Недостача на складе или в кассе — повод начать расследование. Ведь без него нельзя предъявлять претензии к работнику и уж точно не стоит удерживать из его зарплаты недостающую сумму. Сначала работодателю предстоит установить причины возникновения ущерба и его размеры.
Акт проверки понадобится для взыскания с работника ущерба. Один из самых важных этапов процедуры привлечения работника к материальной ответственности — служебная проверка (ч. 1 ст. 247 ТК РФ). У нее есть вполне конкретная цель, которая заключается в том, чтобы установить размер причиненного ущерба и причины его возникновения.
В подавляющем большинстве случаев для возврата похищенных денег или товара работодателю придется обращаться в суд, так как взысканию, как правило, подлежат значительные суммы, превышающие средний месячный заработок сотрудника (ч. 2 ст. 248 ТК РФ). В суде работодателю предстоит доказать следующее:
- отсутствие обстоятельств, исключающих материальную ответственность работника;
- противоправность поведения работника и его вину в причинении ущерба;
- причинную связь между его поведением и наступившим ущербом;
- наличие прямого действительного ущерба и его размер;
- соблюдение правил заключения договора о полной материальной ответственности.
Эти разъяснения содержатся в п. 4 постановления Пленума Верховного Суда от 16.11.2006 № 52.
Поэтому когда комиссия закончит служебную проверку, нужно проверить, чтобы указанные обстоятельства были отражены в заключительном акте по итогам ее работы. Так работодатель без труда докажет в суде правомерность требований вернуть похищенные или пропавшие деньги или товар.
На что обратить внимание
Служебная проверка начинается с приказа (ч. 1 ст. 247 ТК РФ). В нем отражают основание проверки, например, результаты инвентаризации, формируют комиссию и определяют ее цели и срок работы; в последующем эти положения дублируют в акте о проведении служебной проверки. Задачи комиссии состоят в том, чтобы собрать и изучить максимальное количество документов, имеющих отношение к делу. К их числу относятся акты и ведомости инвентаризации, служебные записки руководителей, должностные инструкции, трудовые договоры и договоры о материальной ответственности, а возможно, документы из суда или административных органов.
В акте подробно описывают обстоятельства дела, не ограничиваясь двумя-тремя словами: указывают ФИО, даты и время (до минуты) событий, имеющих отношение к проверке, показания свидетелей, реквизиты и содержание рассматриваемых документов. Важно отразить порядок передачи на хранение материальных ценностей, условия их хранения, размер ущерба и степень вины каждого работника. Пригодятся ссылки на нарушение пунктов локальных актов, трудового договора, инструкций.
Расследование нельзя представить без запроса объяснений у работника (ч. 2 ст. 247 ТК РФ). Его цель — установить причину возникновения ущерба и выяснить, виновен работник в недостаче или нет. Поскольку в случае спора работодателю предстоит доказывать выполнение процедуры привлечения работника к материальной ответственности, запрос нужно составить в письменном виде. Вручить его работнику лучше под роспись. В запросе необходимо указать крайний срок предоставления объяснения, так как в ст. 247 ТК РФ этот вопрос не регламентирован. За ориентир можно взять 2-дневный срок из ч. 1ст. 193 ТК РФ. Если работник всячески избегает встреч с комиссией или другим представителем работодателя и отказывается давать объяснения, то достаточно составить акт. Принять решение о привлечении работника к материальной ответственности можно без объяснений. Да и работник вредит сам себе, так как лишается возможности оправдаться или привести доводы, позволяющие снизить размер ущерба, который работодатель попытается взыскать с него в суде.
По итогам проверки комиссия дает заключение, в котором четко указывает, имеются ли основания для привлечения работника к материальной ответственности, и рекомендует ли комиссия привлекать его к подобной ответственности. Но окончательное решение с учетом рекомендаций предстоит принять руководителю компании, когда акт по результатам служебного расследования вместе с материалами проверки попадут к нему на стол.
