Как написать письмо консулу
При возникновении проблем с получением визы или вида на жительство в какой-либо стране вы можете обращаться не только к рядовым специалистам посольства интересующего вас государства, но и к руководству служб, связанных с визовой политикой, например, к консулу. И делать это лучше всего в письменном виде.
Инструкция
Узнайте, соответствует ли ваш вопрос или обращение тем функциям, которые исполняет консул. Ему следует адресовать письма, содержание которых связано с получением виз иностранными гражданами. Причем перед написанием руководящему работнику вы должны сначала подать документы в общем порядке и только в случае немотивированного с вашей точки зрения отказа обращаться к консулу. Консулу своего государства следует писать в том случае, если вы столкнулись с какими-либо проблемами за пределами России, при этом на уровне рядовых сотрудников посольства ваш вопрос не может быть решен.
Составьте письмо консулу. Его можно писать как в бумажном, так и в электронном виде. Начните его оформление с названия учреждения, то есть консульства, в которое вы пишете, а также с имени и должности человека, к которому вы обращаетесь. Затем напишите основной текст. Старайтесь сделать его менее эмоциональным, опирайтесь на факты, а если позволяют юридические знания, то и на конкретные правовые положения, которые, по вашему мнению, не были соблюдены в вашей ситуации. Завершите письмо той целью, которую вы хотите добиться — пересмотром решения о выдаче визы, ускорением оформления каких-либо документов. К письму для подтверждения вашей точки зрения приложите дополнительные документы. Например, если вам отказали в визе, вы можете добавить к основному тексту необходимые документы, подтверждающие ваши намерения и платежеспособность.
Отправьте письмо консулу. При пользовании услугами Почты России посылайте заказное письмо с уведомлением о вручении — так вы будете уверены, что оно дошло до консула или по крайней мере до его секретаря.
Полезный совет
Целесообразность обращения к консулу зависит от конкретного государства, которое он представляет. Например, если вам не выдают французскую визу, то больше шансов на пересмотр вашей анкеты будет в том случае, если вы отправите документы в специальную Комиссию по отказу в выдаче виз, находящуюся в Нанте. Ее адрес можно узнать при личном обращении во французское консульство.
Войти на сайт
или
Забыли пароль?
Еще не зарегистрированы?
This site is protected by reCAPTCHA and the Google Privacy Policy and Terms of Service apply.
Download Article
Download Article
An embassy is the official office of one country’s ambassador in another country. The ambassador is the official representative of their country. Both embassies and consulates handle the affairs of one country while in another country. If you wish to address the ambassador or another member of the embassy or consular staff, you must write a formal letter. This letter should include your personal details, requests and reasons for writing, and formal salutations, or you may not get a response. How you address a letter to an embassy depends on the country and particular individual to which you are writing.[1]
Letter Help
-
1
Type your letter on a computer. Handwritten letters are hard to read, and may not get any response. If you want your letter to be read and taken seriously, it’s important to type it neatly using a recognized business letter format.
- Use a standard word-processing application, even if you plan to deliver the letter using email. It typically is better to send an attachment than to write your letter in the body of an email. However, you should probably check with the embassy first to see what is preferred.
- Most word-processing applications have a template that you can use to create a business letter. These templates typically will set your margins and paragraph styles for you.
- Use a standard, readable font such as Times New Roman or Helvetica, in a 12-point size. Do not use script fonts.
-
2
Search for templates. In most cases, you’ll be writing to the embassy regarding an immigration issue – either on your own behalf or for a friend or family member. There are a number of immigration assistance websites that have letter templates for various issues.[2]
- These templates give you suggested language to use so you can more easily write and address your letter. Don’t copy them verbatim, though. Read them carefully and make sure the suggested language suits your situation. If any of it doesn’t apply, don’t include it.
- Look into the background of the website before you use their suggested language. Most of these websites have an «about» page where you can find out who is in charge of the website. Make sure it’s an individual or organization you can trust.
Advertisement
-
3
Use block paragraphs. Traditional business letters are written in single-spaced, left-justified paragraphs with a double space between paragraphs. Using a double-space means you don’t have to indent the first line of each paragraph.[3]
- If you’re writing in a language that is read from right to left, such as Arabic or Hebrew, your paragraphs would be right-justified.
-
4
Put the date at the top. The first line that you type will be the date that you are sending the letter. Your word-processing program may automatically insert the date if you’re using a template.[4]
If you don’t plan on mailing your letter for a few days, you’ll need to adjust this date to reflect the date of mailing.- Generally, you shouldn’t worry if you end up being a day off. For example, you could finish your letter intending to mail it that day, but not make it to the post office until after the close of business. That would mean you’d have to mail your letter the next day, but you wouldn’t have to print up a new letter with the different date.
- However, while delaying a day or two is fine, if you end up not being able to mail the letter for a week or longer, you probably want to print a fresh copy with an adjusted date. Your reader will expect the date on the letter to be identical or close to the date of the postmark.
-
5
Find the appropriate address. The top of your letter will include an area for you to write your own name and address, then the name and address of the person to whom you’re writing. Call the embassy or check its website to learn the address to which you should mail your letter.[5]
- Keep in mind that many larger embassies will have different addresses for you to use depending on the reason for your letter.
