Сегодня электронный документооборот смело врывается в нашу жизнь, сегодня практически все компании применяют электронные документы, пользуются электронной почтой, электронные декларации, тем более что для налогообложения НДС обязательность деклараций установлена законодательно. Кто-то перешел дальше и использует в повседневной жизни системы электронного документооборота и перевел всю отчетность и первичные документы в электронный вид.
Все про то, кому и как в 2023 году применять ФСБУ Аренда, НМА, Капвложения, ОС, Документооборот и Запасы, расскажем на онлайн-курсе повышения квалификации.
Обучение очень удобное: понятные короткие лекции, тесты, примеры в 1С, онлайн-встречи с преподавателями, ответы на все ваши вопросы, примеры в 1С, закрытый чат. По окончании получите официальное удостоверение о повышении квалификации на 140 часов с занесением в госреестр.
Запишитесь на курс «Шесть новых ФСБУ: Аренда, НМА, ОС, Капвложения, Документооборот, Запасы», пока есть места.
Понятие электронного документооборота и плюсы электронного документооборота
Электронный документооборот представляет собой способ работы с документами. Особенности электронного документооборота состоят в том, что электронные документы, подписанные электронной цифровой подписью. Такой документ, подписанный ЭЦП, равен по своему значению документу на бумажном носителе.
Электронный документооборот имеет свои плюсы и минусы.
Таблица
Плюсы и минусы электронного документооборота
|
Плюсы электронного документооборота |
Минусы электронного документооборота |
|
Возможность быстро найти документы; Наличие централизованной структуры документооборота; Систематизированное хранение документов в электронном архиве; Простота в регистрации и согласовании документов; Возможность подписания и направления документов по электронным каналам связи, что экономит время; Возможность составления аналогичных документов; Проведение электронного аудита |
Необходимость приобретения электронной цифровой подписи; Невозможность использования, если контрагент не применяет электронный документооборот; Дополнительные расходы на электронный документооборот; Отсутствие унифицированных форматов документооборота; Недоверие некоторых пользователей к электронным документам |
Вместе с тем, электронный документооборот развивается все больше. И для этого есть предпосылки.
Во-первых, электронный документооборот предусмотрен в налоговом законодательстве. Например, при подаче отчетности по страховым взносам или НДФЛ, ее необходимо подавать в электронном виде, если численность компании составляет более 25 человек. Сдавать отчетность в электронном виде необходимо подавать декларацию в электронном виде. Кроме того, пояснения, если отчетность подана в электронном виде, в 2017 году также необходимо будет давать в виде электронного документа.
Во-вторых, электронный документооборот принят в бухгалтерском учете. Согласно закону № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» первичный учетный документ составляется на бумажном носителе и (или) в виде электронного документа, подписанного электронной подписью.
В-третьих, в 2017 году электронный документооборот получит еще большее развитие в судопроизводстве. Так, многие привыкли к тому, что решения судов публикуются в электронном виде в сети Интернет. Согласно статье 4 АПК РФ исковое заявление, заявление, жалоба, представление и иные документы могут быть поданы в суд на бумажном носителе или в электронном виде, в том числе в форме электронного документа, подписанного электронной подписью в порядке, установленном законодательством Российской Федерации, посредством заполнения формы, размещенной на официальном сайте суда в информационно-телекоммуникационной сети «Интернет». Аналогичные положения установлены в части гражданского процесса.
В-четвертых, электронные технологии плотно вошли в нашу жизнь в части применения электронного документооборота в тендерной документации, проведении электронных аукционов. Согласно статье Федерального закона от 05.04.2013 № 44-ФЗ (ред. от 03.07.2016) «О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд» под аукционом в электронной форме (электронным аукционом) понимается аукцион, при котором информация о закупке сообщается заказчиком неограниченному кругу лиц путем размещения в единой информационной системе извещения о проведении такого аукциона и документации о нем, к участникам закупки предъявляются единые требования и дополнительные требования, проведение такого аукциона обеспечивается на электронной площадке ее оператором.
Пятая причина связана с тем, что сегодня многие компании работают в различных регионах, с разными городами, поэтому для организации эффективного бизнеса необходимо ускорить документооборот и упростить взаимоотношение между сторонами. В этой связи интуитивно многие компании вводят электронный документооборот.
Как ввести электронный документооборот?
На первом этапе необходимо принять принципиальное решение о введении электронного документооборота. Такое решение оформляется приказом по предприятию. Некоторые компании разрабатывают специальные локальные акты, которые регулируют документооборот и согласование документов внутри компании, к таким особенностям можно отнести согласование документов между отделами, постановка на контроль, подписание руководством и хранение архивных документов.
На втором этапе необходимо выбрать, какую подпись будет использовать компания при оформлении документов.
Простой электронной подписью является электронная подпись, которая посредством использования кодов, паролей или иных средств подтверждает факт формирования электронной подписи определенным лицом.
Неквалифицированной электронной подписью является электронная подпись, которая:
-
получена в результате криптографического преобразования информации с использованием ключа электронной подписи;
-
позволяет определить лицо, подписавшее электронный документ;
-
позволяет обнаружить факт внесения изменений в электронный документ после момента его подписания;
-
создается с использованием средств электронной подписи.
Квалифицированной электронной подписью является электронная подпись, которая соответствует всем признакам неквалифицированной электронной подписи и следующим дополнительным признакам:
-
ключ проверки электронной подписи указан в квалифицированном сертификате;
-
для создания и проверки электронной подписи используются средства электронной подписи, имеющие подтверждение соответствия требованиям (статья 5 Федеральный закон от 06.04.2011 № 63-ФЗ (ред. от 30.12.2015) «Об электронной подписи». Однако очень во многих случаях документы требуется для целей безопасности именно усиленная квалифицированная подпись.
Третьим этапом будет выбор специального удостоверяющего центра. для выбора компании, специализирующейся на электронном документообороте, важно оценить удобство работы именно с определенной компанией. Важно установить стоимость предоставляемых услуг, возможность дополнительных функций, а также услуг по электронному документообороту, также важно установить, какую ответственность несет компания — удостоверяющий центр, в случае технических сбоев и проблем в ведении документооборота.
На четвертом этапе необходимо предоставить документы для заключения договора.
Пятым этапом является заключение договора с удостоверяющим центром. Согласно статье 2 Федерального закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ (ред. от 30.12.2015) «Об электронной подписи» удостоверяющий центр — юридическое лицо, индивидуальный предприниматель либо государственный орган или орган местного самоуправления, осуществляющие функции по созданию и выдаче сертификатов ключей проверки электронных подписей, а также иные функции.