Акт подписывают все члены комиссии и работник, в отношении которого проводилась проверка. Скрывать данные расследования не стоит, так как в соответствии с ч. 3 ст. 247 ТК работник имеет право на ознакомление с материалами. Наличие подробного акта, свидетельствующего о качественной служебной проверке, поможет работодателю взыскать ущерб с работника (определение Самарского областного суда от 13.08.2014 № 33-7921/2014). И наоборот, его отсутствие или небрежное документальное или процедурное оформление (не указан размер ущерба, его причины) наряду с другими нарушениями приведут к проигрышу в суде и потере денег (определение Саратовского областного суда от 09.10.2014 № 33-5774).
При проведении на предприятии выборочной проверки наличия ТМЦ в местах хранения применяют унифицированную форму МХ-14. Ее заполнение, как и проведение проверки, — задача специальной комиссии. Разберемся, как правильно заполнить бланк.
ФАЙЛЫ
Скачать пустой бланк акта о выборочной проверке наличия ТМЦ в местах хранения по форме МХ-14 .xlsСкачать образец акта о выборочной проверке наличия ТМЦ в местах хранения по форме МХ-14 .xls
Общая информация
Бланк утвержден Пост. Госкомстата №66 от 09.08.1999 г. Однако с 2013 года унифицированные формы перестали быть обязательными к использованию. Каждая организация сама решает, применять их или нет. Вместо этого бланка компания может составить собственный, добавив необходимые или убрав ненужные строки таблицы. Свое решение об использовании тех или иных бланков руководство должно закрепить специальным приказом в учетной политике компании.
Бланк используют на складах предприятий или специальных складах, сотрудничающих с предприятием. Контроль и учет товаров, которые хранятся в этих помещениях, ведется постоянно. Проверки регулярны, их количество утверждается руководством компании. Во время мероприятий проводятся пересчет и взвешивание продукции. Каждая выборочная проверка имеет итогом, кроме инвентарной описи, заполненный акт по форме МХ-14.
Комиссия
Проводит проверку специальная комиссия. Она, как правило, состоит из 3 и более человек. Состав закрепляется приказом руководителя. Такая комиссия может созываться и утверждаться каждый раз либо оформляется на определенный срок, например, на 1 год. Чаще всего она утверждается бессрочно. В состав могут входить бухгалтер, руководители отделов, завхоз и т.д.
Заполняем бланк
Акт по форме МХ-14 имеет лицевую и оборотную стороны. Подробно разберем, как заполнять каждую из них.
Лицевая сторона
Сначала заполняют реквизиты документа:
- Коды по ОКПО.
- Вид деятельности по ОКДП.
- Наименование организации, структурного подразделения.
- Основание составления акта (приказ или распоряжение). Номер и дата составления этого документа.
- Должность, подпись, расшифровка подписи руководителя компании. Такие отметки делаются после того, как акт будет заполнен. Этим действием руководитель утверждает документ.
- Номер данного акта и дата его составления.
Далее идет табличная часть, куда вносят следующую информацию о ТМЦ:
- Название ТМЦ, характеристика.
- Код, если ТМЦ имеет таковой.
- Единицы измерения (наименование и код по ОКЕИ).
- Какова учетная цена, в рублях и копейках.
- Количество мест, штук и масса, значащиеся в документах.
- Количество мест, штук и масса фактически.
- Данные об излишках, недостачах: количество, масса, сумма (в рублях и копейках), если они были найдены при проведении проверки.
Если ТМЦ очень много, то таблицу можно продолжить на нескольких листах. В конце таблицы на каждой странице указывают результат. В графу «Итого по странице» вносят данные по массе (значащейся в документах и фактически) и отклонениях.
Оборотная сторона
Здесь таблица продолжается. Заполняют ее так же, как и лицевую сторону. Добавляется только графа «Итого по акту», в нее вносят общий результат показателей таблиц на всех страницах документа.
Затем свою подпись и ее расшифровку ставит материально ответственное лицо. Этим оно подтверждает, что документы по учету ТМЦ были сданы в бухгалтерию предприятия.