- If you don’t already know, you’ll also need to find out the correct person to address who can help you with your issue. Internet sites, such as Project Visa or Embassy World, as well as Internet searches for the country and the word «embassy» can help you identify the right person. You also can call the embassy directly to identify the best contact.
- Type the name of the person you are addressing, the name of the embassy and the address of the embassy to which you are writing. Write this in the same format as you would write it on an envelope for mailing.
- For example, if you’re writing to an embassy staff member at the Canadian embassy, you would write «Mr. Potter, Canadian Embassy» on the first line of the address block, followed by the physical address. If Mr. Potter is the ambassador, you would write «The Honorable Mr. Potter, Ambassador of Canada, Canadian Embassy.» Note that for many countries the correct title for an ambassador is «Excellency,» as in «His Excellency Mr. Potter, Ambassador of Canada, Canadian Embassy.»
-
6
Write a subject line. Following the addresses, include a line that lets the recipient of your letter know why you are writing and what the letter is about. You don’t have to include your name in the subject line, and it doesn’t have to be a full sentence.[6]
- For example, you might write «Request for tourist visa for parents» or «Invitation to French Consulate party.»
- If you’re writing in English, the subject line typically is preceded by the letters «RE,» a Latin abbreviation that essentially means «regarding.»
- Your subject line enables the person who receives your letter to direct it to the right member of embassy staff, in the event that you’ve sent it to the wrong person. With a subject line, they can do this quickly without having to read the whole letter. For this reason, a subject line is particularly important if you haven’t been able to identify a specific person.
Advertisement
-
1
Research the etiquette used in the country to which you are writing. Different countries have their own formalities and diplomatic protocol for addressing ambassadors and other members of embassy staff.[7]
- You may be able to find this information on the embassy’s website, or by doing a quick internet search using the country’s name with words such as «etiquette,» «diplomatic protocol» or «forms of address.»
- Keep in mind that in countries that have a monarchy and recognize nobility, there may be nobles who serve as ambassadors or in other embassy positions. These titles may supersede any general title for members of embassy staff.
- Your letter should be written in a formal tone, using the utmost in politeness and courtesy. If you’re writing in a language that has a formal «you,» such as French or Spanish, you should use that.
- Pay careful attention when writing to the ambassador specifically, as the title differs depending on whether you are a citizen of the country for which the individual is serving as an ambassador. If you are a citizen of the same country as the ambassador, you may address them as «The Honorable.» However, if you are a citizen of a different country, you typically must call them «Her [or His] Excellency,» following diplomatic custom.[8]
Make sure you have the correct gender – don’t just assume based on the name.
-
2
Start with your greeting. After you’ve finished the address blocks and subject line of your letter, you’re ready to begin the letter itself. Use a formal greeting and address the person to whom you’re writing by their full title.[9]
- To address the person correctly, you’ll need to follow the correct etiquette or diplomatic protocol based on your research.
- If you’re addressing the consul general or any other embassy employee, you’ll generally use their full name. For example, you might write «Dear Mr. Potter.» However, pay attention to any other titles the person might have, such as if they are a member of the nobility or have a doctorate.
- Use «Dear Honorable Ambassador» if you are addressing the ambassador directly.
- If you don’t know the name or gender of the person to whom you’re writing, you can begin your letter «Dear Sir or Madam.» However, you should make every effort to address your letter to a specific person. If you get the wrong person, it can always be rerouted.
- Follow the greeting with the punctuation customary in the embassy’s country. In some, a comma is appropriate, while others follow the greeting with a colon.
-
3
Introduce yourself. Double-space after your greeting and begin your letter by letting the receiver know who you are. Include any identification information necessary, such as any application numbers or reference numbers that are related to the subject of your letter.[10]
- The first sentence should state your name and your country of citizenship. Follow that with any additional identification information that is relevant to your reason for writing.
- Follow the first sentence with a brief description of your reason for writing. This should be no longer than a sentence or two.
-
4
Explain your reason for writing. In the remaining paragraphs of your letter, you will elaborate on the background of your case, including any information the recipient will need to properly respond to your letter.[11]
- The length of your letter, and the contents of the remaining paragraphs, will depend on your reason for writing. If you need to give an extended background or timeline of a situation to which you want the ambassador or another embassy official to respond, this may be lengthy.
- If you’re writing for a procedural reason, such as to request a visitor visa, your letter typically shouldn’t be more than three paragraphs long, and shouldn’t go for more than a page or two at most.
- Keep your writing clear and concise, and use formal language throughout. If you address the person to whom you’re writing anywhere in the body of your letter, use their official title and follow any other rules of etiquette you gleaned from your research.
-
5
Add your closing. The final paragraph of your letter typically is only a sentence or two that tells the recipient what action you want them to take in response to your letter. If you expect a response within a certain time frame, it should be mentioned here.[12]
- If you need something specific from the person, state what that is and the timeframe within which you need it. Remember to allow for time for mailing.
