Даже если в вашей организации бухгалтерский отдел состоит из одного человека, это не повод отказываться от современных технологий при работе с архивом бухгалтерских документов. Навести порядок в делах вам поможет создание системы электронного архива. Но это лишь верхушка айсберга. Профессиональное программное решение позволит свести к минимуму болезненность налоговых проверок.
Электронные технологии прочно вошли в нашу повседневную жизнь. Однако до сих пор не все руководители осознают реальный эффект внедрения современных технологических решений. В свою очередь сотрудники бухгалтерии продолжают работать по старинке, не подозревая о том, что проблемы, связанные с поиском и копированием первичных документов, решаются залповым методом – созданием системы электронного архива.
Чем больше компания, тем сложнее найти нужный документ. Со временем задач по подбору и изготовлению копий бухгалтерских документов становится все больше. Это необходимость, вызванная проведением камеральных и выездных налоговых проверок. Бумажный хаос возникает и во время проведения ежегодной инвентаризации расчетов с контрагентами. В крупных компаниях из-за большого объема поставляемых товаров (услуг, работ) и громоздкой номенклатуры контрагентов составление дебиторской/кредиторской задолженности и актов сверки становится чрезвычайно трудоемким процессом.
В то же время поиск первичных документов (например, для составления пакетов документов по возврату НДС), а также их подшивка и заверение не относятся к прямым профессиональным обязанностям бухгалтера. Чтобы избавить работников от непрофильной нагрузки и при этом сделать работу более простой и эффективной, была разработана профессиональная система электронного архива. Но прежде чем перейти к знакомству с процедурой внедрения электронного архива, необходимо разобраться в тонкостях подготовительного этапа, а именно узнать: а) возможности электронного архива; б) этапы внедрения; в) сроки и стоимость разработки.
Возможности электронного архива для бухгалтера
Электронный архив – это информационная система, содержащая отсканированные копии документов с их атрибутивной (описательной) частью, которая позволяет быстро найти нужный документ и работать с ним. Документы систематизируются в соответствии с видом документа, сроками его хранения и другими критериями. Все операции протоколируются, а пользователи получают доступ в соответствии с определенным для них правом доступа.
Электронный архив бухгалтерских документов может включать образы бумажных первичных документов и электронные первичные документы (письма электронной почты, банковские поручения, выписки и т.п.). В случае необходимости электронные образы документов обновляются согласно установленным правилам и принятому регламенту.
Популярность электронного архива связана в первую очередь с тем, что он помогает эффективно решать основные проблемы, возникающие у бухгалтера при работе с документами:
- временные затраты на поиск документов и их копирование;
- отсутствие или утрата документов;
- невыполнение сроков предоставления документов по запросу различных госорганов;
- низкий уровень защиты оригиналов документов от несанкционированного доступа;
- хаос в архиве.
Как известно, на поиск и учет документов бухгалтер тратит значительную часть своего рабочего времени, а нередко и сверх установленной нормы. Электронный архив создается именно с целью экономии времени, упрощения работы и сокращения непрофильной нагрузки на сотрудника. Но на этом преимущества его внедрения не заканчиваются.
Упрощение работы с налоговой службой
Важно помнить о том, что в соответствии с законом в качестве истребуемых во время налоговой проверки документов выступают их копии, заверенные проверяемым лицом. Запрос оригиналов документов происходит в исключительных случаях (см. ст. 93 ч. I НК РФ). При необходимости обращения к документам уполномоченный сотрудник осуществляет поиск копий первичных документов в электронном архиве. Подборка происходит по заданным параметрам (контрагент, отчетный период, номенклатура и др.) и занимает всего несколько минут. После этого сотрудник либо передает пакет документов в электронной форме, либо распечатывает и заверяет их.
Удобная интеграция с 1С
Система электронного архива работает таким образом, чтобы максимально интегрироваться с существующей учетной системой предприятия (1С, SAP/R3, пр.). Это позволяет сотрудникам компании, используя имеющиеся реестры бухгалтерских документов, прямиком из существующих систем осуществлять работу с электронными копиями документов.