Далее указывают условия хранения и состояние учета ТМЦ. Затем комиссия пишет заключение. В нем нужно объяснить, по какой причине возникли излишки или недостача при их наличии.
В конце документа расписываются члены комиссии. Должности и расшифровки их подписей также необходимо указать. Заключительная строка акта выделена под распоряжение руководителя организации. Он решает, как поступить с обнаруженными излишками или недостачами.
Что важно помнить
- Документ должен быть составлен как минимум в 2 экземплярах. Количество зависит от ситуации. Обычно один акт остается у бухгалтера, второй — у материально ответственного лица, работающих на складе. Еще один экземпляр может понадобиться владельцу товара, который был подвержен проверке (если речь идет о специализированном складе, а не о собственном складе предприятия).
- Если по итогам проверки обнаруживают недостачу, порчу или излишки, собственно, то, ради чего и проводят ревизию, то по каждой такой ТМЦ составляют свои документы. При порче это акты на списание, при излишках — опись для постановки ТМЦ на учет.
- Исправлять допущенные фактические ошибки в уже заполненном и подписанном документе нужно правильно. Для этого используют стандартный метод. Ответственный за заполнение акта сотрудник аккуратно зачеркивает фрагмент, содержащий ошибку, сверху указывает верный вариант, рядом пишет: «Исправленному верить» и ставит свою подпись в подтверждение того, что все изменения носят подлинный характер.
К сведению! Акт по форме МХ-14 передается в бухгалтерию для отражения результатов проверки в бухгалтерском учете компании. Хранить документ нужно в течение 5 лет, затем его передают в архив.
С 1 января 2013 года в связи со вступлением в силу Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ формы первичных учетных документов, содержащиеся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, не являются обязательными к применению. Вместе с тем обязательными к применению продолжают оставаться формы документов, используемых в качестве первичных учетных документов, установленные уполномоченными органами в соответствии и на основании других федеральных законов (например, кассовые документы) (Информация Минфина России N ПЗ-10/2012).
Применяется — с 1 января 2000 года
Утверждена — Постановлением Госкомстата РФ от 09.08.1999 N 66
Скачать форму акта о выборочной проверке наличия товарно-материальных ценностей в местах хранения (Унифицированная форма N МХ-14):
— в MS-Word
— в MS-Excel
Образец заполнения акта о выборочной проверке наличия товарно-материальных ценностей в местах хранения (Унифицированная форма N МХ-14) >>>
Материалы по заполнению акта о выборочной проверке наличия товарно-материальных ценностей в местах хранения (Унифицированная форма N МХ-14):
— Постановление Госкомстата РФ от 09.08.1999 N 66
—————————————-
Южное межрегиональное
Управление Россельхознадзора
При полном или частичном использовании материалов активная гиперссылка на сайт www.rsn.krasnodar.ru обязательна.
Результатом контроля склада продуктов является Акт проверки санитарного состояния продуктовой кладовой ДОУ, проверку которой может осуществлять заведующий детским садом, завхоз, комиссия по питанию или бракеражная комиссия. В ходе проверки проверяется санитарное состояние холодильных камер, соблюдение правил хранения продуктов и качество продуктов питания, своевременность обработки поверхностей в кладовой. Санитарное состояние кладовой продуктов контролируется систематически.
При составлении акта проверки санитарного состояния продуктовой кладовой детского сада комиссия осуществляет проверку своевременность разморозки, чистота обработки и температурного режима холодильников на складе продуктов. Проверяется достаточное количество и своевременность обработки стеллажей, соблюдение товарного соседства при хранении продуктов питания, качество продуктов (наличие маркировочного ярлыка), а также своевременность обработки ларей для хранения сыпучих продуктов.
Акт проверки санитарного состояния склада продуктов в детском саду
Помимо санитарного состояния кладовой ДОУ в акте проверки санитарного состояния склада продуктов детского сада, фиксируется наличие полного пакета документов по ведению контроля за поступлением и реализацией продуктов питания, документов подтверждающих качество и безопасность продуктов, журнала бракера скоропортящихся пищевых продуктов и журнала учета температурного режима в холодильниках, а также выполнение работниками кладовой инструкций по охране труда и пожарной безопасности.