- Be careful giving a deadline, particularly if you’re writing to the ambassador or a higher-ranking staff member. Instead of making a demand, say something like «Please be advised that I must have the document I requested within one month or I’ll not be able to complete my application,» or «Please respond by the end of this month so I can meet my deadline.»
- Follow that with a sentence thanking the recipient for their time and attention. For example, you might write «I appreciate that you have many demands on your time. Thank you for your prompt attention to this matter.»
- If you are unsure whether you sent your letter to the correct person, you may want to include a note to that effect. For example, you might write «If there is someone else at the embassy better capable of handling my issue, I ask that you kindly forward this letter to them.»
Advertisement
-
1
Finalize your letter. When you’ve finished writing your letter, proofread it carefully and correct any typographical errors and mistakes in grammar or punctuation. You may want to read your letter out loud to make sure it reads easily.[13]
- End your letter with a closing greeting such as «Sincerely yours,» and leave a few blank lines for your signature. Below that, type your name and address, along with any other identification or contact information you think is necessary, such as your phone number or email address.
- If you’re including any other documents with your letter, list them at the bottom of your letter so the reader knows what attachments to expect. You also can use this list as a checklist for yourself to make sure you’ve included everything necessary.
- Print your final letter and sign it using a pen with blue or black ink. Check the date on your letter before you send it and make sure you don’t need to adjust it forward.
- When you’ve signed your letter, make a copy of the signed letter for your own records.
-
2
Gather any attachments. If there are any additional documents that you need to include with your letter, make copies of them.[14]
Find out if you are expected to send originals or if copies will suffice. If you must send originals, make a copy for your own records before you send the document.- If you’re sending original documents, it’s generally best to use a larger manilla envelope that will allow you to mail them without folding them.
- For copies, use a standard letter-sized envelope unless you have more than three or four sheets, in which case it’s generally better to use a larger manilla envelope and leave them flat rather than folding them.
- Mark each copy or document carefully in case they get separated from each other.
-
3
Mail your letter. Once you have everything in an envelope, you’ll need to make a trip to the post office to ensure you have correct postage on the letter and have formatted the address correctly, particularly if you are mailing it to a foreign country.
- Include your name and the return address on the envelope. This will be written either on the back of the envelope or on the upper-right-hand corner, depending on the country’s custom.
- The name and address of your recipient should be written in the middle or lower-right portion of the envelope, again depending on the country’s custom. Use the recipient’s formal title if applicable.
- You may want to wait until you get to the post office to address your envelope, or research formatting ahead of time.
- If you’re handwriting the addresses on the envelope, use a ballpoint pen so the ink won’t smear, and print carefully or write in all caps. Don’t write in cursive or script on the envelope, as it is difficult to read.
Advertisement
Add New Question
-
Question
How do I write a letter to an embassy to close my passport file?
If you wish to surrender your passport, you typically can do this through your local passport or immigration office. They will have a form for you to complete, but you generally shouldn’t have to write a letter to an embassy for this.
-
Question
How do you write a letter to the embassy for a death certificate?
Consular vital records typically are handled specifically by the consular vital records office, and may require a fee. There may be a specific form for you to fill out, which may be more efficient than writing a letter. Call the consulate’s office or check their website.
-
Question
I wrote to the Indian embassy about getting a medical report and still have not received anything. What do I need to do next?
If you have not received a response to your letter and sufficient time has passed, contact the embassy to follow up. Make sure you have any necessary information about your case, such as any identification numbers.
Ask a Question
200 characters left
Include your email address to get a message when this question is answered.
Submit
Advertisement
Thanks for submitting a tip for review!
References
About This Article
Article SummaryX
To address a letter to an embassy, start by putting the date in the top left-hand corner of the page. Then, below the date, include the formal title and name of the person you’re addressing at the embassy, followed by the embassy’s full address. After the name and address, include a subject line like «RE: Request for tourist visa for parents.» Finally, include a formal greeting below the subject line, like «Dear Honorable Ambassador.» If you want to learn more, such as how to format your letter, keep reading the article!
Did this summary help you?
Thanks to all authors for creating a page that has been read 2,385,762 times.
Reader Success Stories
-
Carol Russell
Apr 18, 2017
«Thank you for your detailed instructions on how to properly address individuals of status and/or means of finding…» more
Did this article help you?
Виды дипломатической переписки
Вся дипломатическая переписка осуществляется, главным образом, в форме нот (лат. nota – знак, замечание). При этом следует иметь в виду, что изложенные и сформулированные в нотах факты выражают официальную точку зрения государства, которое представляет соответствующее дипломатическое или консульское учреждение. Ноты, по традиции, охватывают все виды переписки между дипломатическими и консульскими представительствами с федеральными и местными властями. Они могут быть написаны от первого или третьего лица, могут быть как официальными, так и неофициальными. Ноты отправляются с курьером, а также могут вручаться во время личной беседы.
Ноты подразделяются на:
? вербальные,
? личные,
? циркулярные,
? коллективные,
? ноты протеста.
Дипломатические послания могут также излагаться в форме па
мятных записок, меморандумов, манифестов и даже ультиматумов.
Выбор вида документа дипломатической переписки зависит от конкретной цели, которую намерен достигнуть отправитель, а при ответе на ноту – в зависимости от того, какова была форма послания, на которое планируется направить ответ, каковы содержание и цель этого ответа, а также какие стереотипы приняты на этот счет в стране получателя и стране отправителя. Как правило, ответная корреспонденция направляется в той же форме, что и полученная.
Глава каждого дипломатического или консульского представительства сам решает, какую форму переписки будет использовать в общении с властями страны пребывания и со своими коллегами по дипломатическому корпусу, однако при этом он всегда должен ориентироваться на местный протокол и обычаи.
Для написания официального дипломатического письма часто используется форма личной ноты. Направление такого вида документа в международной практике означает, что изложенному в ноте вопросу придается особо серьезное значение. В большинстве случаев личная нота содержит информацию о каком-то важном событии и выражает отношение к нему.
Личная нота составляется от имени подписывающего ее лица и начинается с обращения к лицу, которому адресована. После изложения фактической стороны дела нота заканчивается трафаретной формулой вежливости. В случае если сказанного в ноте недостаточно для подробного изложения или освещения вопроса, к ней прилагается меморандум с обоснованием приведенных положений, изложением документального, справочного и цифрового материала, юридической аргументацией и прочим. Документ печатается на специальном нотном бланке с вытисненным государственным гербом и вытесненной надписью под гербом, например, Представительство Министерства иностранных дел Российской Федерации в Санкт-Петербурге. В верхнем правом углу личной ноты проставляются место и дата отправки. В левом нижнем углу первой страницы, независимо от количества страниц текста, проставляется адрес, состоящий из инициалов, фамилии и полной официальной должности лица, которому нота предназначена. Тональность личных нот может быть более или менее теплой.
Если такой документ начинается словами: «Господин Министр» или «Господин Посол» и заканчивается «С уважением» (без «искреннего» или «глубокого»), то это свидетельствует о намерении автора сделать ноту сдержанной, например, сообщая о каких-то серьезных разногласиях в оценке тех или иных событий. Автор письма может начать личную ноту и такими словами: «Уважаемый господин Министр» или «Уважаемый господин посол» и закончить комплиментом: «С искренним уважением», с тем, чтобы придать документу более теплый и дружеский характер.
Например:
Представительство
Министерства иностранных дел
Российской Федерации
город Орел, 22 августа 2016
Уважаемый господин Войчеховский,
прошу принять мою искреннюю благодарность за Ваше дружеское поздравление по случаю успешного выступления российских спортсменов на Международных Олимпийских играх в Бразилии.
Полностью разделяю Ваше мнение, что этот успех стал результатом серьезной подготовки российских спортсменов, а также умения бороться и побеждать в сложных условиях.
С искренним уважением_________________________
(личная подпись)
Господину Войчеховскому
Генеральному консулу Республики
Польша
Форма обращения в личной ноте зависит также и от конкретного случая, и от местной практики.
В письме к министру обращение может начинаться словами: «господин Министр» или «Ваше Превосходительство». В письме к послу или посланнику – «господин Посол (Посланник)» или «Ваше Превосходительство», временному поверенному в делах – «господин Поверенный в делах». Если поверенный в делах (то есть руководитель посольства в отсутствие посла) имеет ранг советника-посланника, то к нему следует обращаться «господин Министр».
Заключительные комплименты применяются с учетом политического, служебного положения или ранга адресата. Например, в обращениях к премьер-министру, председателю парламента, министру иностранных дел, другим министрам и послам принято также писать: «Прошу Вас (указывается должность) принять уверения в моем весьма высоком к Вам уважении». На комплимент – «весьма высокое уважение», как и на обращение «Ваше Превосходительство», – имеют право также лица, находящиеся в отставке. Заместителям министра, директорам департаментов, если они не имеют ранга посла, посланникам, советникам-посланникам и лицам равноценного им положения пишут: «Прошу Вас (указывается должность) принять уверения в моем высоком уважении»; Временному Поверенному в делах (не имеющему ранга посланника) – «Прошу Вас, господин Поверенный в делах, принять уверения в моем глубоком уважении (или почтении)». В местной протокольной практике отдельных стран могут быть некоторые особенности в применении комплиментов (или отклонении от общепринятых).
После комплимента следует личная подпись посылающего ноту лица, которая должна быть разборчива. Печать на личной ноте не ставится. В левом нижнем углу, всегда на первой странице, пишется адрес лица, которому направляется нота. Адрес состоит из соответствующего титулования («Его Превосходительству», или «Е.П.», например), имени и фамилии, официальной должности лица, названия представляемой им страны и ее столицы. Этот же адрес печатается на конверте, в котором отправляется личная нота.
Печать на личной ноте, а также фамилия лица, подписывающего такой дипломатический документ, не проставляются.
Наиболее распространенной формой дипломатической переписки является вербальная нота. В дипломатическом обиходе такой документ означает: он должен быть принят во внимание. Посредством таких документов министерства иностранных дел, дипломатические и консульские представительства осуществляют повседневные официальные контакты.
