Как найти поставщиков продуктов питания для кафе

Поставщики играют важную роль в деятельности общепита. Прибыль бизнеса напрямую зависит от качества продуктов, предоставляемых партнером. Поэтому к выбору поставщика необходимо подходить особенно тщательно, проверяя не только его ассортимент и качество товара, но и репутацию на рынке.

Особенности выбора продуктов для общепита

Российский рынок отличается большим выбором продукции для ресторанов, кафе и других предприятий общепита. Основные требования, предъявляемые большинством покупателей, – вкус, качество и безопасность.

Ассортимент необходимых продуктов для общепита определяет профиль заведения. Так, список продукции для итальянской пиццерии и индийского ресторана будет существенно различаться.

И всё же существует ряд универсальных продуктов, которые необходимы почти везде.

К ним относят следующие виды:

Дополнительно в этот список могут входить соусы (майонез, кетчуп), десерты и кондитерские изделия, напитки, в том числе алкогольные. Список овощей и фруктов периодически меняется не только из-за профиля заведения, но и из-за сезона. Многие рестораны премиум-класса не подают «несезонные» продукты, объясняя это недостаточным качеством фруктов и овощей, выращенных в теплицах.

Широкий ассортимент напитков может стать конкурентным преимуществом, поэтому многие компании, работающие в сфере общепита, стараются увеличить выбор чая, кофе, соков, алкоголя. Продажа последнего требует получения специальной лицензии.

Напитки условно можно поделить на алкогольные и безалкогольные освежающие (соки, лимонады, коктейли). В отдельную категорию входят чаи, кофе и какао. В зависимости от профиля формируется винная, барная или коктейльная карта.

Как определить ассортимент и объем продуктов для закупок

Ассортимент и объем сырья, закупаемого у поставщика, зависит от типа заведения, кухни, среднего количества посетителей. Значение имеет и срок годности продуктов.

Для выявления потребности ресторана или кафе в продуктах питания анализируются следующих факторы:

• объем закупок в предыдущий период и количество остатков по ним;
• средняя и прогнозируемая посещаемость заведения;
• средний чек;
• продуктовые затраты на блюда в соответствии с технологическими картами и стандартами используемых рецептур;
• нормы выхода и размеры порций.

Учитываются цены на сырье, условия работы с поставщиком. Например, при закупке больших партий партнер предлагает скидку или дополнительный товар. В расчет берутся праздники, выходные, возможные акции или спецпредложения, проводимые компанией в маркетинговых целях.

Значение имеет сезон и погодные условия. Летом посещаемость ресторанов и кафе (особенно при наличии летних террас) существенно выше, чем зимой. То же самое касается и погодных факторов. В дождь и непогоду посетителей будет на порядок меньше. Поэтому при формировании плана закупок многие владельцы ресторанного бизнеса сверяются с прогнозом погоды.

После определения перечня и объема требуемых закупок к нему добавляется запас в размере 20–30 %.

Требования к поставщику

Завоевать клиентуру ресторанный бизнес может только с помощью вкусных и свежих блюд. Оригинальный интерьер и вышколенные официанты не компенсируют недостатки меню. Поэтому к поставщикам предъявляются исключительно жесткие требования и стандарты.

Помимо широкого ассортимента и высокого качества продукции, от них ждут экологической безопасности, соответствия нормативам и требованиям законодательства.

Внимание уделяется организации доставки. Надежность и обязательность – главные качества ответственного поставщика, поэтому при возможности компании-заказчики проверяют репутацию потенциального партнера через отзывы и рекомендации других его клиентов.

Как выбрать надежного поставщика

Выстраивание системы закупок для ресторанов кафе и других предприятий общепита начинается с определения цены продукции и оценки ее качества.

Далее поставщика оценивают по следующим параметрам:

• предлагаемые условия оплаты;
• возможность организации поставок требуемого объема заказов;
• поставка продукции одинаково высокого качества вне зависимости от сезона и других обстоятельств;
• опыт работы на рынке;
• способность соблюдать график поставок;
• организация доставки и способы хранения продукции.

Поставщик должен уметь адаптироваться в условиях форс-мажора или нештатной ситуации, быть готовым к долгосрочному партнерству.

Крупные рестораны нередко проводят многоуровневый аудит продукции, оценивая ее качество и соответствие стандартам. Проверяется юридическая чистота поставщика, анализируется финансовая стабильность компании. Последняя гарантирует, что потенциальный партнер проработает на рынке довольно долго и не исчезнет через пару месяцев.

Если речь идет о сетевом ресторанном бизнесе и размещении больших по объему заказов, то покупатель может настоять на посещении производства, склада, оценке транспорта, занимающегося перевозкой продуктов питания.

