Как составить акт сверки для арбитражного суда

Рано или поздно в каждой торговой организации возникают ситуации, когда данные бухгалтерского учета по задолженностям не совпадают с данными партнеров. Такое возможно и при самом тщательном подходе к ведению бухгалтерии. Проверить правильность отражения кредиторской и дебиторской задолженности можно в процессе осуществления инвентаризации, которая должна проводиться ежегодно в преддверии формирования отчетности по итогам года.

Сверка расчетов с контрагентами, проводимая более одного раза в год, позволит компании вовремя определить имеющиеся расхождения с партнерами и, соответственно, избежать возможного кризиса обоюдных неплатежей.

Для чего нужна сверка расчетов с контрагентами

Акт сверки (в дальнейшем АС) представляет собой документ, содержащий информацию о взаиморасчетах между компаниями за конкретный период. Организация, реализующая продукцию, отражает в нем дебиторскую задолженность контрагента и величину поступивших от него денежных средств. Покупатель в свою очередь вносит в акт имеющуюся кредиторскую задолженность. Далее проводится сверка задолженностей и их устранение.

Документ должен быть подписан и продавцом, и покупателем. Если они используют в своей деятельности печати, то их оттиск также должен быть в акте.

Акт сверки расчетов с контрагентами не относится к первичной документации. Законодательством не установлена единая форма этого документа. Соответственно, организации могут воспользоваться своей формой, в которой будут использованы реквизиты первичного документа. Они перечислены в ФЗ № 402 «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011.

Как правило, АС расчетов содержит подписи руководителя компании и ее главбуха.

Сформирован документ может быть путем последовательного занесения операций в разрезе каждого контрагента. Однако более удобным способом является отражение хозяйственных операций по договорам. В этом случае, обнаружив несовпадения, организации сразу будут иметь информацию о том, по какому из договоров есть проблемы.

Сверка расчетов производится в денежном выражении.

Акт сверки дает возможность избежать ошибок в ведении бухучета и налогового учета при условии, что он формируется вовремя и правильно.

Если в результате проведении сверки расчетов с контрагентом расхождений не было выявлено, то это свидетельствует о правильности и своевременности отражения всех операций с компанией-партнером в БУ. Другими словами, все проведенные взаиморасчеты, отгрузка продукции, оказание услуг и другие хозяйственные операции не были продублированы или забыты.

Следует отметить, что АС расчетов не является основанием для возникновения прав и обязанностей. Как показывает судебная практика, взыскание задолженности с контрагента невозможно только на основании данного документа. Он должен быть подкреплен первичной документацией. Данный момент регламентируется решениями Арбитражных судов Западно-Сибирского округа от 22.11.2018 по делу № А45-19208/2017, Московского округа от 17.07.2018 по делу № А40-8569/2017, Восточно-Сибирского округа от 07.07.2017 по делу № А33-10710/2016.

Случается и так, что АС расчетов (при условии, что он правильно сформирован) не содержит сведений об имеющейся перед партнером задолженности, хотя в учете таковая присутствует. Это может свидетельствовать о том, что задолженность уже прощена и не будет взыскиваться. В такой ситуации акт является доказательством того, что задолженность была погашена или списана. При этом целесообразно провести дополнительную проверку данных БУ и на ее основании произвести списание долга.

Документ может быть использован для подтверждения задолженности. При согласии должника с содержащимися в акте сведениями срок исковой давности обнуляется, а отчет начинается заново. Данный момент регулируется 203 статьей Гражданского кодекса РФ и 20 пунктом Постановления Пленума ВС РФ № 43 от 29.09.2015. Другими словами, период, отведенный законом для взыскания задолженности, увеличивается. В течение этого времени нельзя списать долг как безнадежный.

При подписании акта сверки после истечения срока исковой давности по задолженности, сформированной позднее 1 июня 2015 года, исчисление периода исковой давности начинается сначала. Регламентирующими документами являются: второй пункт 206 статьи Гражданского кодекса РФ, ФЗ № 42 от 08.03.2015.

Согласно первому пункту 183 статьи Гражданского кодекса РФ и 123 пункту Постановления Пленума ВС РФ № 25 от 23.06.2015, АС расчетов может быть использован для подтверждения работы лиц, действующих от имени организации, но не уполномоченных на это. Допустим, что накладная была подписана работником организации, не имеющим права на это. При этом акт сверки расчетов, в котором отражена данная торговая операция, содержит подпись уполномоченного лица. В этом случае товар считается принятым правильно.

Порядок проведения сверок расчетов с контрагентами

Проверка расчетов с контрагентом должна начинаться после того, как будет установлен временной промежуток, за который планируется анализировать сведения, вносимые в акт.

В процессе проведения инвентаризации компания должна осуществлять сверку расчетов с партнерами по состоянию на последний календарный день отчетного года. Результат проверки фиксируется в акте сверки взаиморасчетов.

В акте содержаться данные БУ обоих контрагентов, участвующих в сверке.

Компания, инициирующая процесс сверки, должна поставить в известность контрагента о необходимости ее проведения и формирования акта.

Далее фирма-инициатор определяет величину образовавшегося долга и направляет эти сведения своему партнеру.

При согласии контрагента с суммой задолженности фирма-инициатор формирует АС. После этого документ на бумажном носителе визируется руководителем организации в двух экземплярах и передается контрагенту для последующего подписания.

При возникновении разногласий касательно величины задолженности партнеры выполняют следующий алгоритм действий:

• Бухгалтер фирмы-инициатора заносит данные в свою часть акта. Далее он отправляет документ организации-контрагенту. Для этого могут быть использованы либо факс, либо электронная почта.
• Бухгалтер фирмы-партнера заносит в документ свои учетные данные. Так определяются расхождения.
• Та организация, которая допустила ошибку, должна внести в акт корректировки.
• Компания, инициирующая сверку расчетов, формирует новый документ, в который заносит уже правильные данные. Акт сверки расчетов оформляется в двух экземплярах.
• Документ подписывается руководителями каждой компании и заверяется печатями.

Кто отвечает за акт сверки расчетов с контрагентами

Любая из сторон может выступать инициатором осуществления сверки задолженности с контрагентом. Законодательство РФ не обязывает организации проводить сверку с партнерами, но дает им такое право. Соответственно, регулировать процесс проведения сверки и устанавливать периодичность ее проведения целесообразно в договорах между контрагентами.

Обязанность по составлению АС расчетов и направлению их контрагентам не всегда ложится на сотрудников бухгалтерского отдела организации. Руководитель может делегировать эти полномочия другим сотрудникам, например тем, кто непосредственно работает с партнерами фирмы.

Зачастую БУ в компаниях ведется с помощью специализированных программ. В них расчеты с контрагентами учитываются на отдельных субсчетах ─ карточках. Если все операции внесены в программу вовремя, то выгрузка оборотов по каждой карточке не представляет труда. Соответственно, вопрос о том, кто должен составлять АС расчетов, не вызывает споров.

Конечным результатом сверки расчетов с контрагентом является правильно составленный акт. Он должен быть проверен сотрудниками бухгалтерии. Стоит отметить, что сверка расчетов с контрагентами может выступать как часть инвентаризации.

Акт, составленный в результате сверки, может быть:

• подписанный без разногласий;
• подписанный с разногласиями.

Как правильно оформить акт сверки расчетов с контрагентами

Акт сверки расчетов является двусторонним документом, используемым в БУ для проверки достоверности данных по расчетам с контрагентами. Составляется он в произвольной форме. Акт в обязательном порядке должен содержать следующие сведения: наименование организаций, участвующих в сверке, их юридические адреса; номера договоров между компаниями (включая приложения и дополнения, содержащие условия взаиморасчетов), даты их подписания; форму расчетов между фирмами; даты и время предоставления отгрузочной документации в бухгалтерию, время предъявления ее в банк.

Проведение сверки расчетов с контрагентами один раз в месяц дает возможность контролировать соблюдение условий договоров поставки и взаиморасчетов.

Акты сверки, предоставленные фирмой-инициатором контрагенту, должны отражать данные по графику погашения задолженности на установленный период за отгруженный товар. Другими словами, в акте должны быть указаны суммы по датам и основания для оплаты. В качестве оснований могут выступать номера договоров и их даты, номера отгрузочных документов и их даты, сведения по просроченной задолженности, величина неустойки по просроченным счетам.