Шестым этапом является внедрение электронного документооборота в компании, организация конкретного обмена электронными документами. Счета-фактуры составляются в электронной форме по взаимному согласию сторон сделки и при наличии у них совместимых технических средств и возможностей для приема и обработки этих счетов-фактур в соответствии с утвержденным форматом.
Что должен содержать договор с удостоверяющим центром?
При заключении договора с удостоверяющим центром необходимо обратить внимание на правовой статус удостоверяющего центра. Аккредитация удостоверяющего центра осуществляется при условии, в частности, выполнения им требований о наличии финансового обеспечения ответственности за убытки, причиненные третьим лицам вследствие их доверия к информации, указанной в сертификате ключа проверки электронной подписи, выданном таким удостоверяющим центром, или информации, содержащейся в реестре сертификатов, который ведет такой удостоверяющий центр, в сумме не менее чем 1,5 млн руб.
Заключая договор с удостоверяющим центром важно обратить внимание на предмет договора. Согласно статье 432 ГК РФ это условия, обязательные для договоров данного вида. Договор считается заключенным, если между сторонами, в требуемой в подлежащих случаях форме, достигнуто соглашение по всем существенным условиям договора. То есть важно прописать наиболее четко предмет договора.
Предмет договора следует из закона «Об электронной подписи».
Удостоверяющий центр:
-
создает сертификаты ключей проверки электронных подписей и выдает такие сертификаты;
-
устанавливает сроки действия сертификатов ключей проверки электронных подписей;
-
аннулирует выданные этим удостоверяющим центром сертификаты ключей проверки электронных подписей;
-
выдает по обращению заявителя средства электронной подписи;
-
ведет реестр выданных и аннулированных этим удостоверяющим центром сертификатов ключей проверки электронных подписей;
-
устанавливает порядок ведения реестра сертификатов;
-
создает по обращениям заявителей ключи электронных подписей и ключи проверки электронных подписей;
-
проверяет уникальность ключей проверки электронных подписей в реестре сертификатов;
-
осуществляет по обращениям участников электронного взаимодействия проверку электронных подписей;
-
осуществляет иную связанную с использованием электронной подписи деятельность.
Ответственность удостоверяющего центра наступает в случаях:
-
неисполнения или ненадлежащего исполнения обязательств, вытекающих из договора оказания услуг удостоверяющим центром;
-
неисполнения или ненадлежащего исполнения обязанностей (п.3 статьи 13 Федерального закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ (ред. от 30.12.2015) «Об электронной подписи»).
В качестве дополнительных условий договора с удостоверяющим центром может быть предусмотрено страхование.
Как организовать электронный документооборот внутри компании?
Внутри компании электронный документооборот должен быть организован как часы. Ведь важно, что электронный документооборот предполагает сканирование документов, подписание электронной цифровой подписью. А это значит, что нужен специалист, который отвечает за электронные скан-копии, а на рабочих местах руководителей должно быть установлено специальное программное обеспечение, позволяющее подписывать документы.
Составление, оформление и согласование проектов электронных документов осуществляется по общим правилам делопроизводства, установленным в отношении аналогичных документов на бумажном носителе. Электронный документ должен иметь все реквизиты, установленные для аналогичного документа на бумажном носителе, за исключением оттиска печати, поскольку печать не является обязательным реквизитом. Внутри компании могут использоваться способы подтверждения действий с электронными документами, при которых электронная цифровая подпись не используется. Например, без электронной цифровой подписи может осуществляться постановка документов на контроль.
Если вы хотите организовать документооборот со своими контрагентами, то необходимо соответствующие положения включить в договор с контрагентом.
Документы формируются и подписываются в электронном виде. Используемые средства электронной цифровой подписи должны быть сертифицированы в установленном порядке.
Проще всего организовать электронный документооборот с органами власти, например, с налоговой службой. для этого также необходимо получить электронную подпись и заключить договор с удостоверяющим центром. Чаще всего налогоплательщики предоставляют в налоговый орган декларации, пояснения, счета-фактуры. В качестве «обратной связи» документы формируются налоговой в соответствии с Приказом ФНС России от 15.04.2015 № ММВ-7-2/149@ «Об утверждении Порядка направления документов, используемых налоговыми органами при реализации своих полномочий в отношениях, регулируемых законодательством о налогах и сборах, в электронной форме по телекоммуникационным каналам связи и о признании утратившими силу отдельных положений приказа Федеральной налоговой службы от 17.02.2011 № ММВ-7-2/169@».
К таким документам относятся:
-
требования о представлении пояснений;
-
уведомления о контролируемых иностранных компаниях;
-
уведомления о вызове налогоплательщика (плательщика сбора, налогового агента);
-
налогового уведомления;
-
решения о приостановлении операций по счетам налогоплательщика (плательщика сбора, налогового агента) в банке и переводов его электронных денежных средств;
-
решения об отмене приостановления операций по счетам налогоплательщика (плательщика сбора, налогового агента) в банке и переводов его электронных денежных средств;
-
решения о проведении выездной налоговой проверки;
-
иные документы.
Таким образом, если говорить о внутрифирменных электронных документах, то их обращение будет регулироваться внутренними локальными актами, если говорить о взаимоотношениях с контрагентами, то такие взаимоотношения регулируются сторонами, а если документооборот организуется с органами власти, то органы власти будут действовать в соответствии с порядком электронного документооборота, принятым для конкретной компании.
Как организовать хранение электронных документов?
Основным нормативным актом, регулирующим хранение электронных документов, являются Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях (утверждены Приказом Министерства культуры Российской Федерации от 31.03.2015 № 526, далее — Правила). В данном документе впервые устанавливаются правила хранения электронных документов.
Каким образом необходимо хранить документы?
Во-первых, необходимо подготовить номенклатуру дел конкретной организации. Номенклатура дел будет различаться в зависимости от компании, сферы деятельности.
Номенклатура дел используется для группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и поиска документов. Номенклатура дел является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.
Во-вторых, необходимо сформировать дела. для этого необходимо провести экспертизу ценности документов, которые будут храниться в электронном виде. Напомним, что есть нормативные сроки хранения отдельных документов. Например, бухгалтерские документы хранятся в течение 5 лет, а налоговые — в течение 4 лет.
В-третьих, необходимо проставить отметку, что данные хранятся в электронном виде в номенклатуру дел. Например, «Графики учета рабочего времени. Электронные документы».
В-четвертых, нужно заархивировать документы.
Прежде чем поместить электронное дело на хранение, его нужно:
— выгрузить из электронной системы (если документ создается в каком-либо специальном программном продукте);
— защитить от возможных изменений, сохранив в подходящем формате;
— записать на носитель информации.