Компания-поставщик обязательно проверяется на сайте налоговой и в реестре недобросовестных поставщиков на официальном сайте. Покупатель может запросить документы и сертификаты, подтверждающее качество реализуемой продукции.

Многие обращают внимание на географическое расположение поставщика. Однако зачастую это неважно. Современное оборудование позволяет оперативно и без ущерба качеству и внешнему виду доставить товар с другого конца страны. При этом существует большая вероятность, что даже с такой доставкой закупка обойдется дешевле, чем в компании из того же города, где расположен ресторан.

Как и где искать поставщиков

Выбор канала поставок зависит от уровня открываемого заведения общепита. Небольшие столовые среднего ценового сегмента в качестве поставщика чаще всего выбирают оптовые базы. Компания оценивает качество продуктов, уровень цен, возможности доставки или самовывоза. То же касается небольших кафе в маленьких городах, которые организуют поставки через платформы оптовых закупок.

В ресторанном бизнесе, особенно в категории премиум, всё немного иначе. Здесь во главе стоит качество продукции. Ресторан готов за него платить высокую цену – это всё равно окупится. В качестве поставщиков экзотических продуктов часто выбираются импортеры.

Существует несколько способов найти поставщиков:

• интернет. Надежные поставщики не всегда попадают в топ, поэтому для поиска потенциального партнера стоит проанализировать несколько страниц в выдаче. Одновременно запрашиваются прайсы и условия поставок;
• ярмарки и выставки. Еженедельно по всей стране проводятся десятки выставок. Подходящих поставщиков для бизнеса можно найти и на ярмарках в регионах, но больше всего шансов на всероссийских и международных выставках;
• рынки. На крупных рынках закупаются многие известные рестораны. И дело не только в свежести продукции, но и в цене. В сезон она ниже, чем у большинства поставщиков;
• разведка. Анализ конкурентов – необходимое условие открытия предприятия общепита. В процессе можно получить информацию о поставщиках, работающих с особо успешными конкурентами.

Почти каждая компания, работающая в секторе общепита, имеет свою страницу в сети. На ней можно разместить объявление о заинтересованности в долгосрочном сотрудничестве с надежными поставщиками. Это особенно актуально для заведений, реализующих крафтовые продукты питания: кондитерские изделия ручной работы, фермерские сыры и колбасы. При этом не стоит забывать о наличии у таких поставщиков всех необходимых сертификатов и соответствии их продукции стандартам качества.

Большинство компаний сталкиваются со следующим вопросом: что лучше – иметь один канал поставки, закрывающий все объемы и потребности, или несколько для подстраховки на случай форс-мажора.

Некоторые представители ресторанного бизнеса считают, что оптимальный вариант – завести на каждое направление продукции отдельного поставщика. Договор заключается посредством тендера, к тому же у заведения имеются страхующие варианты, к которым можно обратиться при форс-мажоре.

Второй вариант – договор с крупной компанией, которая может предложить большой ассортимент и отлаженную логистику. Например, Frost26 – поставщик продуктов питания в HoReCa в СКФО – имеет в своем ассортименте не только стандартные продукты (мясо, молоко, сыры), но и специи, деликатесы, товары для японской кухни и продукты для правильного питания. Ассортимент постоянно пополняется.

Обновление меню тоже происходит регулярно. Новые ресторанные тренды иногда требуют нетипичных для региона продуктов, и удовлетворить эту потребность в нужном объеме может не каждый мелкий поставщик.

Как заключить договор

Заключение договора с поставщиком – важный момент ведения бизнеса. В документе необходимо подробно прописать всё, что может повлиять на качество продукции и сроки ее поставки.

В договоре указывается:

• цена товара и объем закупок;
• возможные бонусы (скидки при оплате без отсрочки или предоплате);
• минимальный объем заказа;
• гарантийные условия;
• сроки и условия оплаты;
• условия возврата;
• штрафные санкции при неисполнении условий договора со стороны поставщика и покупателя.

В отдельном приложении можно прописать наличие у поставщика всех необходимых лицензий и сертификатов.

Как настроить работу с поставщиком

Организация канала поставки продуктов питания требует не только опыта и знаний, но и определенной изобретательности.

Так, при малой потребности в дорогостоящем виде товара можно скооперироваться с другими кафе и ресторанами, гарантировав поставщику достаточный объем для заказа. Это позволит получить и нужный продукт, и скидку к базовой цене.

Еще до начала работы стоит заказать пробную партию. Многие поставщики не берут плату за пробники или ставят на них максимально низкую цену.

Работа с отечественными поставщиками особенно выгодна, если речь идет о продуктах с малым сроком годности. Быстрая доставка позволяет избежать манипуляций с хранением и использования консервантов.

Еще один вариант – обсуждение меню и калькуляции блюд с поставщиком. Хорошо зная рынок, он может подсказать альтернативные варианты продуктов, которые окажутся выгодны в плане цены и не скажутся на вкусовых характеристиках блюда.

Риски

Главный риск любого ресторана, кафе или столовой – нарваться на недобросовестного поставщика, поэтому вопросам качества и соответствия стандартам уделяется особое внимание. Нередки ситуации, когда партнер, поставив несколько партий качественной продукции, постепенно начинает снижать планку, поэтому контроль должен быть постоянным.

Еще один риск связан с большим количеством поставщиков по разным направлениям. Несколько поставок в течение дня отвлекают персонал и привносят в работу заведения ненужную суету. В этом случае предпочтительнее иметь одного или двух крупных партеров, обеспечивающих все потребности ресторанного бизнеса.

Роль поставщиков в ресторанном бизнесе трудно переоценить. Качество блюда во многом определяется качеством исходных продуктов и технологиями, которыми владеют ваши партнеры. 

От своевременности и надежности поставок зависит то, сможет ли ваше заведение работать бесперебойно. А то, насколько успешно вы сумеете договориться о цене, прямо влияет на рентабельность и финансовые риски. 

Как выбирать поставщика

По большому счету, при выстраивании системы закупок значение имеют два ключевых фактора — стоимость продукции и услуг и их качество. На практике оценивать потенциального поставщика приходится по более широкому спектру критериев:

• цена продукции;
• условия платежа;
• возможность выполнять необходимые объемы заказов;
• способность поддерживать один и тот же уровень качества;
• репутация и опыт работы на рынке;
• укомплектованность заказов и соблюдение графика поставок;
• географическое расположение;
• финансовая стабильность;
• готовность к длительному партнерству;
• затраты на доставку и хранение товара;
• гибкость и готовность адаптироваться к внештатным ситуациям.

В ресторанной индустрии, помимо перечисленного, огромную роль играет соответствие продукции стандартам качества и безопасности. В крупных централизованных ресторанных сетях, таких, как наша, поставщики проходят многоуровневый аудит. 

На первом этапе мы оцениваем производственную мощность (то есть возможность выполнить наши объемы заказов), анализируем финансовую стабильность и юридическую чистоту компании, а также соответствие принятым в международной корпорации Yum! (владелец бренда KFC) стандартам. 

На втором этапе проверки эксперты компании посещают производство и более детально оценивают все процессы и стандарты работы поставщика вместе с технологами.

Как проверить, подходит ли вам поставщик

Если вы собираетесь размещать крупные заказы, не помешает визит на производственную площадку. Причем мало проследить, чтобы определенные стандарты были внедрены на заводе — они должны соблюдаться также при хранении и перевозке продукции. 

В оценку того, насколько правильно налажены эти процессы, должны быть включены технологи вашего будущего ресторана. Разработайте максимально подробную закупочную спецификацию, чтобы ваш поставщик знал, что от него требуется. 

Обязательно проверяйте благонадежность поставщика с помощью разных методов: 

• на сайте ФНС, 
• в реестре недобросовестных поставщиков на сайте единой системы закупок, 
• изучите рекламу и отзывы в интернете, 
• познакомьтесь с руководителем,
• запросите уставные документы, а также сертификаты, подтверждающие соответствие стандартам качества.

Где искать поставщиков

В зависимости от того, какого уровня заведение вы открываете и насколько скрупулезно относитесь к качеству, можно использовать самые разные каналы поставок. 

Многие рестораторы осуществляют закупки на оптовых базах или через платформы оптовых закупок. А если им нужна эксклюзивная продукция — обращаются к импортерам или ищут небольших локальных партнеров. 

Понятно, что в этом случае придется переплачивать: скажем, регулярно возить свежие морепродукты из Владивостока в Москву маленькими партиями очень дорого. Хорошим выходом может стать кооперация с другими ресторанами, чтобы можно было гарантировать поставщику большой объем заказов и в обмен получить фиксированную более выгодную цену.

Если вы открываете сеть ресторанов, есть смысл задуматься о централизации системы выбора поставщиков. Централизованное управление гарантирует контроль качества, стабильность поставок, оптимальные закупочные цены.

У нас все партнеры выбираются на основе тендера, при этом компания не проводит электронные торги, так как более 90% закупаемой продукции (от ингредиентов до упаковки) уникально и не имеет прямых аналогов на рынке. Производство такой продукции требует особенного подхода со стороны партнеров и соблюдения большого перечня технологических требований.