В документе необходимо выразить просьбу к контрагенту ознакомиться и подтвердить данные по имеющемуся долгу и по порядку его погашения. При возникновении разногласий попросить партнера указать их причины.

Акты формируются в двух экземплярах. Один из них регистрируется в специальном журнале. Фирма организует его хранения, что дает возможность контролировать своевременность и полноту погашения долга. Другой экземпляр передается контрагенту с занесением в журнал сведений о времени и дате его отправки.

Получив от контрагента подтвержденный АС (возражения по нему), организация-инициатор фиксирует его в специальном журнале, где отражаются дата и время его получения. Нередки ситуации, когда контрагент признает задолженность не в полном объеме или не признает вообще, или не дает ответ.

Как правило, задолженности контрагентов на их счетах отражаются зеркально. Однако довольно часто имеют место расхождения, особенно когда осуществляются взаимозачеты. Кроме того, расхождения могут возникать по причине неправильного ведения аналитического учета. Не стоит забывать, что организации фиксируют в БУ суммы на основе первичной документации, поэтому они считаются верными. Регламентирующим документом является 73 пункт ПБУ, утвержденных Приказом Минфина РФ от 29 июля 1998 г. № 34н.

АС расчетов составляется на основании следующих счетов: 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками», 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками» и 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами».

Важным моментом является запрет на сальдирование дебиторской задолженности кредиторской. Недопустима и обратная ситуация. Даже по разным контрактам с одним и тем же партнером. Исключением могут стать ситуации, в которых обе фирмы согласились на взаимозачет.

Решением Госкомстата РФ № 88 от 18 августа 1998 г. установлена форма акта инвентаризации (№ ИНВ-17). Этот документ содержит в себе результаты всех сверок с контрагентом.

После проведения сверки расчетов с контрагентом фирма:

• направляет дебитору напоминание о необходимости произвести оплату;
• готовит исковое обращение в судебные органы;
• производит списание долга, поскольку закончился срок исковой давности (в дальнейшем СИД).

Как произвести сверку расчетов с контрагентами, если документов нет в учете организации

Ситуация 1: организация приобретает материальные ценности.

• Необходимо уточнить, не была ли проведена документация в ином периоде, например следующем за периодом сверки. Если у компании отсутствуют документы, по которым возникли расхождения в АС расчетов, стоит перейти к следующему этапу.
• Уточнить у работника организации, осуществляющего взаимодействие с контрагентом, передал ли он документы по закупке сотрудникам бухгалтерского отдела. Если не передал, то необходимо их забрать и провести проверку на соответствие данным контрагента, содержащимся в акте. После этого их надо отразить в БУ.
• При отсутствии документов стоит перейти к следующему шагу.
• Сформировать запрос контрагенту на предоставление дубликатов недостающих документов. Когда они будут получены, провести их проверку и отразить в БУ.

На любом из этапов может произойти одна из следующих ситуаций:

• Фирма-партнер раньше времени отразила дебиторскую задолженность. Допустим, по договору права собственности переходят покупателю во время приемки товара. Работники организации-покупателя приняли товар в месяце, следующем за проведением сверки. Покупатель вправе подписать акт сверки с расхождениями, в котором будут указаны их причины.
• Если документы были отражены контрагентом позднее положенного срока, покупатель может подписать акт, составленный поставщиком.

Ситуация 2: организация является покупателем услуг.

Алгоритм действий будет аналогичен тому, который рассмотрен для первой ситуации. Однако существует один нюанс. Датой оказания услуг, соответственно, и датой формирования дебиторской задолженности является то число, когда покупатель подписал акт выполненных работ.

Исключением является предоставление коммунальных услуг, стоимость которых рассчитывается на основе показаний учетных приборов. Датой формирования АС будет дата оказания услуги.

Как провести сверку расчетов с контрагентами, если документов нет в учете контрагента

Ситуация 1: организация реализует продукцию. В поступившем от контрагента акте сверки не отражены документы продавца по отгрузкам в адрес покупателя.

Продавец должен убедиться, что он отразил выручку и дебиторскую задолженность в соответствии с условиями, прописанными в договоре. Если все сделано правильно, то стоит проверить, передавались ли документы контрагенту.

Если документы были своевременно отправлены партнеру, необходимо внести неотраженный документ в АС. Акт должен быть подписан с расхождениями.

При обнаружении проблем необходимо их устранить. Далее документ либо будет включен в АС расчетов, либо продавец согласится с суммами, предоставленными покупателем.

Ситуация 2: организация выполнила работу, но отражение оплаты за нее отсутствует в акте сверки, присланном заказчиком.

Порядок действий в этом случае будет следующим:

• Необходимо проверить дату, которой заказчик подписал акт выполненных работ.
• При отсутствии экземпляра акта, подписанного обеими сторонами, необходимо уточнить был ли акт отправлен заказчику.
• После этого делаются выводы. Обороты могут быть добавлены в акт сверки заказчика, который подписывается с разногласиями. Либо организация соглашается с суммами, предоставленными контрагентом.

Нами рассмотрены далеко не все случаи, в которых могут возникнуть расхождения в актах сверки расчетов. Однако ясно, что причины отсутствия документов в АС различны. Это могут быть и неправильное интерпретирование условий договора, и забывчивость работников любого из контрагентов.

Как составить напоминание об оплате после сверки расчетов с контрагентами

Если сверка расчетов показала наличие дебиторской задолженности, то покупателю надо напомнить о необходимости проведения оплаты. При этом должны быть указаны следующие сведения: номер договора и его дата (с приложениями), величина долга (в том числе просроченного) по каждой поставке, сроки и порядок оплаты, возможные санкции при несвоевременной оплате.

Бывают ситуации, когда контрагент задолженность признает, а от пени отказывается. В этом случае целесообразно договориться о возможности применения рассрочки или отсрочки платежей.

Принятое решение должно быть подтверждено подписанием соглашения, в котором будет содержаться график погашения долга. В текст документа можно внести фразу: «…указанные в настоящем соглашении договоренности теряют силу в случае нарушения должником срока и размера оплаты хотя бы одного указанного в соглашении платежа». Тогда должник не сможет интерпретировать дополнительное соглашение как изменение условий договора, которое позволяет не выполнять обязательства в течение какого-то периода.

Как грамотно оформить расхождения по итогам сверки расчетов с контрагентами

Если сверка расчетов показала наличие неучтенной задолженности организации перед поставщиком, то необходимо сделать исправительную запись по дебету счетов учета материалов, товаров и кредиту счетов расчетов. Запись должна вноситься на основе первичной документации. НДС при этом принимают в обычном порядке (Дт 19).

Последняя запись должна быть внесена в конце того налогового периода, в котором было выявлено расхождение.

Что касается кредиторской задолженности, то ее исправление проводится такими же проводками сторно.

При обнаружении расхождений до утверждения годовой отчетности (например, неучтенная задолженность за июль 2015 г. выявлена 25 февраля 2016 г.), необходимо внести операцию в БУ в декабре отчетного года. При выявлении расхождения составления годового отчета (например, 1 апреля 2016 г.), делается исправительная запись уже в 2016 г.

Согласно статье 81 Налогового кодекса РФ в налоговый учет необходимо вносить исправления в том периоде, в котором было обнаружено расхождение.

Видео: упрощенная система налогообложения для ИП:

Сверка расчетов отражает сложившееся положение и является обоснованием правильности внесения операций в БУ. Иногда контрагент не желает составлять АС расчетов. В этом случае формально нарушения закона не происходит. Конечно, при условии, что обязательства по проведению сверки расчетов не прописаны в действующем договоре между организациями. Уклонение от составления акта может свидетельствовать о желании контрагента что-то скрыть. Поэтому целесообразно внимательно проверить все операции с ним, а в будущем, возможно, отказаться от взаимодействия с таким партнером.

Списание задолженности по результатам сверки расчетов с контрагентами

По инициативе главбуха руководитель фирмы может принять решение о признании задолженности безнадежной. В этом случае необходимо произвести ее списание.

Согласно второму пункту 266 статьи Налогового кодекса РФ к безнадежным относятся:

• долги, по которым истек СИД;
• долги, взыскание которых невозможно в связи с решением государственного органа или с ликвидацией должника.

Списание дебиторской задолженности осуществляется за счет резерва по сомнительным долгам, или она относится к расходам компании.

Формируя резерв, фирма заблаговременно уменьшает свою налогооблагаемую базу. При этом происходит отсрочка уплаты налога. Согласно одиннадцатому пункту ПБУ 10/99 «Расходы организации», утвержденных Приказом Минфина России от 6 мая 1999 г. № 33н, отчисляемые в резерв суммы включаются в состав операционных расходов в последний календарный день отчетного периода.

Резерв формируется по расчетам за проданный продукт отдельно по каждому сомнительному долгу. Величина резерва не должна превышать 10 % от выручки компании, полученной в отчетном периоде. При величине резерва, не покрывающей сумму долга, признанного безнадежным, разницу относят к внереализационным расходам.

Неиспользованная часть резерва должна быть перенесена на период, следующий за отчетным. Величина нового резерва при этом исправляется на сумму остатка предыдущего периода.

Согласно четвертому пункту 266 статьи Налогового кодекса РФ расчет резерва зависит от сроков возникновения задолженности:

Если формирование резерва по сомнительным долгам не предусмотрено учетной политикой организации, следует поступать так.

Задолженность, которая подлежит списанию, не обнуляется, а отражается по Дт 007 «Списанная в убыток задолженность неплатежеспособных дебиторов» на протяжении пяти лет со дня списания. Такой период обусловлен тем, что финансовое положение должника может измениться. В этом случае он сможет исполнить свои обязательства.

В случае погашения задолженности делается запись по Кт 007.

Списание дебиторской задолженности в целях НУ признается расходом, снижающим базу по налогу.

Налоговый кодекс РФ в пп. 7 п. 1 ст. 265 регламентирует отнесение к внереализационным расходам затрат на формирование резерва. При этом к внереализационным расходам приравниваются убытки, которые фирма получила в отчетном (налоговом) периоде. В том числе и суммы безнадежных долгов.

Основание для снижения налогооблагаемой прибыли в обязательном порядке должно быть подтверждено. Истечение срока исковой давности является основанием для снижения величины налогооблагаемой прибыли. Регламентирующим документом является двенадцатая глава Гражданского кодекса РФ. В большинстве случаев срок исковой давности составляет 3 года.

Подписание акта сверки равнозначно признанию долга. Соответственно, оно влечет за собой обнуление срока исковой давности. Регулирующим документом является 203 статья Гражданского кодекса РФ. Другими словами, срок исковой давности по долгу начинает отсчитываться заново со дня его признания.

НДС при учетной политике, предусматривающей учет дохода по факту оплаты, при неисполнении контрагентом своих обязательств начисляется исходя из пятого пункта статьи 167 Налогового кодекса РФ.

Датой оплаты товара является либо дата истечения срока исковой давности, либо дата списания дебиторской задолженности в зависимости от того, какая из них наступит раньше. НДС в этом случае отражается на субсчете «Расчеты по неоплаченному НДС» счета 76.

Исходя из норм восьмого пункта ПБУ 9/99, величина кредиторской задолженности с истекшим сроком исковой давности относится к внереализационным доходам. Списание долга происходит на Кт 91, субсчет «Прочие доходы» в корреспонденции со счетами расчетов.

Кредиторская задолженность, согласно восемнадцатому пункту 250 статьи Налогового кодекса РФ, увеличивает сумму подлежащей налогообложению прибыли компании как внереализационный доход. При этом задолженность перед бюджетом является исключением из общего правила.

Остается открытым вопрос о списании НДС со стоимости неоплаченной, но уже полученной продукции (с суммы аванса). Данный вопрос регламентируется первым пунктом 172 статьи Налогового кодекса РФ. Согласно его положениям приниматься к вычету может только сумма НДС, которая была предъявлена организации и оплачена ею.

Соответственно, если организация продукцию получила, но не оплатила, то НДС зачету не подлежит. Сумма налога должна быть отнесена к внереализационным расходам компании.

Каков порядок взыскания долга через суд при игнорировании акта сверки расчетов с контрагентами

Если контрагент не признает имеющуюся задолженность или не подписывает акт сверки расчетов, компания имеет право предъявить ему судебный иск.

Для этого необходимо собрать следующие документы:

• Документ, являющийся основанием для отгрузки товара (предоплаты за товар). Это может быть договор или иной документ.
• Платежные документы, которые не были оплачены контрагентом (требования, поручения и т. д.).
• Документы, являющиеся доказательством того, что товар был отгружен (товарно-транспортные накладные, доверенности на получение материальных ценностей).
• Другие документы, имеющие отношение к выполнению договора поставки.

После того как суд вынес постановление в пользу организации-истца, она должна передать исполнительный лист в ССП, расположенную в месте пребывания ответчика. Также истец имеет право предъявить инкассовое поручение банковской организации должника.

При определении величины реального убытка должны учитываться и проценты за кредит, и возросшие условно-постоянные расходы в стоимости продукции, и затраты на компенсацию штрафных санкций, в том числе штрафы, неустойки, пени.

Величина штрафных санкций, подлежащих взысканию по решению суда, отражается в БУ в составе внереализационных доходов. Данный момент регламентируется восьмым пунктом ПБУ 9/99 «Доходы организации», утвержденных Приказом Министерства финансов РФ от 6 мая 1999 г. № 32н. Сумма штрафа фиксируется следующей записью: Дт 76 субсчет «Расчеты по претензиям» Кт 91 субсчет «Прочие доходы».

Отражение доходов в налоговом учете, относящихся к штрафным санкциям, регулируется 317 статьей Налогового кодекса РФ. Такие доходы относятся к внереализационным. Их начисление должно быть основано на постановлении судебного органа. Взыскание происходит только после вынесенного судом решения.

При ликвидации фирмы-должника дебиторская задолженность относится к безнадежной. Согласно восьмому пункту 63 статьи Гражданского кодекса РФ, документом, подтверждающим ликвидацию организации, является запись об этом факте в ЕГРЮЛ (или выданное на ее основании письмо из налогового органа).

Компания «Деловые партнеры». Аутсорсинг бухгалтерских услуг:

Получить расчет
экономии

В статье мы разберемся с документом, который составляют для проведения сверки по расчетам с контрагентами и расскажем про предстоящие изменения от ФНС. На примере цифрового решения от СберКорус мы рассмотрим,  как организовать документооборот для отправки акта сверки взаиморасчетов без бумаги и ручных подписей, то есть полностью в электронном формате. 

Что представляет собой акт сверки расчетов?

Это документ, отражающий все передвижения товаров, работ, услуг и денег между двумя бизнес-партнерами. Он необходим для проверки наличия наличие или отсутствия задолженностей между сторонами сверки за определенный период, иными словами убедиться в том, что все произведенные операции правильно отражены в бухгалтерском учете. Проверка по такому акту помогает своевременно выявить и исправить ошибки.

Обязательно ли составлять и передавать контрагентам этот акт?

Обязанность проводить такие сверки не установлена российскими законами, отсутствует и необходимость подписывать полученный от контрагента акт. Об этом стороны могут договориться только путем заключения договора, в котором будет закреплен такой порядок и периоды, в которые проводится сверка. В этом случае попытки уклониться от составления или подписания акта будут расцениваться как несоблюдение условий договора, а нарушитель будет обязан взять на себя установленную соглашением ответственность, например, выплатить штрафные санкции.

Чем полезен акт сверки после его подписания? 

С помощью правильно оформленного акта сверки можно повлиять, например, на исковую давность по дебиторской задолженности. Если должник ставит свою подпись на акте, значит он признает наличие у него долга, и с этого момента срок исковой давности обнуляется. При этом важно понимать, что даже подписанный сторонами акт сверки — это лишь дополнительный документ для юридического подтверждения задолженности у контрагента. Основными подтверждениями фактов хозяйственной деятельности всегда являются первичные документы —   накладные, платежные поручения, выписки из банка и т.д., и в случае обращения в суд эти документы будут рассматриваться в приоритетном порядке.

Новости об утверждении формата электронного акта сверки

Уже в этом году, по инициативе налогового ведомства, по многим электронным документам будут официально утверждены их единые форматы, в том числе и по акту сверки расчетов с контрагентами. В октябре прошлого  года ФНС опубликовала на портале проектов нормативных актов соответствующий приказ. Пока что неизвестны даты его рассмотрения в Министерстве Юстиции, но предполагается, что электронный акт сверки в утвержденном едином формате  будет применяться уже совсем скоро.