____________________________________
полное наименование дошкольного образовательного учреждения
УТВЕРЖДАЮ
Заведующий ______________
_________________________
«_____»____________202___
АКТ
проверки санитарного состояния продуктовой кладовой
«____» _____________ 202__ г.
Комиссия в составе:
Председатель комиссии: ________________ ______________________
Члены комиссии: ________________ ______________________
______________________________ _____________________________
В присутствии: ________________ ______________________
Провела проверку санитарного состояния продуктовой кладовой (склада продуктов) дошкольного образовательного учреждения и выявила следующее:
| № п/п |
Содержание проверки | Результат проверки |
|---|---|---|
| 1 | Санитарное состояние | |
| 1.1 | Холодильные камеры: — своевременность разморозки; — чистота обработки; — температурный режим; — маркировка. |
|
| 1.2 | Хранение продуктов: — наличие стеллажей; — наличие расстояния от стены; — хранение в базной таре; — хранение продуктов на полу; — соблюдение товарного соседства в холодильнике; — наличие ножа для сливочного масла; — ёмкость для хранения сыра; — наличие решёток для подставок. |
|
| 1.3 | Ассортимент продуктов | |
| 1.4 | Качество продуктов (наличие маркировочного ярлыка): — мясо; — рыба; — яйцо; — молочные продукты; — крупы; — масло сливочное; — сухие фрукты; — хранение продуктов с просроченными сроками реализации. |
|
| 1.5 | Уборочный инвентарь: — швабра с соответствующей маркировкой; — ведро с соответствующей маркировкой; — правильность хранения; — качество ветоши. |
|
| 1.6 | Своевременность обработки ларей (сыпучие продукты) | |
| 1.7 | Своевременность обработки стеллажей | |
| 1.8 | Тара для базы (поставщиков): — состояние; — маркировка; — количество; — хранение. |
|
| 1.9 | Весы: — маркировка; — состояние; — правильность работы |
|
| 1.10 | Наличие тары для выдачи продуктов на пищеблок — состояние; Весовая маркировка — соответствие пищевой маркировке. |
|
| 1.11 | Общее санитарное состояние склада продуктов | |
| 2 | Документация | |
| 2.1 | Наличие пакета документов — документы подтверждающие качество и безопасность продуктов. |
|
| 2.2 | Ведение контроля за поступлением и реализацией продуктов — журнал бракера скоропортящихся пищевых продуктов, поступающих на пищеблок; — журнал учета температурного режима в холодильном оборудовании. |
|
| 2.3 | Правильность оформления заявок на базу (поставщикам) | |
| 3 | Выполнение инструкций по охране труда и пожарной безопасности в продуктовой кладовой |
Выводы:
Санитарное состояние продуктовой кладовой: _______________________________
(удовлетворительное, неудовлетворительное)
Предложения: ______________________________________
(поддерживать чистоту, соблюдать товарное соседство и т.д.)
Председатель комиссии: __________ _________________________________
(подпись) (ФИО)
Члены комиссии: __________ _________________________________
(подпись) (ФИО)
__________ _________________________________
(подпись) (ФИО)
Ознакомлен __________ _______________________________________
(подпись) (Ф.И.О.)
Дата «____» ______________ 202__ г.
Опубликованный выше новый акт проверки санитарного состояния склада продуктов ДОУ подписывает председатель комиссии или лицо, проводившее проверку, а также ответственный за санитарное состояние кладовой детского сада. Представленный на этой странице образец акта является общей для использования формой документа, который можно купить и скачать в нашем интернет-магазине. После оплаты мы отправим документ в формате Word на ваш e-mail.
Рекомендуем ознакомиться с:
Актами по охране труда для ДОУ
Актами по охране труда для школы
Если страница Вам понравилась, поделитесь в социальных сетях: