборачиваемость денежных средств;
- синхронизировать положительные и отрицательные потоки;
- составить очередность платежей с учётом их приоритетности;
- гарантировать платёжеспособность предприятия на ближайшую перспективу.
- создать финансовый резерв на случай непредвиденных обстоятельств.
Регулярно работая с платёжным календарём, руководитель получает следующие возможности:
- оперативно управлять прибылью и затратами;
- принимать гибкие решения в быстро изменяющихся ситуациях;
- оптимизировать кредитную нагрузку на компанию.
Основная задача календаря платежей — предусмотреть финансовое состояние на ближайшие дни, недели, месяц. Чем короче контрольный период, тем точнее прогнозирование. Содержание таблицы определяется спецификой деятельности предприятия. Но в ней есть общие для всех графы, в которых указываются финансовые поступления, расходы и остатки.
Платёжный календарь также разрабатывается в ходе планирования погашения кредитов или займов, особенно краткосрочных.
Так выглядит календарь платежей
Вообще ,в зависимости от назначения, виды платёжных календарей (ПК) могут быть разными:
| Налоговый ПК | Необходим для фиксации налоговых отчислений. Дата уплаты — последний день контрольного периода |
| ПК дебиторской задолженности | Даты платежей совпадают с датами, указанными в договорах с контрагентами. Даты получения средств фиксируются на момент их реального зачисления на счёт |
| ПК отдельного проекта | Учитываются денежные потоки в рамках отдельно взятого инвестиционного проекта |
| Зарплатный ПК | Рекомендуются для компаний, где выплаты зарплат организованы по многоступенчатому графику |
| ПК производственных резервов | Платежи ставятся в очередь согласно закупочным планам. Такой же документ формируется для выплат задолженностей поставщикам |
| ПК управленческих расходов | В таблицу заносятся суммы, необходимые для оплаты лицензий, текущих офисных расходов, деловых поездок и т.д. Суммы определяются сметами, сроки согласовываются со смежными подразделениями предприятия. |
| ПК реализации продукции | Составляется из двух разделов. Первый посвящается поступлению платежей, второй учитывает расходы, связанные с реализацией товаров. |
Как правило, в небольших компаниях составляется единый платёжный календарь, который включает все виды денежных потоков.
Рекомендации по составлению платёжного календаря
Форма документа произвольная, но чтобы он был максимально информативным, желательно включать в него следующие данные:
- доходные и расходные статьи ПК;
- наименование проектов, по которым проводятся платёжные операции;
- реквизиты контрагента;
- даты входящих или исходящих операций;
- суммы;
- контроль (ответственные);
- комментарии.
Как составить платёжный календарь? Каких-то особых знаний здесь не требуется. Таблица формируется с учётом особенностей предприятия и пожеланий руководства — так, чтобы с ней было удобно работать.
Так, к примеру ПК для ИП, работающего с населением, будет сильно отличаться от ПК крупного производственного холдинга. В первом случае таблицу можно вести в Excel, а во втором потребуется автоматизированная программа сбора и консолидации данных.
ПК в программе Excel
Перед созданием ПК рекомендуем определиться с:
- форматом таблицы;
- порядком её заполнения;
- используемыми источниками информации;
- доступом и правами пользователей;
- порядком внесения данных и их корректировки.
Порядок формирования и работы с платёжным календарём
Чтобы работа по контролю финансовых потоков носила систематический характер, желательно составить регламент платежей компании. В нём указывается процесс сбора и согласования заявок на оплату расходов от структурных подразделений согласно утверждённому бюджету. Прописываются приоритетность и очерёдность платежей, определяются ответственные лица.
Распишем, как составить график платежей и работать с ним дальше.
Этап первый
hidden>
Ответственное лицо, контролирующее исполнение бюджета (финансист, бухгалтер), собирает заявки от подразделений по планируемым затратам на ближайший месяц (реестр платежей). Отдел сбыта даёт прогноз продаж. Специалист распределяет данные в таблице календаря по дням.
Крупные статьи расходов целесообразно разделять на подпункты. В колонках дат составляемого документа рекомендуется включать выходные дни. Их выделяют другим цветом.
Методика расчёта показателей ПК крайне проста:
Как считаются показатели ПК
Этап второй
hidden>
В процессе сбора плановых значений выявляются даты с минусовым значением сальдо — когда прогнозируемая выручка в этот день не покрывает предполагаемые расходы. В рамках своих обязанностей специалист самостоятельно перераспределяет платежи согласно установленным в компании приоритетам.
Если ситуацию решить не получается, в дело включаются руководители: они проводят переговоры с покупателями и поставщиками по рассрочкам платежей, либо с банками — по открытию кредитных линий.
По итогам принятых решений в плановый ПК вносятся изменения.
Этап третий
hidden>
Ежедневная актуализация предварительно внесённой информации в платёжный календарь. Проводится в конце рабочего дня по результатам данных, внесённых из банковских выписок, кассовой книги. Фактические поступления и расходы сравниваются с плановыми, определяются отклонения.
Но это не единственный вариант корректирования данных. Платёжный календарь можно корректировать и еженедельно Такой вариант экономит время работы с документом, но снижает его информативность и актуальность.
Систематическая аналитика отклонений от графика помогает руководству:
- контролировать текущие расчёты предприятия и общую финансовую ситуацию. Можно легко оценить критичность отставаний от графика погашения задолженностей. Видение реальной ситуации помогает оперативно разработать план действий для решения потенциальных проблем;
- решать вопросы с определением бюджетных лимитов. Постоянный контроль позволяет устанавливать их максимально приближённо к фактическим показателям;
- своевременно закрывать кассовые разрывы. Если платёжный календарь показывает отставание от графика оплат, достаточно вовремя принять управленческое решение.
Основная трудность ведения платёжного календаря заключается в наполнении информацией. Её необходимо получать из разных источников. Финансисту необходимо постоянно взаимодействовать с различными отделами и службами компании.
Этапы работы с ПК: составление платёжного календаря и его контроль
Образец заполнения ПК
Рассмотрим что такое платёжный календарь на конкретном примере. Финансист ООО «Кредо» составил график на 3 ближайших дня:
| Статья | 24.01.2023 | 25.01.2023 | 26.01.2023 |
|---|---|---|---|
| Сальдо ден.средств на начало дня | 40 000 | 140 000 | -190 000 |
| Поступления, в том числе: | |||
| от покупателей | 500 000 | 150 000 | |
| от аренды | 30 000 | ||
| Расходы: | |||
| материалы | 400 000 | 20 000 | |
| оплата труда | 300 000 | ||
| содержание офиса | 60 000 | ||
| Сальдо ден.средств на конец дня | 140 000 | -190 000 | -60 000 |
Выявился кассовый разрыв 25 января 2023 года. Его устранили следующим образом: перенесли платёж на содержание офиса на более поздний срок, а с покупателем, который должен был перечислить деньги 26 января договорились перенести на день раньше. В результате платёжный календарь сбалансирован, кассовый разрыв пропал:
| Статья | 24.01.2023 | 25.01.2023 | 26.01.2023 |
|---|---|---|---|
| Сальдо ден.средств на начало дня | 40 000 | 140 000 | 20 000 |
| Поступления, в том числе: | |||
| от покупателей | 500 000 | 150 000 | |
| от аренды | 30 000 | ||
| Расходы: | |||
| материалы | 400 000 | 20 000 | |
| оплата труда | 300 000 | ||
| содержание офиса | |||
| Сальдо ден.средств на конец дня | 140 000 | 20000 | 0 |
Нюансы формирования ПК
Существует два момента, на которые стоит обратить внимание. Первый связан с профицитом денежных средств. Поступления можно расходовать в полном объёме, но нулевое сальдо на счёте чревато проблемами — из-за возможных непредвиденных затрат. Обычно банки устанавливают лимит неснижаемого остатка, и его нужно обязательно фиксировать в календаре. Если счетов несколько, установить лимиты необходимо по каждому.
Второй момент — при регулярно возникающем дефиците денежных средств. Тогда имеет смысл ранжировать обязательства по приоритетности:
- задаёмся вопросом — возможно ли применение законодательных санкций за просрочку платежа? По налогам и зарплатам — да: последуют штрафы, административная или уголовная ответственность, блокировка счетов;
- значимость контрагента для предприятия. Просрочка оплаты за продукцию может повлечь прекращение поставок и сотрудничества;
- жёсткость штрафных санкций. Условия прописываются в договорах, и если есть санкции, их нужно указать в ПК;
- репутационные риски. Например, срыв исполнения государственного контракта приведёт предприятие в реестр недобросовестных поставщиков — а это потеря доверия и огромные штрафы.
Рассмотрев возможные варианты, можно определиться с очередностью платежей и их приоритетами. После этого договориться с поставщиками об отсрочке и внести изменения в договоры.
Схему ранжирования обязательств можно менять в зависимости от ситуации.
Автоматизация ведения ПК
Формирование и контроль ПК можно вести в любой бухгалтерской программе (1С, Парус, Галактика, и т.д). Автоматизация обработки данных значительно облегчит работу финансиста по сбору и распределению показателей. Но чтобы добиться результата, нужно чтобы процессы учёта были взаимосвязаны и унифицированы.
Если предприятие уже использует программный продукт, функционал платёжного календаря должен быть совместим с ПО и обладать следующими возможностями:
- создание заявок или реестров платежей;
- формирование отчётов. Опция отследит исполнение платежей в пределах установленного лимита;
- контроль платежей. Перед осуществлением транзакции заявка на оплату должна пройти проверку соответствующих служб;
- разграничение доступа. Информация о финансовой деятельности распределяется между профильными отделами, специалистами. Заявки на платежи в автоматизированном платёжном календаре видят только те исполнители, к которым они относятся.
Эффективность использования автоматизированного платёжного календаря зависит от правильности построения бизнес-процесса — соответствия его организационных и технических характеристик требованиям управленческого учёта.
Материалы нашего сайта рассказывают о настройке условий продаж в программе «1С:Управление торговлей 8» (ред. 11.3) –типовых и индивидуальных соглашениях с клиентами, ценовых группах номенклатуры.
Рассмотрим возможности автоматизации в области учета оплаты от клиентов, а именно – применение графиков оплаты. Такой график позволяет задать порядок поступления оплаты и контролировать его выполнение.
Задача:
Наша организация работает с некоторыми клиентами на условиях поэтапной оплаты, при этом:
- предоплата должна составить 50% от стоимости заказа, из них:
- 10% вносятся до обеспечения заказа,
- 40% вносятся после обеспечения заказа, но до отгрузки товаров клиенту;
- отгрузка производится после поступления предоплаты;
- оставшиеся 50% оплаты должны поступить в течение 7 календарных дней после отгрузки; в случае превышения этого срока задолженность считается просроченной.
Необходимо создать в 1С график оплаты для контроля выполнения этих условий.
Содержание:
- Настройка порядка оплаты
- Создание графика оплаты
- График оплаты в соглашении с клиентом
- Оформление заказа клиента
- Контроль поступления оплаты
Настройка порядка оплаты
Возможность планирования оплаты, в том числе использования графиков, в 1С определяется выбором значения в соответствующем реквизите в форме настройки продаж.
НСИ и администрирование / Настройка НСИ и разделов / Продажи, подраздел «Оптовые продажи» / «Условия и порядок оплаты».
Указанные условия и порядок оплаты будут применяться в документах «Заказ клиента», «Отчет комиссионера», «Заявка на возврат товаров от клиента».
Доступны три варианта:
- Предоплата и/или кредит. В документе можно задать эти два этапа, либо один из них.
- Произвольное количество этапов оплаты. В документе возможно разделить оплату на произвольное количество этапов, имеющих значение «Предоплата», «Кредит», «Аванс».
- Шаблоны графиков оплаты. Порядок оплаты, с произвольным количеством этапов, задается в сохраняемых шаблонах графиков. Графики можно использовать в соглашениях с клиентами.
В нашем примере выбираем третий вариант.
Создание графика оплаты
Откроем справочник графиков оплаты.
CRM и маркетинг / НСИ продаж / Графики оплаты
Создадим новый график. В открывшейся форме необходимо заполнить реквизиты:
- Название – произвольное.
- Форма оплаты. Эта форма будет подставляться в документы по умолчанию. Доступные варианты: любая, наличная, безналичная, платежная карта.
- В табличную часть добавим строки по кнопке «Добавить». В них необходимо указать:
- Вариант оплаты. Может принимать значения: аванс (до обеспечения), предоплата (до отгрузки), кредит (после отгрузки).
- Срок – количество дней, на которые предоставлена отсрочка платежа. Этот параметр необязателен для заполнения.
- Процент платежа. Сумма процентов во всех строках должна составлять 100%.
- Процент залога за тару – заполняется в случае использования возвратной тары.
- Учет отсрочки по календарным или рабочим дням.
В нашем примере заполним график согласно заданным условиям, с любой формой оплаты и с учетом отсрочки по календарным дням.
Запишем и закроем график.
График оплаты в соглашении с клиентом
График оплаты создан. Чтобы он работал, укажем его в типовом соглашении с клиентами. Откроем справочник соглашений.
CRM и маркетинг / НСИ продаж / Типовые соглашения с клиентами
Создадим новое типовое соглашение со следующими параметрами:
- операция «Реализация», без уточнений по сегментам клиентов и номенклатуры, без использования договоров,
- с ведением взаиморасчетов и оплатой в рублях,
- с детализацией расчетов по заказам,
- с рублевыми ценами, включающими НДС,
- с использованием вида цен «Оптовая (электротранспорт)» (этот вид цен ранее был занесен в программу),
- с обложением продаж НДС.
На вкладке «Условия продаж» выберем требуемый график оплаты в соответствующем поле.
Запишем и закроем соглашение. Теперь при оформлении продаж по этому соглашению программа будет контролировать выполнение условий графика оплаты.
В индивидуальных соглашениях с клиентами график оплаты также возможно указать на вкладке «Условия продаж».
Оформление заказа клиента
Оформим заказ клиента с использованием типового соглашения, в котором указан график оплаты.
Продажи / Оптовые продажи / Заказы клиентов
Создадим новый заказ. На вкладке «Основное» укажем клиента и организацию, здесь же выберем нужное соглашение с клиентом.
На вкладке «Товары» занесем заказанные клиентом товары. Цены на товары проставлены автоматически в соответствии с соглашением, действия – «К обеспечению». Заказ пока не оплачен.
Важно. Чтобы неоплаченный заказ клиента мог быть проведен программой, в заказе должен быть указан статус «На согласовании».
Проведем заказ в статусе «На согласовании». При этом программа выдаст сообщение о заполнении этапов графика оплаты.
На вкладке «Основное» появилась ссылка с указанием графика оплаты (программа взяла его из соглашения с клиентом, которое используется в заказе).
По ссылке можно просмотреть окно «Правила оплаты», где указаны этапы оплаты согласно графику, с рассчитанными суммами платежей по каждому этапу.
Поступление оплаты от клиента и ее контроль
Предположим, что клиент внес частичную предоплату (аванс до обеспечения) в размере 10% стоимости заказа, согласно графику оплаты. В нашем примере на основании заказа клиента создадим и проведем документ поступления безналичных ДС (сумму в нем укажем вручную).
Возможен и независимый ввод документа поступления безналичных ДС. А чтобы программа «привязала» оплату к заказу, на вкладке «Расшифровка платежа» в поле «Основание платежа» следует указать заказ, по которому произведена оплата.
Теперь программа позволит провести заказ в статусе «К выполнению». Сделаем это. На вкладке «Основное» появилась информация об оплате 10%, состояние заказа – «Готов к обеспечению».
Однако, чтобы стала возможной отгрузка товаров по заказу, необходимо на вкладке «Товары» в заказе клиента указать действие для товаров – «Отгрузить».
Важно. Проведение заказа с действием для товаров «Отгрузить» возможно только после поступления предоплаты в полном объеме, в соответствии с графиком оплаты.
В нашем примере, кроме аванса до обеспечения, предусмотрена предоплата до отгрузки в размере 40% от стоимости заказа.
Предположим, что клиент перечислил на наш счет соответствующую сумму. Создадим на основании заказа и проведем еще один документ поступления безналичных ДС. Сумма в нем будет проставлена автоматически.
После этого в заказе на вкладке «Основное» отобразится информация о поступившей оплате. Теперь можно произвести отгрузку по заказу. Перейдем на вкладку «Товары» и укажем для товаров действие «Отгрузить».
Проведем заказ. Он готов к отгрузке.
Состояние расчетов с клиентом по данному заказу можно просмотреть по ссылке «Оплачено по заказу…» на вкладке «Основное». Откроется отчет «Карточка расчетов с клиентом».
Документ реализации товаров и услуг также можно создать на основании заказа. Если оставшаяся оплата (кредит после отгрузки) не поступит в срок согласно графику, задолженность будет считаться просроченной.
Читайте наши статьи о
сегментации клиентов и о настройке сегментов клиентов на основе произвольных дополнительных реквизитов.