Быстрый поиск данных
По оценкам специалистов компании «Делис Архив», внедрение системы электронного архива позволяет ускорить поиск документов более чем в пять раз. По данным опроса, проведенного нашей компаний, ежедневно бухгалтер в среднем тратит 1 час на поиск документации. В разрезе рабочего дня это время не так заметно. Однако если пересчитать эти трудозатраты в рамках года, то выходит, что бухгалтер тратит около 20 рабочих дней только на поиск документов!
Управляемый доступ и создание резервных копий
Очень важным преимуществом является возможность управлять правом доступа и создавать резервное хранилище копий документов. Это гарантирует конфиденциальность всей документации и сохранность архивных дел. Система позволяет отслеживать действия каждого сотрудника в рамках тех полномочий, которые ему предоставлены. Кроме того, действия всех пользователей в электронном архиве протоколируются.
Индивидуальные настройки
Электронный архив позволяет обращаться к документу сразу нескольким сотрудникам. При необходимости ограничение прав доступа можно установить каждому уполномоченному работнику или отделу (опция правки, загрузки или выгрузки документы). Программа также позволяет настроить ограниченный доступ к определенным документам. Например, юридический отдел сможет просматривать только договоры, а бухгалтерский – счета и счета-фактуры, в то время как руководитель компании будет видеть все документы, загруженные в систему.
Идеальный порядок
Электронный архив позволяет организовать идеальный порядок документов за счет внедрения системы учета их перемещения и хранения. Это реализуется посредством нанесения специального штрих-кода на документы, дела и стеллажи бумажного архива. Благодаря считыванию штрих-кода в системе фиксируется, кто и когда взял документ, где он в настоящий момент находится.
Практическое решение для хранения бухгалтерских документов
Интерфейс программ большинства разработчиков, в том числе информационно-поисковой системы «Архив» (ИПС «Архив»), прост и интуитивно понятен – в нем легко разобраться даже неопытному пользователю компьютеров. Все поля интерфейса настраиваются индивидуально в соответствии с потребностями заказчика. Категории документов (каталог) также создаются исходя из пожеланий клиента.
В программе организована удобная система поиска документов. Она включает в себя поля, которые относятся к конкретному типу документа: дата, номер, название и др. отличительные характеристики. Это помогает находить документ за считанные секунды.
Система электронного архива позволяет работать с оцифрованной копией документов, так как любой текст распознается и помещается в систему. Вы можете:
- распечатать документ;
- выгрузить его для отправки по электронной почте;
- прочесть или найти необходимые данные.
Если необходимо найти определенный текст в документе, нужно использовать контекстный поиск. Он позволяет отыскать все документы в архиве, где присутствует искомый отрезок текста (адрес, фамилию название контрагента и др.). Это во много раз сокращает время работы с документом, так как его не надо перечитывать полностью.
С помощью ИПС «Архив» можно самостоятельно загружать новые документы, вносить новые атрибутивные характеристики, тем самым постоянно поддерживать актуальность электронного архива. Для повышения эффективности работы бухгалтера в программе существует возможность экспорта каталога договоров в документ формата Exсel. Это особенно важно для тех, чья работа связана с финансовой аналитикой.
Благодаря системе электронного архива руководитель или бухгалтер компании могут создавать обобщенные отчеты о работе с документацией и перекачивать в электронную базу документы, созданные в программе 1С.
Этапы внедрения электронного архива
Для эффективной работы электронного архива очень важно четко определиться с основными требованиями к программе:
- какие задачи необходимо решить с помощью электронного архива?
- какие документы вы хотите загрузить в систему?
- каким функционалом должен обладать электронный архив?
После того как вы определились с требованиями, следует перейти к реализации проекта. Основными этапами внедрения электронного архива являются:
- Выбор программного обеспечения и внедренца.
- Создание электронного каталога дел.
- Настройка системы, позволяющей учитывать перемещение бухгалтерских документов.
- Перевод документов в электронный вид: переход на работу с отсканированными документами.
- Заполнение индексов документов: создание полноценной поисковой системы.
Важными этапами являются сканирование документов и атрибутирование (ввод поисковых параметров документов в систему). Сканируемые документы получают уникальное «имя» – штрих-код, который используется в электронном архиве в качестве привязки к бумажному документу. В случае повторного сканирования (например, после наложения резолюции) система автоматически заменяет прежнюю электронную копию или дополняет ее новой.