Общепринятый формат для хранения и архивирования электронных документов — PDF/A. Следует отличать его от привычного PDF, с каждым обновлением которого появляются все новые возможности для работы с файлами. PDF/A предназначен для другого: это формат для долгосрочного архивного хранения электронных документов.
Пятым шагом является составление описей. В опись включаются все электронные дела, которые были сформированы в отношении электронных документов. Однако вместо количества листов, которое указывается при формировании дел на бумажных носителях указывается объем электронных документов.
Формат описи может выглядеть следующим образом:
|
Индекс дела |
Заголовок дела (тома, частей) |
Кол-во дел (томов, частей) |
Срок хранения дела (тома, части) и номера статей по перечню |
Примечание |
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
|
Название раздела |
||||
|
Наименование должности руководителя |
||
|
Подпись |
Расшифровка |
|
|
Дата подписи |
||
|
СОГЛАСОВАНО руководителя службы ДОУ |
||
|
Подпись |
Расшифровка |
|
|
Дата подписи |
||
|
Заведующий архивом |
||
|
Подпись |
Расшифровка |
|
|
Дата подписи |
||
В целом, хранить документы в электронном виде намного удобнее, ведь нет необходимости в дальнейшем при поиске документов перерывать целую комнату бумажной документации. Также проще предоставлять документы в электронном виде по запросу налоговой, Пенсионного фонда, а также иных проверяющих.
В некоторых случаях необходимо уничтожить документы. Например, достаточно долго хранились служебные записки, срок хранения истек и необходимо их уничтожить. В этом случае проводится экспертиза ценности документов. Такую экспертизу может провести специальная комиссии. По результатам экспертизы оформляется акт о выделении к уничтожению документов. Форма подобного акта разрабатываются компанией самостоятельно. И на основании акта диски или иные носители информации просто уничтожаются.
В заключение необходимо отметить, что, безусловно, будущее за электронными документами. Однако важно правильно организовать электронный документооборот. Многие компании сталкиваются с проблемами неправильной организации документооборота, когда к электронному документообороту подключается только одно рабочее место в отделе или даже департаменте, когда большая половина документов ведется по-прежнему на бумажных носителях. Поэтому все вопросы в отношении электронного документооборота нужно решать «на берегу» на этапе внедрения системы.
Внедрение системы электронного документооборота на предприятии
Внедрение электронного документооборота в организации происходит в несколько этапов:
Этап 1. Анализ существующей системы работы с документами
Документы могут создаваться в компании или поступать в нее как в бумажном, так и в электронном виде. Анализ может выявить такие недостатки действующего в компании документооборота, как:
- утеря документов;
- их излишнее дублирование;
- длительное время согласования;
- затраты на распечатку или получение скан-образа бумажного документа и т. д.
Действующая в компании система может уже не отвечать современным требованиям к работе с документами, таким как:
- удобный механизм поиска;
- оперативный контроль на всех этапах работы с документом;
- возможность санкционированного редактирования и согласования.
А также иным предъявляемым к системе требованиям, связанным со спецификой документооборота в компании.
Этап 2. Формулирование требований к системе электронного документооборота и разработка плана ее внедрения
На этом этапе объединяются усилия руководства компании и ИТ-специалистов для грамотной постановки целей и задач, решаемых посредством системы электронного документооборота. Система как минимум должна обеспечивать:
- входной и выходной регистрационный контроль документов;
- перевод бумажных документов в электронный вид (их сканирование и распознавание);
- обмен документами между структурными единицами компании;
- классификацию документов по группам;
- оперативный поиск документа по ключевым параметрам и тексту;
- создание резервных и архивных копий;
- возможность управления правами доступа;
- решение иных задач.
Отдельно формулируются задачи для работы с документами, рождающимися непосредственно в самой компании. Система должна позволять:
- создавать, корректировать, согласовывать проекты документов;
- контролировать исполнителей по срокам;
- протоколировать все действия с документом и т. д.
С учетом поставленных задач составляется план внедрения системы электронного документооборота в компании.
Этап 3. Разработка регламента работы системы
В регламенте:
- закрепляются основные правила работы системы;
- определяется список документов, участвующих в электронном документообороте;
- утверждаются их шаблоны и форматы;
- описывается технология перевода бумажных документов в электронные;
- детализируются правила доступа к документам;
- расшифровываются другие нюансы работы системы.
Этап 4. Подготовка к запуску системы и обучение пользователей
На этапе внедрения тестируется система электронного документооборота, производятся необходимые настройки оборудования и программного обеспечения. Производится установка паролей, персоналу разъясняются особенности доступа к системе.
Кроме того, персонал проходит обучение и проверку знаний инструкций по работе в системе электронного документооборота.
Этап 5. Оформление официального запуска системы в эксплуатацию
Для запуска системы электронного документооборота на предприятии необходимо издать приказ или распоряжение. Что в нем указать, расскажем в следующем разделе.
Приказ о переходе на электронный документооборот
Чтобы система электронного документооборота на законных основаниях начала функционировать, издается приказ, в котором:
- указывается дата начала работы системы;
- закрепляется вступление в силу сопутствующей организационной документации (регламентов, инструкций, правил);
- утверждается список лиц, которым предоставляется доступ к системе;
- детализируются сроки проведения инструктажей и обучения сотрудников;
- расшифровываются иные нюансы, связанные с внедрением системы электронного документооборота.
Образец приказа о переходе на ЭДО подготовили эксперты КонсультантПлюс. Оформите пробный доступ к системе и переходите в Форму документа. Это бесплатно.
Образец приказа о переходе на электронный документооборот (выдержка):
C приказом нужно ознакомить всех причастных сотрудников.
Положение об электронном документообороте
Иногда компании разрабатывают отдельный документ по работе с электронными документами, объединяя в нем все сопутствующие инструкции и регламенты. Называется такой документ «Положение об электронном документообороте».
Образец положения об электронном документообороте составили эксперты КонсультантПлюс. Оформите пробный бесплатный доступ к системе и переходите в Образец.
Что включить в это положение и насколько детализировать отдельные вопросы по работе с системой, решает сама компания. Ориентировочный набор разделов представлен на рисунке:
Образец Положения об электронном документообороте в организации (выдержка):
Система электронного документооборота: программы для автоматизации, степень охвата, отраслевая специфика
Организация электронного документооборота на предприятии — процесс затратный и трудоемкий. Не всем под силу автоматизировать одновременно все рабочие места и объединить все цепочки работы с документами в единую систему.
На помощь приходят специализированные программы, позволяющие автоматизировать хотя бы отдельные участки деятельности предприятия и организовать минимально возможный электронный документооборот. Такие программы для электронного документооборота в организации доступны даже самым мелким хозяйствующим субъектам. Обычно они приобретаются для учетных нужд (бухгалтерского и налогового учета) с элементами кадрового документооборота.
Это не самый лучший способ внедрения на предприятии электронного документооборота. Но при отсутствии необходимых ресурсов автоматизация отдельных участков и служб предприятия помогает отчасти облегчить работу с документами.
Специалисты в области электронного документооборота рекомендуют иной подход. Если для внедрения полноценной эффективной системы работы с документами у предприятия недостаточно ресурсов, следует решать вопрос не локально. Электронный документооборот нужно внедрить не по избранным участкам, а в качестве общей системы, объединяющей все подразделения. При этом изначально можно заложить минимальный набор функций, а постепенно наращивать функционал, надстраивая систему под нужды и масштаб компании.
В последнее время происходит разделение разработчиков программ электронного документооборота по отраслевой специфике (программы отдельно для госсектора, телекоммуникаций и т. д.).
Далее остановимся подробнее на кадровом и юридическом электронном документообороте (на что обратить внимание при их создании в ситуации, когда компания не в силах организовать единую систему документооборота).
Когда нужен кадровый электронный документооборот и можно ли без него обойтись?
Электронный кадровый документооборот — один из элементов системы электронного документооборота в организации.
Кадровые документы по своему многообразию не уступают бухгалтерской службе — лидеру по объему создаваемых и получаемых первичных документов. Многое зависит от таких нюансов, как:
- масштаб и структура организации;
- специфика ее деятельности;
- географическая разрозненность структурных подразделений;
- текучка кадров;
- иные особенности (наличие дистанционных сотрудников, вредных и опасных условий труда и т. д.).
Все эти нюансы учитываются при решении вопроса о том, нужен ли в организации электронный кадровый документооборот.
Если компания состоит из директора, главбуха и 5–7 сотрудников, электронный документооборот может стать весьма затратным и нецелесообразным мероприятием. Если же компания крупная с разветвленной филиальной сетью и специфическими условиями труда, без автоматизации документальных процедур не обойтись.
О специфике организации кадрового электронного документообмена расскажем далее.
Как организовать электронный документооборот в кадровой службе?
Для налаживания полноценного кадрового электронного документооборота в организации необходимо:
1. Обеспечить защиту персональных данных
В этом вопросе следует исходить из требований:
- закона «О персональных данных» от 27.07.2006 № 152-ФЗ;
- постановления Правительства РФ «Об утверждении Требований к защите персональных данных…» от 01.11.2012 № 1119.
Для этого нужно обеспечить:
- безопасность помещений, в которых размещена информационная система, от несанкционированного доступа посторонних лиц;
- сохранность носителей персональных данных;
- доступ к кадровым документам ограниченного круга лиц, выполняющих свои служебные обязанности;
- использование средств защиты информации;
- выполнение иных обязательных мероприятий.
2. Регламентировать порядок получения и использования электронной подписи
В этом вопросе следует исходить из норм закона «Об электронной подписи» от 06.04.2011 № 63-ФЗ. Учитывая степень важности кадровых документов (в том числе при решении трудовых споров), при их подписании руководителю компании необходимо использовать усиленную квалифицированную электронную подпись (УКЭП). Применение иных видов электронной подписи (простой или усиленной неквалифицированной) может повлечь признание локальных актов компании недействительными.
3. Разграничить кадровые документы
Кадровые документы делят на две группы:
- Формируемые в электронном виде.
- Создаваемые исключительно на бумаге.
В этом как раз и заключаются существенные затруднения в создании кадрового электронного документооборота в организации. Значительная часть кадровых документов должна оформляться только в бумажном виде и заверяться личной подписью сторон трудовых отношений (работника и (или) работодателя).
С отдельными документами и кадровой информацией работника необходимо знакомить под расписку (например, с приказом о наложении дисциплинарного взыскания), а специалист кадровой службы при исправлении данных в личных карточках сотрудников обязан заверять все исправления личной подписью.
4. Организовать резервное копирование и хранение электронных документов
Это поможет избежать негативных последствий форс-мажорных обстоятельств, в результате которых может быть утрачен кадровый документ.
5. Закрепить в локальном акте формы электронных кадровых документов
Формы кадровых документов, оформляемых в электронном виде, нужно закрепить в специальном регламенте. Там же следует прописать все нюансы работы с такими документами: порядок внесения в них корректировок, сроки и способы хранения, виды электронной подписи для документов отдельной юридической значимости и т. д.
Кадровый электронный документооборот: что планируют законодатели?
Прогресс не стоит на месте. Постепенно на электронный формат переводятся и те кадровые документы, которые всегда существовали только в бумажной форме.
Как перейти на электронный кадровый документооборот, рассказали эксперты КонсультантПлюс. Оформите пробный бесплатный доступ к системе и переходите в Готовое решение.
На сегодняшний день электронный трудовой договор законодательно разрешено заключать с дистанционным работником при наличии у него электронной подписи (ст. 312.3 ТК РФ).
Подробности узнайте в этом материале.
Хотя для повсеместного внедрения электронных договоров нужны еще отдельные законодательные проработки.
Электронные трудовые книжки уже действуют повсеместно.
Как с 2023 года заполнять форму ЕФС-1, мы писали здесь.
В целом позиция властей ясна: электронный документооборот в кадровой сфере будет введен в ближайшее время. Минтруд уже запустил эксперимент по его внедрению (приказ от 26.03.2018 № 194), согласно которому в электронной форме в ряде компаний:
- учитывается рабочее время;
- работников знакомят с локальными актами, составными частями зарплаты, должностными инструкциями;
- информируют о начале отпуска;
- оформляют командировки.
Внедрение электронного кадрового документооборота позволит работодателям проходить трудовые проверки через интернет (дистанционно).
Юридический электронный документооборот в компании
Вопросы юридического характера в хозяйственной деятельности возникают регулярно.
Если в компании есть юрист или юридическая служба, рационально организовать электронный документооборот юридической документации с последующей интеграцией его в общий электронный документооборот компании. Такая система позволяет:
1. Координировать процесс согласования договоров
Согласование шаблонов готовых договоров — процесс, характерный для всех компаний. Он занимает немало времени и требует привлечения специалистов разных служб (финансовой, технической, юридической и иных). В этом процессе электронный документооборот позволяет скоординировать весь процесс согласования и оперативно отправить контрагенту готовый договор.
Система юридического электронного документооборота должна позволять:
- формировать список лиц для согласования;
- контролировать сроки рассмотрения и внесения корректировок;
- решать иные вопросы (по отправке договора на доработку, передаче его на подписание и т. д.).
2. Эффективно работать с претензиями и исками
Для ведения исковой и претензионной работы специалист юридической службы должен обладать полным пакетом исходных документов. Эти документы могут рождаться как внутри самой компании, так и поступать извне (от контрагентов). Чтобы собрать всю эту разрозненную информацию, необходимо оперативное взаимодействие с различными службами (бухгалтерией, отделом продаж и другими подразделениями).
В регламенте важно детализировать вопросы, связанные с порядком сбора всей необходимой юристам информации в электронном виде.
Систему необходимо настроить таким образом, чтобы:
- все исходные документы своевременно попадали исполнителю;
- шаблоны готовых документов от юристов автоматически отправлялись руководству на согласование;
- была реализована возможность внесения корректировок;
- все этапы работы с документом можно было проследить;
- отслеживались сроки подготовки претензий и исков.
3. Оперативно обрабатывать запросы
Юристам приходится готовить письма контрагентам, копии различных документов, ответы по запросам контролирующих и правоохранительных органов и др. Внедрение электронного документооборота позволит отслеживать:
- когда запрос получен исполнителем;
- сколько есть времени на его исполнение;
- дату отправки готового ответа.
Подобного рода контроль позволяет дисциплинировать не только юриста (исполнителя), но и инициаторов запроса, что способствует своевременной передаче запроса и его исполнению.
Всю процедуру работы с электронными запросами нужно описать в регламенте: сроки формирования запроса, требования к полноте исходных данных, время на исполнение запроса.
ВАЖНО! С 01.01.2022 года вступил в силу новый стандарт ФСБУ 27/2021 «Документы и документооборот в бухгалтерском учете». Данный стандарт прописывает в том числе и порядок работы с электронными документами.
Итоги
Для разработки системы электронного документооборота необходимо провести анализ действующего документооборота в компании, определить основные задачи, оформить проект. Затем внедрить систему в эксплуатацию, обучить персонал и закрепить порядок работы с электронным документооборотом во внутреннем локальном акте (положении, инструкции).
Документы можно подписывать на бумаге, а можно электронно. На бумаге долго, электронно — непонятно как.
Но вот я двенадцать лет занимаюсь электронными документами и скажу вам: это невероятный кайф. Позвольте рассказать, как это все устроено, с примерами.
Короче
Чтобы начать вести электронный документооборот, нужно:
- Убедить контрагентов начать обмениваться электронными документами.
- Купить сертификат электронной подписи.
- Определиться со способом отправки документов: через специальный сервис или без него.
Кому нужны электронные документы
Несмотря на удобство и современность, немногие ведут электронный документооборот. Если предприниматель на упрощенном налогообложении заключает пару контрактов в год, ему, может, не так страшно пару раз отправить печатные документы. Но есть случаи, когда электронный документооборот предельно полезен.
Крупным компаниям электронные документы помогают снизить издержки, если объем внешней корреспонденции превышает несколько сотен документов в месяц. Для них доставка бумаг напрямую влияет на скорость сделок. Издержки на документооборот могут составлять сотни тысяч рублей в год, а риски, связанные с потерями, ошибками и штрафами от налоговой, еще больше увеличивают расходы.
Малому и среднему бизнесу, которому важно получать оплату товара или услуги в день получения документов, электронный документооборот позволяет в разы ускорить исполнение договоров.
Даже если сейчас вы подписываете один акт в полгода, это не значит, что ваш бизнес не вырастет. У вас могут появиться крупные партнеры, которые работают с электронными документами, и они потребуют от вас того же.
Например
У интернет-магазина регулярно копилась дебиторская задолженность на десятки миллионов из-за того, что в накладной в очередной раз допустили ошибку: товар стоит в фуре, на склад принять нельзя. Пока ждут, когда курьер с исправленным документом доедет от поставщика, идут дни. Внедрили электронные документы, и теперь все корректировки в документах занимают меньше часа.
А в крупной энергосбытовой компании во время выездных налоговых проверок инспекторы ежегодно находили нарушения и ошибки в документах. Чек на штрафы достигал 120 000 рублей в год. Дошло до того, что финансовый отдел заранее закладывал эти деньги в бюджет как накладные расходы. Внедрили электронный документооборот, и теперь правильность документов контролируют программы, а не люди. Ошибок больше нет.
Что такое электронный документ
Электронный документ — это обычный док- или пдф-файл, который можно создать и прочитать в любом редакторе. Важно, чтобы он был подписан специальной электронной подписью и отправлен особым образом.
Чтобы партнер, юрист или судья не сомневались, что именно вы подписали электронный документ и никто его не изменил, специалисты по цифровой безопасности придумали электронную подпись. Это как отпечаток пальца, наложенный на уникальный набор битов и байтов вашего документа. Грубо говоря, подписывая что-то электронной подписью, вы говорите: «Я подтверждаю подлинность этого набора битов».
Электронную подпись прикрепляют к любому документу, после чего он считается подписанным. Документ можно прочитать и без подписи. Она лишь гарантирует, что перед вами тот самый неизменный документ, в том виде, в котором его вам отправили. Если поменять что-то в документе и сохранить, поменяется его набор битов — подпись будет недействительной.
Например
Две компании решили подписать электронный контракт. Составили договор, согласовали условия. Теперь одна компания подписывает договор своей подписью и отправляет другой. Та открывает договор и решает что-то втихаря исправить, например сумму штрафов. Исправляет. Сохраняет. Отправляет первой. Та смотрит — оп! — изначальная подпись на этом договоре сломалась. Значит, что-то исправили, злодеи. Потом идут бить морду, наверное.
Где взять электронную подпись
Электронную подпись покупают в специальном удостоверяющем центре. Достаточно просто найти удобный центр в вашем городе. Главное, чтобы он входил в список аккредитованных центров Министерства связи РФ.
Нужно оформить заявку на сайте, указать в ней реквизиты своей фирмы, а затем получить счет и оплатить услугу. С вами свяжется менеджер и пригласит в офис за ключом. В момент получения сертификата у вас проверят паспорт. Могут еще уточнить ваши полномочия и реквизиты компании. Ключ загрузят на вашу флешку (или другой носитель, например дискетку там, я не знаю). Иногда продают специальную флешку на месте — она будет стоить от 1100 до 1400 Р. Такие специальные флешки называют токенами, они более безопасные.