Как сейчас оформить и направить акт сверки партнеру?

Пока ФНС не установила формат для этого документа, его можно составить в свободной форме и передать контрагенту на бумаге или в электронном виде. Как правило, шаблон акта сверки формирует используемая система бухгалтерского учета, или же форму акта можно установить в договоре. Стандартный шаблон документа выглядит так:

Если компания до сих пор ведет документооборот на бумаге, то понадобится заполнить свою часть документа и распечатать два экземпляра. На них нужно проставить дату составления, подпись уполномоченного лица, и при наличии — заверить печатью. Оба экземпляра нужно направить контрагенту с сопроводительным письмом, в котором указывается способ и срок на возврат одного экземпляра подписанного акта. Распечатанный акт направляется лично, по почте, или с помощью курьерской службы. 

Современным решением для предпринимателей и юридических лиц является внедрение Сервиса электронного документооборота «СФЕРА Курьер», который разработан в СберКорус специально для обмена юридически значимыми электронными документами.

Сервис позволяет загрузить документ акта сверки в любом формате и подписать его с помощью КЭП, что позволит в считанные секунды направить его в адрес контрагента и полностью избавит от бумажной работы. Документ хранится в архиве в личном кабинете и сервиса и всегда будет оперативно доступен для просмотра и выгрузки.

Как отражается акт сверки в бухучете? 

Акт сверки не является первичным документом, и его составление никак не отражается на бухгалтерских проводках. Даже если по итогам сверки будут выявлены расхождения, акт не сработает как основание для корректировок в бухгалтерском учете. Судебная практика Арбитражного суда Московского округа (А40-121019/2019, № А40-233622/2018) установила, что акт сверки не подтверждает задолженность, если к нему не приложены первичные документы.

Кто уполномочен подписывать акт?

На практике акты сверки расчетов заверяются подписями сотрудников разного уровня — старшими бухгалтерами, заместителями и т.д. Даже если у них есть доверенности от компании, то полномочий на признание долга у них отсутствуют. Акты, подписанные таким образом, не обнуляют срока исковой давности по дебиторской задолженности. Для представления документа в суде требуется, чтобы он был подписан единоличным исполнительным органом (гендиректором, президентом и пр.) Также допускается, что документ будет подписан законным представителем, который действует по доверенности от компании. В ней обязательно должны быть прописаны не только полномочия на подпись актов сверки, но полномочия на признание долга у организации.

Основные причины расхождений в актах сверки расчетов

Если по результатам проведения сверки вы выявили расхождения, то следует провести инвентаризацию и исправить это: 

• Все ли документы переданы друг другу сторонами сверки? Проверить нужно все сведения о работе с контрагентом, которые передавали и получали.

• Правильность отражения операций в бухгалтерском учете. Иногда это могут быть допущенные ошибки — ответственный сотрудник завел в систему учета не всю документацию или, напротив, что-то продублировал.

• Корректность учета первичных документов по дате операции. Может так случиться, что контрагент отнес документ к другому периоду и поэтому он выпадает из выборки в акте сверки.

Судебный акт: Постановление Президиума ВАС РФ №13031/12 от 05 марта 2013 года.

Фабула дела.

 
Спор между подрядчиком и заказчиком о взыскании задолженности по оплате  выполненных подрядчиком и принятых заказчиком пусконаладочных работ, а также по оплате поставленного заказчику оборудования по государственным контрактам.

 
Суд первой инстанции признал требования подрядчика обоснованными и удовлетворил иск в части. Ответчик заявил о пропуске истцом срока исковой давности. В отношении основной суммы задолженности по контрактам суд отклонил заявление ответчика, указав на то, что между сторонами был подписан акт сверки расчетов, что следует рассматривать как совершение обязанным лицом действий, свидетельствующих о признании долга. При таких обстоятельствах, течение срока исковой давности было прервано с подписанием акта сверки. Что касается требования об уплате неустойки, то оно подлежит удовлетворению за последние три года до момента предъявления иска истцом.

 
Суд апелляционной инстанции согласился с позицией суда первой инстанции.

 
Иную позицию занял ФАС Московского округа, который отменил судебные акты нижестоящих судов и отказал истцу в иске, указав на следующее. 

 
Акт сверки взаиморасчетов, подписание которого было рассмотрено нижестоящими судами в качестве основания для перерыва течения срока исковой давности, не содержит ссылки на первичные документы бухгалтерского учета, не содержит даты его подписания и не содержит указание на основание возникновения указанной в нем задолженности. В связи с этим подписание указанного акта не может быть рассмотрено в качестве совершения ответчиком действий, свидетельствующих о признании долга.

Однако, Президиум ВАС РФ отменил постановление ФАС Московского округа, указав на следующее.

 
1. Суд кассационной инстанции фактически вышел за пределы своих полномочий, установленных АПК, поскольку осуществил переоценку полно и всесторонне исследованных нижестоящими судами доказательств и установил иные обстоятельства, отличающиеся от ранее установленных судами первой и апелляционной инстанций.

 
2. Суд кассационной инстанции вправе отменить или изменить обжалуемый судебный акт полностью или в части и принять по делу новый судебный акт, не передавая дело на новое рассмотрение, но только в случае, когда нижестоящими судами всесторонне и полно исследованы все обстоятельства дела (и переоценка этих обстоятельств не требуется), но при этом неправильно применена норма права. 

 
3. Арбитражный суд должен оценивать не только относимость, допустимость, достоверность каждого отдельного доказательства, но и достаточность и взаимную связь совокупности доказательств.

 
Позиция ФАС о том, что акт сверки не содержит указания на основание возникновения указанной в нем задолженности не соответствует указанному подходу, т.к. иные материалы дела (акт выполненных работ, справки о выполненных работах и затратах) подтверждают указанную в акте сверки информацию. Доказательства наличия между истцом и ответчиком иных договорных обязательств, во исполнение которых мог быть составлен акт сверки, в материалах дела отсутствуют.

Комментарий.

 
1. Подписание акта сверки взаиморасчетов является действиями, свидетельствующими о признании обязанным лицом суммы долга. Его наличие для кредитора будет дополнительным аргументом при рассмотрение иска о взыскании задолженности. Для должника же его наличие повлечет необходимость формулировать дополнительные возражения.

2. Если обязанное лицо – ваш контрагент, во избежание в дальнейшем риска признания акта сверки недопустимым доказательством, стоит уделить внимание форме подписываемого акта — наличие в нем указания на первичные документы, из которых возникла задолженность и/или на основание возникновения задолженности.  Такое указание должно обеспечивать возможность однозначно определить, на основании чего возникла задолженность, за какой период, в какой сумме. Будьте особенно внимательны, если между контрагентами существуют длительные договорные отношения и/или договорные отношения, вытекающие  из нескольких соглашений. 

В случае, если Ваш судебный спор или иной спор, договорная работа или любая другая форма деятельности касается вопросов, рассмотренных в данном или ином нашем материале, рекомендуем проверить и убедиться, что Ваша правовая позиция соответствует последним изменениям практики и законодательству. 

Мы будем рады оказать Вам юридическую помощь по поводу минимизации юридических рисков и имеющимся возможностям. Мы постараемся найти решение, подходящее именно для Вас. 

Звоните по телефону +7 (383) 310-38-76 или пишите на адрес info@vitvet.com. 

Галина Короткевич

p.s. 10 наиболее интересных материалов за последнее время:

1. Об абсолютной юридической невозможности признания истца банком при заключении кредитного договора

2. Фрирайтинг или про еще 1 полезную технику для работы

3. Публикация в газете Континент Сибирь о действительности кредитного договора

4. Об отказе в выдаче исполнительного листа на принудительное исполнение решения третейского суда

5. Подлежат ли взысканию проценты за пользование чужими денежными средствами по недействительной сделке в рамках дела о банкротстве

6. Признание любых действий недействительными

7. О сотрудничестве с порталом www.garant.ru

8. Может ли предмет действующего инвестиционного контракта являться самовольной постройкой?

9. Правовая определенность или отказ в праве на судебную защиту

10. Доктор Хаус и юристы