Как электронные документы попадают в электронный архив?
Для документов, изначально созданных в электронном виде (например, в учетной системе 1С, SAP/R3 и др.), существует своя процедура обработки для их последующего занесения в общий информационный массив. Если документ не требует подписи и печати, то он автоматически отправляется в электронный архив. Если предусматривается сохранение документа в виде электронного образа заверенного бумажного оригинала, то он сначала распечатывается, утверждается и только после этого сканируется.
Обращаем ваше внимание, что сканирование документов можно реализовать как своими силами, так или передать эту работу в руки профессионалов.Для того чтобы правильно оценить все «за» и «против» каждого из методов, рассмотрим пример расчета сроков и стоимости сканирования документов (100 папок «Корона»)*:
Таблица 1. Сканирование документов: сравнительный анализ методов
|
Самостоятельно |
Силами «Делис Архив» |
|
1. Оборудование: 1 сканер –от 40 000 руб. |
1. Оборудование: нет |
|
2. Сканирование: 1000 страниц – 1 день |
2. Сканирование: 1 страница – 3 руб. |
|
3. Атрибутирование: 500 документов – 1день |
3.Атрибутирование: 1 документ – 5 руб. |
|
Общие затраты на сканирование 100 папок «Корона»: 40 000 руб.+(40 рабочих дней*з/плату бухгалтера) |
Общие затраты на сканирование 100 папок «Корона»: 120 000 руб.+100 000 руб. |
|
Итого – 200 000 руб. |
Итого – 220 000 руб. |
|
Риск незавершенности проекта, дополнительная нагрузка на специалиста |
Стоимость выше на 10%, создание электронного архива без отрыва от работы |
|
Срок реализации – 4 месяца |
Срок реализации – 1,5 месяца |
*Данные указанные в таблице являются средними и могут меняться в зависимости от проекта.
Из чего складывается стоимость электронного архива?Стоимость создания электронного архива для каждой компании индивидуальная и зависит от:
|
 |
Отметим, что все программы, существующие на рынке, существенно отличаются друг от друга надежностью, гибкостью интерфейса и набором функциональных возможностей. Чтобы точно определиться с программой, необходимо внимательно проанализировать ваши требования к электронному архиву.
Важно также помнить о том, что в конечном итоге результативность внедрения электронного архива определяется не только стоимостью проекта, но и качеством исполнения всех этапов работ и сроков их внедрения.
Создание системы электронного архива позволяет решить актуальную в любой организации проблему работы с документацией. Профессионально настроенная электронная база документов в значительной степени сокращает время поиска и обеспечивает управляемый контроль доступа сотрудников к информации. Это ведет к оптимизации не только корпоративного документооборота, но и более слаженной работе организации в целом.
Как найти архив организации
Срок хранения кадровых документов неодинаков. Для одних он составляет 5 лет, для других — 75. За это время фирма может разделиться на несколько, объединиться с другими и даже вообще исчезнуть. Бывшие работники нередко оказываются в ситуации, когда нужно взять справку о заработке за определенный период или подтверждение, что они действительно трудились в данной организации. Возникает необходимость найти, куда же передан архив фирмы.
Вам понадобится
- — трудовая книжка;
- — паспорт.
Инструкция
Посмотрите в своей трудовой книжке точное название организации. Это значительно облегчит поиск в архивах, в особенности, если вы находитесь далеко от прежнего места работы.
Если вы работали без трудовой книжки (например, по договору), вы тоже можете установить точное название. Оно должно быть напечатано в верхней части первой страницы, и в любом случае есть в оттиске печати.
К сожалению, пока далеко не все архивы имеют свои сайты в интернете, а возможность удаленного поиска предоставляют считанные единицы. То же самое касается и отправки запроса непосредственно со страницы. Тем не менее, такую возможность исключать не стоит. Наберите точное наименование организации и название города в поисковике. Вполне возможно, что фирма еще существует и имеет свой сайт. Найдите ссылку «Контакты». Там могут быть телефоны или адрес электронной почты. В этом случае можно обратиться непосредственно на предприятие и узнать, куда передаются документы после того, как закончился срок хранения.
Трудовая книжка и договор дадут вам целый ряд сведений. Например, о ведомственной принадлежности нужной вам организации. Это может быть частное предприятие, муниципальное или филиал государственного. От этого зависят ваши дальнейшие шаги.
Если вы работали в частной фирме или муниципальном предприятии, которые находятся в небольшом городе, отправляйтесь в городской архив. Скорее всего, вы именно там найдете то, что вам нужно. Несколько больше хлопот будет у работника сельского предприятия. Выясните, какой населенный пункт сейчас является районным центром. Искать нужную информацию необходимо именно там, даже если раньше нужный вам населенный пункт относился к другому району. Жителю большого города в подобной ситуации целесообразно начать поиски с районного архива.
Архивы государственных организаций и филиалов крупных предприятий передаются в соответствующие ведомства. Документы на военнослужащих следует искать в архивах Министерства обороны, данные на работников федеральных структур и госкорпораций — в центральных архивах соответствующих ведомств. Туда необходимо будет послать запрос. Позаботьтесь о копиях документов. Как правило, нужны ваши паспортные данные и выписка из трудовой книжки. Если же вы ищете сведения о родственнике-военнослужащем, вам нужно будет также подтвердить степень родства. При необходимости найти документы политической партии необходимо обращаться в Центральный архив историко-политических документов.
Полезный совет
Если поиски по городским и ведомственным архивам не дали результата, запишитесь на личный прием в Федеральное архивное агентство.
Источники:
- Центральный архив Министерства обороны
- найти фирму в городе
Войти на сайт
или
Забыли пароль?
Еще не зарегистрированы?
This site is protected by reCAPTCHA and the Google Privacy Policy and Terms of Service apply.
Стандартная ситуация в нашей стране. Человек работал, поменял место работы, а затем при выходе на пенсию или необходимости подтвердить, что это правда, начинаются проблемы. Как и почему так происходит? Главная причина: документы не сданы в архив.
В идеале сдаче подлежат и учетные документы, и управленческие, и кадровые, и бухгалтерские – их перечень регулируется законодательством, в частности, Основными правилами работы архивов организаций и Федеральным Законом «Об архивном деле в Российской Федерации».
Соблюдение процедуры сдачи документов
Хотя процедура сдачи документов в архив законодательно прописана недвусмысленно, в подавляющем большинстве случаев руководство ликвидируемых предприятий и руководители отделов не придают соблюдению процедуры большого значения. Как следствие, найти документы исчезнувшей организации оказывается очень сложно.
С чего следует начинать поиск документов
Независимо от того, что Вы ищете (документы, подтверждающие факт работы на предприятии, договор или иные бумаги), поиск следует начинать с уточнения юридического адреса организации, а также полного названия (частенько название, используемое «в обиходе», весьма отличается от того, что записано в уставных документах). Адрес и полное название позволят определить, в какой муниципальный архив должны были быть переданы документы компании.
Определить тип архива, в который переданы документы
Далеко не всегда документы ликвидированной организации попадают именно в муниципальный архив – они могут быть направлены и в архив ведомственный, и в федеральный. Но в любом случае отправная точка – информация об организации: она позволит точно определить тип архива, в который были переданы документы.
Если документов в архиве нет
Если в архиве нет документов, принадлежавших ликвидированной организации, то скорее всего:
- документы переданы в вышестоящую организацию (например, при ликвидации филиала или обособленного подразделения бумаги, составляющие их архив, передаются в головную организацию);
- документы переданы в федеральный архив;
- передача документов не была осуществлена.
Документы на временном хранении
Очень часто в поисках того или иного документа физические и юридические лица сталкиваются именно с последним вариантом – документы не были переданы в архив, а находятся на временном хранении.
Возможные места временного хранения:
- в организации, оказывающей архивные услуги (в том числе – услуги хранения);
- на площадках, предоставленных муниципальным архивом, носящих временный характер (это касается только документов временного хранения);
- на территории самой ликвидируемой организации (процесс ликвидации не может быть завершен, если не выполнена передача в муниципальный, ведомственный или федеральный архив документов бессрочного хранения, а также бумаг, относящихся к массиву документов по личному составу).
Обратиться к ликвидационной комиссии
Если документов в архивах не оказалось, то имеет смысл обратиться к ликвидационной комиссии или конкурсному управляющему – поскольку именно они решают все вопросы с передачей документов в тот или иной архив.
Как не потерять документы при ликвидации организации
Очень часто руководство ликвидируемой организации не уделяет должного внимания обеспечению передачи в архивы бумаг организации: документы уничтожаются не только без проведения экспертизы ценности или составления описи, но и без составления акта об уничтожении. Руководителей организаций можно понять – ликвидация (а возможно, и банкротство) ставит перед ними массу задач, на фоне которых важность сохранения архива отходит на второй план.
Заключение договора на архивные услуги с архивной компанией
Лучшим выходом в такой ситуации может стать только заключение договора на архивные услуги (хранение, проведение экспертизы ценности и подготовку к передаче в муниципальный, федеральный или ведомственный архив) со специализированной организацией.
Помощь специализированной компании позволит:
- упростить и ускорить процедуру ликвидации;
- обеспечить доступ к нужным бумагам сотрудникам организации и представителям органов государственной власти;
- снять с руководства организации ответственность за сохранность архива на этапе хранения и передачи документов в архив.
Мы ответим на ваши вопросы по телефону (495) 766-23-43, или отправьте свой вопрос на электронную почту: info@mosarchiv.ru
Куда обращаться? Дан алгоритм поиска нужного архива. В каких документах могут долго сохраняться сведения о заработной плате? Какими нормативными актами регулируются эти отношения? Поводом к написанию статьи стал вопрос читателя.
Вопрос в тему
Как гражданин может получать архивные сведения, справки (например, информацию о том, какая была зарплата учителя в 1950 г. в селе Котово) в том случае, если архивные документы утратились из-за форс-мажорных обстоятельств? И, пожалуйста, скажите, какими нормативными актами регулируются эти отношения.
Если архивные документы были утрачены из-за давних форс-мажорных обстоятельств в организации или в государственном (муниципальном) архиве либо документы вообще не передавались в архив, то получить конкретные сведения, скорее всего, не получится.
Мнение эксперта
Светлана Ларина, юрист, эксперт журнала
Для подтверждения размера заработка при отсутствии обычно необходимых для этого документов придется обратиться в суд. Отметим, что суды довольно лояльны:
- учитывают в качестве доказательств любые сохранившиеся документы, где фигурируют данные о заработной плате (расчетные листки, выписки из штатной расстановки и пр.), особенно если явным будет отсутствие злого умысла истца в исчезновении требуемых документов, например, в результате стихийного бедствия, о котором есть свидетельства (паводок, пожар или др.);
- показания свидетелей также сыграют свою роль.
Если же документы утрачены в процессе личного хранения гражданином, то получить необходимые архивные сведения вполне возможно. Только при обращении в архив необходимо точно сформулировать цель запроса – что необходимо получить:
1) архивную справку о заработной плате конкретного учителя или
2) статистические сведения о заработной плате учителей сельской школы конкретного района в 1950 году?
В первом случае запрос гражданина носит социально-правовой характер, связан с защитой социальных прав (на пенсионное обеспечение, получение льгот и компенсаций). Архивы на основании своих фондов выдают справки, подтверждающие место и стаж работы, размер заработной платы, факты награждения, избрания на выборные должности, репрессий, имущественные права и т.п. Для получения этих сведений гражданин должен в архиве:
- предъявить:
- паспорт и
- доверенность, если сведения он получает не для себя, а по поручению доверителя;
- трудовую книжку (или ее копию), иные документы, имеющие отношение к цели запроса – содержащие наименование организации, в которой работал гражданин, и подтверждающие даты и периоды, по которым требуется найти информацию в архиве,
- а также заполнить заявление (запрос) на предоставление архивной информации.
Социально-правовые запросы граждан исполняются архивами на безвозмездной основе.
Во втором случае запрос может быть отнесен к тематическим, т.к. по проблеме и по теме оплаты труда учителей в 1950 г. потребуется анализ статистических отчетов и иных документов государственной и ведомственной статистики, которые районные отделы статистики или районные отделы народного образования передавали на архивное хранение. Тематические запросы граждан исполняются архивами чаще всего на договорной основе, т.е. платно.
Но во всех случаях при обращении в архив гражданин свой точно сформулированный запрос и его цель оформляет в заявлении (заявлении-анкете), форму которого архивы утверждают самостоятельно.
Классификация запросов граждан и порядок их исполнения регламентируются в действующих Правилах организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук (утв. приказом Минкультуры России от 18.01.2007 № 19; далее – Правила работы госархивов; в настоящее время подготовлена и находится на общественном обсуждении новая версия данных Правил).
Далее будем комментировать более распространенную ситуацию – социально-правовой запрос о заработной плате конкретного человека.
Связанный материал
Исполнение запросов социально-правового характера
№ 02 / 2019
Статья «Исполнение запросов социально-правового характера» журнала № 2′ 2019 объяснит, чем архивная справка отличается от обычной, как заверить архивную выписку и копию, как составить текст разных справок: о зарплате, с выборкой специальных выплат, о стаже, в т.ч. льготном, об отпусках, о переименовании работодателя, о совместительстве, для получения визы (о месте работы и среднем заработке). В статье найдете 10 образцов оформления документов
В каких документах могут долго сохраняться сведения о заработной плате?
Ведомости по выплате заработной платы (расчетно-платежные, расчетные, платежные) хранятся:
- 75 лет, если они созданы до 1 января 2003 года, и
- 50 лет, если созданы позже этой даты.
Сведения о размере заработной платы работников могут содержаться в штатном расписании, которое имеет постоянный срок хранения. В фонде районного отдела народного образования вполне может остаться на хранении утвержденная / согласованная копия или даже подлинник штатного расписания конкретной школы1.
То есть сроки хранения документов по личному составу, созданных в 1950 году, еще не истекли, и в архив обращаться за необходимыми сведениями о размере заработной платы имеет смысл. Но перед этим необходимо будет вспомнить или уточнить сведения о школе и периоде работы в ней.
Алгоритм поиска нужного архива
Общий алгоритм следующий:
1. Сельская школа подчинялась (управлялась) отделу народного образования исполнительного комитета (исполнительного органа) Совета депутатов трудящихся соответствующего района или города. Документы рай- или гороно должны были быть переданы в районный или городской архив, они могли образовать объединенный архивный фонд, в состав которого могли быть включены документы по личному составу подведомственных школ. Но если школа в селе Котово была десятилеткой и самой крупной в районе, то ее архивные документы могли передаваться в районный или городской архив и учитываться там в качестве самостоятельного архивного фонда.
Государственные (муниципальные) архивы определяют и уточняют принадлежность архивных документов к тому или иному фонду в процессе работы с организациями-источниками комплектования, а также в процессе работы с архивными документами ликвидированных организаций. Архив обычно ведет список фондов с указанием хронологических границ (названия организаций-фондообразователей), который доступен во входной зоне на доске объявлений и публикуется на официальном сайте архива.
2. Необходимо вспомнить, в каком районе и в какой области находилось село Котово, которое имеет в виду автор вопроса, ведь с 1950 года произошло много изменений в административно-территориальном делении, село могло и не сохранить своего названия (например, подмосковное село Котово вошло в черту города Долгопрудный Московской области в 1957 году).
Необходимо вспомнить:
- был ли интересующий вас населенный пункт крупным селом непосредственно районного подчинения или нет;
- изменялись ли названия района и области, какими были их названия в 1950 году, если сейчас они иные.
В полном наименовании школы могло отразиться географическое название района, в котором она находилась. В тот период существовало много таких наименований, например, «Котовская общеобразовательная средняя (или восьмилетняя) школа с производственным обучением».
Все это необходимо вспомнить для выяснения названия районного или городского архива и правильного адресования запроса. Чем точнее адресован и сформулирован запрос, тем быстрее в архиве будет осуществлен поиск документов, и заявитель скорее получит ответ.
Если ничего не известно о районном архиве, в который могли были быть переданы документы организации, то запрос о предоставлении информации необходимо направить в орган управления архивным делом в области или в городе (если это был районный центр). Называться эти органы могут по-разному:
- управление (или отдел) культуры и архивов,
- отдел культуры, туризма и архивов,
- архивное управление (или отдел).
В крайнем случае запрос можно направить просто в администрацию городского или районного поселения, которая предоставит информацию об архиве (архивах), в которые необходимо будет обратиться за получением конкретной архивной справки.
Для поиска нужного архива можно еще воспользоваться сайтами:
- «Архивы России» Федерального архивного агентства (www.rusarchives.ru) и
- интернет-путеводителем по архивам России (web-archiv.ru).
3. Запрос на предоставление из архива информации о трудовом стаже и размере заработной платы направляет в архив сам гражданин (или по доверенности уполномоченное им лицо). При личном обращении в архив необходимо заполнить заявление (запрос), в котором:
- формулируется цель запроса;
- полностью указываются фамилия, имя и отчество, дата рождения (многие архивы еще просят указывать паспортные данные);
- контактная информация – адрес и телефон;
- удобные способы получения ответа из архива (лично, через портал госуслуг, по обычной или электронной почте);
- полное наименование организации, в которой гражданин работал, кому она подчинялась (при возможности), должность (занимаемые должности) / профессия в интересующий период работы;
- если за такими сведениями гражданин обращался ранее в какие-либо органы управления архивным делом и архивы, то необходимо дополнительно сообщить об этом.
Для удобства обращения в архив в электронном виде на сайтах большинства из них размещается утвержденная электронная форма заявления (или даже несколько форм со специфическим составом сведений, которые надо вписать в запросы конкретных типов: имущественный, социально-правового характера, тематический).
Помимо личного обращения и через сайт архива, во многих регионах заявку можно также направить через портал госуслуг, МФЦ, по обычной или электронной почте, а где-то даже продиктовать по телефону.
В цели запроса необходимо четко указать, за какой период требуются сведения о размере заработной платы (например, за все месяцы 1950 г. или за какой-то конкретный период в этом году). Ведь на основании имеющихся архивных документов в архивной справке будут указаны и оформлены в виде таблицы размеры начисленной заработной платы отдельно по каждому месяцу.
Какими нормативными документами регулируется?
В настоящее время предоставление архивной информации гражданам рассматривается как государственная (муниципальная) услуга. Результатом ее предоставления являются:
- архивные справки,
- архивные выписки,
- архивные копии,
- информационные письма о месте нахождения интересующих граждан документов,
- письма-ответы об отсутствии запрашиваемых сведений и рекомендации о дальнейших путях поиска необходимых сведений,
- письма-уведомления о невозможности предоставить информацию.
Основными законодательными актами, на основании которых осуществляется предоставление данной государственной (муниципальной) услуги являются федеральные законы:
- от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»;
- от 27.07.2010 № 210-ФЗ «Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг»;
- от 02.05.2006 № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации» (далее – Закон № 59-ФЗ);
- от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»;
- от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных» (далее – Закон № 152-ФЗ) и др.
Так, в Правилах работы госархивов и в административных регламентах установлен срок исполнения запросов социально-правового характера – 30 дней с даты регистрации, что соответствует Закону № 59-ФЗ. В утвержденных формах заявлений граждан на предоставление информации из архива выделяются поля для оформления сведений в связи с обработкой и защитой персональных данных по Закону № 152-ФЗ.
Но все конкретные технологии работы по предоставлению архивной информации закрепляются административными регламентами предоставления государственной (муниципальной) услуги информационного обеспечения граждан, организаций и общественных объединений на основе документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов. В них устанавливаются порядок, сроки, требования к запросам и ответам, контроль, порядок обжалования и т.п. организационные аспекты. В настоящее время в субъектах Российской Федерации каждый государственный архив имеет такой административный регламент и руководствуется им. Органы управления архивным делом и сами действуют на основе подобных регламентов, а для своих подведомственных районных и городских архивов часто разрабатывают и утверждают типовые административные регламенты2.
* * *
Заданный читателем вопрос связан с актуальной проблемой поиска и использования архивных документов, информации. Ощутимым подспорьем в этом могут стать:
- не только усилия органов управления архивным делом и государственных, муниципальных архивов, которые публикуют списки организаций с указанием, в какие конкретные архивы приняты их документы по личному составу;
- но и усилия кадровых служб предприятий, которые на своих сайтах могут публиковать информацию о том, в какой архив и за какие периоды переданы на хранение документы по личному составу уволенных с этого предприятия сотрудников.
|
Есть такой Центральный городской архив ликвидированных предприятий. Там и должна храниться вся документация таких организаций. Очень часто туда обращаются люди при выходе на пенсию, когда в трудовой ошибки и недочеты. Необходимо стаж восстановить или подтвердить свою работу. Адрес, я думаю, можно узнать и в интернете, и в Пенсионным фонде. Но бывает всякое, например, вспомните 90 годы. Тогда дело не до чего ни кому не было, могли и выкинуть. В этом случае, найти будет маловероятно. Еще вариант, обратиться по старому адресу, но в новую организацию. Может у нее просто сменилось название. Может сохранились документы. система выбрала этот ответ лучшим
Leona-100 9 лет назад Для того чтобы найти архив организации которая уже не существует вам необходимо обратиться в Центральный городской архив. Там есть подразделение архив ликвидированных предприятий. Также можно обратиться в Пенсионный фонд.
ЛИСА-НАСА 7 лет назад Информацию об архиве ликвидированной организации можно найти и городском (областном) государственном архиве. Информация о ликвидированной, т.е. не существующей организации сдается в государственный архив. Он может быть городским (в больших городах) и областным, где собирается информация о закрытых фирмах/компаниях всей области. Точное местонахождение государственного архива можно узнать либо задав поиск в интернете либо в вашем отделении Пенсионного фонда.
Rafail 9 лет назад Не знаю, как в небольших поселениях, а в городах, по крайней мере, таких крупных, как Уфа, есть городской архив. Наверное имеются и районные и областные архивы. Однажды мне потребовалось найти документы организации, ликвидированной более 10 лет назад (правда, до этого она существовала более 30 лет), и я их нашел в городском архиве (даже по телефону, не обращаясь лично).
Апрели 8 лет назад В Пенсионном отделении специалист в таком случае разводит руками и говорит, что — вы не первый такой, идите попробуйте в Центральный архиве поискать. В Центральном архиве документов может и не быть, если фирма была не большая и уходила от налогов, тогда и концов не найти, а если организация работала законно, то в архиве выдадут справки.
seagull 9 лет назад Вопрос не полный. Все зависит от того какой статус был у этой организации — коммерческая структура, частное предприятие или это было государственное/муниципальное учреждение.Многие организации не исчезают, а реконструируются и архив все же существует. В любом случае ответ будет зависеть от конкретного случая.
Юлия Муромская 8 лет назад Архивы организации нужны для разных целей, но зачастую они нужны для подтверждения стажа работы в этой организации. Если эта организация уже ликвидирована и не существует, архивы остаются все равно. За ними можно обратиться в Пенсионный фонд. где по базе пробьют где посмотреть эти архивы. Если эта несуществующая организация была в другом городе, то нужно отправить электронный запрос в администрацию этого муниципалитета.
дольфаника 7 лет назад Когда нам понадобились документы, подтверждающие стаж работы в обанкротившейся организации 17 лет назад, а городок у нас очень небольшой, то мы созвонились с архивом в областном центре. Нашли через интернет телефон государственного архива в областном городе. Нам предложили выслать документы по почте, мы сказали приедем сами. Договорились о времени. Приехали, нам выдали документы и все.
moreljuba 7 лет назад Архив уже несуществующей организации можно найти в Центральном городском архиве ликвидированных предприятий. Именно в этом архиве должны иметься все сведения относительно подобных организаций. Зачастую в архив обращаются люди, выходящие на пенсию, чтобы исправить (если они есть) ошибки в трудовой книжке.
Ksyusha26 8 лет назад Для помощи в этом вопросе нужно будет обратиться в пенсионный фонд, там вам подскажут, где именно можно увидеть архивы документации уже ликвидированной организации. Даже после того, как любая организация ликвидирована, все равно должна храниться документация Знаете ответ? |