В отличие от личной, вербальная нота носит менее официальный характер и не подписывается отправителем. Текст документа начинается с заголовка «Вербальная нота». Он обычно бывает кратким, не более чем на одну-две страницы.
В вербальной ноте может излагаться самый разнообразный круг вопросов – от политических до сугубо служебных, – в том числе информация протокольного характера (организация культурно-ознакомительных мероприятий, приглашение к участию в торжествах, ритуальных акциях), запросы о предоставлении виз и тому подобное. Ею пользуются также в качестве сопроводительного письма к меморандуму либо для напоминания об ожидании ответа на предыдущие ноты или устные заявления. Вербальная нота составляется в третьем лице от имени направляющего ее дипломатического представительства или ведомства внешних сношений одной страны соответствующему представительству или ведомству другой страны. Отправитель парафирует ноту, то есть вместо подписи под текстом ставит свои инициалы, и скрепляет ее печатью. Дата проставляется на отдельной строке после последнего слова текста ноты. В нижнем левом углу пишется полное название ее получателя.
Вербальная нота начинается с обращения стереотипной формы: «Генеральное консульство (далее название государства) свидетельствует свое уважение (далее полное наименование адресата, причем принято писать полное официальное название государства как отправителя, так и получателя) и имеет честь сообщить…». В случае ответа после обращения пишется: «В связи с нотой Представительство Министерства иностранных дел Российской Федерации в Санкт-Петербурге №… от (указание даты) имеет честь сообщить…». Заканчивается вербальная нота комплиментом, который обычно формулируется следующим образом: «Генеральное консульство пользуется случаем, чтобы возобновить Посольству (Представительству МИД России) уверения в своем самом высоком уважении». Комплимент опускается только в случае, если в документе содержится протест по поводу неправомерных действий адресата, грубого нарушения его представителями норм поведения и тому подобное. Иногда в комплименте опускаются слова «пользуется этим случаем», когда, например, в ноте сообщается о дорожно-транспортном происшествии с участием дипломата, в результате которого имеются человеческие жертвы. Комплимент может принять следующую форму: «Министерство возобновляет Посольству уверения в своем высоком уважении». Комплимент полностью отсутствует, если нота содержит протест в связи с действиями представителей посольства или государства: попытка заниматься незаконной деятельностью, грубое нарушение норм поведения и т. п.
Если вербальная нота министерства является ответом на ноту посольства, то она должна начинаться со слов: «Министерство иностранных дел Российской Федерации свидетельствует свое уважение Посольству Соединенных Штатов Америки и, в связи с нотой Посольства №… от…… (число, месяц, год), имеет честь сообщить следующее…»
Что касается языка вербальной ноты, то в переписке недопустимы резкие выражения, оскорбляющие достоинства фразы, туманные намеки, восклицательные знаки, сокращения и употребление слов, имеющих двоякое толкование. Работая, например, над текстом ноты, содержащей протест, надо помнить, что она может быть не принята, что, в свою очередь, может привести к конфликтной ситуации. В дипломатической практике иногда бывают случаи, когда адресат отказывается принять присланный или врученный ему документ, считая его оскорбительным или некорректным, и возвращает его отправителю с письменным или устным объяснением мотивов. Однако при наличии хороших отношений между обоими государствами адресат рекомендует отправителю, во избежание нежелательной огласки, взять свою ноту обратно, после чего она считается не посланной.
Как и личные, вербальные ноты печатаются на гербовой бумаге высокого качества, под гербом страны располагается название организации-отправителя, а в левом нижнем углу печатается адрес получателя с указанием министерства, дипломатического или консульского учреждения и столицы представляемой страны.
Вербальная нота имеет исходящий номер, шифр и дату отправления, например: № 14/1 ЕО. Никаких дополнительных индексов не ставится. В случае необходимости подобные пометки делаются на копии, которая передается «в дело».
В далеком прошлом выбор формы ноты – личной (подписанной) или вербальной (без подписи) – увязывался с состоянием отношений между государствами-субъектами переписки. Историками дипломатии в этой связи упоминается, в частности, факт перехода России в преддверии первой мировой войны в своих сношениях с правительством Австро-Венгрии лишь на вербальные ноты по всем поводам, что сведущими людьми расценивалось как явный признак натянутости, ухудшения отношений между двумя странами. В наши дни выбору формы ноты (личная или вербальная) уже не придается такой драматизации, и они рассматриваются как полностью равноценные.
Широко распространена также форма письменного обращения одновременно к нескольким государствам, государственным органам или сразу к нескольким дипломатическим миссиям. Такой документ называется циркулярная нота.
Составляется он по образцу вербальной ноты, а в левом нижнем углу пишется коллективный адрес, например: дипломатическим и консульским представительствам в Санкт-Петербурге. В отличие от вербальной ноты печать на таком документе никогда не ставится и он не подписывается и не парафируется.
Иногда у руководителей сразу нескольких дипломатических учреждений возникает необходимость изложить руководству государственного органа общую точку зрения или же согласованные предложения. С этой целью используется форма коллективной ноты, являющейся наиболее авторитетным видом корреспонденции. Она составляется в единственном экземпляре, на котором проставляются подписи всех глав соответствующих дипломатических представительств, и передается в ходе встречи, на которой должны присутствовать все лица, подписавшие такую ноту.
Не требуют комплиментарного оформления и такие документы дипломатической переписки, как памятные записки и меморандумы.
Памятная записка вручается лично после устного заявления или просьбы с их изложением с целью усилить значение сделанного заявления; подчеркнуть важность обозначенной просьбы; способствовать успешному, а иногда – и ускоренному продвижению дела; предупредить возможность неправильного толкования или понимания сообщенного в дипломатической беседе. Разумеется, далеко не каждая из бесед должна завершаться вручением записки.
Обычно памятная записка составляется в безличной форме: «Доводится до сведения», «Сообщается», «Возбуждается просьба» и т. д. Вполне допустимо ее сразу начинать с существа дела. Текст записки не содержит ни обращения, ни комплимента, печатается на простом листе бумаги; под текстом проставляется название столицы и дата вручения; печать не ставится. Если памятная записка содержит изложение устного заявления или само заявление без вышеуказанных вводных фраз, в конце ее название столицы и дата также не пишутся. Над текстом печатается надпись: «Памятная записка».
Возможны случаи, когда посольство не предполагало вручать памятную записку, но собеседник по своей инициативе попросил ее передать. При отсутствии серьезных причин, препятствующих этому, записка посылается с личной или вербальной нотой (вариант: с визитной карточкой) со ссылкой на просьбу.
Еще одна из форм дипломатической переписки, носящая обычно менее важный характер, чем личная или вербальная нота, – меморандум.
Меморандум представляет собой документ, подробно излагающий фактическую сторону того или иного вопроса, содержащий анализ соответствующих положений, аргументацию в защиту своей позиции и (или) полемику с доводами другой стороны. Этот вид документа может содержать несколько страниц текста.
Меморандум составляется не в форме письма, адресованного какому-либо лицу или учреждению, а в виде изложения фактической, документальной или юридической стороны вопроса, не подписывается и не парафируется. В случае необходимости упоминания отправителя или адресата (например, министерство, дипломатическое представительство) это делается в третьем лице. Печать на таком документе, как правило, не ставится. Меморандум пишется обычно на отдельных, скрепленных между собой листах бумаги канцелярского формата (иногда на первом из них стоит логотип учреждения или государственный герб). Дата проставляется на первом или последнем листе. Меморандум не содержит обычных для дипломатических документов трафаретных формул вежливости. Он либо прилагается к ноте, развивая и обосновывая ее положения, либо препровождается в качестве самостоятельного документа, либо вручается лично в процессе устной беседы с целью дать возможность собеседнику подробно ознакомиться с вопросом.
Меморандум вручается лично или пересылается с нотой. При вручении он печатается на нотном бланке, не имеет обращения и комплимента, под текстом указываются место и дата вручения, печать не ставится. Меморандум, посылаемый с нотой, печатается на нотной бумаге (не на бланке); место и дата отправления не указываются (хотя напечатание их не будет ошибкой); печать также не ставится. Приложение меморандума к ноте позволяет сократить текст самой ноты и дает определенные преимущества при изложении вопроса, являющегося предметом переписки.
Следует также назвать очень важный вид дипломатической переписки – верительные грамоты. Так называются документы, удостоверяющие назначение данного лица в качестве дипломатического представителя и аккредитование его при главе государства страны пребывания. Верительные грамоты составляются стереотипно. В них указывается, что глава государства назначает такое-то лицо в качестве посла или посланника в данной стране. Верительные грамоты подписываются главой государства и обычно скрепляются подписью министра иностранных дел или других уполномоченных на то лиц. Их вручение обставляется в более или менее торжественной обстановке, в зависимости от практики и обычаев каждой страны.
До вручения верительной грамоты дипломатический представитель еще не считается официально вступившим в исполнение своих обязанностей. Его визиты к должностным лицам и коллегам по дипломатическому корпусу носят лишь частный характер, и он воздерживается от официальных служебных демаршей перед министерством иностранных дел страны пребывания.
Он сохраняет свой официальный статус до момента отозвания или же вручения им или его преемником отзывных грамот.
Дата вручения верительной грамоты определяет старшинство дипломатических представителей одного и того же ранга. Что касается консульских представителей, то их старшинство определяется датой получения из министерства иностранных дел экзекватуры взамен врученного консульского патента. Получение экзекватуры свидетельствует о признании их в качестве консульских представителей государств в стране пребывания.
Знакомым официальным лицам, когда посылка личной или вербальной ноты по тем или иным причинам не представляется возможной, направляются частные письма.
В них может быть высказана просьба об оказании содействия по вопросам, являющимся предметом официальной переписки или переговоров, и тем самым подчеркивается заинтересованность автора в конкретном деле, в ускорении решения проблемы и т. п.
Данный вид дипломатической переписки используется и по протокольным поводам – для поздравлений с личными и семейными событиями (день рождения, продвижение по службе, получение ордена, рождение ребенка в семье), а также в случае траурных событий и др. С частным письмом также препровождаются сувениры.
Частные письма пишутся на обычной бумаге (в пол-листа), иногда на бланке с напечатанными типографским способом в левом верхнем углу именем и фамилией или официальным положением отправителя. Обратная сторона листа не используется. Типовые обращения: «Уважаемый господин Министр», «Уважаемый господин Директор» и т. п. Заключительный комплимент в письме зависит от служебного или общественного положения адресата и характера отношений с ним (за основу могут быть взяты рекомендации о комплиментах при посылке личных нот). Частное письмо предпочтительнее писать от руки, чем подчеркивается особое уважение к лицу, которому посылается письмо. Адрес пишется только на конверте.
В списке обязательных документов для получения визы на первом месте — мотивационное письмо. Оно может быть разным в зависимости от цели посещения иностранного государства: бизнес, туризм и т.д. Документ составляют в свободной форме и отправляют в посольство той страны, куда едут. Письмо консулу на мультивизу (образец) можно найти в сети Интернет, ориентируясь на схожие цели визита, т.к. единый шаблон не предусмотрен.
Письмо консулу для получения мультивизы.
Содержание
- 1 Содержание мотивационного письма
- 1.1 Основные смысловые блоки, которые целесообразно отразить
- 1.2 Дополнительная часть мотивационного письма
- 2 Мотивационные письма для посольств разных стран и образец
- 2.1 Ирландия
- 2.2 Германия
- 2.3 Австралия
- 2.4 Канада
- 2.5 Франция
- 2.6 Израиль
- 2.7 Италия
Содержание мотивационного письма
При оформлении мотивационного письма для визы рекомендуют обратить внимание на связность текста, его читабельность. Хотя обязательных требований к содержанию и структуре нет, специалисты советуют посмотреть письма тех людей, чью визу ранее одобряли.
Прошение в основном содержит краткую информацию о визите с персональными данными заявителя.
Консул рассмотрит грамотно подготовленный документ. Письмо позволяет составить общее представление о заявителе. Необходимо рассказать о причинах посещения другой страны, уверить в возвращении на родину.
Но переписывать чужое мотивационное письмо не стоит, как и называть не соответствующие действительности причины визита. Необходимо предоставить достоверную информацию, в противном случае документ вернут обратно.
Основные смысловые блоки, которые целесообразно отразить
Для одобрения письма в консульстве рекомендуется следовать ключевым смысловым блокам:
- Первый блок содержит персональные данные: Ф.И.О. заявителя, возраст, место жительства, семейное положение.
- Во втором блоке указывают сведения о профессии кандидата. Здесь разумно представить список всех предыдущих мест работы, перечислить достижения по службе. Это важно в случае, если человек планирует устраиваться на работу за рубежом.
- Третий блок предполагает отметку о языках, которыми владеет заявитель. Это учитывается комиссией: чаще одобряют заявки людей, владеющих несколькими языками.
- В четвертом блоке указывают цель посещения государства и личные качества, которые помогут ее реализовать.
- Последний блок включает в себя несколько предложений о достоинствах страны: о достижениях в науке, состоянии образования или природных богатствах.
Дополнительная часть мотивационного письма
Шаблонного варианта будет недостаточно. При наличии подозрений текст проверяют с помощью программы, которая сравнивает его с прошлыми письмами. Добавьте информацию, содержащую факты, связанные с вашей учебой, работой. Главное, чтобы сведения были достоверными. Можете указать дополнительные навыки, если вы считаете это важным. Например, умение планировать, контролировать свое время.
Перечень личных качеств должен быть подкреплен подлинными аргументами. Если вы пишете о пунктуальности, то включите в текст часть характеристики вашей работы от начальника.
Отнеситесь к написанному тексту критически — сделайте поправки (хорошо, если их обнаружится много). Проверьте пунктуацию и орфографию. Для Германии, например, это может оказаться решающим.
Мотивационные письма для посольств разных стран и образец
Оформление мотивационного визового письма для каждой страны различается. Требования к заполнению выдвигает посольство. Желающим отправиться в Германию не рекомендуют допускать орфографические и грамматические ошибки: такие документы отправляют обратно. Английская комиссия ценит восхищение достопримечательностями страны.
Ключевым считают целеполагание кандидата. Если вы четко сформулируете, зачем едете в другую страну, что вам поможет в воплощении ваших планов в жизнь, то заявка будет одобрена.
Будущим студентам вузов стоит указать образование, которое получено раннее, проанализировать свой опыт и навыки, высказать восхищение образовательной системой государства, состоянием науки, предложить способы взаимодействия, перечислить достижения.
Единого образца мотивационного письма для мультивизы нет, но рекомендуется найти и воспользоваться вариантами, идентичными по целям и формулировкам. Скачать образец письма на русском языке можно здесь.
Так, шаблон письма по трудоустройству выглядит следующим образом:
«Меня зовут Иван Иванович, возраст — 48 лет. Я являюсь гражданином Российской Федерации. Для развития отечественной медицины я желаю получить навыки в Европе. Проживаю в городе Екатеринбург, официально не женат и детей не имею.
Я выпускник Екатеринбургского медицинского университета. В 2003 году окончил вуз по специальности «стоматолог».
Опыт работы в медицине составляет 15 лет. (Далее перечислите достижения за время практики, умения, которые вы приобрели).
Свободно владею русским и английским языками. Из личных качеств могу указать пунктуальность, решительность, стрессоустойчивость, умение работать самостоятельно и в команде, умение планировать время.
Франция (укажите страну, куда отправляетесь) — передовое государство в медицинской научной среде. Я надеюсь пообщаться с коллегами, перенять их опыт, сделать общий проект для совместного продвижения науки.
С наилучшими пожеланиями, Иван.
г. Екатеринбург, 29.05.2019 г.».
Ирландия
Письмо в эту страну пишется на английском языке. Внимание уделяется причинам, по которым вы хотите поехать в Ирландию. Учитывается подтверждение вашего примерного поведения, обязательство следования законам. Письмо на английском языке можно скачать здесь.
Германия
Немцы обращают внимание на грамотное изложение ваших мотивов. Есть различия по времени пребывания в Германии. Это зависит от того, на какой тип визы вы рассчитываете: есть одноразовая (шенген) и мультивиза. Последовательное и прямое изложение в мотивационном письме для визы станет основой ее одобрения и гарантом вашего обучения или каникул в Германии.
Содержание мотивационного письма.
Австралия
Поехать в Австралию на учебу или по предложению работодателя непросто. Чтобы убедить миграционную службу, в мотивационном письме расскажите о том, как вы воодушевлены и поражены экзотической природой страны: утконосами, ехиднами, райскими птицами. Докажите, что вы знакомы с традициями и культурой Австралии, блесните знаниями истории.
Но чаще одобряют визу тем, чей возраст больше 25 лет, а также тем, кто планирует обучаться платно.
Канада
Канадцам хорошего мотивационного письма будет мало. Понадобится повторить английский. Приложите официальное подтверждение пройденных вами курсов (не менее двух месяцев). Если вы выбрали программу на полгода и выше, то дополнительно сходите к врачу на обследование — эту справку тоже попросят. Уровень английского должен быть В2 и выше (то есть продвинутый или профессиональный)
.jpg "Владение языком по стандарту")
Стандарт владения иностранным языком.
Франция
В консульстве спросят о цели, с которой вы отправляетесь во Францию. В мотивационном письме добавьте информацию о том, сколько шенгенских виз у вас было раннее (если были). Французы часто забирают с собой русских невест, поэтому миграционная служба проверяет весь пакет документов.
Израиль
Советуют не рассказывать и не писать в письме о вашем путешествии в Ирак, Иран или Сирию. Одобряют визу тем, кто едет в Израиль работать или обучаться в университете, а также в кибуц волонтером.
Италия
Чтобы приехать на долговременное пребывание в Италию, в мотивационном письме расскажите о вашем желании обучаться, проживать или работать в стране, а также подтвердите знания итальянского языка и возьмите справку о состоянии здоровья у вашего лечащего врача.
Как написать письмо консулу
При появлении задач с приобретением визы либо вида на жительство в какой-нибудь стране вы можете обращаться не только к рядовым экспертам представительства волнующего вас государства, но и к начальству служб, связанных с визовой политикой, скажем, к консулу. И делать это отличнее каждого в письменном виде.
Инструкция
1. Узнайте, соответствует ли ваш вопрос либо обращение тем функциям, которые исполняет консул. Ему следует адресовать письма, оглавление которых связано с приобретением виз зарубежными гражданами. Причем перед написанием управляющему работнику вы обязаны вначале подать документы в всеобщем порядке и только в случае немотивированного с вашей точки зрения отказа обращаться к консулу. Консулу своего государства следует писать в том случае, если вы столкнулись с какими-нибудь загвоздками за пределами России, при этом на ярусе рядовых работников представительства ваш вопрос не может быть решен.
2. Составьте письмо консулу. Его дозволено писать как в бумажном, так и в электронном виде. Начните его оформление с наименования учреждения, то есть консульства, в которое вы пишете, а также с имени и должности человека, к которому вы обращаетесь. После этого напишите стержневой текст. Усердствуйте сделать его менее чувствительным, опирайтесь на факты, а если разрешают юридические познания, то и на определенные правовые расположения, которые, по вашему суждению, не были соблюдены в вашей обстановки. Закончите письмо той целью, которую вы хотите добиться – пересмотром решения о выдаче визы, убыстрением оформления каких-нибудь документов. К письму для подтверждения вашей точки зрения приложите добавочные документы. Скажем, если вам отказали в визе, вы можете добавить к основному тексту нужные документы, подтверждающие ваши намерения и платежеспособность.
3. Отправьте письмо консулу. При пользовании службами Почты России посылайте заказное письмо с уведомлением о вручении – так вы будете уверены, что оно дошло до консула либо по крайней мере до его секретаря.
Полезный совет
Рациональность обращения к консулу зависит от определенного государства, которое он представляет. Скажем, если вам не выдают французскую визу, то огромнее шансов на пересмотр вашей анкеты будет в том случае, если вы отправите документы в особую Комиссию по отказу в выдаче виз, находящуюся в Нанте. Ее адрес дозволено узнать при личном обращении во французское консульство.