Все то же самое можно сделать прямо в офисе удостоверяющего центра: просто приходите со всеми документами и оформляете заявку. Но в этом случае вам придется ждать, пока пройдет безналичная оплата, — это может занять несколько часов. Наличными оплатить сертификат для фирмы нельзя, как и нельзя получить его удаленно.
Как работает электронная подпись
Юридическая сила электронной подписи описана в федеральном законе «Об электронной подписи».
Закон определяет типы подписей: простую, неквалифицированную и квалифицированную. Подписывать документы можно любой из них, но с оговорками: квалифицированная — для налоговой, торгов и в некоторых случаях для суда; простая и неквалифицированная — для всего остального.
Простая или неквалифицированная подпись
Доступный и дешевый вариант, но с ограниченным применением. Неквалифицированная подпись содержит криптографические алгоритмы, но не подтверждается никаким удостоверяющим центром. Простая вовсе представляет собой лишь комбинацию из логина и пароля, учетную запись на сайте госуслуг или электронный адрес контрагента.
Такие подписи подойдут, если вы не участвуете в электронных торгах, не обмениваетесь электронной первичкой и не отправляете налоговую отчетность. Простую подпись можно использовать для договоров, счетов и актов, но придется подписать отдельное соглашение с контрагентом и зафиксировать согласие сторон доверять такой подписи.
Если у вас десятки контрагентов и разные документы, схема работать не будет. Вам придется с каждым подписать такой документ, и со временем этот процесс будет замедлять, а не ускорять работу. Тогда лучше подумать о другом сертификате электронной подписи.
Чтобы использовать простую электронную подпись, надо распечатать и подписать бумажный вариант соглашения или включить специальный пункт в договор с контрагентом — это требование закона.
Квалифицированная подпись
Такая подпись подойдет для счетов-фактур и налоговой. По закону электронные счета-фактуры можно подписывать только такой подписью. Стоит квалифицированный сертификат от 1000 Р, купить его можно только в удостоверяющем центре, входящем в зону доверия ФНС.
Каждый год сертификат квалифицированной подписи необходимо обновлять, что добавляет забот: надо следить за сроком действия и вовремя заказывать перевыпуск.
Для работы с квалифицированной подписью надо установить специальную программу — средство криптозащиты информации. Программа крепит электронную подпись на документ и проверяет подписи других участников обмена.
Можно выбрать платную программу («Криптопро ЦСП») или бесплатную («Випнет ЦСП»). Функционально они почти не отличаются, но с бесплатной могут возникнуть проблемы совместимости. Обе работают на Виндоусе и на Маке. Платная стоит около 1000 Р, ежегодная оплата сертификата электронной подписи еще около 1000 Р.
Некоторые используют облачную электронную подпись, для нее не надо устанавливать программу криптозащиты. Облачная подпись хранится в сервисе обмена, и каждый раз, когда вы подписываете документ, вам на телефон приходит смс с подтверждением действия. Такой сертификат дешевле и удобнее в использовании, но менее безопасен, чем программа криптозащиты.
Зачем нужен оператор документооборота
Подписанный электронный документ можно отправить по обычной электронной почте, но это небезопасно. Если почту взломают, документы окажутся у злоумышленников. Поэтому, например, налоговая инспекция принимает декларации только через специальные сервисы. Через такие же сервисы вы должны обмениваться электронными счетами-фактурами, иначе нарушите приказ Минфина России. Такие сервисы называются операторами документооборота.
Для простого пользователя — это прокачанная электронная почта. Работает через браузер, есть папки с входящими и исходящими, справочник адресов, встроенный поиск, редактор документов. Внутри — высоконагруженный сервис с защищенными каналами связи и шифрованием, которые обеспечивают безопасность передачи документов.
С оператором электронного документооборота даже не надо заключать договор. Просто регистрируетесь, загружаете сертификат электронной подписи и оплачиваете тариф по счету. Остальные заботы берет на себя оператор: уведомляет ФНС, что вы присоединились к обмену, следит за форматами и гарантирует соблюдение законодательства РФ.
Таких сервисов в России несколько десятков. По цене, функциональности, надежности и скорости работы они примерно одинаковы. Операторов принято выбирать по качеству сервиса: как быстро работает техподдержка, готов ли оператор помогать подключать контрагентов, какие возможности он предлагает и есть ли у него консультанты-аналитики, которые помогут вам внедрить сервис в работу.
Вашему контрагенту тоже придется подключиться к оператору. Он может выбрать вашего или любого другого — тогда обмен пойдет через роуминг, как в сотовой связи.
Сколько стоят электронные документы
Работая через оператора, вы платите только за документ, который подписали обе стороны. В среднем стоимость отправки документа составляет около 6—8 Р, а все входящие бесплатны.
Обычно новички покупают минимальный пакет на 300 документов, который очень быстро кончается. Потом надо покупать следующий пакет. Выгоднее купить безлимитный годовой пакет или договориться об индивидуальных условиях.
Переходить на электронные документы выгодно, если вы отправляете 100 и больше документов в месяц или минимум 1000 документов в год. Тогда вы сократите расходы на бумагу и доставку почти в 5 раз.
Сколько стоит документооборот
| Статья расходов | 1000 бумажных документов | 1000 электронных документов |
|---|---|---|
| Печать | 9510 Р | — |
| Электронная подпись | — | 2000 Р |
| Лицензия средства криптозащиты | — | 1200 Р |
| Доставка | 40 000 Р заказным письмом | 7200 Р |
| Итого | 49 510 Р | 10 400 Р |
Доставка
40 000 Р заказным письмом
1000 электронных документов
Электронная подпись
2000 Р
Лицензия средства криптозащиты
1200 Р
В чем может быть подвох
Со стороны обмен электронными документами выглядит как новый Айфон: все просто, документы летают, пользоваться удобно. Но как и в Айфоне, со временем обнаруживаются нюансы, к которым надо привыкать.
Главная проблема с обменом электронными документами: этим нельзя заниматься в одиночку. Вам придется убедить партнеров перейти на электронные документы, а пока они принимают решение, придется параллельно работать и с бумажками.
Другие нюансы кроются в несовершенстве попутных сервисов. Например, чтобы отправить в налоговую акты, их надо сначала выгрузить из бухгалтерской программы, потом загрузить в сервис отчетности, который имеет ограничение по количеству документов. И так несколько раз, пока не отправятся все акты. Если счет идет на сотни документов, бухгалтер потратит несколько часов, отправляя новые пачки в сервис. Но при бумажном документообороте на это уйдет еще больше времени.
Серьезные проблемы начинаются, когда контрагент нарушает свои обязательства и дело доходит до суда. Тогда приходится думать, как представить электронные документы в суд. Российские суды пытаются идти в ногу со временем и принимают документы в электронном виде — их можно загрузить через сервис «Мой арбитр» или на сайте суда общей юрисдикции. Но будьте готовы, что вас могут попросить представить документы на бумаге или предъявить оригиналы в соответствии с ч. 3 ст. 75 АПК РФ. В этом случае документы проще распечатать и заверить у нотариуса.
Если вы решили перейти на электронные документы
Вы купили электронную подпись и выбрали оператора документооборота. Теперь надо все организовать:
- Уговорить контрагентов получать и отправлять вам электронные документы. Многие ваши партнеры ничего не захотят менять, и вам придется продолжить работать с бумагой.
- Научиться управлять двумя потоками документов: электронным и бумажным. Придется выработать систему учета движения входящих и исходящих документов для обоих потоков.
- Научиться хранить электронные документы. По закону вы должны хранить первичные документы не менее 4 лет. Если у вас большой документооборот, придется внедрить специализированный электронный архив.
Об этом мы расскажем отдельно. Подписывайтесь на наш канал, жмите колокольчик и все такое.
Из нашей статьи вы узнаете:
Цифровизация набирает обороты. Документы всё чаще оформляются только в электронном формате, поэтому документооборот происходит тоже в электронном виде. В связи с этим многие организации выбирают переход на ЭДО.
Обязательно ли переходить на ЭДО? Закон не обязывает всех переходить на электронный документооборот, но к этому подталкивает время, партнеры и современные технологии. Несмотря на то, что переход на электронный документооборот не обязателен, многие компании уже сделали это.
Разбираемся, в чём преимущества перехода на ЭДО и как организовать электронный документооборот.
Сравнение документооборотов в бумажном и электронном виде
Основные критерии, по которым сравнивают два вида документооборота — стоимость и «времязатратность».
Стоимость пакета
Стоимость пакета документов при среднем объёме в шесть листов формата A4 — 9 рублей. Чтобы отправить документы по почте, придётся заплатить от 40-60 рублей. Курьерская служба запросит в 10 раз больше, стоимость услуг также будет зависеть от точки назначения. Организация архива потребует аренды отдельного помещения. Стоимость будет зависеть от площади и региона.
Затраты на бумагу
Электронный документооборот исключает затраты на приобретение бумаги и предметов канцелярии. Стоимость отправки электронных документов составит от 5 до 9 рублей за документ в зависимости от оператора, за входящие платить не придётся. Географическая удалённость роли не играет.
Условия хранения
Условия хранения документов в электронном формате зависят от оператора ЭДО. При бумажном документообороте на распечатывание документов, их подписание и проставление печатей может уйти целый день. А в случае отсутствия лица, уполномоченного подписывать документы — до нескольких дней.
Срок получения
Срок получения отправленных документов может занимать от нескольких дней до двух недель, если документы были переданы по почте, либо от одних до четырёх суток, если для передачи использовалась курьерская служба.
Легко подписывать
При переходе на ЭДО подписание документов в электронном виде уполномоченным сотрудником занимает всего несколько минут. В системах ЭДО можно «по одному щелчку мыши» массово подписывать документы. При этом документы достигают получателя уже через несколько секунд после того, как были отправлены.
Как только получатель подписывает документ электронной подписью, оба участника электронного взаимодействия получают доступ к подписанному оригиналу документа.
Способы реализации ЭДО
Если вы решили организовать обмен документами в электронном виде, необходимо определиться, каким образом он будет реализован. Возможны два варианта.
Обмен документами
Обмен электронными документами напрямую можно начать на основании соглашения с контрагентом, которое будет регламентировать порядок и условия документооборота. Такое соглашение необходимо, если участники взаимодействия используют неквалифицированную электронную подпись. Применение квалифицированной электронной подписи в документообороте заключения специального соглашения не требует. При таком способе реализации ЭДО документы можно отправлять по электронной почте.
Плюс такого способа
Для передачи документов не нужно подключаться к системе оператора ЭДО и платить ему за услуги. Однако минусов больше: не все документы можно передавать контрагенту напрямую, нет автоматизации обработки документов, и в связи с этим — возможности организовать документооборот в больших объёмах.
Другой способ
Это обмен документами через оператора электронного документооборота. Пользователь подключается к системе ЭДО оператора, присоединяется к регламенту обмена и работает в специальном сервисе. У операторов ЭДО есть все необходимые возможности (технологические, правовые, кадровые) для обеспечения правомерного обмена электронными документами любого типа.
Как перейти на электронный документооборот
Начните переход на ЭДО поэтапно. Для перехода необходимо:
1
Внести изменения в учётную политику
В учётной политике потребуется прописать возможность составления и использования документов в электронном формате, которые должны подписываться электронной подписью.
2
Разработать схему документооборота
Необходимо решить, кто из сотрудников, задействованных в работе с документацией, сможет редактировать документы, подписывать их, согласовывать без права подписи и тому подобное.
3
Выбрать оператора ЭДО
При выборе оператора убедитесь, что есть поддержка роуминга. Кроме того, следует отталкиваться от количества ваших контрагентов, работающих с этим оператором. Обращайте внимание на отзывы. Если оператором предусмотрен пробный период, протестируйте СЭД сами.
4
Приобрести квалифицированную электронную подпись
Юридической силой обладают только те электронные документы, которые подписаны с помощью КЭП. Кроме того, для работы с электронной подписью потребуется средство криптографической защиты информации (СКЗИ) – программное обеспечение, предназначенное для шифрования и расшифровки.Такая программа нужна, чтобы подписывать электронные документы и проверять подпись. Для платной СКЗИ необходима лицензия .
5
Определить способ работы с ЭДО
Работа возможна через интерфейс отдельного сервиса (например, онлайн-сервиса «Астрал.ЭДО») или через специальный программный модуль для 1С. Некоторые операторы поддерживают возможность интеграции своих сервисов с учётными системами клиентов.
Подключение контрагентов
Возможность организовывать обмен документами со своими контрагентами возникает лишь в том случае, если все участники подключены к СЭД. Необязательно, чтобы это была одна система — контрагенты могут быть подключены к разным операторам.
Крупные операторы поддерживают и развивают технологию роуминга. Сама технология находится на раннем этапе развития, поэтому можно воспользоваться альтернативными вариантами организации обмена документами с партнёрами через операторов электронного документооборота.
Одним из вариантов является работа с несколькими операторами. Поскольку участники обмена никак не ограничены в выборе оператора, они могут быть подключены к нескольким системам одновременно. Подключиться к общей системе можете либо вы, либо ваш контрагент.