Как создавать сеть снабжения

Некоторые рестораны предпочитают работать с одним надежным поставщиком, который обеспечивает их всей необходимой продукцией, — как правило, это посредник, он самостоятельно взаимодействует с производителями. Это удобно, но дорого. 

Другие напрямую контактируют с предприятиями-производителями: такая работа потребует больше усилий и контроля, но зато при грамотной ее организации вы сможете получить более выгодные условия по цене. 

Разные подходы существуют и относительно того, заключать ли эксклюзивные договоры с одним надежным поставщиком или «подстраховываться», находя двух и более поставщиков по каждой категории продукции. 

Первый путь подходит тем, кто уверен в партнере и требует неизменного качества. Например, каждый кусочек курицы, который поступает в наши рестораны, должен иметь одинаковый вес в граммах и форму. А если ваши критерии к продукции не столь строги, удобнее обзавестись несколькими поставщиками, чтобы лучше отслеживать цены и иметь запасной вариант на случай, если один из партнеров подведет.

Если есть возможность привлекать в партнеры локальных поставщиков, это всегда плюс — удобная логистика снижает риск порчи продуктов и позволяет сокращать издержки. 

Чтобы обеспечить бесперебойную поставку свежего куриного мяса в рестораны, мы сотрудничаем с локальными поставщиками во многих регионах страны (Северо-Западом, Дальним Востоком, Белгородской областью, Ставропольским краем и другими). Поставки осуществляются ежедневно, а их объем зависит от размеров и популярности каждого ресторана. 

Но иногда выгоднее работать с федеральным поставщиком из-за более привлекательных коммерческих условий.

Кому имеет смысл «растить» поставщика под себя?

Если вы — крупный игрок ресторанного бизнеса и способны мотивировать поставщика большими объемами заказов, а он готов адаптировать под вас свое производство, его можно «растить» под себя. Это значит, что он будет инвестировать в расчете на вас в закупку нового оборудования, расширение производства, внедрение новых технологий и практик. 

Наша компания выдвигает поставщикам требования в области качества и пищевой безопасности, которые во многих аспектах оказываются более строгими, чем распространенные в индустрии национальные стандарты.

Когда предприятие начинает соответствовать более высоким требованиям к качеству, оно повышает эффективность своей работы, а его продукция становится более конкурентоспособной. Процесс одобрения и развития поставщика — очень длительный и может занимать около года.

У начинающих игроков ресторанного бизнеса обычно нет ни ресурсов, ни экспертизы, ни опыта, ни потребности в «выращивании» поставщиков. Однако если вы намерены агрессивно развивать свой бизнес и превращать его в сетевой, то можете уже сегодня начать задумываться о том, как впишутся ваши нынешние поставщики в будущий процесс масштабирования бизнеса.

Как получить максимум

1. При выборе поставщика важен не только баланс цены и качества продуктов и услуг, но и соответствие вашим внутренним стандартам и корпоративным ценностям.
2. Обязательно проверяйте благонадежность поставщиков, в том числе с помощью открытых источников и отзывов других клиентов.
3. Методы, с помощью которых вы ищете и выбираете поставщика, должны полностью соответствовать вашей бизнес-стратегии и учитывать нюансы, характерные именно для вашей компании.
4. Всегда сопоставляйте транспортные издержки и возможную скидку от объемов у крупных поставщиков.
5. При долгосрочном партнерстве вам может потребоваться «выращивать» поставщиков до вашего уровня. Возможно, эффективным методом будет кооперировать мелких поставщиков между собой, чтобы они совместно выполняли общие для них действия и экономили на масштабе.

Фото в тексте и на обложке: Unsplash

После того, как поставщик выбран и проверен в деле, важно правильно выстроить отношения. Нельзя следовать позиции «только самые лучшие условия». Она хороша, если вы планируете совершить 1-2 заказа, но не сотрудничать постоянно. Постоянное сотрудничество должно быть построено на взаимовыгодных условиях, а, значит, придется идти на компромиссы.

Предположим, вам нужно будет как-то задержать оплату на несколько дней. В таком случае вы тоже должны понимать, что если поставщик однажды опоздает по предварительной договоренности с поставкой на небольшое время, отказываться от него не стоит.

Однако, отношения должны быть взаимовыгодными и построенными на доверии. Для этого нужно платить ему вовремя. Ничего страшного, если по договоренности вы пару раз попросите отсрочку, но если до этого у поставщика сложилось положительное мнение о вас. А для этого нужно вовремя платить.

Продукты для кафе оптом