Если регистрация в нескольких системах по каким-либо причинам не подходит вам или вашему контрагенту, вы можете обратиться к своему оператору с предложением наладить сообщение между вами и вашим партнёром. Контрагенту с аналогичным вопросом следует обратиться к своему оператору.
Заключение
Итак, для перехода на ЭДО требуется:
- получить квалифицированную электронную подпись, поскольку лишь она даёт документу юридическую силу;
- заключить договор с оператором ЭДО и подключиться к его системе, с помощью которой будет налажен быстрый обмен документами и обеспечена их безопасность;
- присоединиться к регламенту оператора ЭДО, чтобы начать обмен.
За всё остальное ответственность будет нести оператор.
Внедрение электронного документооборота упростило работу бизнеса. Все необходимые документы можно подписать электронной подписью и сразу отправить контрагенту. Разбираем преимущества и недостатки ЭДО, как выстроен процесс и как выбрать оператора.
Что такое ЭДО
Электронный документооборот — это аккредитованная государством система создания, регистрации и обмена документов без применения бумажных носителей.Компании, которые предоставляют клиентам сервис, называются операторами ЭДО.
Форматы ЭДО
- Внутренний документооборот внутри компании. Каждая организация может устанавливать свои правила обмена документацией.
- Внешний документооборот — обмен с контрагентами. Документами, участвующими в этом процессе, могут быть договоры поставки или оказания услуг, инвойсы, счета-фактуры.
- Документооборот с госорганами. Например, с пенсионным фондом, ФСС, налоговой инспекцией. В основном взаимодействие с госорганами предполагает сдачу отчетности, уплату налогов, отчисления в фонды.
Для чего нужен электронный документооборот
Главная причина подключения электронного документооборота — автоматизация бизнес-процессов. Она объединяет в себе основные преимущества ЭДО, среди которых:
- сокращение расходов на печать и закупку бумаги — до 80%,
- доступ к архиву в любой момент,
- прозрачность работы сотрудников,
- автоматизация поиска необходимых файлов и классификация документов по разным критериям,
- минимальный риск потери или порчи.
В некоторых случаях подключаться к ЭДО обязывает закон. Например, с 2021 года бухгалтерскую отчетность юрлица сдают только в электронном виде. Кроме того, электронный документооборот необходим при работе с маркированными и прослеживаемыми товарами. Без ЭДО не получится участвовать в госзакупках.
Среди минусов ЭДО предприниматели называют затраты на внедрение, а также время на освоение системы сотрудниками.
Как подключить ЭДО
Необходимо оформить квалифицированную электронную подпись (КЭП), выбрать оператора, настроить процессы внутри компании. Разберем это подробнее.
Применение электронного документооборота должно быть отражено в учетной политике. Укажите:
- на каких участках бухгалтерского и налогового учета ведется электронный документооборот,
- перечень документов, которые оформляются в электронном виде,
- порядок хранения электронных документов,
- какая электронная подпись применяется: простая или квалифицированная, а также — кому принадлежит право подписи,
- порядок представления документов в налоговый орган.
Кроме того, при внедрении ЭДО нужно определить роль и ответственность каждого сотрудника, разработать маршруты, этапы согласования и подписания документов.
Это указывают в положении об электронном документообороте, на основе которого составляют техническое задание для оператора ЭДО. Скачайте в качестве образца типовой регламент и внесите свои данные.
Как выбрать оператора ЭДО
Оператор ЭДО — одобренная налоговой инспекцией организация, которая обеспечивает обмен документами между пользователями. Обратите внимание на ряд критериев:
- Стоимость. Что входит в ежемесячный тариф, а что нужно оплачивать отдельно. При этом не смотрите на самую низкую цену. Если вам понадобятся дополнительные услуги, их стоимость может сделать контракт в разы дороже, чем заявленный тариф.
- Безопасность. Как организован доступ к сервису, был ли аудит безопасности системы, где, как и сколько хранятся документы, будет ли к ним доступ после расторжения договора.
- Удобство. Можно ли пользоваться сервисом через мобильные устройства, понятный ли интерфейс.
- Роуминг. Необходим, если контрагенты пользуются другими сервисами.
- Автоматический обмен данными. Интеграция с учетной системой.
- Техподдержка. Этот критерий особенно важен для тех, кто работает в режиме нон-стоп. Скорость устранения возможных сбоев прямо влияет на финансовые результаты компании.
Сервис должен давать возможность посылать и получать регламентированные и нерегламентированные документы, автоматически создавать архивы всего пакета документов, в том числе и сопровождающих, аннулировать их или отзывать.
На сайте ФНС есть список аккредитованных операторов ЭДО, который регулярно обновляется.
Как получить электронную подпись
С 1 января 2022 руководители компаний и ИП могут оформить новую электронную подпись только в ФНС. Чтобы ее получить, обратитесь в налоговую или в удостоверяющие центры. Количество УЦ сократилось в десятки раз, полный список есть на сайте Министерства цифрового развития.
За первой подписью глава компании должен приехать сам — для удостоверения личности. Отправить представителя даже с нотариальной доверенностью нельзя. Получая следующие подписи, он сможет удостоверять личность дистанционно: действующей ЭЦП или биометрическими данными.
Список документов
- паспорт
- СНИЛС
- защищенный носитель и документация на него. Его можно купить в ФНС, удостоверяющем центре или у производителя. Подойдут модели Рутокен ЭЦП 2.0, Рутокен S, Рутокен Lite, JaCarta ГОСТ, JaCarta-2 ГОСТ или другие, соответствующие требованиям налоговой.
В ФНС руководители могут получить только одну подпись на юрлицо. Всем сотрудникам и уполномоченным лицам, которые также подписывают документы от лица компании, понадобится своя подпись физлица.
Интеграция ЭДО с учетной системой
Один из важных критериев при выборе оператора ЭДО — возможность автоматического обмена данными с учетными системами. Особенно это важно для тех, кто работает с маркированными товарами.
Каждый участник должен заключить договор с оператором электронного документооборота. Это нужно для обмена электронными УПД. При использовании ЭДО продавец подписывает и отправляет покупателю УПД с кодами маркировки.
Для обмена документами по ЭДО отлично подходит сервис МойСклад: у него есть интеграции с популярными операторами: Такском, 1С: Клиент ЭДО и другими. Данные импортируются за несколько кликов, переносить XML-файлы с одной платформы на другую не нужно.
Также у сервиса есть интеграция с ЭДО Лайт, которая позволяет загружать документы с кодами маркировки из Честного Знака.